Počas svojej činnosti sa právnické osoby často rozhodujú o záležitostiach predložených na valné zhromaždenie, na ktorom sa môžu zúčastňovať zakladatelia, akcionári, vedúci jednotiek, ako aj zástupcovia strán, ktoré sú obchodnými partnermi. V takom prípade sa úlohy, ktoré sa majú riešiť na valnom zhromaždení, vypracúvajú pomocou formulára, ktorý je uvedený v zápisnici z valného zhromaždenia. Ide o pomerne špecifický dokument, ktorý v stručnej podobe odráža priebeh celej udalosti a môže obsahovať aj stručné zhrnutie predložených informácií.
Záležitosti boli vyriešené na základe zápisnice z valného zhromaždenia
Zápisnica z valného zhromaždenia je potrebná na riešenie rôznych problémov, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou organizácie alebo podniku. Pomocou tohto dokumentu je možné vykonať zmeny v zložení zakladateľov alebo akcionárov, vydávaní akcií, reorganizácii alebo likvidácii podniku.
Vo veciach, v ktorých je potrebné kolektívne rozhodnutie, sa musí použiť protokol valného zhromaždenia. Kompilačný model je rovnaký pre všetky takéto udalosti v tej istej organizácii. Tento dokument, ktorý je odrazom hospodárskej činnosti podniku, má preto dôležitý právny význam.
Zápisnice z valného zhromaždenia, vzor jeho zostavenia a pravidlá vzťahujúce sa na jeho obsah sú stanovené rôznymi legislatívnymi aktmi Ruskej federácie. Preto je nevyhnutné prísne dodržiavať stanovené požiadavky na jej vykonanie, pretože regulačné orgány pri inšpekciách majú právo zrušiť platnosť rozhodnutí právnickej osoby na základe existujúcich porušení a nedodržania základných požiadaviek protokolu.
Právne požiadavky na registráciu
Zápisnica z valného zhromaždenia členov, ktorí sa zúčastňujú na hospodárskych činnostiach organizácie, sa musí vypracovať najneskôr do 15 dní odo dňa, keď sa koná. Dokument je vyhotovený v dvoch exemplároch a musí obsahovať špecifický súbor údajov:
- Dátum a miesto stretnutia.
- Počet hlasov, ktoré vlastnia účastníci.
- Celkový počet hlasov odovzdaných neprítomným účastníkom.
- Priezvisko a meno predsedu schôdze.
- Zloženie prezídia.
- Program rokovania.
V zápisniciach sa spravidla uvádza, v podobe abstraktov, hlavné otázky predložené na diskusiu a hlasovanie a výsledky, ktoré boli schválené.
Účel protokolu
Zápisnica z valného zhromaždenia - toto je dokument načrtnutie priebehu prijímania rozhodnutí, ktoré určujú smerovanie právnickej osoby, spoločne. Cieľom všetkých foriem a typov protokolov je zdokumentovať rozhodnutia kolegiálnych orgánov. Protokol sa vypracúva aj na obchodných rokovaniach, schôdzach komisií, rokovaniach, poradných schôdzach. Účelom protokolu je dokumentovať kolektívne rozhodnutia a dosiahnuté dohody.
Každý podnik alebo organizácia by mala používať metódy kolektívneho rozhodovania a mala by byť schopná správne vypracovať zápisnicu zo svojich stretnutí. Dôležitosť zaznamenávania kolektívne prijatých rozhodnutí je dobrou pomocou pre správne vykonávanie ich činnosti právnickou osobou.
Ak zakladateľ alebo riaditeľ spoločnosti urobí jediné rozhodnutie týkajúce sa vykonávania podnikateľských aktivít, je nevyhnutne potrebné zoskupiť poradné stretnutie, aby sa o spoločnosti urobili dôležité rozhodnutia.Posúdenie takýchto rozhodnutí a vznikajúcich problémov sa zaznamenáva v zápisnici z valného zhromaždenia.
Dôležitý postup
Proces zostavovania protokolu pozostáva z niekoľkých fáz:
- Definovanie a príprava programu.
- Vypracovanie a príprava potrebnej dokumentácie.
- Oznámenie všetkých účastníkov o mieste konania valného zhromaždenia.
- Distribúcia potrebných informácií pre účastníkov, aby sa mohli pripraviť na program schôdze, pokrývajúci niektoré jeho problémy.
Pred začatím rokovaní je potrebné zaznamenať registračné údaje účastníkov stretnutia do protokolu. Na tento účel sa zostaví zoznam všetkých účastníkov, ktorých počet musí zodpovedať počtu hlasov potrebných na právne právne rozhodnutie.
Na ďalšie zdokumentovanie informácií o prijatých rozhodnutiach a priebehu valného zhromaždenia sa používajú moderné technické prostriedky na záznam zvuku alebo videa, ktoré sa používajú na stenografiu a spracovanie všetkých uskutočnených prejavov a rozhodnutí. Súčasne s nahrávaním je tiež potrebné počas zasadnutia vypracovať návrh zápisnice. Nezabudnite uviesť zoznam dokumentov, ktoré sa zúčastnili na predložení otázok na hlasovanie alebo diskusiu. Sú to správy, projekty, referencie použité na valnom zhromaždení.
Pravidlá registrácie
Zápisnica z valného zhromaždenia vlastníkov alebo účastníkov musí byť vypracovaná odborne a musí byť v úplnom súlade s regulačnými požiadavkami právnych predpisov Ruskej federácie.
Podľa obsahu môže byť dokument podrobným aj zhrnutím schôdze. Všetky prejavy, ktoré sa uskutočnili na valnom zhromaždení poradného orgánu, sú zobrazené v plnom znení. Skrátená forma obsahuje iba informácie o prednášajúcich, téme prednesenej reči. Skrátená forma sa nazýva schéma protokolu. Formu vypracovania protokolu určuje predseda schôdze alebo počas kolektívneho rozhodnutia. Vzorová zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov je uvedená nižšie.
Tento dokument je vypracovaný v súlade so všetkými normami a požiadavkami na kancelársku prácu, aby boli podrobnosti v súlade s GOST.
Obsah protokolu. Údaje o organizácii
Zápisnica z valného zhromaždenia, ktorého vzorka sa pripravuje, musí nevyhnutne obsahovať údaje o úplnom názve organizácie, ako aj o akceptovaných skratkách týkajúcich sa právnej formy (LLC, JSC atď.). V takom prípade musí názov zodpovedať názvu uvedenému v zakladacej listine podniku a zapísanému do zjednoteného štátneho registra, ako aj úplnému dekódovaniu bez použitia skratiek.
Pokiaľ ide o protokol z valného zhromaždenia LLC, vzorka sa zostavuje podľa rovnakých pravidiel a noriem ako pre organizácie, ktoré majú inú právnu formu vlastníctva. Stanovuje umiestnenie právnickej osoby, ktoré sa odráža vo forme záznamu o adrese sídla organizácie a musí zodpovedať miestu zapísanému v zakladajúcich dokumentoch, ako aj zápisu do zjednoteného štátneho registra.
Dáta o stretnutí
V ďalšej časti je potrebné po špecifikácii právnych údajov, ktoré odrážajú skutočný názov miesta podnikania, uviesť informácie týkajúce sa času a formy stretnutia. V prvom rade je uvedený typ valného zhromaždenia, ktoré môže byť každoročné, mimoriadne, plánované atď. Protokol valného zhromaždenia účastníkov LLC podľa platnej legislatívy je stanovený s frekvenciou najmenej raz ročne.
Formuláre pre stretnutia
Forma stretnutia môže byť definovaná ako:
- Osobná prítomnosť splnomocnených zástupcov alebo spoločníkov.
- Korešpondenčný formulár zhromažďovaním predtým zaslanej dokumentácie na objasnenie stanovísk k otázkam hlasovania.
Označený je aj dátum a miesto zasadnutia poradnej rady, pričom bola uvedená skutočná adresa, na ktorej sa účastníci zhromaždili.
Hlavná časť protokolu
Je uvedená téma, otázky, na ktorých sa schôdza konala. V prípade výročných stretnutí zákon definuje niekoľko otázok, ktoré je potrebné zohľadniť. Počas zvyšku stretnutia si účastníci môžu slobodne zvoliť témy potrebné na riešenie.
Musí sa uviesť začiatočný a konečný čas registrácie osôb s právom zúčastňovať sa na diskusii a zúčastňovať sa na nej. V takom prípade organizátor alebo tajomník vykoná postup registrácie všetkých prichádzajúcich osôb zistením totožnosti prítomných a vložením týchto údajov do časti „Prítomný“ protokolu. Nezabudnite to uviesť účastníka, ako aj jeho pozíciu a počet hlasov, ktoré má. V prípade akciových spoločností sa môžu uviesť aj údaje na preukaze totožnosti alebo vydanom plnomocenstve.
V tejto časti je uvedený aj čas otvorenia a ukončenia kolegiálnej schôdze, výsledky hlasovania, ktoré sú stanovené v čase počítania hlasov.
Pri posudzovaní každého bodu programu sa uvedie toto:
- Počet hlasov, ktoré sa môžu zúčastniť na schôdzi.
- Počet odovzdaných hlasov.
- Počet odovzdaných hlasov pre rôzne možnosti hlasovania.
- Znenie prijatých rozhodnutí.
Nasleduje časť, v ktorej sú zaznamenané všetky hlavné ustanovenia vypočutých prejavov, ako aj mená osôb, ktoré hovorili o každej otázke. Informácie sú prezentované vo forme abstraktov, ktoré tvoria zhrnutie prejavov.
Záverečná časť
Po vyhotovení zápisnice z valného zhromaždenia zakladateľov, akcionárov alebo iných účastníkov sa pečatia podpisy predsedu, ako aj tajomníka zhromaždenia. Stanovuje sa aj dátum jeho prípravy, ktorý sa nemusí zhodovať s dátumom schôdze.
Osobitné protokoly a stretnutia
Ďalším zaujímavým príkladom takejto dokumentácie sú zápisnice z valného zhromaždenia vlastníkov domu alebo záhradnícke partnerstvo. Takéto stretnutia a ich zaznamenávanie sa vyznačujú skutočnosťou, že účastníci majú rovnaké práva, av prípade, že sa veľký počet ľudí nedostaví, rozhodnutia sa môžu stále prijímať na základe názorov tých, ktorí prišli a podieľali sa na riešení otázok predložených na diskusiu. Na základe tohto protokolu sú zvyšní členovia bytového fondu alebo záhradníckeho partnerstva povinní podriadiť sa prijatým rozhodnutiam bez ohľadu na to, či sa na tomto stretnutí zúčastnili alebo nie.
Pri príprave takéhoto dokumentu zvyčajne naznačuje zloženie výboru pre počítanie. Ako predseda a tajomník schôdze môžu pôsobiť tak oprávnené osoby, ako aj osoby vybrané na základe hlasovania od prítomných účastníkov. spôsob správa bytového domu alebo záhradnícke partnerstvo vyberá valné zhromaždenie vlastníkov bytových priestorov alebo pôdy. Rozhodnutia o týchto otázkach sú záväzné pre všetkých majiteľov.
Vyhotovenie zápisnice z valného zhromaždenia si vyžaduje osobitnú pozornosť a určité dokumentárne zručnosti. Nemalo by sa dovoliť zanedbávanie pravidiel stanovených na vykonanie tohto dokumentu, pretože je jediným dokumentačným odrazom zákonnosti rozhodnutí kolegiálneho stretnutia, ktoré sú dôležité, majú veľkú právnu silu a sú poskytované počas audity regulačné orgány.
