Noi reguli de birou

Regulile muncii de birou în federație organele executive autoritățile nu se extind la lucrările cu acte care conțin secretele de stat. Pe baza cerințelor, structura autorizată elaborează linii directoare pentru completarea, întreținerea și depozitarea hârtiilor. La aprobarea regulilor muncii de birou, acestea sunt coordonate cu conducerea arhivei de stat.

Creați acte

Normele lucrărilor clericale din organele executive federale prevăd că aceste structuri pot folosi formulare speciale, foi de hârtie standard în format A5 sau A4. Crearea de acte în formă electronică este permisă. Indiferent de formular, documentul trebuie să conțină detaliile necesare, care sunt localizate în modul prescris. Formele sunt dezvoltate în conformitate cu ortografia lor unghiulară sau longitudinală. În primul caz, detaliile sunt amplasate în colțul superior din stânga foii. Cu metoda longitudinală, acestea sunt așezate în centrul formei deasupra. Normele privind lucrările în hârtie permit utilizarea șabloanelor în pregătirea actelor electronice. Pe fiecare foaie trebuie să se furnizeze cote: cel puțin 20 mm în stânga, cel puțin 10 mm în dreapta și 20 mm în partea superioară și inferioară. Șabloanele electronice și formularele de eșantion trebuie să fie aprobate de șeful autorității federale executive.

rechizite

Normele privind documentația în documente determină faptul că la acte trebuie să participe:

1. Emblema de stat a Rusiei.
2. Denumirea structurii care constituie actul.
3. Numele unității structurale.
4. Numele postului persoanei autorizate care face documentul.
5. Informații de referință despre structură.
6. Numele tipului de document.
7. Data compilării.
8. Număr de înregistrare.
9. Link la datele actului de intrare.
10. Locul publicării (compilare).
11. O bara pentru restricționarea accesului la conținut.
12. Destinatar.
13. Vulturi de aprobare.
14. Rezolvare (instrucțiuni pentru executarea actului).
15. Text.
16. Marcă de referință.
17. Înregistrare despre aplicație.
18. Semnătură (notă cu semnătură electronică).
19. Vultur la aprobare.
20. Visa.
21. Locația tipăririi.
22. Înregistrarea artistului.
23. O notă cu privire la punerea în aplicare a actului și trimiterea acesteia la afaceri.
24. Înregistrarea primirii documentului.
25. Legătură cu actul.

Componența detaliilor se stabilește în conformitate cu tipul și scopul actului. Normele generale ale documentației determină faptul că aprobarea hârtiei este certificată de viza unui angajat autorizat. Această prevedere se aplică actelor interne ale structurii. Coordonarea documentelor întocmite în instituția executivă federală cu alte organe de stat este certificată prin ștampilă, protocol sau scrisoare.

Livrarea, primirea și înregistrarea actelor

În activitatea clericală a organismelor federale executive, sunt utilizate următoarele lucrări:

1. Primite.
2. Trimis.
3. Internă.

Expedierea și livrarea de acte se efectuează cu ajutorul telecomunicațiilor, poștă, servicii de curierat. Normele generale ale documentelor prescriu prelucrarea inițială a lucrărilor primite. După aceasta, înregistrarea și examinarea preliminară a actelor sunt efectuate pentru transfer ulterior către conducerea lor. Procesarea inițială a valorilor mobiliare include verificarea livrării corecte, a disponibilității documentației și a aplicațiilor. Specialiștii gazdă, de asemenea, sortează certificate și nu fac obiectul înregistrării. Acesta din urmă se efectuează în ziua primirii, pregătirii (semnării sau aprobării) sau a doua zi (zi lucrătoare), cu excepția cazului în care legea prevede altfel.

Transfer la unități structurale

Normele privind activitatea clericală din autoritățile federale stipulează că actele după înregistrare trebuie supuse conducerii spre examinare. Cu toate acestea, este permisă trimiterea de titluri unui alt funcționar. Aceasta necesită publicarea deciziei relevante de către șef. Documentele sau copiile acestora cu rezoluții (instrucțiuni de execuție) trebuie transferate persoanelor responsabile de către serviciul de management al biroului. Actul inițial este trimis la unitate structurala pe care este încredințată implementarea sa Dacă mai multe departamente acționează ca interpreți, originalul este transferat responsabilului acestora, în timp ce celelalte primesc copii. Dacă unitatea autorizată are acces la o copie electronică, actul inițial poate rămâne în serviciul de înregistrare, dacă acest lucru este specificat în regulamentul relevant.

Depunerea de acte

După semnarea de către șeful organului executiv sau un alt angajat autorizat, documentele sunt transferate angajaților departamentului de birou. Acestea din urmă efectuează înregistrarea și expedierea. Regulile activității clericale în organele de conducere obligă angajații să verifice corectitudinea compilării, completitatea și dacă numărul de exemplare se potrivește cu lista de corespondență. Actele completate incorect trebuie returnate unităților responsabile de punerea în aplicare a acestora. Hârtiile în lipsa încălcărilor trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau a doua zi (ziua lucrătoare). Transferul documentelor de la o unitate structurală la alta se face prin departamentul de birou.

Caracteristici contabile

Normele de bază ale activității de birou includ procedura de rezumare a informațiilor despre actele primite, întocmite și trimise. Analiza și sistematizarea informațiilor este realizată de departamentul responsabil. Rapoartele sunt furnizate șefului organului executiv în modul specificat de acesta. Pentru înregistrarea și căutarea actelor într-o bază de date electronică, se aplică informații obligatorii despre acte, în conformitate cu anexa. Este permisă utilizarea de date suplimentare.

Fond documentar

Se formează din acte folosite în lucrarea structurii statului. Organul federal executiv, de comun acord cu departamentul de arhivă, elaborează și aprobă o listă de lucrări create pe parcursul activității sale, precum și funcționarea instituțiilor sale din subordine. Mai mult, pentru fiecare act este indicată perioada de păstrare. Organul executiv dezvoltă, de asemenea, șabloane de album pentru formulare unificate, documente generate. Angajații responsabili de această activitate o coordonează cu șeful structurii. Normele documentelor prescriu formarea unei nomenclaturi a actelor. Angajații responsabili trebuie să le asigure siguranța, contabilitatea și transferul în arhivă.

nomenclatură

Normele de hârtie includ formarea acesteia în sarcinile unității structurale de înregistrare. Nomenclatura:

1. Compilate pe baza informațiilor contabile ale departamentelor.
2. Aprobat de șeful organului federal executiv. În acest caz, ar trebui realizată coordonarea prealabilă cu comisia de expertiză. Aprobarea se efectuează cel târziu la sfârșitul perioadei curente. Nomenclatura intră în vigoare de la începutul anului viitor (de la 1 ianuarie).
3. O dată la 5 ani, este aprobată de Comisia de verificare a experților de arhivă de stat. Actele Fondului de arhivă create în timpul lucrării sunt transferate către acesta pentru depozitare permanentă.
4. La schimbarea structurii sau funcțiilor autorității federale autoritățile ar trebui să fie de acord cu comisia de expertiză.

Denumirile secțiunilor din nomenclatură sunt numele unităților structurale.

Specificități de stocare

În formarea cazurilor, acestea sunt distribuite în funcție de durata conținutului din arhivă. Există categorii de stocare permanentă și temporară.Normele de gestionare a personalului prevăd o perioadă de peste 10 ani pentru documentele referitoare la personal. Perioada de stocare temporară poate fi mai mică decât valoarea specificată. Cazurile de la data formării lor până la transferul lor în arhivă sau distrugere sunt conținute în unitățile structurale de la locul compilării. Lucrările pot fi eliberate pentru utilizare temporară angajaților pentru o perioadă stabilită de conducătorul instituției. După expirarea acestei perioade, acestea sunt supuse returnării. Alte agenții guvernamentale emit acte în conformitate cu cererile lor scrise, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului său. În cazuri excepționale, este permisă eliminarea valorilor mobiliare din stocarea permanentă. În același timp, regulile privind activitatea de birou către autoritățile federale prescriu să lase o copie a documentelor certificate în modul prescris, precum și un act privind motivele emiterii originalelor.

Transfer la arhiva

Cazurile cu o perioadă de depozitare temporară (mai mult de 10 ani) și permanente sunt trimise nu mai devreme de un an, dar nu mai târziu de trei ani de la data încheierii serviciului lor de serviciu. Transferul de valori mobiliare se realizează în conformitate cu stocurile. Cazurile a căror perioadă de stocare temporară este mai mică de 10 ani (inclusiv) nu sunt transferate în arhivă. La sfârșitul perioadei specificate, acestea sunt supuse distrugerii. La baza compilării stocurilor se află nomenclatura cazurilor.

Caracteristici de lucru cu acte electronice

Normele de administrare a birourilor stabilesc că crearea, prelucrarea și stocarea informațiilor pot fi realizate în sistemul informațional al structurii de stat. În acest caz, actele electronice trebuie întocmite în conformitate cu cerințele aplicabile actelor pe hârtie. De asemenea, trebuie să aibă detaliile cerute, cu excepția Emblemei de stat a Rusiei. Compoziția actelor electronice este determinată de lista documentelor, a căror proiectare, stocare și utilizarea ulterioară a acestora se realizează exclusiv în formă digitală la organizarea lucrărilor interne ale structurii. Această listă este elaborată în conformitate cu recomandările Arhivei de Stat. Lista actelor, a căror compilare, stocare și utilizare ulterioară vor fi realizate în formă digitală, este aprobată de șeful instituției, în acord cu departamentul de arhivă.

Prelucrarea actelor electronice

Documentele trebuie să fie semnate printr-o semnătură digitală îmbunătățită calificată a unui funcționar autorizat. Trimiterea și primirea de acte electronice se efectuează de către serviciul de înregistrare al instituției. După primirea documentului, serviciul de management al biroului trebuie să verifice valabilitatea semnăturii digitale. Actele electronice incluse în sistemul informațional sunt atribuite date de înregistrare și înregistrare. Acestea asigură gestionarea documentelor. Printre altele, acesta include căutarea, accesul, stocarea, controlul, utilizarea etc. Înregistrarea actelor primite pe hârtie se realizează cu formarea unei copii electronice. Nomenclatura indică faptul că cazul este realizat în format digital. Acest lucru este indicat în antet sau în câmpul „Notă”. După punerea în aplicare sau expedierea, actele electronice se păstrează pentru perioadele stabilite pentru cazuri similare executate pe hârtie. La sfârșitul perioadei, informațiile conținute în formă digitală sunt distruse.

orientări

Acestea sunt descrise în instrucțiunile relevante. Normele privind documentația servesc drept bază pentru elaborarea de ghiduri și alte acte locale care guvernează tehnologia de lucru cu documentele din cadrul instituției. Ei definesc tehnicile, procedurile de compilare, procedura de lucru cu date. Acționând pe baza decretului guvernamental nr. 477, Regulamentul de evidență este specificat pentru fiecare structură a statului prin aceste acte locale.

Caracteristici de dezvoltare

La întocmirea Recomandărilor metodologice, se iau în considerare regulile actuale ale lucrărilor de birou RF. Funcționarii responsabili de dezvoltare ar trebui să fie ghidați de Regulamentul model și să coordoneze proiectul cu instituția publică de arhivă. În conformitate cu GOST R ISO 15489-1-2007, orice instituție trebuie să stabilească și să stabilească regulile interne ale muncii de birou. Scopul lor ar trebui să fie formarea unui sistem de management cu acte fiabile, autentice și utilizabile, care să poată susține activitatea afacerilor pe perioada necesară.

Conținutul recomandărilor

Structura textului nu este reglementată de reglementări cu semnificație intersectorială. De obicei, recomandările includ prevederi generale, secțiuni de subiecte și anexe. În primul bloc determinați:

1. Domeniul de aplicare al recomandărilor. De exemplu: "Instrucțiunea se aplică tuturor documentațiilor instituției."
2. Responsabilitatea pentru nerespectarea acestora.
3. Unitatea cu responsabilitatea de a asigura o procedură uniformă pentru întocmirea actelor și colaborarea cu toate celelalte departamente.
4. Cadrul de reglementare.

secţiuni

De obicei, încep cu regulile de organizare a documentației. Această secțiune oferă o clasificare a actelor care sunt utilizate în implementarea informațiilor, activităților administrative și a altor activități din instituție. Următorul paragraf identifică cerințele cheie pentru hârtie. Fiecare regulă de administrare a biroului este stabilită printr-un paragraf separat. Aceasta include, de asemenea, procedura de observare, coordonare, semnare. Regulile sunt, de asemenea, stabilite în acest bloc:

1. Înregistrarea și certificarea copiilor (cererilor).
2. Utilizarea și depozitarea timbrelor, formularelor, sigiliilor.
3. Lucrați cu acte ale persoanelor responsabile de punerea lor în aplicare.

Alte articole pot fi prezente în această secțiune. De exemplu, conținutul poate fi extins pentru a include pregătirea actelor unei structuri colegiale, șefi adjuncți etc. În secțiunea „Gestionarea documentelor” se determină:

1. Procedura în conformitate cu care se realizează acceptarea, prelucrarea și distribuirea actelor primite.
2. Reguli de transport și transfer de la o unitate la alta.
3. Instanțe cheie ale mișcării actelor.
4. Reguli pentru pregătirea și trimiterea documentației de ieșire.
5. Procedura de înregistrare a volumului de acte.

Secțiunea „Înregistrare” stabilește:

1. Reguli conform cărora actelor de intrare, interne și de ieșire li se atribuie numere.
2. Metode, formulare și termene de înregistrare.
3. Procedura de indexare a actelor.

În secțiunea „Lucrări de referință” sunt fixate:

1. Principiile formării unui sistem de referință în instituție.
2. Descrierea cabinetelor de fișiere, a bazelor de date și a altor surse.
3. Tehnologie pentru implementarea activităților de recuperare a informațiilor.

Secțiunea „Controlul asupra execuției documentelor” definește:

1. Tipuri de acte care sunt supuse verificării obligatorii.
2. Procedura conform căreia documentele sunt supuse controlului.
3. Reguli de aplicare a inspecțiilor. Formele cărților, utilizarea marcajelor speciale etc. pot fi descrise aici.
4. Responsabilitățile interpreților.
5. Termenele tipice pentru implementarea actelor.
6. Procedura de compilare a informațiilor de control.
7. Reguli conform cărora managementul va fi informat cu privire la verificările efectuate.

Secțiunea „Stocare online” include informații despre:

1. Procedura pentru conținutul actelor. Este instalat atât pentru serviciul de management de birou, cât și pentru alte unități structurale.
2. Responsabilitatea oficialilor specifici pentru asigurarea siguranței actelor.
3. Normele conform cărora se realizează formarea anumitor categorii de documente în afaceri.
4. Procedura pentru elaborarea și utilizarea ulterioară a nomenclaturii.
5. Reguli de indexare și sistematizare a cazurilor.

În secțiunea „Pregătirea pentru livrarea în arhivă” sunt definite:

1. Ordinea examinării.În special, este descrisă tehnologia de selectare a documentației pentru stocarea și distrugerea ulterioară.
2. Procedura de pregătire a actelor pentru arhivare.
3. Cerințe pentru proiectarea și descrierea cazurilor transferate.
4. Procedura conform căreia persoanele responsabile transmit și acceptă acte.

În funcție de tehnologia adoptată, de specificul activității, de condițiile de muncă, compoziția secțiunilor poate fi completată și modificată. Așadar, de exemplu, în instrucțiune, puteți include blocuri care determină procedura de lucru cu apelurile cetățenilor, acte cu un domeniu limitat, asistență tehnică pentru formare (prescurtare, tipărire, înregistrare audio și așa mai departe).

aplicaţii

Acestea ar trebui să includă maximum materiale de referință și ilustrative. Acesta trebuie sistematizat în conformitate cu ordinea secțiunilor. În anexe există scheme de flux de documente, exemple de timbre și sigilii, forme de eșantion, executarea anumitor tipuri de acte, liste de documentații controlate, formulare de contabilitate a acesteia, etc.

concluzie

Normele oficiale actuale de lucru pentru birou permit o procedură clară pentru lucrul cu acte de altă natură utilizate în organele executive ale guvernului federal, precum și în alte instituții ale statului. Acestea stabilesc cerințe cheie pentru angajații responsabili de întocmirea și înregistrarea, primirea și trimiterea actelor. Regulile determină, de asemenea, procedura de lucru cu formulare electronice de documente, baze de date de informații. Fiecare instituție specifică le detaliază, dezvoltând documente locale. Întrucât una dintre ele este o instrucțiune privind documentele. Ar trebui să reflecte întregul proces de lucru cu acte, operațiuni tehnologice situate într-o secvență logică. Instrucțiunea reglementează activitățile nu numai ale serviciului de birou. Deoarece actele sunt mutate între diviziile structurale, angajații acestora ar trebui să fie familiarizați și cu procedura stabilită. Elaborarea documentelor de reglementare locale este realizată de serviciul de management al biroului. În același timp, angajații departamentelor de arhivare și juridice participă la proces. Proiectul ar trebui să fie aprobat și semnat de șeful instituției. Șeful emite o comandă în conformitate cu care instrucțiunea intră în vigoare. În toate unitățile structurale, acesta trebuie utilizat ca act normativ. În plus, dispozițiile sale ar trebui să fie clar și clar formulate pentru angajați. În conformitate cu prevederile și cerințele sale, instituția va întocmi, înregistra și circula documente.