În ultimii ani, a existat o tendință constantă către creșterea numărului de întreprinderi care emit carduri bancare corporative. Acest lucru se datorează faptului că sunt foarte convenabile de utilizat pentru a plăti cheltuielile curente, într-un fel sau altul, legate de activitățile economice ale instituțiilor. În ciuda popularității în creștere, ponderea emisiilor lor este relativ mică, deci nu pot fi numite un produs de masă.
Soiuri de carduri corporative
De regulă, sunt folosite de organizații mari care lucrează strâns cu companii străine. Instituția semnează un contract cu banca, pe baza căruia se deschide un card corporativ pentru o persoană care va plăti ulterior cheltuielile de reprezentare și de călătorie cu aceasta. În condițiile acordului, angajatul companiei în numele căreia contul este deschis are dreptul deplin de a dispune de fondurile disponibile pe acesta. Astăzi există două tipuri de carduri corporative:
- credit, prin care decontarea se face pe cheltuiala fondurilor furnizate de bancă în condițiile unui contract de împrumut;
- decontare - toate calculele sunt făcute în detrimentul fondurilor proprii reînnoite periodic ale întreprinderii.
La cererea clientului, cardul bancar corporativ poate avea o limită de numerar fixă. Soldul minim poate fi utilizat doar în cazuri excepționale. Această condiție trebuie specificată în contract. În plus, un cont de card corporativ poate fi deschis pentru unul sau mai mulți angajați. În funcție de mărimea, tipul de activitate și activitatea companiei, banca selectează forma optimă de organizare a plății cheltuielilor curente.
Care sunt funcțiile unui card corporativ?
În primul rând, utilizarea sa permite reducerea semnificativă a timpului necesar pentru un contabil pentru procesarea emiterii sau returnării fondurilor către persoane responsabile. De asemenea, un angajat detașat al întreprinderii economisește timp și bani la declararea fondurilor la trecerea controlului vamal. Cardul corporativ vă permite să stabiliți un control strict asupra modului în care persoană responsabilă cheltuie bani. Cu ajutorul acestuia, se plătesc listele de călătorie, utilitățile și cheltuielile de ospitalitate.
Reguli de deschidere
Reprezentantul companiei trebuie să contacteze instituția bancară selectată și să depună o cerere pentru un card corporativ, pe baza căruia va fi semnat un acord privind deschiderea și deservirea ulterioară a unui cont. În plus, compania trebuie să furnizeze băncii o listă de angajați în numele cărora cardurile vor fi deschise. Viitorii proprietari trebuie să scrie o cerere pentru a le primi. Toate cele de mai sus ar trebui să fie însoțite de un pachet de documente necesare pentru deschiderea unui cont curent.
Contabilitatea cardurilor corporative
La baza controlului contabil asupra fluxului de numerar este o declarație bancară sau date dintr-un jurnal electronic în sistemul „Client-Bancă”.
Deschiderea sau închiderea unui cont, compania este obligată să anunțe biroul fiscal în acest sens în termen de șapte zile. În caz contrar, se confruntă cu o amendă substanțială. În politica contabilă a companiei, trebuie să fie furnizate limitele pe card, o listă de documentații pentru rapoartele în avans, o listă de cheltuieli și operațiuni permise angajaților, precum și calendarul și procedura de raportare.
Beneficii cheie pentru companie
Cardul corporativ face posibilă realizarea unei reduceri semnificative a timpului și a costurilor operaționale pentru emiterea de numerar responsabil. Acesta economisește conducerea întreprinderii de necesitatea de a primi și depozita în instituția bancară sumele destinate să plătească pentru cheltuielile de reprezentare, călătorie și gospodărie. În plus, compania care a emis cardul corporativ facilitează semnificativ activitatea de contabilitate și există o scădere a numărului de documentații de raportare.
Compania are ocazia de a controla cheltuielile angajaților nu numai prin extrasele bancare, ci și prin limitarea operațiunilor permise. Dacă un angajat care se află într-o călătorie de afaceri are nevoie urgentă de fonduri suplimentare, compania poate reumple contul în orice moment. Pentru a asigura siguranța fondurilor pe un card pierdut, acordul prevede posibilitatea blocării acestuia prin apelul telefonic al proprietarului. La trecerea frontierei de stat, fondurile de pe cardul de plată nu trebuie declarate. În plus, în timpul călătoriilor de afaceri străine, titularul cardului elimină nevoia de a cumpăra valută străină. Toate operațiunile efectuate în străinătate sunt supuse transformării automate.
Cum se folosește un card corporativ?
Utilizarea acestor carduri este reglementată de reguli care se aplică tuturor angajaților unei anumite organizații. Dispozițiile privind utilizarea trebuie să includă următoarele elemente:
- procedura de acțiune în caz de pierdere;
- cerințe pentru securizarea informațiilor PIN;
- lista indicativă a documentației acceptate ca dovadă a cheltuielilor;
- perioada în care salariatul este obligat să întocmească și să prezinte un raport de cheltuieli cu documentele anexate acestuia, care confirmă cheltuielile efectuate.
Pentru a anunța angajații ce pot servi drept dovadă a cheltuielilor, puteți crea un album special de eșantioane și îl puteți atașa la regulamentul privind utilizarea cardurilor. Este de dorit ca regulile să prevadă limite privind decontările permise pe carduri, o listă de operațiuni și cheltuieli care pot fi angajate de un angajat. Lista operațiunilor permise poate varia în funcție de teritoriul în care este înregistrată compania. Limitele de decontare pot varia în funcție de poziția deținută de deținut. Printre altele, statutul trebuie să specifice perioada de timp la care angajatul trebuie să returneze cardul, precum și gradul de responsabilitate și procedura de compensare pentru nerespectarea normelor stabilite.
Tarifele serviciilor
Fiecare bancă stabilește în mod independent taxa pentru deschiderea și deservirea ulterioară a unui card corporativ. În cele mai multe cazuri, practic nu diferă de tarifele standard aplicabile persoanelor fizice.
În procesul de înregistrare, clientul are dreptul de a alege o clasă de card. Producerea de carduri instantanee, nepersonalizate nu durează de obicei mai mult de jumătate de oră, în timp ce eliberarea de cărți de nume prestigioase poate dura câteva zile lucrătoare.
