Întreprinderile rusești, în virtutea cerințelor legislative, pot avea obligații de a furniza diverse tipuri de raportare către organele de stat - în special contabilitatea. Elaborarea documentelor relevante poate necesita consolidarea unor volume semnificative de resurse interne. În același timp, multe firme acordă atenție formării de raportări de gestiune specifice. Depunerea sa către organele de stat este opțională, dar multe corporații o formează, iar acest proces poate necesita nu mai puțin efort din partea companiei. De ce are sens să le aplici? Care este utilitatea tipului de raportare adecvat?
Rolul raportării managementului
Ce este raportarea managementului și care este rolul său în întreprindere? Acest termen se referă la un set de documente interne care conțin numere care reflectă diverse aspecte ale activităților comerciale ale companiei.
Raportarea managementului, spre deosebire de contabilitate, de exemplu, este voluntară. Nu este necesar să fie trimis către Serviciul Fiscal Federal și alte agenții guvernamentale. Rolul său este de a oferi conducerii companiei sau proprietarilor informații fiabile despre starea de lucruri din organizație.
Raportarea de gestiune poate completa raportările contabile sau financiare în ceea ce privește generarea de date esențiale pentru optimizarea unui model de afaceri și pentru creșterea profitabilității unei companii. Tipul de activitate în cauză poate include, de asemenea, informații nefinanciare, care sunt importante pentru interpretarea corectă a eficacității deciziilor de conducere luate de conducerea companiei. Tipul de raportare analizat nu este apreciat pentru faptul că conține cifre impresionante, ci chiar opusul - pentru posibilitatea de a detecta defectele modelului de afaceri al întreprinderii care împiedică o creștere reușită.
Raportarea managementului este o componentă esențială a planificării. Documentele care îl formează includ date care sunt de o importanță deosebită pentru calcularea perspectivelor pentru implementarea anumitor decizii nivel de management. La rândul său, după finalizarea uneia sau altei etape a dezvoltării companiei, tipul de raportare luată în considerare ne va permite să analizăm în ce puncte managementul companiei ar fi trebuit să acționeze diferit și cu ce este legată.
Beneficiile raportării de management
Ce diferă fundamental de raportare financiară, contabilă, de gestiune? În primul rând, metodologia. Primele două tipuri de situații financiare implică colectarea de informații în principal statistice care reflectă cifra de afaceri a capitalului în anumite domenii ale proceselor de afaceri. La rândul său, raportarea managementului presupune nu numai reflectarea statisticilor, ci și interpretarea cifrelor corespunzătoare. Conducerea companiei va putea nu numai să observe anumiți indicatori, ci și să înțeleagă ce înseamnă.
Prin urmare, raportarea de gestiune a organizației poate arăta motivul rentabilității mai mari în producția de tipuri de produse specifice sau, dimpotrivă, care este motivul pentru venituri insuficiente și costuri prea mari pentru un anumit segment de afaceri. Interpretarea cifrelor înregistrate în raportarea de gestiune permite conducerii companiei să ia decizii competente privind achizițiile necesare, actualizarea mijloacelor fixe, modernizarea echipamentelor etc.
Raportarea managementului intern, cu condiția să fie pregătită în timp util, poate identifica în timp util acele părți ale procesului de afaceri în care eficiența angajaților companiei nu este suficient de mare.
Conținut de raportare de management
Ce poate fi conținut în documentele care alcătuiesc tipul de raportare analizat? Cert este că sursele de informații de tipul corespunzător pot fi reprezentate în cadrul unui număr mare de soiuri. De regulă, anumite documente sunt adaptate pentru manageri specifici. Raportarea este denumită managerială în principal datorită faptului că este destinată în special managerilor.
structura de management organizațiile moderne, de regulă, prezintă funcțiile directorului general, precum și ale adjuncților săi. Acestea pot fi: deputat pentru producție, pentru vânzări sau, de exemplu, pentru probleme financiare. În primul caz, raportarea internă a gestiunii poate include date referitoare la:
- costul produselor sau serviciilor (în raport cu varietăți specifice de produse);
- caracteristicile muncii în curs, producția de bunuri și servicii în legătură cu comenzile de la clienți specifici;
- cantitatea de producție care merge la depozit;
- stocuri de materii prime, materiale sau componente care sunt implicate în eliberarea de mărfuri.
Dacă raportarea trebuie furnizată directorului adjunct de vânzări, atunci structura sa poate include:
- informații despre structura vânzărilor în legătură cu anumite tipuri de bunuri și servicii, cu clienți specifici;
- date despre dinamica expedierii produselor;
- informatii despre stocurile aflate pe stoc;
- date privind valoarea costurilor pentru vânzarea mărfurilor sau pentru livrarea către consumator;
- indicatori planificați cu privire la primirea mărfurilor la depozit;
- informatii despre creante pentru pozitiile vandute.
Dacă raportarea va fi transmisă directorului adjunct al Finanțelor, atunci aceasta poate conține:
- informații privind execuția bugetului întreprinderii;
- informații despre costurile asociate activităților economice;
- cifre care reflectă costul bunurilor sau serviciilor;
- date despre profit și pierderi;
De asemenea, raportarea poate conține informații despre creanțele și datoriile proprii ale companiei cu privire la împrumuturi și alte obligații.
Frecvența raportării de management
Cât de des trebuie făcut raportarea de management? Este de dorit ca informațiile care reflectă domeniile de activitate indicate ale întreprinderii să nu fie depășite mai mult de o săptămână. În unele cazuri, indicatorii cheie pot fi definiți la o anumită întreprindere care va trebui să fie actualizată mai frecvent. În mod similar, conducerea poate fixa indicatori secundari, a căror pregătire nu poate fi petrecut mult timp, și, prin urmare, aceste informații pot fi furnizate mult mai rar.
Raportarea către acționari
Experții în domeniul managementului afacerilor recomandă acordarea unei atenții speciale pregătirii rapoartelor destinate acționarilor companiei. Care este specificul comunicărilor relevante?
Principala caracteristică aici este aceea că acționarii companiei nu pot participa niciodată direct la conducerea companiei. Se întâmplă adesea că singurul domeniu de interes pentru aceștia sunt cifrele de profit net. În unele cazuri, deciziile detaliate de management în rapoartele furnizate acționarilor companiei sunt inadecvate. Cu toate acestea, având în vedere că proprietarii companiei sunt cei care iau decizii cheie cu privire la numirea managerilor de vârf, va putea fi reflectată în rapoarte informații care caracterizează eficacitatea activității directorului general și a adjuncților săi.
Cum ar putea arăta raportarea?
Care sunt formele de raportare a managementului? Am observat mai sus că, spre deosebire de documentele financiare și contabile, tipul de hârtie corespunzător este, de fapt, informal. Formele de raportare a gestiunii nu sunt reglementate de lege. Prin urmare, acestea pot fi dezvoltate de organizație pe baza celei mai potrivite structuri - de exemplu, în funcție de destinatarul rapoartelor.
Poate că va fi mai confortabil ca directorul adjunct de finanțe să se ocupe de documente tabulare, iar proprietarul companiei cu programe care arată clar modul în care profitul se schimbă în funcție de diverși factori. În unele cazuri, formularele de raportare în cauză pot fi foarte similare cu cele compilate în colectarea indicatorilor financiari sau contabili
Procedura de raportare
Cum pot fi formate documente de acest tip? Raportarea în cauză implică soluția a două grupuri de sarcini.
În primul rând, este colectarea numerelor necesare. Sursa lor este probabil să fie fișiere generate de departamentele de contabilitate și producție ale companiei în cadrul activităților curente. De exemplu, dacă un anumit volum de mărfuri a fost expediat către un depozit, datele corespunzătoare sunt de obicei înregistrate în sistemul CRM al firmei. Datele privind alte activități comerciale desfășurate la întreprindere sunt reflectate în mod similar.
În al doilea rând, aceasta este o interpretare a indicatorilor colectați pe diverse site-uri de producție sau prezentate în cifre contabile. Este necesară o analiză a raportării de management. Punerea în aplicare a acesteia va depinde din nou de locul unde ar trebui transferate exact documentele relevante. Mai mult, în unele cazuri, este de dorit un detaliu mai mic, iar în altele, mai detaliat pe indicatori. De asemenea, o interpretare îndelungată a rezultatelor poate fi binevenită sau, în schimb, este necesară o scurtă extremitate.
În unele cazuri, ca atare, interpretarea cifrelor poate să nu fie deloc necesară - de exemplu, atunci când vine vorba de raportarea unui CFO cu experiență. Probabil, el interpretează rezultatele mai bine decât oricare alt manager și va avea suficiente cifre pure.
Algoritmul de raportare
Luați în considerare modul în care poate fi realizată formarea raportării de management în practică. În rândul experților ruși, este popular un algoritm care presupune soluția problemei luate în considerare în etapele următoare.
În primul rând, este necesar să aflăm ce tip de informații alcătuiesc declarațiile pe care doresc să le vadă directorul general, adjuncții și proprietarii săi și cu ce frecvență. Cineva poate prefera să ia cunoștință de cifre săptămânal, pentru o alta va fi suficient să vezi indicatorii cheie o dată pe lună. De asemenea, este recomandabil ca un viitor compilator de raportare să afle chiar de la începutul interacțiunii cu managementul ce tip de date va fi cel mai probabil prioritar și care tip va fi secundar.
Următorul pas este comunicarea cu contabilul pentru a determina algoritmul în care o persoană angajată în rezolvarea problemei în cauză va solicita numerele necesare. Compilatorul de raportare poate interacționa, de asemenea, cu alți angajați ai companiei în acele domenii în care sunt generați indicatori relevanți pentru documentele solicitate. Compania ar trebui să formeze un sistem de raportare a managementului la care vor participa toți angajații competenți.
Următorul pas este crearea de forme de documente în care, pe de o parte, vor fi înregistrate numere, iar pe de altă parte, interpretate. În același timp, persoana responsabilă de raportare se poate confrunta cu necesitatea de a crea diferite forme de documente adaptate pentru un anumit destinatar - directorul general, adjuncții săi și proprietarii.
Următorii pași vor fi legați de raportarea practică.Dacă întreprinderea este mică, atunci, în principiu, persoana implicată în rezolvarea problemei la îndemână poate încerca să colecteze singură numerele necesare. Este probabil însă că va avea nevoie de ajutorul colegilor. În acest caz, etapele practice legate de colectarea informațiilor pot fi precedate de câteva întâlniri în care persoana va spune altor angajați despre care sunt elementele de bază ale raportării de gestiune, în ce scop sunt generate documentele relevante și de ce este importantă pentru companie. Rezolvarea acestei probleme poate facilita conducerea companiei prin publicarea actelor juridice locale care necesită angajați individuali să promoveze munca persoanei responsabile de raportare.
Raportarea soiurilor
Având în vedere principiile cheie ale raportării de management, putem studia soiuri individuale ale modelelor corespunzătoare pentru afișarea numerelor care reflectă activitățile întreprinderii.
Primul tip de raportare în cauză este soldul de gestiune. Care sunt caracteristicile sale?
Bilanțul managerial, în principiu, este similar cu cel contabil. Diferența sa fundamentală constă în scopul său funcțional. Bilanțul de gestionare este destinat nu doar să reflecte cifrele, ci și să le interpreteze în termeni de eficiență a modelului de afaceri al organizației, de starea de lucruri cu privire la activele organizației, de obligațiile companiei față de parteneri și viceversa.
Cifrele, care includ contabilitate, situații financiare, manageriale, pot fi, în principiu, înscrise în aceleași forme. Cu toate acestea, modul în care vor fi interpretați indicatorii relevanți poate predetermina crearea de documente într-o structură complet originală. Contează cine sunt utilizatorii raportării de management - am vorbit despre acest lucru mai sus.
Soldul pe care îl analizăm implică includerea de informații care ar putea interesa atât directorul, cât și orice deputat, precum și proprietarul companiei. În acest sens, poate fi un document destul de universal.
Ce alte tipuri de raportare de management există? Printre ei - contul de profit și pierdere. În plus, în mod tradițional, este acceptat să se facă referire la surse contabile. Declarație de profit și pierdere - un document pe care întreprinderile trebuie să îl prezinte sub formă de raportare oficială către autoritățile de reglementare. Cu toate acestea, poate fi folosit și ca sursă în formarea raportării de management. Acest lucru se datorează în primul rând structurii foarte convenabile a acestui document.
Situația de profit și pierdere a organizației înregistrează rezultatele financiare ale activităților companiei pentru o anumită perioadă de timp. Acesta reflectă cifre legate de venituri, costuri, precum și rezultate financiare cu un total cumulativ. Structura documentului de tipul în cauză reflectă: surse de venit, articole de cheltuieli, rentabilitatea companiei. Dar, așa cum am definit mai sus, contabilitate de gestiune iar raportarea implică nu atât rezolvarea problemelor legate de colectarea numerelor, cât interpretarea diferitor indicatori. Prin urmare, documentul în cauză va trebui probabil să fie însoțit de surse suplimentare, care vor înregistra explicațiile necesare cu privire la cifrele care reflectă veniturile, cheltuielile și profiturile companiei.
Un alt document semnificativ este un extras de flux de numerar. Această sursă reflectă veniturile financiare ale companiei în corelație cu sursele, precum și plățile întreprinderii în legătură cu domeniile cheie ale cheltuielilor - și în raport cu o perioadă specifică. Situația fluxurilor de numerar poate arăta cum merg lucrurile în companie din punct de vedere al rezultatelor curente în producție, în domeniul lichidității. Acest document vă permite să evaluați bonitatea companiei. Sursa în cauză poate fi utilă atât conducerii companiei, cât și proprietarilor acesteia.
Am luat în considerare principalele tipuri de raportare de gestiune - situația veniturilor, bilanțul, precum și un document care înregistrează datele privind fluxurile de numerar, pot fi, desigur, completate cu alte surse. Pot fi ambele asemănătoare cu cele pe care le-am studiat și să se bazeze pe abordări fundamental diferite ale compilării.
Raportarea provocărilor
Astfel, am studiat care este raportarea de management, cum diferă de contabilitate sau financiar, am făcut cunoștință cu procedura de formare a acesteia. De asemenea, va fi utilă luarea în considerare a posibilelor dificultăți care însoțesc compilarea acesteia.
Potrivit experților în domeniul managementului afacerilor, cea mai importantă problemă caracteristică procesului de raportare în cauză este lipsa de loialitate față de documentul relevant din partea angajaților companiei, iar în unele cazuri, de asemenea, manageri de top și proprietari. Angajații companiei - contabili, angajații site-urilor de producție - nu percep întotdeauna raportarea managementului ca pe un document care ar trebui să li se acorde timp, ceea ce are sens să cheltuiți energie. Întreprinderile, după cum știți, sunt deja obligate să prezinte documente oficiale organelor de stat, a căror elaborare nu este o sarcină ușoară.
O poziție similară, atunci când raportarea de gestiune nu este percepută ca ceva demn de atenție, poate fi deținută și de manageri de top și proprietari, așa cum am menționat mai sus. Potrivit experților, mulți dintre lideri se referă la documentele în cauză ca pe o varietate a metodei de gestionare înșelătoare, mai ales dacă trebuie să distrageți atenția de la cei mai excepționali indicatori de producție.
Cum să rezolvi o problemă similară? Analiștii recomandă să începi cu nivelul de conducere. Va fi mai justificat în primul rând managerii de interese în pregătirea rapoartelor de management, astfel încât aceștia să formeze actele juridice locale necesare, potrivit cărora alți angajați vor trebui să asiste la formarea documentelor relevante.
O altă dificultate care caracterizează soluția problemei în cauză este nevoia de a dezvolta în mod constant noi abordări pentru interpretarea cifrelor conținute în raportare. Acest lucru se poate datora în principal modificărilor structurii de producție a activității. În cazul raportării contabile și financiare, după cum știm, nu este necesară nicio interpretare a cifrelor. Prin urmare, este posibil să se utilizeze formulare standardizate în care sunt înregistrați indicatorii corespunzători.
Raportarea de management a organizației, la rândul său, rezolvă câteva alte probleme. Este nevoie, în primul rând, de compania însăși, și nu de organele guvernamentale, cum este cazul indicatorilor contabili și financiari. Dacă interpretarea numerelor conținute în raportarea de gestiune pentru o structură de producție dată într-o anumită perioadă a jucat un rol pozitiv, nu se garantează că va fi la fel de utilă cu condiția ca caracteristicile anumitor procese comerciale să se fi schimbat. Cel mai probabil, compilatorul documentelor de raportare va trebui să îmbunătățească abordările de interpretare pe măsură ce compania se schimbă în sfera activităților de producție. Acest lucru poate necesita mult timp - atât personalul, cât și colegii, către care se poate adresa sfaturi, opinii sau alți indicatori auxiliari care reflectă rezultatele companiei, pentru a înțelege cum să îmbunătățească abordarea interpretării numerelor.
Această problemă poate fi rezolvată, din nou, prin comunicări periodice cu colegii, sub formă de întâlniri, al căror obiect este luarea în considerare a indicatorilor de producție actuali, precum și prin dezvoltarea de măsuri pentru îmbunătățirea acestora, inclusiv prin introducerea de noi metode de raportare, cum ar fi managementul.În contextul abordărilor pozitive pentru optimizarea indicatorilor de producție, este mai probabil să fie perceput pozitiv de către angajații companiei.
