Regulamentul privind unitățile structurale: dispoziții generale, drepturi și autorități

La multe întreprinderi de stat și comerciale, ca unul dintre documentele locale, se elaborează Regulamentul privind diviziunile structurale. În acest act, pe lângă aspectele legate de dezvoltarea echipei, pot fi evidențiate regulile de comunicare a personalului, procedura de participare a angajaților la distribuirea profiturilor, în special pregătirea avansată a angajaților etc. Să analizăm în detaliu modul în care este întocmit Regulamentul privind unitatea structurală. În document va fi prezentat și un document-eșantion.

caracteristici

Documentul în cauză acționează ca un act organizațional și tehnologic. Definește:

1. Locul departamentului în sistemul întreprinderii.
2. Sarcină funcțională, responsabilitate tehnologică.
3. Interacțiunea cu alte departamente.
4. Documente de reglementare care guvernează activitățile organizației.

Întocmirea unui act se realizează direct în departamentul întreprinderii. Răspunderea pentru acest lucru revine superiorului său. Șeful organizației trebuie să examineze și să semneze documentul. O întreprindere poate avea un departament sau mai multe. Crearea de unități ar trebui să fie realizată pe bază de promptitudine. Activitățile lor ar trebui să fie justificate și eficiente.

secţiuni

Unitate structurală (exemple: resurse umane, contabilitate, finanțe etc.) îndeplinește anumite funcții. La întocmirea documentației se iau în considerare specificul activității, programul, prezența / absența răspunderii materiale a angajaților. Actul analizat conține următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale
2. Sarcini.
3. Structura.
4. Funcția.
5. Interacțiunea cu alte departamente.
6. Responsabilități, drepturi și autoritate.
7. Responsabilitatea.

Secțiunea „Dispoziții generale” stabilește subordonarea departamentului către o anumită persoană. De asemenea, poate defini domeniul de aplicare al documentului. În special, vorbim despre cerințele pentru conținut, regulile pentru pregătirea, adoptarea, înregistrarea, completările / modificările la act. De asemenea, stabilește statutul juridic al unității. Secțiunea „Sarcini” formulează domenii cheie ale departamentului. Orice unitate separată are responsabilitatea de a rezolva probleme ținând cont de cerințele prezentului. Deci, sarcinile departamentului de personal pot implica nu numai primirea și concedierea angajaților. Responsabilitățile sale pot include o soluție cuprinzătoare la problemele formării unei echipe eficiente.

Sistem și funcții

Această secțiune evidențiază organizarea departamentului. În special, este stabilit numărul de angajați, responsabilitățile specifice ale angajaților. În procesul de compilare a acestei secțiuni, matricea de distribuție a funcțiilor manageriale poate fi aplicată. Dacă lipsește, atunci se aplică informațiile din Directorul de calificare a posturilor de șefi, specialiști și alți angajați. Atunci când stabiliți funcțiile angajaților, puteți utiliza, de asemenea, standardele GOST.

Comunicarea serviciilor cu alte departamente

Organizarea muncii trebuie realizată astfel încât relația dintre diferite părți ale întreprinderii să fie cât mai eficientă. La întocmirea secțiunii, este necesar să se țină cont de faptul că nu este necesară descrierea interacțiunii angajaților individuali, ci a departamentelor întregi. Prin urmare, este necesar să ne concentrăm, în primul rând, pe relațiile oficiale dintre șefi.În secțiune puteți indica necesitatea coordonării interacțiunilor dintre angajații obișnuiți ai diferitelor departamente. Adică, Regulamentul privind unitățile structurale stabilește dacă un angajat trebuie să primească permisiunea de a interacționa cu alți specialiști. Separat, este stipulat cu cine ar trebui să fie coordonate exact aceste sau alte evenimente: cu șeful tău sau cu un oficial al unui alt departament.

Competență și responsabilitate

Secțiunile „Responsabilitate” și „Drepturi și obligații” sunt compilate în conformitate cu funcțiile atribuite departamentului. Conținutul acestor secțiuni poate fi preluat din fișele postului. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că Regulamentul privind diviziunile structurale împuternicește, stabilește responsabilitățile și îndatoririle nu ale unui angajat specific, ci ale întregului departament în ansamblul său. Dacă doriți, le puteți picta cu respectarea fiecărui angajat. Cu toate acestea, este mai indicat să se stabilească puterile și responsabilitățile pentru toți angajații, separându-i separat pentru șeful de departament. Responsabilitatea poate fi stabilită individual și colectiv. Primul, respectiv, va avea legătură cu șeful, iar ultimul cu angajații. Aprobarea Regulamentului privind unitatea structurală se realizează după aprobarea acestuia de către avocatul întreprinderii.

Cerințe de conținut

Regulamentul privind diviziunile structurale nu este considerat un document obligatoriu prevăzut de legislația muncii. Dar, în acest act, se stabilește distribuția sarcinilor, îndatoririlor și funcțiilor între departamente și angajați în cadrul unei întreprinderi. Cerințele de conținut pot fi stabilite prin documente locale (standarde). Dacă acestea nu sunt disponibile la întreprindere, atunci puteți utiliza Regulamentul „șablon” pe unitatea structurală - un eșantion. În orice caz, în procesul de întocmire a documentului, este necesar să plecăm de la faptul că următoarele informații trebuie să fie prezente în el:

1. Un loc în sistemul întreprinderii (o subdiviziune separată sau o parte dintr-un management, departament etc.).
2. Cadrul de reglementare. Documentele care guvernează activitățile sunt indicate aici (Legea Federală, Cartă etc.).
3. Structura departamentului.
4. Seful imediat.
5. Sarcini cheie
6. Responsabilitate, îndatoriri, drepturi.

Pentru a evita litigiile cu privire la problemele de competență, este necesar să aveți în vedere cu atenție conținutul documentului, să încercați să-l compilați succint și detaliat.

Regulamentul privind unitatea structurală a organizației: numire

Documentul acționează ca un act intern (local). Este alcătuit pentru atribuirea organizatorică și legală către departamentul de funcții manageriale, o diviziune rațională a competenței între angajați. Actul definește responsabilitatea și îndatoririle șefului. Dispoziția acționează ca un element integrant al documentației întreprinderii. Este baza pentru elaborarea descrierilor de muncă standard, personale (dacă este necesar) ale angajaților. Documentul este elaborat în conformitate cu actele de organizare și management aplicabile.

element

Dispoziția include:

1. Pagina de titlu.
2. Nume.
3. Scopul principal.
4. Baza de reglementare a departamentului.
5. Descrierea structurii.
6. Funcțiile diviziei și distribuția responsabilităților.
7. Informații și suport material.
8. Interacțiunea.
9. Confidențialitate și documente.
10. Asigurarea siguranței și a condițiilor de muncă adecvate.

Compoziția și ordinea secțiunilor, numele blocurilor individuale pot varia în funcție de specificul unității.

Descrierea departamentului

Secțiunea „Scopul principal” descrie:

1. Locul unității în sistemul întreprinderii.
2. Subordonare.
3. Scopul propus
4. Reguli pentru formarea și lichidarea departamentului.

În blocul „Baza normativă de activitate” se află o listă de documente în conformitate cu care Regulamentul este elaborat și unitatea va funcționa.Următoarea secțiune oferă informații specifice departamentului. În special, descrie:

1. Structura unității, procedura în conformitate cu care este formată și aprobată.
2. Reguli de numire în funcția de șef, eliberare și înlocuire. Dacă este necesar, sunt descrise cerințele de calificare (durata serviciului, categoria, educația).
3. Sarcinile șefului de departament.
4. Prezența și numărul deputaților, procedura în conformitate cu care responsabilitățile de serviciu sunt distribuite între aceștia.
5. Reguli pentru aprobarea Regulamentelor care reglementează activitățile unităților structurale ale unității, instrucțiuni de serviciu pentru angajați.
6. Ordinea în care este format personalul departamentului.

Modalități de a reflecta informațiile

Structura unității poate fi descrisă:

1. Metoda grafică. Este o reflectare schematică a unităților structurale. Relațiile administrative sunt evidențiate prin linii solide, funcționale - prin linii punctate.
2. În mod textual. În acest caz, se folosește o enumerare a unităților structurale (grupuri de angajați care îndeplinesc atribuții în anumite zone sau angajați individuali), se oferă o descriere a interacțiunilor.

Funcții și responsabilități

Această secțiune descrie:

1. Principalele activități sau activități pe care departamentul trebuie să le efectueze pentru a implementa sarcinile care i-au fost atribuite.
2. Procedura de distribuire a responsabilității și funcțiilor între angajați.
3. Responsabilitățile, drepturile individuale ale șefului în conformitate cu reglementările aplicabile. De asemenea, descrie responsabilitatea sa.

Funcțiile sunt declarate în ordinea priorității sau a importanței. Regulamentul, de regulă, prevede că responsabilitatea angajaților este determinată de fișele postului.

interacțiune

Această secțiune definește:

1. Relația unității cu alte departamente și funcționari la nivelul fluxurilor de informații și materiale. Acestea din urmă includ relațiile legate de activități, mișcarea valorilor. Interacțiunea informațională se realizează prin transferul documentației.
2. Datele și frecvența muncii, furnizarea informațiilor, activele materiale etc.
3. Procedura conform căreia se realizează soluționarea situațiilor de conflict care apar între departamente.

Informații și suport material

Această secțiune conține informații despre:

1. Surse interne și externe, procedura de dotare a departamentului cu mobilier, echipamente, mijloace organizaționale și tehnice ș.a.
2. Ținerea evidenței și asigurarea păstrării valorilor.
3. Procedura de furnizare de documente de reglementare, literatură și alte resurse informaționale.

Confidențialitatea și păstrarea evidenței

Acest bloc include informații despre nomenclatura acelor cazuri pe care le conduce unitatea. Această secțiune indică, de asemenea, persoana care este responsabilă pentru producția lor. În cazul unui volum mare, lista cazurilor este prezentată într-un document separat (anexă). Dacă este necesar, secțiunea include tipuri de informații confidențiale, reguli de gestionare a acestora și responsabilitatea dezvăluirii.

Asigurarea condițiilor de muncă sigure

Această secțiune oferă reguli pentru menținerea stării igienice și igienice corespunzătoare a spațiilor atribuite unității. Acesta descrie, de asemenea, modul de asigurare a siguranței activităților. Secțiunea poate conține referințe la documente de reglementare care stabilesc astfel de reguli. Sunt indicate persoane obligatorii.

Redactarea și aprobarea documentului

Dezvoltarea Regulamentului este realizată de unitate în mod independent. De regulă, această sarcină este atribuită șefului departamentului. În primul rând, este întocmit un proiect de document. Este convenit cu administrația superioară și angajații interesați.Acestea din urmă, în special, pot include:

1. Șefii de departamente cu care departamentul interacționează.
2. Șef resurse umane.
3. Șeful departamentului juridic.

O șefă stabilește o listă specifică de unități și angajați care se potrivesc. De asemenea, organizează familiarizarea angajaților cu Regulamentul.

Modificări, anularea și revizuirea documentului

Șefii de departamente fac ajustări ale regulamentului în următoarele cazuri:

1. Cu o revizuire planificată a documentului.
2. La redenumirea, reorganizarea unui departament, schimbarea subordonării acestuia, ajustările personalului.
3. La inițiativa angajaților și a șefului unității pentru îmbunătățirea performanței.
4. La modificarea cadrului de reglementare.

Procedura conform căreia s-au convenit modificările este similară cu cea stabilită pentru adoptarea regulamentului în sine. Termenul de efectuare a ajustărilor este de 1 lună. Dacă este necesar să se facă un număr mare de modificări, se elaborează o nouă versiune a regulamentului. O revizuire planificată a documentului este efectuată de cel puțin 1 dată în 5 ani. Anularea regulamentului se face după adoptarea noii ediții sau în cazul lichidării departamentului. Dacă este necesar, se aduc modificări documentelor legale sau constitutive ale întreprinderii.

vedere

Șeful întreprinderii stabilește lista angajaților care trebuie să pună ștampilele de aprobare în regulament, în conformitate cu comanda privind distribuirea taxelor. Pentru a evita inexactitățile, precum și duplicarea anumitor interacțiuni oficiale, funcții și, în consecință, pentru a preveni eventualele dezacorduri între șefii de departament ulterior, practica este de a aproba documentele pentru servicii specifice de către administrația acelor secții ale întreprinderii cu care acestea sunt în continuă comunicare oficială. Dacă există mai mult de trei vulturi, atunci acestea sunt emise pe o pagină separată sau se creează o „Fișă de coordonare”. Unele întreprinderi prevăd aprobarea regulamentului de către șeful serviciului juridic sau consilier juridic. Semnarea documentului este, după cum am menționat mai sus, de către directorul general. Cu toate acestea, acest drept poate fi, de asemenea, încadrat în alte categorii de personal superior. Aceștia pot fi adjuncți directori, asigurând funcționarea grupurilor de departamente.

în plus

Toți angajații întreprinderii ar trebui să se familiarizeze cu regulamentul aprobat pe diviziuni. Angajații sunt obligați să semneze documentele. Pentru aceasta, este oferită o coloană specială privind aducerea sau familiarizarea angajaților cu Regulamentul. Semnăturile sunt puse la vechime - mai întâi semnele șefului de departament, apoi toți angajații. Pentru a remedia familiarizarea cu documentul, se poate utiliza metoda prevăzută pentru fișele postului. Acesta constă în întocmirea unei fișe separate pentru a aduce la cunoștința angajaților Regulamentul. Baza pentru modificarea documentului este ordinul directorului întreprinderii.

Metodele și procedura pentru proiectarea sa sunt similare cu cele stabilite pentru ajustările la fișele postului. Alături de aceasta, este necesar să se țină seama de un punct important. Efectuarea unor ajustări la Regulamentul privind unitățile poate și, în unele cazuri, trebuie să implice în mod necesar o modificare a fișelor de post ale angajaților. În caz contrar, va exista o inconsecvență în activitățile întregii întreprinderi. Reglementările privind unitățile nu sunt necesare, dar este foarte de dorit să se dezvolte, deoarece optimizează semnificativ activitățile departamentelor. Cu ajutorul acestui document, interacțiunea dintre angajații întreprinderii, șefi și adjuncți devine mai clară și coerentă. Acest document simplifică considerabil controlul și managementul întreprinderii.