Asistent la CEO - persoana de care are nevoie orice lider demn. Atunci când gestionați compania, este important să încredințați jumătate din muncă persoanei care are cunoștințele, abilitățile, competența corespunzătoare. De aceea, primul și cel mai semnificativ vector al direcției de activitate este îndatoririle asistentului față de directorul general.
Aprobarea Instrucțiunilor
La baza oricărei fișe de post stau legislația muncii din Rusia, iar o astfel de funcție de asistent al directorului general nu a făcut excepție. Obligațiile atribuite „mâinii drepte” a șefului trebuie să fie întocmite în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, precum și cu acte juridice suplimentare de reglementare.
Instrucțiunea compilată este aprobată de conducătorul organizației. Semnătura acestuia înseamnă legalitatea documentului adoptat, precum și acceptarea tuturor dispozițiilor acestuia. Mai mult, șeful are dreptul să efectueze modificări, să completeze îndatoririle sau să nu semneze deloc un autograf cu un refuz motivat și o indicație a unor deficiențe semnificative.
Dispoziții generale: de ce este ghidat asistentul?
Este imposibil să supraestimăm rolul jucat de asistentul directorului general în activitățile companiei. Fișa postului pentru această categorie de persoane trebuie să conțină în mod necesar dispoziții generale în care angajatul va putea face cunoștință cu cadrul de reglementare care reglementează activitățile sale, precum și cu materiale care determină natura muncii sale.
Asistentul directorului general este executantul tehnic al instrucțiunilor și deciziilor managerului organizației. Acceptat și demis prin ordin al funcționarului relevant. De regulă, i se impun următoarele cerințe:
- studii superioare;
- prezența sau absența experienței de muncă (termenul acesteia este determinat de șef);
- cerințe pentru experiența de muncă în specialitate.
Dacă doriți să vă încercați în această poziție, atunci fiți pregătiți pentru faptul că transmiterea directă și riguroasă către șef este principala regulă de lucru la care aderă orice asistent al directorului general. Fișele postului indică, de asemenea, cazuri de absență a unui asistent la locul de muncă. În acest moment, îndatoririle sale sunt îndeplinite de liderul adjunct, care este pe deplin responsabil pentru punerea lor în aplicare.
Reglementarea legală
Funcțiile asistentului director general se bazează pe următoarele acte juridice de reglementare:
- Documente care reglementează activitățile sale în ansamblu sau reglementează un tip similar de activitate.
- Recomandări metodologice și alte materiale create pentru a eficientiza o anumită zonă de activitate.
- Carta unei companii / organizații / întreprinderi.
- Programul de lucru.
- Comenzi și comenzi emise de șeful imediat al organizației.
- Fișa postului determinată de șef.
Asistentul directorului general ar trebui să parcurgă rapid, clar și corect cadrul de reglementare care reglementează activitățile sale în ansamblu, precum și activitatea subordonaților asistentului funcționarilor. Este important de menționat că este necesară studierea nu numai a legislației federale și regionale, ci și a documentelor locale de reglementare.
Ce trebuie să știi?
Poziția „mâinii drepte” a șefului companiei implică o cunoaștere solidă a structurii și managementului organizației, precum și a tuturor unităților existente. O abilitate importantă în muncă este capacitatea de a întocmi corect documentul - o comandă, o comandă, un decret și așa mai departe. Adică, fără elementele de bază ale lucrărilor de birou, asistentul directorului general nu va putea să-și îndeplinească pe deplin sarcinile.
Persoanele care solicită o funcție trebuie să aibă elementele de bază ale eticii, să aibă regulile comunicării de afaceri și să cunoască, de asemenea, normele generale ale codului muncii și ale dreptului administrativ. Și fără abilitățile de a lucra cu computere electronice nu este suficient.
Funcții asistente
Următoarea secțiune de bază a descrierii postului este lista funcțiilor pe care trebuie să le îndeplinească directorul general adjunct pentru probleme generale:
- Organizarea corectă și clară a sprijinului tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului companiei.
- Menținerea și organizarea documentației, monitorizarea activităților celorlalți angajați, explicarea angajaților problemelor de neînțeles din acest domeniu.
- Dezvoltarea sau participarea la activități destinate eficientizării fluxului de lucru al companiei.
- Recepția vizitatorilor.
Exemplu de job
Caracteristica asistentului directorului general constă atât în îndatoririle oficiale prezentate, cât și în nivelul prestației lor și arată astfel:
- Acceptarea corespondenței primite de către companie în numele șefului, transferul și utilizarea acesteia în conformitate cu decizia șefului.
- Ținerea evidenței în conformitate cu legile federale, precum și utilizarea eficientă a tehnologiei computerizate; aplicarea abilităților de bază în colectarea și procesarea informațiilor.
- Acceptarea documentelor și a cererilor, trimitându-le pentru semnătură șefului organizației.
- Pregătirea documentelor pentru activitatea șefului.
- Organizarea convorbirilor telefonice. În plus, persoana care ocupă această funcție este obligată să aducă angajaților informațiile obținute în urma negocierilor, condamnându-l în forma solicitată.
- Întocmirea de scrisori, anchete, precum și alte tipuri de documente, pregătirea răspunsurilor la cererile din partea șefului.
- Organizarea activităților pentru pregătirea ședințelor, ședințelor, proceselor verbale și proiectarea ulterioară a acestora în forma corespunzătoare.
- Monitorizarea activității angajaților companiei.
- Organizarea locului de muncă al managerului în conformitate cu cerințele, furnizarea de papetărie, crearea condițiilor pentru o muncă de succes și eficientă.
- Tipărire birou și materiale de lucru.
Este important de menționat că lista prezentată a îndatoririlor oficiale ale salariatului nu este exhaustivă. Șeful, la discreția sa, poate schimba fiecare element dacă modificările nu contravin legislației Federației Ruse.
Asistent CEO
În termeni generali, drepturile asistentului directorului general sunt prezentate în următoarea listă:
- dreptul de a se familiariza cu proiectele de decizii ale șefului cu privire la activitățile asistentului;
- dreptul de a lua în considerare propunerile făcute de șef și legate de îndeplinirea activităților oficiale ale asistentului;
- dreptul la informație, a cărui primire este necesară pentru a desfășura cu succes activități de muncă în viitor;
- dreptul de a solicita acțiuni conducerii care facilitează executarea fișei postului.
Responsabilitate juridică asistentă
De regulă, paragraful final al oricărei fișe de post este prevederile privind măsurile de răspundere împotriva angajatului. Deci, responsabilitatea este asigurată pentru următoarele tipuri de acțiuni:
- Executarea necorespunzătoare sau refuzul de a îndeplini sarcinile oficiale.
- Încălcări ale dreptului penal, administrativ, de muncă, civil.
- Cauzând daune aduse proprietății organizației.
Răspunderea juridică poate fi atribuită unei persoane cu sau fără implicarea agențiilor de aplicare a legii. De regulă, natura și întinderea prejudiciului făcut joacă un rol important în determinarea măsurii responsabilității. Dacă angajatul a stricat lucrul organizației, atunci colectarea are loc în interior răspundere disciplinară. Dacă prejudiciul este de natură interpersonală, fără participarea autorităților de anchetă nu se poate face
Aprobarea Instrucțiunilor
Descrierea postului Gene asistent. Directorul este aprobat nu numai prin semnătura șefului, ci și prin semnătura persoanei care se angajează la îndeplinirea îndatoririlor sale directe. Prin urmare, acest act de reglementare este local, se aplică numai teritoriului unei anumite organizații. Dacă fișa postului conține neconcordanțe cu legislația federală sau regională, angajatul are dreptul să refuze respectarea prevederilor aprobate ilegal.
