V posledných rokoch sa zaznamenal stály trend k nárastu počtu podnikov vydávajúcich firemné bankové karty. Dôvodom je skutočnosť, že sa veľmi pohodlne používajú na úhradu bežných výdavkov, či už ide o hospodárske činnosti inštitúcií. Napriek rastúcej popularite je podiel ich emisií relatívne malý, a preto ich nemožno nazvať hromadným výrobkom.
Odrody podnikových kariet
Spravidla ich používajú veľké organizácie, ktoré úzko spolupracujú so zahraničnými spoločnosťami. Inštitúcia podpisuje zmluvu s bankou, na základe ktorej sa otvára firemná karta pre jednotlivca, ktorý následne zaplatí za svoje zastúpenie a cestovné náklady. Podľa podmienok dohody má zamestnanec spoločnosti, v ktorej mene je účet otvorený, plné právo nakladať s prostriedkami, ktoré sú k dispozícii. Dnes existujú dva typy podnikových kariet:
- úver, prostredníctvom ktorého sa vyrovnania vykonávajú na úkor prostriedkov poskytnutých bankou za podmienok zmluvy o pôžičke;
- zúčtovanie - všetky výpočty sa vykonávajú na úkor periodicky doplňovaných vlastných zdrojov podniku.
Na žiadosť klienta môže mať firemná banková karta pevný hotovostný limit. Minimálny zostatok sa môže použiť iba vo výnimočných prípadoch. Táto podmienka musí byť uvedená v zmluve. Okrem toho je možné otvoriť účet podnikových kariet pre jedného alebo viacerých zamestnancov. V závislosti od veľkosti, typu činnosti a činnosti spoločnosti si banka vyberie optimálnu formu organizácie úhrady bežných výdavkov.
Aké sú funkcie podnikovej karty?
Jeho použitie v prvom rade umožňuje výrazne skrátiť čas potrebný na to, aby účtovník spracoval vydanie alebo vrátenie finančných prostriedkov zodpovedným osobám. Vyslaný zamestnanec podniku šetrí aj čas a peniaze na deklarovanie finančných prostriedkov pri colnej kontrole. Firemná karta vám umožňuje vytvoriť prísnu kontrolu nad tým, ako zodpovedná osoba utráca peniaze. S jeho pomocou sa platia cestovné zoznamy, poplatky za služby a pohostenie.
Pravidlá otvárania
Zástupca spoločnosti sa musí obrátiť na vybranú bankovú inštitúciu a podať žiadosť o firemnú kartu, na základe ktorej bude podpísaná dohoda o otvorení a následnom vedení účtu. Okrem toho musí spoločnosť poskytnúť banke zoznam zamestnancov, v mene ktorých sa budú karty otvárať. Budúci vlastníci musia napísať žiadosť, aby ich dostali. Všetky vyššie uvedené by mali byť sprevádzané balíkom dokumentov potrebných na otvorenie bežného účtu.
Účtovníctvo podnikových kariet
Základom pre účtovnú kontrolu peňažných tokov je výpis z účtu alebo údaje z elektronického denníka v systéme „Klient-Banka“.
Založenie alebo zatvorenie účtu je spoločnosť povinná oznámiť daňovému úradu do siedmich dní. Inak čelí značnej pokute. V účtovných zásadách spoločnosti sa musia uviesť limity na karte, zoznam dokumentácie pre predbežné správy, zoznam nákladov a operácií povolených zamestnancom, ako aj načasovanie a postup vykazovania.
Kľúčové výhody pre spoločnosť
Firemná karta umožňuje dosiahnuť významné zníženie časových a prevádzkových nákladov na vydanie zodpovednej hotovosti. Šetrí vedenie podniku od potreby prijímať a ukladať v bankovej inštitúcii sumy určené na úhradu výdavkov na reprezentáciu, cestovné a výdavky domácnosti. Okrem toho spoločnosť, ktorá vydala vizitku, výrazne uľahčuje prácu v oblasti účtovníctva a znižuje sa aj dokumentácia k vykazovaniu.
Spoločnosť má možnosť kontrolovať výdavky zamestnancov nielen prostredníctvom bankových výpisov, ale aj obmedzením povolených operácií. Ak zamestnanec, ktorý je na služobnej ceste, naliehavo potrebuje ďalšie finančné prostriedky, môže spoločnosť účet kedykoľvek doplniť. V záujme zabezpečenia bezpečnosti finančných prostriedkov na stratenej karte sa v dohode ustanovuje možnosť jej zablokovania telefonickým hovorom majiteľa. Pri prekročení štátnej hranice nie je potrebné deklarovať prostriedky na platobnej karte. Okrem toho počas zahraničných pracovných ciest držiteľ karty eliminuje potrebu nákupu cudzej meny. Všetky operácie vykonávané v zahraničí podliehajú automatickej konverzii.
Ako používať firemnú kartu?
Používanie takýchto kariet sa riadi pravidlami, ktoré platia pre všetkých zamestnancov konkrétnej organizácie. Ustanovenia o používaní musia obsahovať tieto položky:
- postup pri postupe v prípade straty;
- požiadavky na zabezpečenie informácií o PIN;
- orientačný zoznam dokumentácie prijatej ako dôkaz výdavkov;
- časové obdobie, počas ktorého je zamestnanec povinný pripraviť a predložiť správu o výdavkoch s priloženými dokumentmi, ktoré potvrdzujú vzniknuté výdavky.
Aby ste zamestnancom dali vedieť, čo môže slúžiť ako doklad o výdavkoch, môžete si vytvoriť špeciálne album vzoriek a pripojiť ho k nariadeniu o používaní kariet. Je žiaduce, aby pravidlá stanovili limity prípustných zúčtovaní na kartách, zoznam operácií a výdavkov, ktoré môže zamestnanec vynaložiť. Zoznam povolených operácií sa môže líšiť v závislosti od územia, v ktorom je štát registrovaný. Limity zúčtovania sa môžu líšiť v závislosti od pozície držiteľa karty. Štatút musí okrem iného špecifikovať časové obdobie, na konci ktorého musí zamestnanec vrátiť kartu, ako aj mieru zodpovednosti a postup pri náhrade za nedodržanie stanovených pravidiel.
Servisné sadzby
Každá banka nezávisle stanovuje poplatok za otvorenie a následný servis firemnej karty. Vo väčšine prípadov sa to prakticky nelíši od štandardných taríf uplatniteľných na jednotlivcov.
V procese registrácie má klient právo zvoliť si triedu kariet. Výroba okamžitých neosobných kariet zvyčajne trvá maximálne pol hodiny, kým vydanie prestížnych menoviek môže trvať niekoľko pracovných dní.
