Vo výrobnom prostredí často nastane situácia, keď sa jeden zo zamestnancov rozhodne doručiť túto alebo túto informáciu svojmu manažmentu. Takéto odvolanie predložené písomne sa nazýva „memorandum“. Čo je tento dokument a ako ho zostaviť? To sa oplatí hovoriť osobitne.
Základné pojmy
Každý zamestnanec má právo obrátiť sa na svojho priameho nadriadeného. Môže to urobiť ústne aj písomne. V prvom prípade ide o normálny rozhovor, ktorý nezaväzuje každú zo strán k ničomu. V druhom prípade je odvolanie už oficiálne.
Takýto pracovný dokument sa nazýva „poznámka“. Aký je rozdiel medzi takýmto dokumentom a ostatnými vyhláseniami adresovanými manažmentu? Podstata otázky spočíva v jej samotnom názve. Zamestnanec vypracuje takýto dokument, aby podal správu o konkrétnej situácii alebo udalosti. Informácie sa môžu týkať jednotlivca, miesta alebo výroby ako celku. V závislosti od toho, komu je zaslaný, sa poznámka môže týkať interných aj externých dokumentov. Prvá možnosť je, keď zamestnanec osloví vedúceho akejkoľvek úrovne v danom podniku. A druhý sa získa, keď pošle svoj príspevok vyššej autorite. Potom, prirodzene, ide na vonkajšiu úroveň.
Podstata problému
Memorandum sa spravidla vyhotovuje na konkrétny účel. Môže byť napísaný s cieľom:
- Opravte situáciu. Napríklad zamestnanec má skutočnosti, že spoločnosť podniká kroky, ktoré narúšajú normálny priebeh pracovného procesu. Informuje o tom svoje vedenie so žiadosťou o prijatie vhodných opatrení.
- Chráňte sa pred nespravodlivosťou. Stáva sa to, keď sa človek, ktorý vidí zaujatý postoj, rozhodne o tom upovedomiť svoje bezprostredné vedenie. Robí to pri hľadaní pomoci a ochrany.
- Zlepšiť prácu. Jeden zo zamestnancov si niekedy všimne, že zamestnanci iných oddelení alebo štruktúrnych jednotiek robia chyby, ktoré vedú k zníženiu efektívnosti. Potom sa obráti na vodcu, aby pomohol obnoviť poriadok.
- Vyhnite sa nežiadúcej zodpovednosti. To sa stane, keď dôjde k incidentu. Zamestnanec po tom, čo o ňom povedal svojim nadriadeným, vytvára pre neho priaznivé podmienky, keď proti nemu nemožno podať sťažnosť.
V každom z týchto prípadov zamestnanec nielen sprostredkuje informácie, ale požiada o pomoc pri riešení problému.
Spravodlivý trest
Pracovná disciplína zabezpečuje svedomité plnenie povinností občana počas jeho pobytu na pracovisku. Okrem toho musí dodržiavať prijatú objednávku a dodržiavať všetky objednávky a príkazy svojho zamestnávateľa. Ale v živote nie všetko sa deje tak hladko. Konanie zamestnancov sa niekedy líši od všeobecne uznávaných noriem. V tomto prípade okamžití šéfovia považujú za svoju povinnosť informovať vedenie podniku o tom, čo sa deje. Výsledkom takého signálu je memorandum o porušení pracovnej disciplíny.
V tomto dokumente sa tento prípad zvyčajne týka:
- Nedodržanie akýchkoľvek špecifických objednávok.
- Neuskutočnenie priamych funkcií týkajúcich sa postavenia páchateľa.
- Porušenie pracovnej disciplíny. Vzťahuje sa to na prípady neprítomnosti, omeškania, opitosti na vašom pracovisku a ďalšie.
- Páchanie nezákonných činov, ktoré zahŕňajú správnu alebo trestnú zodpovednosť. V tomto prípade hovoríme o krádeži, kazení, sprenevere a ďalších trestných činoch.
V každom z týchto prípadov bude musieť páchateľ znášať zaslúžený trest.
Autor dokumentu
Memorandum o zamestnancovi najčastejšie vypracuje jeho priamy nadriadený. V nej sprostredkúva vodcovstvu negatívne aspekty činnosti svojho podriadeného.
Zároveň dokument obvykle obsahuje osobné hodnotenie autora. Spolu so svojou víziou problému ponúka možné riešenia. Posledné slovo však bude, samozrejme, pre vodcu. Napríklad zamestnanec urobil záškoláctvo. V tomto prípade jeho šéf vypracuje dokument adresovaný riaditeľovi, ktorý obvykle začína slovami „Upozorňujem vás“. Potom podrobne popisuje, kedy k porušeniu došlo, a ponúka možnosť potrestania nedbanlivého zamestnanca. Keďže sa takáto poznámka týka dokumentov na interné použitie, môže sa vydať na obyčajnom prázdnom liste formátu A4. Text je prezentovaný v ľubovoľnej forme. Môže sa podmienečne rozdeliť na dve časti. Jeden obsahuje opis problému a druhý obsahuje závery a konkrétne návrhy týkajúce sa tohto problému.
Osobitný prípad porušenia
Jedným z druhov porušení pracovnej disciplíny je to, že zamestnanec nesplnil úlohu, ktorú mu pridelil vedúci. To sa môže stať, ak zamestnanec zabudol, nemohol alebo jednoducho ignoroval túto objednávku.
Takéto konanie sa považuje za porušenie disciplíny a okamžitý nadriadený vypracuje memorandum o nesplnení zadania. Za takýto trestný čin bude musieť byť osoba spravodlivo potrestaná. Stane sa to však až potom, čo poskytne vysvetlenie týkajúce sa toho, čo sa stalo. Ak sa dôvody, ktoré podnietili zamestnanca na takéto činy, zdajú presvedčivé, môže sa dokonca vyhnúť trestu. Je ťažšie vyriešiť problém, keď neposlušnosť zamestnanca vedie k negatívnym následkom. Je nepravdepodobné, že by tu zostal preč. Najmä ak v dôsledku takéhoto opomenutia bola spôsobená škoda alebo došlo k vážnej ujme. Trest v tomto prípade sa určí na základe príslušných regulačných aktov.
Ako urobiť správu?
Manažér na akejkoľvek úrovni by mal vedieť, ako napísať poznámku. Vzorku možno považovať za konkrétny príklad. Predpokladajme, že niektorý zamestnanec neprišiel včas do práce, a v tom čase tam čakal návštevník, aby tam podpísal dôležitú zmluvu. Po niekoľkých hodinách sa zamestnanec napriek tomu objavil, stratil však čas a klient už odišiel. Takýto akt obsahuje niekoľko porušení súčasne:
- neskoro do práce;
- prerušenie menovania;
- škoda spôsobená spoločnosti nepodpísaním zmluvy.
Ak nie je možné zmeniť súčasnú situáciu, šéf je povinný o tom informovať vedenie.
Podobný dokument by mal vyzerať takto:
- Najprv je v pravom hornom rohu napísané „čiapka“, ktorá označuje, komu a od koho je namierená.
- Ďalej v strede je napísané jeho meno.
- Nižšie je uvedený hlavný text, v ktorom sú informácie umiestnené v konkrétnom poradí. Najprv prichádza popis situácie. Potom nasleduje požiadavka na vyriešenie. Na základe vyššie uvedeného sa dospelo k záveru. Na záver autor môže vyjadriť svoje nápady alebo návrhy, ako sa podľa jeho názoru dá čo najlepšie dostať z tejto situácie.
- Úplne dole uvádza dátum a podpis s úplným prepisom F. I. O. a zastávanou pozíciou.
V závislosti od dôvodu môže byť text poznámky čisto informatívny alebo môže vyžadovať zásah manažmentu na obnovenie poriadku.
