Obchodné informácie sú kombináciou informácií a údajov o činnostiach podniku, jeho organizačnej štruktúre, vonkajších a vnútorných vzťahoch, výrobných technológiách a rozsahu výrobkov, ako aj ďalších otázok súvisiacich s jeho činnosťou.
Čo sa týka obchodných informácií
Jeho práca bude bez systematického a pravidelného poskytovania všetkých druhov údajov organizácii nemožná. Nasledujúce informácie sa označujú ako obchodné informácie:
- údaje o vonkajšom prostredí podniku (trh, legislatívne normy, ako aj činnosti konkurentov);
- interné informácie (o výrobných činnostiach, rezervách, ako aj prekážkach);
- informácie o spotrebiteľoch výrobkov a služieb organizácie (ich finančné možnosti, ako aj vek, národné, geografické zloženie atď.);
- - informácie o konkurentoch, a to sortiment výrobkov, metódy predaja a - cenová politika;
- informácie o tovare a službách predávaných na trhu (kvalitatívne, kvantitatívne zloženie, ako aj náklady);
- údaje o trhovej cene;
- informácie o predajných a distribučných kanáloch výrobkov, ako aj mechanizmy ich privádzania ku konečnému dodávateľovi;
- reklamné materiály, ako aj informácie o ich účinnosti.
Hlavné komponenty
Rozlišujú sa tieto zložky obchodných informácií:
- podnikanie (týka sa práce s protistranami);
- vedecké a technické (opisuje inovácie a výrobné technológie);
- výroba (plánované a skutočné ukazovatele produkcie);
- manažment (organizácia podnikového riadenia);
- marketing (informácie o trhu);
- finančné (peňažné toky).
Distribúcia obchodných informácií
Informácie v obchodných činnostiach možno šíriť dvoma hlavnými spôsobmi:
- prostredníctvom periodík - vo forme špecializovaných časopisov a katalógov (treba poznamenať, že je potrebné ich neustále aktualizovať, ako sa mení situácia v podniku);
- vytvorením elektronických databáz, ktoré môžu obsahovať komplexné informácie o každom podniku, a podrobným rozpisom jednotlivých oblastí ich obchodných činností.
Je dôležité pochopiť, že obchodné informácie zahŕňajú verejne dostupné aj súkromné údaje. Prvá obsahuje kontaktné údaje organizácie, mená jej vedúcich pracovníkov, výrobné oblasti a ďalšie činnosti, ako aj informácie o niektorých aktívach. Pokiaľ ide o utajované údaje, sú určené organizačnou formou podniku (môžu to byť informácie o pôžičkách, dohodách o partnerstve, výrobných technológiách atď.) A nemožno ich šíriť.
Druhy obchodných informácií
Informácie obchodnej organizácie sú rozdelené do niekoľkých odrôd:
- otvorené verejné údaje (môže to zahŕňať registráciu a kontaktné informácie organizácie, jej činnosti, ako aj sortiment výrobkov alebo zoznam poskytovaných služieb a ďalšie body, ktoré vedenie spoločnosti nepovažuje za potrebné skryť);
- informácie určené regulačným orgánom (hovoríme o rôznych formulároch správ);
- prístup k utajovaným skutočnostiam má iba priamy manažment spoločnosti a obmedzený okruh zamestnancov (týka sa to použitých výrobných technológií a materiálov, zmluvných vzťahov, ako aj iných informácií, ktoré sú obchodným tajomstvom).
Úloha obchodných informácií
Obchodné informácie by mali byť spoľahlivé a relevantné na zabezpečenie hladkého fungovania podniku, a najmä jeho manažérskeho prepojenia. Umožňuje vám správne vyhodnotiť súčasnú situáciu a prijať vhodné opatrenia.V moderných podmienkach majú obchodné informácie osobitnú hodnotu, pretože sa vyznačujú množstvom výhod:
- umožňuje neustále analyzovať hospodársku a výrobnú situáciu;
- používa sa pri príprave plánov, predpovedí, ako aj vo fáze kontroly; včasné prijímanie spoľahlivých informácií poskytuje organizácii množstvo konkurenčných výhod;
- umožňuje zistiť postoj spoločnosti k zákazníkom, partnerom aj konkurentom;
- neustále monitorovanie situácie vo vnútornom a vonkajšom prostredí;
- dostatočné množstvo informácií o spoločnosti vo verejnej sfére zlepšuje jej imidž a zvyšuje úroveň dôvery;
- umožňuje včasné úpravy strategických cieľov organizácie; znižuje riziko straty.
Zdroje obchodných informácií
Obchodné informácie možno získať z nasledujúcich zdrojov:
- marketingový prieskum (môže sa vykonať nezávisle a môžete použiť aj informácie poskytnuté partnermi a zmluvnými stranami);
- interná dokumentácia spoločnosti (rôzne druhy podávania správ, ako aj súčasné dokumenty, ktoré sa vydávajú na potvrdenie vykonávania výrobných operácií);
- externé zdroje (štatistické informácie o osobitných službách, organizáciách a agentúrach, ktoré sa uverejňujú v periodikách a sú verejne prístupné).
Klasifikácia obchodných informácií
Je potrebné poznamenať, že obchodné informácie sú dosť rôznorodé. V tejto súvislosti bola vyvinutá táto klasifikácia:
- Na základe času:
- retrospektívne (umožňuje vám posúdiť situáciu, ktorá prevládala v predchádzajúcich obdobiach a upraviť budúce plány);
- aktuálne (dáva predstavu o aktuálnych výsledkoch činnosti);
- predpoveď (určuje odhadovaný stav organizácie v budúcich obdobiach).
- Pokiaľ ide o fázu prijímania rozhodnutí o riadení:
- uvedenie (opisuje súčasnú situáciu v podniku ako celku, ako aj v jeho jednotlivých jednotkách);
- vysvetľujúce (potrebné na pochopenie faktorov, ktoré viedli k určitej situácii);
- plánované (poskytuje predstavu o budúcom stave podniku);
- kontrola (umožňuje vám posúdiť súlad súčasných ukazovateľov s deklarovanými).
- Rozsah pôsobnosti:
- všeobecné (obsahuje údaje o podniku ako celku);
- miestne (popisuje stav jednotlivých štruktúr a jednotiek organizácie).
- Podľa účelu:
- plánované (použité na určenie budúcich ukazovateľov);
- účtovníctvo (zaznamenané v dokumentoch na zistenie aktuálneho stavu);
- regulačné referencie (používané na zosúladenie výrobných procesov s pravidlami);
- štatistické (umožňuje vám sledovať dynamiku ukazovateľov za posledných niekoľko období);
- (opisuje situáciu na trhu).
- Podľa frekvencie prijatia:
- diskrétne (prichádza s určitou periodicitou);
- epizodický (v prípade potreby koná);
- nepretržité (používa sa na monitorovanie súčasnej situácie).
Obchodné informácie a obchodné tajomstvá
Existuje osobitná kategória údajov, ktoré sa nedajú šíriť, ale môžu ich používať iba obmedzené okruhy zamestnancov. Toto je kategória, ako sú dôverné obchodné informácie. Ide o zdokumentované informácie, ktorých prístup nie je obmedzený len internou chartou spoločnosti, ale aj legislatívnymi normami.
Je potrebné poznamenať, že také pojmy ako obchodné informácie a obchodné tajomstvo nemožno porovnávať. Tento zákon je chránený regulačnými právnymi aktmi. Dá sa povedať, že štátna legislatíva dáva podnikateľovi právo klasifikovať množstvo informácií o činnosti jeho organizácie.Dôvodom je skutočnosť, že zverejnenie niektorých údajov môže spôsobiť vážne materiálne škody. Môžeme teda povedať, že obchodné tajomstvo má pre podnikateľa určitú hodnotu a prínos, pokiaľ nie je známe tretím stranám. Ich zatajovanie by však nemalo poškodiť spoločnosť.
Informácie o obchodnom tajomstve
Ako obchodné tajomstvo možno klasifikovať tieto kategórie údajov:
- vedecké a technické informácie (výrobná technológia, konštrukcia zariadení, vynálezy, patenty, softvérové produkty, spôsoby organizácie práce v podniku; technologické plány);
- technologické informácie (konštrukčné výkresy, chemické vzorce, plány výroby a výroby);
- finančné informácie (algoritmus tvorby cien, zisk získaný z predaja výrobkov, bankové operácie a finančné toky);
- obchodné informácie (zmluvné podmienky a zmluvy, organizačné záležitosti, informácie o dodávateľoch, obchodná korešpondencia).
Čo nemôže byť obchodným tajomstvom
Nasledujúce obchodné informácie nemožno klasifikovať ako dôverné:
- dokumenty týkajúce sa zložiek, ako aj osvedčenia o registrácii a povolení;
- finančné výkazy, ktoré sa predkladajú daňovým a iným regulačným orgánom, ako aj údaje preukazujúce platobnú schopnosť;
- informácie o počte, štruktúre a zložení personálu, ako aj o úrovni odmeňovania a dodržiavaní jeho bezpečnostných noriem;
- údaje o predaji potenciálne nebezpečných výrobkov ľuďom, ako aj dokumenty potvrdzujúce dodržiavanie protimonopolných zákonov;
- údaje o tom, či sú úradníci zapojení do podnikateľských činností.
Ochrana obchodných informácií
Podniky používajú určité prostriedky, aby zabránili šíreniu dôverných údajov. Obchodným informáciám sa môže poskytnúť táto ochrana:
- vývoj konkrétnych pokynov, ktoré zamestnancom vysvetľujú vlastnosti a pravidlá práce s údajmi;
- menovanie osôb zodpovedných za udržiavanie obchodného tajomstva;
- vytvorenie kontrolného systému, v súlade s ktorým budú mať pracovníci prístup k určitým údajom;
- povinným okamihom je podpísanie dokumentov o nezverejnení obchodných tajomstiev s každým zamestnancom;
- zavedenie systému dodatočných stimulov pre zamestnancov, ktorí sa zaoberajú utajovanými skutočnosťami;
- automatizácia informačného bezpečnostného systému;
- nepretržitá kontrola vedením.
Bezohľadné metódy získavania obchodných informácií
Súbor údajov o vnútornom a vonkajšom prostredí podniku sú obchodné informácie. Niektoré podniky sa môžu pokúsiť získať ho nečestnými metódami:
- šírenie údajov samotnými zamestnancami (vedome alebo neúmyselne);
- vydieranie vedenia alebo zamestnancov s prístupom k relevantným údajom;
- provokatívne alebo vedúce otázky počas konferencií alebo prezentácií;
- krádež identity;
- skrytý dohľad (nezávislý, s pomocou zamestnancov alebo prostredníctvom špeciálneho vybavenia);
- nábor zamestnancov z konkurenčnej firmy;
- úplatkárstvo zamestnancov;
- odpočúvanie alebo odpočúvanie správ.
zistenie
Použitie obchodných informácií do značnej miery určuje efektívne fungovanie spoločnosti. Toto je kompletný súbor informácií o činnostiach podniku, ktorý vedúci používa na prijímanie manažérskych rozhodnutí, ako aj externých používateľov na oboznámenie sa s organizáciou.
Je potrebné poznamenať, že obchodné informácie môžu byť otvorené (prístupné pre všetkých bez výnimky) a uzavreté (ktoré môže používať iba určitý okruh osôb).Zároveň právne predpisy jasne upravujú zoznam údajov, ktoré nemožno klasifikovať. Pokiaľ ide o zatajovanie určitých skutočností, nemalo by to poškodiť spoločnosť.
V záujme ochrany obchodných informácií organizácia prijíma určité opatrenia. Kruh osôb, ktoré k nemu majú prístup, je teda obmedzený a so zamestnancami je podpísaná dohoda o neprípustnosti zverejnenia. Za zverejnenie dôverných údajov sa zverejňuje zodpovednosť. Prioritou je automatizácia systému informačnej bezpečnosti pomocou moderných počítačových technológií. Manažment však musí tento problém osobne sledovať.
