Procesul de muncă constă în stabilirea sarcinilor de către șef și implementarea lor de către un angajat al companiei. Din când în când, fiecare angajat întocmește un raport de progres. Frecvența depinde de regulile interne ale întreprinderii, precum și de formă. Nu subestimați relevanța acestui document pentru management.
În acest articol vom analiza cum se întocmește în mod corespunzător un raport privind munca depusă, un eșantion de completare a unui document și câteva sfaturi despre pregătirea acestuia.
De ce trebuie să poți raporta în mod corespunzător la muncă
Fluxul de lucru poate fi prezentat sub forma unui mecanism complex în care fiecare angajat al companiei este un angrenaj. În acest exemplu, șeful organizației este un inginer care trebuie să se asigure că toate mecanismele funcționează fără probleme și cât mai repede posibil.
În viața reală, șefilor este destul de dificil să evalueze cât de bine își fac munca angajații dacă nu văd rezultatele muncii lor. Prin urmare, în aproape toate întreprinderile, conducerea obligă fiecare angajat să întocmească în mod regulat un raport privind munca depusă. Adesea, acest document este creat cu o frecvență de 1 săptămână. Astfel, șefii pot vedea ce făceau angajații, precum și cât de utili erau pentru companie.
Exemplu greșit
Documentul este în formă gratuită. Poate de aceea există un număr mare de rapoarte care nu vorbesc conducerii despre nimic sau te fac să crezi că lucrătorul nu face față funcțiilor care i-au fost atribuite. Mai mult decât atât, un anumit angajat poate fi un muncitor greu și își poate îndeplini prea mult planul. Vina pentru acest lucru este un raport întocmit incorect cu privire la munca depusă. Un eșantion de astfel de document este prezentat mai jos.
„Către: șeful departamentului de planificare Ivanov P. M.
De la: economist din categoria I a departamentului de planificare Petrov Yu. R.
Tipul de document: raport de progres pentru perioada de la 02.15.16 la 02.19.16
Următorul lucru a fost finalizat:
- puse în aplicare ore de lucru atelier de producție;
- Rezultatele cronologiei sunt incluse în programul de lucru;
- noi standarde de timp calculate;
- Au fost întocmite răspunsuri la solicitările inspectoratelor de muncă, precum și mai mulți clienți;
- a participat la o conferință privind îmbunătățirea eficienței muncii la întreprindere
Data compilării: 02.19.16
Semnat: Petrov Yu. R. "
Dacă angajatul întocmește un raport asupra muncii efectuate în acest fel, conducerea va considera că nu este suficient de încărcat.
Care sunt greșelile?
Exemplul de mai sus arată clar erorile standard în pregătirea acestor documente.
Principalele sunt:
- lipsa unei liste de sarcini care au fost executate;
- nu există planuri pentru următoarea perioadă de raportare;
- lipsa de specificitate;
- nu există nicio analiză;
- lipsa de inițiativă a salariatului este accentuată de lipsa ofertelor din domeniul său de muncă.
Cerințele de mai sus ar trebui utilizate atât în pregătirea formularelor săptămânale, cât și în momentul în care se generează un raport privind munca depusă pentru anul respectiv.
Opțiune potrivită
Este probabil ca prima dată să compunem un raport de calitate să nu funcționeze. Pentru a vă facilita, vă oferim un exemplu despre cum să scrieți un raport liderului cu privire la munca depusă, indicată în primul exemplu:
„Către: șeful departamentului de planificare Ivanov P. M.
De la: economist din categoria I a departamentului de planificare Petrov Yu. R.
Raport privind rezultatele muncii pentru (02.15.16-19.02.16 gg.)
Pentru săptămâna de raportare, au fost stabilite următoarele sarcini pentru mine:
- Pentru a efectua calendarul activității atelierului de producție, pentru care standardele de timp actuale sunt absente sau depășite.
- Pe baza măsurătorilor, pregătiți-vă pentru aprobare noi standarde pentru lucrările unității structurale relevante.
- Participa la o conferință privind îmbunătățirea eficienței muncii la întreprindere, programată pentru 18.02.2016, pregătește întrebări și sugestii.
Toate sarcinile au fost finalizate, și anume:
- Au fost alocate 5 ori și același număr de noi standarde au fost compilate pentru activitatea atelierului de producție;
- a luat parte la conferință, memorandum cu sugestii atașate.
De asemenea, s-au efectuat lucrări cu documentația primită, și anume:
- A compilat 2 răspunsuri la solicitările IOT.
- Răspunsuri la scrisorile din gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Pentru perioada 02.22.16 - 02.26.16, este prevăzută o călătorie de afaceri pentru a verifica lucrările unității structurale a sucursalei Pechersk.
Data compilării: 02.19.16
Semnătura: Petrov Yu.R. ”
Sunt de acord că această versiune a raportului este mai bună, iar conducerea poate vedea cât de bine lucrează unul dintre angajați.
Cum se scrie rapoarte pentru perioade mai lungi?
Desigur, o perioadă de o săptămână pentru a picta frumos pe hârtie nu este dificilă. Este mai dificil să se întocmească un raport asupra muncii depuse timp de o jumătate de an sau chiar un an. Cu toate acestea, este mai ușor de făcut decât ar putea părea la prima vedere. De exemplu, dacă aveți rapoarte săptămânale pentru perioada dorită, le puteți utiliza în siguranță.
Volumul maxim - 1 coală A4
În același timp, ar trebui să încercați să măriți ușor informațiile astfel încât rezultatul să se potrivească pe 1-2 pagini. În cazul în care rezultatele săptămânale în organizație nu sunt realizate, dar ați fost obligat să generați un raport cu privire la munca depusă pe parcursul anului, nu vă panicați și nu luptați în isterie.
Toate informațiile sunt în jurul tău: uită-te la istoricul mesajelor din jurnalele de documente sau din e-mail, deschide folderul cu rapoartele tale, examinează foile de călătorie. Toate acestea vă vor ajuta să vă amintiți exploatările pe care le-ați realizat în cursul anului de lucru.
Pentru a rezuma
Mai sus am oferit câteva exemple despre cum să redactăm un raport de progres. Principalul lucru este să menționați operațiunile efectuate, indicând caracteristici cantitative (de atâtea ori sau un astfel de număr de piese etc.). Astfel, veți informa ghidul cu privire la cât de multă muncă ați fost în măsură să efectuați.
Nu uitați să indicați la începutul raportului o listă de sarcini specifice pe care vi s-au dat de îndeplinit. O parte importantă este completarea raportului. Asigurați-vă că scrieți ceea ce doriți să realizați la locul de muncă în viitorul apropiat. Astfel veți arăta că arătați mai larg decât doar zona îndatoririlor și funcțiilor dvs. imediate, care trebuie îndeplinite conform fișei postului.
De asemenea, puteți lua în considerare exemplul de mai sus.
Pentru a face mai ușor să compilați astfel de rapoarte, puteți înregistra munca depusă în fiecare zi într-un caiet sau într-un document electronic. Veți petrece doar 3-5 minute pe zi pe acest fleac. Nu este atât de mult. Cu toate acestea, datorită unor astfel de înregistrări, veți putea crea un raport asupra activității dvs. pentru orice perioadă în viitor, fără probleme.
