Aproape fiecare angajat ar trebui să aibă la dispoziție o notă de probă. Acesta este un document foarte important de comunicare internă, fără de care funcționarea normală a majorității instituțiilor mari este imposibilă.
Raport Definiție Notă
O notă este un document care este conceput pentru a transmite informații de-a lungul serviciului vertical de jos în sus. Acesta este destinat să informeze șeful imediat despre faptele și incidentele care apar în procesul executării lucrărilor.
Pe lângă informarea angajatului raportor, compilatorul acestuia oferă măsuri care trebuie aplicate după analiza situației.
Aproape fiecare șef de departament știe să vrăjească memo. probă este întotdeauna pe desktop. Raportul are aproape aceeași structură, dar un accent ușor diferit.
memorandum sunt trimise orizontal de la cap la capul unui nivel. Raportarea este scrisă de la subordonat la supervizorul imediat pe verticală.
Tema notelor
Motivul pentru scrierea unui memoriu poate fi orice incident la întreprindere. În zilele noastre, de exemplu, un eșantion dintr-un memorandum privind grosolanul angajaților nu este atât de frecvent, dar chiar și în urmă cu 30-35 de ani a fost un fenomen răspândit.
Astăzi, există mai multe rapoarte despre neîndeplinirea sarcinilor oficiale, despre întârzierea. Ele pot fi, de asemenea, compilate pentru a transmite cererea unui anumit angajat sau a întregului personal al unității.
De asemenea, angajații redactează rapoarte informând despre executarea instrucțiunilor primite de la autoritățile superioare, în special dacă au fost date în scris.
Incidentele de producție, situațiile neprevăzute sau acțiunile planificate devin în mod regulat o ocazie informațională pentru redactarea unui raport. Prin urmare, obiectul acestui document este destul de vast și poate acoperi absolut toate aspectele procesului de producție, ceea ce ar trebui raportat autorităților superioare.
Focus de raportare
Fiecare companie știe că există două tipuri de note: interne și externe. Mai frecvent utilizat intern. Ele nu depășesc limitele unei unități structurale și sunt trimise de la angajat la supervizorul imediat. Oricine are o astfel de nevoie o poate scrie. Un exemplu în acest sens este un memoriu privind neexecutarea sarcinilor oficiale, al cărui eșantion se află în fiecare departament de personal.
Raportarea externă depășește limitele unității structurale și este trimisă în numele șefului său către managerul său superior. Dacă interiorul poate fi format pe o foaie obișnuită cu dimensiunea A4, atunci exteriorul este trimis numai pe antet și este certificat cu un sigiliu, dacă este cazul, în unitate. Dar aceste două tipuri trebuie să fie compilate strict conform GOST, altfel nu pot fi atașate la documentația generală a întreprinderii.
rechizite
Conform GOST, fiecare eșantion de nota trebuie să conțină anumite detalii, fără de care documentul încetează să fie așa.
Raportul începe cu detaliile care indică numele întreprinderii sau unitatea structurală a acesteia. În plus, ca în declarație, există un antet care indică destinatarul și autorul notei. Este foarte important să indicați numele complet al postărilor lor.Numele documentului este scris pe o nouă linie și imediat sub acesta se află titlul său, care începe cu cuvintele „În ceea ce privește ...” sau „Oh ...”. Acest lucru pregătește imediat cititorul pentru ce fel de informații sunt prezentate în corpul documentului. Partea principală este formată din două secțiuni condiționale. Primul prezintă întreaga esență a incidentului, iar cel de-al doilea oferă recomandări sau întocmește o petiție pentru a lua măsuri pe motivul de mai sus. Raportul este închis până la data și semnătura referatului cu interpretarea acestuia.
Persoanele îndreptățite să întocmească rapoarte
Toți cei din întreprindere ar trebui să știe să scrie un raport despre angajat sau despre incident. Depinde de aceasta, dacă va fi legal și dacă toate acțiunile ulterioare vor depăși sfera de aplicare a legii.
Oricine are o nevoie similară poate întocmi un document de acest fel. Angajații cu nivel scăzut trimit mai des note informative cu privire la progresul executării misiunilor, călătoriilor de afaceri și inspecțiilor. Mai rar, ei scriu rapoarte colegilor lor despre neîndeplinirea lor de muncă.
Însă șefii de departamente monitorizează adesea disciplina muncii. Încălcarea sa devine motivul sancțiunilor financiare. Dar pentru numirea lor este necesar să se ofere argumente puternice.
De regulă, împreună cu un memorandum, o scrisoare explicativă este transmisă managerului, care indică motive întemeiate sau nu foarte bune pentru incident. Pe baza acestor două documente, se întocmește o comandă adecvată pentru întreprindere.
Dovada fezabilității
În fiecare departament de personal, în orice departament de contabilitate există un eșantion de o notă. Acest document servește ca o confirmare importantă a faptului că anumite acțiuni au fost realizate în mod rezonabil.
La întreprinderile de stat, apar deseori inspecții efectuate de servicii ale diferitelor autorități. Toate acestea sunt concepute pentru a confirma legitimitatea fluxului de numerar al fondurilor bugetare. Acumularea nerezonabilă a primei sau deducerea din salarii este o încălcare gravă, care atrage penalități.
Însă prezența unui memorandum, pe baza faptului cărora s-au întreprins acțiuni legale, servește drept o justificare serioasă pentru acest lucru. O notă poate fi un argument chiar și într-un proces, dacă este redactată în formă și avizată de destinatarul care a primit și familiarizat cu conținutul său.
Prevalența memoriilor
Așa s-a întâmplat istoric că forma memorandumului, a cărui probă este prezentată în acest articol, nu a avut rădăcină deloc în afacerile private. La firmele și întreprinderile deținute de persoane fizice, este mai comună rezolvarea problemelor de producție verbal sau prin redactarea comenzilor. Acest lucru se datorează faptului că întreprinderea are în mod semnificativ mai puține organisme externe care o controlează, pentru care nu este necesar să se raporteze asupra legitimității anumitor acțiuni. Dar aici există un loc pentru rapoarte care se referă la cifra de afaceri financiară, deoarece controlul autorităților fiscale este încă prezent.
În instituțiile guvernamentale, memoriile sunt o întâmplare comună. Aceștia permit fiecărui subordonat să fie reasigurat, transferând împreună cu documentul responsabilitatea rezolvării problemei superiorului său imediat.
Exemplu de memorie pentru angajați
Cel mai simplu raport este întocmit de neîndeplinirea îndatoririlor oficiale sau de încălcarea disciplinei muncii de către un angajat.
Începem documentul cu numele unității: „Departamentul de Informații al Institutului de Cercetări Agricole”. În continuare, scriem o pălărie: „La șeful departamentului de informații, Ivanov I. I., de la programatorul de nivel III Petrov P. P.”
În corpul raportului, precizăm esența notei: „Vă atrag atenția că programatorul junior Sidorov Ivan Ivanovici a venit să lucreze pe 02/02/2011 târziu la ora 2 și într-o stare de intoxicație extremă.Violatorul nu a furnizat motive valide și dovezile lor, dar a reacționat la cerere cu nepoliticarea deschisă adresată mie. Având în vedere regularitatea unor astfel de încălcări ale disciplinei muncii, propun să luăm penalități corespunzătoare cu mustrare și deducere a unei amenzi egale cu plata muncii sale timp de 2 ore din salariu, timp în care I. Sidorov nu a fost la serviciu. "
Raportul este închis după dată și semnătura cu decriptare.
Recomandări de compilare
Dacă examinați cu atenție fiecare raport de probă, se observă că toate sunt proiectate într-un stil strict oficial-de afaceri. Nu are sens să te îndepărtezi și să intri în detalii cu descrierea lor într-un stil conversațional. Cu cât este mai clar și mai concis textul, cu atât este mai aproape de raportul prezent.
Asigurați-vă că analizați incidentul descris și oferiți-vă recomandările pe această temă. Aceasta nu înseamnă că va fi așa. Șeful are dreptul să decidă ce fel de sancțiuni trebuie să ia, dar este cel mai adesea de acord cu propunerile compilatorului raportului, întrucât nu are timp să se afle în toate detaliile.
Amintiți-vă, memorandumul este un document legal cu drepturi depline pentru exactitatea căruia vă acordați propria semnătură.
