Multe întreprinderi au angajați responsabili. Această categorie de angajați are o serie de obligații față de companie. În special, aceștia trebuie să țină cont de banii primiți pentru cheltuieli administrative, gospodărești și alte cheltuieli. Să analizăm în continuare modul în care se realizează contabilitatea, decontările cu persoane responsabile. 
Informații generale
Când angajaților li se acordă bani pentru achiziționarea de materiale de birou, angajații sunt trimiși într-o călătorie de afaceri sau sunt obligați să plătească serviciile unei companii terțe în numerar, angajații acționează ca persoane responsabile. Sume de raportare au un scop. Pentru documentarea operațiunilor, precum formularele T-9, T-10a și T-10, precum și f. AO-1. Reflectă informațiile despre fondurile utilizate de persoanele responsabile, scor 71 în corespondență cu alte articole.
nuanțe
Cine poate efectua cheltuieli cu banii întreprinderii? Persoanele raportoare sunt angajați exclusiv ai întreprinderii. Persoanele străine nu pot acționa în această calitate. De fapt, orice angajat al companiei poate fi responsabil. Cu toate acestea, de regulă, cercul acestor angajați este limitat. De fapt, o întreprindere nu are nevoie ca fiecare angajat să aloce fonduri.
Cronologia
Dacă persoanele responsabile primesc bani, atunci sunt indicate în ce scopuri sunt destinate și în ce perioadă. În termen de trei zile de la expirarea acestei perioade, salariatul trebuie să restituie soldul. În același timp, el raportează unde au fost cheltuiți. Dacă termenul comenzii nu este specificat, atunci acesta va fi considerat egal cu trei zile de la data emiterii banilor, iar pentru călătorii de afaceri, trei zile de la data returnării. Dacă călătoria a fost în străinătate, atunci perioada va crește la 10 zile.
Regulile
Procedura de la casieria prevede cerința ca, atâta timp cât există o datorie a persoanelor responsabile (nu s-au furnizat informații despre fondurile emise anterior), nu le sunt transmise avansuri noi. De regulă, se recomandă aprobarea listei acestor angajați prin ordinul șefului. Actul indică ce sume și când au fost emise, precum și perioada în care trebuie să raporteze pentru acestea.
Motivul pentru cheltuieli
Banii sunt primiți de acei angajați care au nevoie și pentru o perioadă considerată rezonabilă. Legislația nu prevede nicio restricție în aceste probleme. Cu toate acestea, atunci când emite fonduri, managerul trebuie să fie ghidat de bunul simț și de necesitatea producției. De exemplu, unui angajat i se pot da 60 de mii de ruble. pentru achiziționarea de echipamente computerizate sau o călătorie într-o călătorie de afaceri pentru a încheia o tranzacție profitabilă. Dar dacă aceeași sumă va fi furnizată salariatului pentru achiziționarea de papetărie, atunci aceasta poate cauza suspiciuni în rândul autorităților de reglementare. În timpul auditului, cel mai probabil, se va sugera ca firma să acorde salariatului un împrumut în acest fel. În consecință, compania va fi recunoscută drept încălcător de impozite, deoarece va reduce baza pentru impozitul pe veniturile personale.
Secvență de proiectare
Respectând decontările cu angajați responsabili, prima operațiune ar trebui să fie emiterea de fonduri, iar a doua - un raport. Adesea, o greșeală destul de gravă se face în întreprinderi. În primul rând, angajatul achiziționează ceva, apoi raportează la achiziții, iar acesta este rambursat pentru cheltuieli. Aceste sume, ca și angajatul însuși, nu sunt responsabile. De fapt, într-o astfel de situație, compania nu a instruit angajatul, respectiv, nu i-a dat bani.Un angajat cheltuiește banii, achiziționează ceva pentru ei, iar apoi compania cumpără bunuri materiale de la el. În acest caz, nu se poate spune nici o răspundere. O tranzacție este încheiată - o întreprindere achiziționează proprietăți care îi aparțin angajaților. 
fundație
Persoanele raportoare primesc de obicei bani de la casa de marcat. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți un motiv. Întrucât unul dintre ele poate fi, de exemplu, ordinea capului. Actul indică necesitatea de a emite fonduri unui anumit angajat în mod regulat sau la un moment dat. Managerul poate indica, de asemenea, „plată” sau „emitere” pe un document. De exemplu, ar putea fi memo. O astfel de rezoluție se aplică de către șeful sau adjunctul său, directorul filialei sau inginerul șef, etc. Alți angajați pot comanda fonduri numai dacă au autoritatea corespunzătoare.
documente
În programul fluxului de lucru și politica contabilă, este necesar să se stabilească o listă de valori mobiliare, în conformitate cu care departamentul de contabilitate va emite garanții pentru emiterea de fonduri. Raportul avans (f. AO-1) acționează ca document principal. O procură este de asemenea folosită. Este un document care acordă purtătorului dreptul de a efectua acțiunile specificate în acesta, în numele subiectului care o emite. Dacă procura este scrisă pentru angajat, atunci va efectua operațiuni în numele companiei. În consecință, toate documentele pe care le va primi sunt executate în numele companiei. I se va primi o factură, un formular de verificare și alte documente care să îi permită să prezinte compensări de TVA. În lipsa unei procuri, angajatul este perceput de alte companii ca fiind o persoană privată. În acest caz, el va primi vânzări și cecuri de casierie. Cu toate acestea, cheltuielile perfecte pot fi acceptate de către companie. 
Procuratură
Documentul este executat într-o singură copie. Procura trebuie să fie înregistrată în jurnalul corespunzător și predată salariatului. Contabilul păstrează coloana vertebrală a documentului pe care sunt indicate detaliile. Datorită faptului că angajatul acționează în numele întreprinderii într-o altă companie, procura va rămâne acolo. După revenirea angajatului, contabilul va face o notă în coloana vertebrală cu privire la executarea comenzii. Documentul indică valabilitatea și data emiterii. Dacă perioada nu este definită, atunci va fi valabilă un an.
În lipsa unei date a emiterii, procura este considerată nulă. Pentru primirea înregistrării bunurilor materiale aplicate f. M-2.
Persoane de raportare: înregistrări
Luați în considerare unele dintre intrările pe care le realizează un contabil:
- Db sc 71 cd 50 - emiterea de fonduri de la casieria pentru cheltuielile de afaceri sau o călătorie de afaceri.
- Db sc 60 cd 71 - rambursarea datoriei angajaților către întreprindere în numele angajatorului.
- Db sc 10 cd 71 - achiziția de stocuri.
- Db sc 20 (26, 44) Cd 71 - anularea cheltuielilor efectuate de angajat în numele / cheltuielilor de călătorie.
- Db sc 50 cd 71 - restituirea soldului.
raport
Se completează de către angajat însuși, nu de angajatul contabil. Adesea din acest motiv, în multe întreprinderi, cercul de angajați cărora li se oferă instrucțiuni referitoare la plățile în numerar este foarte limitat. Nu orice angajat poate emite imediat un act fără erori. Merită spus aici că multe persoane responsabile completează formularul folosind programul 1C. După aceea, documentul este tipărit și semnat. Raportul este prezentat departamentului de contabilitate împreună cu toate documentele care confirmă cheltuielile. Specialistul le acceptă și rupe chitanța de-a lungul liniei tăiate din formular. Contabilul trebuie să îl completeze și să îl predea angajatului responsabil. Această chitanță servește la confirmarea faptului că angajatul a predat toate documentele necesare. Din acest moment, responsabilitatea pentru ei este transferată contabilului. 
concluzie
Raport de cheltuieli trebuie prezentat managerului pentru semnătură. Fără acesta, contabilul nu are dreptul să accepte documentul. După semnarea actului, angajatul va fi considerat responsabil pentru companie pentru suma emisă. Dacă se dovedește că fondurile nu sunt returnate, angajatul le transferă casierului. În unele cazuri, el poate transfera datoria în statul de plată.
