Dacă aveți vreodată nevoie să scrieți o notă explicativă și așa cum arată practica, există astfel de cazuri destul de des, atunci faceți-o corect și corect. Nu subestimați acest document. O abordare serioasă va ajuta la evitarea neînțelegerilor și a măsurilor disciplinare suplimentare. Acest articol vă va ajuta în acest sens. Aflăm despre cum se scrie o notă explicativă, care sunt tipurile și cerințele pentru aceasta. În plus, aceste informații vor fi utile managerilor și persoanelor fizice a căror competență include această problemă.
Ce este o notă explicativă?
În sensul general al cuvântului, o notă explicativă trebuie înțeleasă ca o carte specială de afaceri, care este compilată pentru a oferi explicații asupra anumitor dispoziții ale documentului principal (plan, raport, schiță) sau oferă un comentariu despre motivele oricărui fapt, eveniment sau act.
Un număr mare de variații și variante ale acestui document pot fi împărțite condiționat în două grupuri.
Tipuri de note explicative
- Însoțirea documentului principal sau oferirea de explicații cu privire la dispozițiile sale individuale.
- Note explicative despre orice incident, acțiuni, situații actuale și comportament al angajaților individuali ai organizației. Acesta este cel mai obișnuit tip de document întocmit de angajații organizației la cererea unui manager direct sau senior. Ele se referă la relațiile care apar în procesul activităților de muncă și de producție. De regulă, o notă explicativă este scrisă directorului în legătură cu situația de urgență, încălcarea disciplinei de muncă și (sau) a producției, a infracțiunilor și încălcărilor disciplinare etc. În aceste cazuri, angajatorul trebuie să o solicite salariatului (conform Codului Muncii al Federației Ruse, articolul 193) , deoarece legiuitorul este considerat ca o formă de autoapărare a sa. Astfel, o notă explicativă (eșantionul de mai jos) este o parte integrantă a procesului de disciplinare a unui angajat.
Emiterea unei note explicative
Pentru primul tip de documentație, documentația este o cerință obligatorie, pentru al doilea text scris de mână pe o foaie standard de hârtie A4 este acceptabil. Toată lumea ar trebui să știe să scrie o notă explicativă și ce să indice în ea, deoarece în practică acest lucru este foarte frecvent. Oricât de exemplar ar fi un angajat, situațiile sunt diferite și nimeni nu este în siguranță de ei. Structura notei explicative include următoarele elemente obligatorii:
- detalii destinatar;
- numele documentului, indicarea tipului;
- titlul textului (începe cu prepoziția "O (O) ...");
- textul corpului;
- data redactării documentului;
- semnătura personală.
Nota explicativă (un eșantion este prezentat mai jos) în partea de conținut ar trebui să reflecte date obiective despre evenimente și fapte specifice, să dea explicații clare. Textul principal reflectă poziția personală a angajatului în situația actuală, atitudinea acestuia față de comportamentul incorect și consecințele perfecte. Dacă salariatul se pledează vinovat pentru o conduită incorectă, atunci poate reflecta acest lucru în partea de fond, indicându-și pocăința pentru fapta și făcând o promisiune de a nu repeta acest lucru în viitor. Dacă se consideră nevinovat, atunci există posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere și de a-și oferi argumentele și dovezile necesare.
Rezumând, putem spune că nota explicativă este un exemplu despre modul în care un angajat se poate proteja în prezența unei situații contencioase. Explicațiile sale contribuie în esență la o evaluare obiectivă de către angajator a unui anumit fapt și face posibilă identificarea tuturor circumstanțelor infracțiunii și, dacă este necesar, alegerea unei măsuri corecte de sancțiune disciplinară.
Notificarea angajaților despre explicații
După cum sa menționat deja, angajatorul este obligat să solicite angajatului său o explicație scrisă înainte de luarea unei măsuri disciplinare (Articolul 193 din Codul muncii Federația rusă). În plus, termenele în care ar trebui să se dea o explicație - două zile lucrătoare. Pe baza faptului că legiuitorul alocă un anumit timp, angajatorul trebuie să documenteze data când i-a cerut angajatului său să furnizeze o notă. Nu există o cerință obligatorie pentru acest lucru, dar, din punct de vedere practic, un astfel de document ar fi util. În primul rând, aceasta este data de început și, în al doilea rând, dovezi documentare conform cărora drepturile salariatului nu au fost încălcate. Dăm un exemplu de mai jos pentru a clarifica ce ar trebui indicat în ea și cum să scriem. Se cere o notă explicativă pe antet cu semnătura reprezentantului de la angajator, a cărei competență de a emite sancțiuni disciplinare. De obicei, acesta este liderul sau persoana căreia i-a fost delegată această autoritate.
Exemplu de notificare
Medic-șef adjunct
Kukushkina R.R.
La furnizarea unei explicații scrise
În legătură cu îndeplinirea dvs. necorespunzătoare a sarcinilor de muncă, care au fost exprimate în absența la locul de muncă din 21/12/14 până la 23/12/14, vă rog să furnizați o explicație scrisă cu privire la acest fapt departamentului de personal înainte de 18:00 pe 26 ianuarie 2014.
Medic șef (semnătură) P.P. Sorokin
Notificarea a fost primită pe 24 ianuarie 2014
Medic-șef adjunct (semnătură) Kukushkin R.R.
Se poate ca angajatul să refuze să primească și să semneze un astfel de document, iar nota explicativă pentru lucrare este scrisă cu întârziere, când nu mai este posibil să se aplice măsura disciplinară și au trecut toate termenele. În acest caz, poate exista următoarea cale de a transmite comisiei avizul, adică în prezența supraveghetorului imediat, a unui reprezentant al sindicatului, al consilierului juridic al organizației și al altor părți interesate. Dacă a existat un refuz, atunci merită să redactăm un act cu semnăturile tuturor celor prezenți. În acest fel, confirmați respectarea prevederilor art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Notă explicativă (eșantion) care funcționează: exemplul nr. 1
Cele mai frecvente situații asociate absenteismului sau întârzierii la muncă.
Comandantul unității militare 65487
Colonelul Sidorov S.S.
De la un angajat al Ministerului Apărării al Federației Ruse, funcționar
Volkova R.L.
Notă explicativă
Despre întârzierea lucrărilor pe 16 mai 2014
Eu, Volkov Roman Lvovici, am întârziat la muncă 4 ore pe 16 mai 2014. În esență, pot explica următoarele. În această dimineață, în timpul călătoriei mele la serviciu în propria mașină, am fost martor la un accident. În acest sens, el a fost obligat să depună mărturie poliției rutiere. A durat mult timp. Adaug o copie a protocolului ca dovadă și o notă justificativă a inspectorului poliției rutiere Orlova P.P.
16 mai 2014 (semnătură) Volkov R.L.
Exemplul nr. 2
Către directorul magazinului Parus
Malinina M.M.
De la administratorul depozitului
Smorodintseva S.S.
Notă explicativă
Despre întârzierea lucrului la 30 decembrie 2014
Eu, Smorodintseva Sofia Semenovna, la 30 decembrie 2014, am întârziat la muncă timp de 2 ore. Cert este că cu o zi înainte am cumpărat un ceas nou cu ceas cu alarmă. După ce nu am înțeles pe deplin mecanismul, am setat cronometrul în mod incorect și am depășit o oră. Îmi recunosc greșeala. Promit că de acum încolo acest lucru nu se va mai întâmpla.
30 decembrie 2014 (semnătură) Smorodintseva S.S.
Notă explicativă de eroare: Exemplu
Acest tip de document este, de asemenea, găsit destul de des.Erorile pot fi diferite activități practice documente etc. În acest caz, este luată în considerare situația cu neîndeplinirea planului de lucru.
Către directorul Much Money LLC
Monetkina L.D.
De la specialistul principal R. Bozhkina
Notă explicativă
Despre neîndeplinirea planului pentru septembrie 2014
Eu, Monetkina Lyudmila Denisovna, după ce am analizat situația actuală legată de neîndeplinirea planului de încheiere a contractelor de împrumut, explicăm următoarele. Problema este legată de lipsa angajaților, deoarece doi specialiști au fost concediați într-o lună și nimeni nu a fost angajat pentru a-i înlocui. Cei doi angajați rămași nu pot face față volumului de muncă, deși lucrează în afara normei.
15 octombrie 2014 (semnătură) Monetkina L.D.
Întocmirea unui act de neprezentare de către un angajat a unei note explicative
Dacă la sfârșitul perioadei stabilite, angajatul nu a furnizat o notă explicativă (exemplu de mai sus), atunci în conformitate cu articolul specificat din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să întocmească un act special. Este adevărat, legiuitorul nu indică ce anume angajat ar trebui să facă acest lucru, în ce interval de timp și dacă este necesar să familiarizeze angajatul cu acesta. Acest lucru este determinat la nivel de organizație ținând cont reguli de lucru la birou. Actul este întocmit cu participarea unui grup de persoane și confirmă evenimentele sau faptele stabilite de acestea. Prin urmare, este necesar să o compilați colectiv, va fi indicat să atrageți acei angajați care au fost prezenți la momentul în care angajatul a primit o notificare privind cerința de a furniza o notă explicativă. Este scris pe o formă comună și poate avea formularul prezentat mai jos.
Actul de probă
ACT
10.07.2014
Cu privire la eșecul angajatului de a furniza o explicație scrisă în legătură cu o abatere disciplinară
Eu, șeful departamentului de personal, Koroleva E.E., în prezența contabilului șef Ivanova N.N. și economistul Pevtsova R.I. Prezentul act a fost redactat după cum urmează:
07/06/2014 contabilul Petrova I.I. a fost propus în conformitate cu articolul 193 din Codul muncii al Federației Ruse din 9 iulie 2014, pentru a oferi o explicație scrisă a infracțiunii disciplinare comise de ea, care s-a manifestat în absența la locul de muncă timp de 6 ore consecutive. Petrova I.I. Nu a făcut acest lucru în termenul prevăzut, spunând că a dat deja o explicație orală și nu va scrie nimic altceva.
Acest act este făcut în două exemplare.
/ semnătura / Koroleva E.E.
/ semnătura / Ivanova N.N.
/ semnătura / Pevtsov R.I.
O copie a actului primit:
/ semnătura / Petrova I.I.
Nu considerați refuzul de a scrie o notă explicativă ca o nouă abatere disciplinară, deoarece acesta este dreptul exclusiv al salariatului și nu o obligație. Și cu acest act, angajatorul nu confirmă decât respectarea tuturor normelor legii.
Diferența dintre nota explicativă de la prelegere și cea oficială
Nu confundați aceste trei concepte. L-am sortat deja pe primul. Știind să scrii o notă explicativă, poți face față cu ușurință restului. Să vorbim despre ei pe scurt. memorandum este invers. Scopul scrierii acesteia este de a informa managementul asupra situației actuale, a situației, faptelor care au avut loc, adică a te motiva să întreprinzi orice acțiune.
memorandum implică transferul anumitor informații pe ramura de management „orizontală”, adică de la un manager la altul, un angajat al unui departament la un angajat al altuia etc. De regulă, acestea se referă la probleme materiale, tehnice, organizaționale, economice și de altă natură. De fapt, aceasta este corespondența de afaceri.
Modul de a scrie o notă explicativă (eșantion sau exemplu) poate fi găsit cu ușurință pe net. Nu există o singură formă, cu toate acestea, există anumite cerințe pe care le-am indicat. Puteți utiliza și reface cu ușurință exemplele de mai sus „pentru dvs.”.
