Ruské podniky môžu mať na základe legislatívnych požiadaviek povinnosť poskytovať štátnym orgánom rôzne druhy podávania správ - najmä účtovníctvo. Vypracovanie príslušných dokumentov môže vyžadovať konsolidáciu významného objemu vnútorných zdrojov. Mnoho firiem zároveň venuje pozornosť vypracovaniu správy o hospodárení. Jeho predloženie štátnym orgánom je voliteľné, ale mnoho spoločností ho tvorí a tento proces si môže vyžadovať menšie úsilie od spoločnosti. Prečo má zmysel ich uplatňovať? Aká je užitočnosť príslušného typu podávania správ?
Úloha manažérskeho výkazníctva
Čo je to manažérske výkazníctvo a aká je jeho úloha v podniku? Tento výraz sa vzťahuje na súbor interných dokumentov, ktoré obsahujú čísla, ktoré odrážajú rôzne aspekty obchodných aktivít spoločnosti.
Na rozdiel od napríklad účtovníctva je manažérske vykazovanie dobrovoľné. Nemusí sa posielať federálnej daňovej službe a iným vládnym agentúram. Jeho úlohou je poskytovať vedeniu spoločnosti alebo jej majiteľom spoľahlivé informácie o stave v organizácii.
Manažérske výkazníctvo môže dopĺňať účtovné alebo finančné výkazníctvo, pokiaľ ide o generovanie údajov, ktoré sú rozhodujúce pre optimalizáciu obchodného modelu a zvýšenie ziskovosti spoločnosti. Typ posudzovanej činnosti môže zahŕňať aj nefinančné informácie, ktoré sú dôležité pre správny výklad efektívnosti rozhodnutí manažmentu prijatých vedením spoločnosti. Typ posudzovaného vykazovania sa neoceňuje tým, že obsahuje pôsobivé čísla, ale práve naopak - za príležitosť odhaliť nedostatky v obchodnom modeli podniku, ktoré bránia úspešnému rastu.
Podávanie správ o riadení je podstatnou súčasťou plánovania. Dokumenty, ktoré ho tvoria, obsahujú údaje, ktoré majú veľký význam pre výpočet vyhliadok na vykonanie určitých rozhodnutí týkajúcich sa na úrovni riadenia. Na druhej strane, po dokončení jednej alebo druhej fázy rozvoja spoločnosti, druh posudzovaného výkazníctva nám umožní analyzovať, v ktorých bodoch by mal manažment spoločnosti konať inak a s čím je spojený.
Výhody správy o hospodárení
Čo sa zásadne líši od finančného, účtovného a manažérskeho výkazníctva? Po prvé, metodika. Prvé dva typy finančných výkazov zahŕňajú zhromažďovanie najmä štatistických informácií, ktoré odrážajú obrat kapitálu v určitých oblastiach obchodných procesov. Na druhej strane, manažérske výkazníctvo predpokladá nielen odraz štatistík, ale aj interpretáciu zodpovedajúcich čísel. Vedenie spoločnosti bude schopné nielen pozorovať určité ukazovatele, ale aj porozumieť tomu, čo znamenajú.
Z toho vyplýva, že prehľady vedenia organizácie môžu ukazovať dôvod vyššej ziskovosti pri výrobe konkrétnych druhov výrobkov alebo naopak, čo je príčinou nedostatočných výnosov a príliš vysokých nákladov pre konkrétny obchodný segment. Interpretácia údajov zaznamenaných v správe o hospodárení umožňuje vedeniu spoločnosti prijímať príslušné rozhodnutia týkajúce sa potrebných nákupov, aktualizácie dlhodobého majetku, modernizácie vybavenia atď.
Interné správy o hospodárení, za predpokladu, že sú pripravené včas, môžu včas identifikovať tie časti obchodného procesu, v ktorých nie je dostatočne vysoká efektívnosť zamestnancov spoločnosti.
Obsah správy pre správu
Čo môžu byť obsiahnuté v dokumentoch, ktoré tvoria typ posudzovaného vykazovania? Faktom je, že zdroje informácií zodpovedajúcich typov môžu byť zastúpené v rámci veľkého počtu odrôd. Niektoré dokumenty sa spravidla prispôsobujú konkrétnym manažérom. Podávanie správ sa nazýva manažérske najmä preto, že je určené osobitne pre manažérov.
štruktúra riadenia moderné organizácie spravidla prezentujú pozície generálneho riaditeľa, ako aj jeho zástupcov. Môžu to byť: zástupca pre výrobu, pre predaj alebo napríklad pre finančné záležitosti. V prvom prípade môžu interné správy o hospodárení obsahovať údaje týkajúce sa:
- náklady na výrobky alebo služby (vo vzťahu k špecifickým odrodám výrobkov);
- charakteristika nedokončenej výroby, výroba tovaru a služieb vo vzťahu k objednávkam od konkrétnych zákazníkov;
- množstvo výroby, ktorá smeruje do skladu;
- zásoby surovín, materiálov alebo komponentov, ktoré sa podieľajú na prepustení tovaru.
Ak sa má správa predkladať zástupcovi obchodného riaditeľa, jej štruktúra môže zahŕňať:
- informácie o štruktúre predaja v súvislosti s konkrétnymi druhmi tovaru a služieb u konkrétnych zákazníkov;
- údaje o dynamike prepravy výrobkov;
- informácie o zásobách na sklade;
- údaje o výške nákladov na predaj tovaru alebo na dodanie spotrebiteľovi;
- plánované ukazovatele týkajúce sa prijatia tovaru do skladu;
- informácie o pohľadávkach za predané pozície.
Ak sa má správa predkladať zástupcovi riaditeľa financií, môže obsahovať:
- informácie o plnení podnikového rozpočtu;
- informácie o nákladoch spojených s ekonomickými činnosťami;
- údaje odrážajúce náklady na tovar alebo služby;
- údaje o zisku a strate;
Vykazovanie môže obsahovať aj informácie o pohľadávkach a vlastných pohľadávkach spoločnosti za pôžičky a iné záväzky.
Frekvencia správ manažmentu
Ako často sa majú podávať správy o hospodárení? Je žiaduce, aby informácie odrážajúce uvedené oblasti činnosti podniku neboli zastarané dlhšie ako týždeň. V niektorých prípadoch môžu byť kľúčové ukazovatele definované v konkrétnom podniku, ktorý bude potrebné aktualizovať častejšie. Podobne môže manažment stanoviť sekundárne ukazovatele, ktorých príprava sa nedá stráviť veľa času, a preto sa takéto informácie môžu poskytovať oveľa menej často.
Podávanie správ akcionárom
Odborníci v oblasti podnikového manažmentu odporúčajú venovať osobitnú pozornosť príprave správ určených akcionárom spoločnosti. Aká je špecifickosť príslušných oznámení?
Hlavnou črtou je, že akcionári spoločnosti sa nemôžu priamo podieľať na riadení spoločnosti. Často sa stáva, že ich jedinou oblasťou záujmu sú údaje o čistom zisku. Podrobné manažérske rozhodnutia v správach poskytnutých akcionárom spoločnosti sú v niektorých prípadoch nevhodné. Keďže však vlastníci spoločnosti sú tí, ktorí prijímajú kľúčové rozhodnutia týkajúce sa vymenovania vrcholových manažérov, bude možné v správach zohľadniť informácie charakterizujúce efektívnosť práce generálneho riaditeľa a jeho zástupcov.
Ako by mohlo vyzerať vytváranie prehľadov?
Aké sú formy manažérskych správ? Vyššie sme poznamenali, že na rozdiel od finančných a účtovných dokumentov je zodpovedajúci druh papiera v skutočnosti neformálny. Formy výkazníctva vedenia nie sú upravené zákonom. Preto ich môže organizácia vypracovať na základe najvhodnejšej štruktúry - napríklad v závislosti od adresáta správ.
Možno bude pre zástupcu riaditeľa financií pohodlnejšie pracovať s tabuľkovými dokumentmi a vlastník spoločnosti s plánmi, ktoré jasne ukazujú, ako sa mení zisk v závislosti od rôznych faktorov. V niektorých prípadoch môžu byť príslušné formuláre výkazov veľmi podobné formám zostaveným pri zhromažďovaní finančných alebo účtovných ukazovateľov
Postup podávania správ
Ako je možné vytvárať dokumenty tohto typu? Predmetné podávanie správ zahŕňa riešenie dvoch skupín úloh.
Po prvé, je to zbierka potrebných čísel. Ich zdrojom sú pravdepodobne súbory generované účtovnými a výrobnými oddeleniami spoločnosti v rámci bežných činností. Napríklad, ak bol určitý objem tovaru odoslaný do skladu, zodpovedajúce údaje sa zvyčajne zaznamenávajú do podnikového CRM systému. Údaje o iných obchodných činnostiach vykonávaných v podniku sa podobne odrážajú.
Po druhé, ide o interpretáciu ukazovateľov zozbieraných v rôznych výrobných závodoch alebo prezentovaných v účtovných údajoch. Vyžaduje sa analýza výkazníctva vedenia. Jeho vykonávanie bude opäť závisieť od toho, kde by sa mali príslušné dokumenty presúvať. V niektorých prípadoch je navyše žiaduce menej podrobných údajov av iných podrobnejších ukazovateľoch. Rovnako je vítaná dlhá interpretácia výsledkov alebo naopak, je potrebná extrémna stručnosť.
V niektorých prípadoch preto nemusí byť interpretácia čísel vôbec potrebná - napríklad, pokiaľ ide o podávanie správ skúsenému CFO. Pravdepodobne interpretuje výsledky lepšie ako ktorýkoľvek iný manažér a bude mať dosť čistých čísel.
Algoritmus hlásenia
Zvážte, ako je možné v praxi vytvoriť zostavenie správ o hospodárení. Medzi ruskými odborníkmi je populárny algoritmus, ktorý predpokladá riešenie problému, o ktorom sa uvažuje v ďalších fázach.
V prvom rade je potrebné zistiť, aký druh informácií tvorí vyhlásenie, ktoré chce vidieť generálny riaditeľ, jeho zástupcovia a vlastníci, as akou frekvenciou. Niekto môže uprednostňovať týždenné zoznámenie sa s údajmi, pre iného bude postačovať vidieť kľúčové ukazovatele raz mesačne. Je tiež vhodné, aby budúci zostavovateľ výkazov na samom začiatku interakcie s manažmentom zistil, ktorý typ údajov bude s najväčšou pravdepodobnosťou prioritný a ktorý typ bude sekundárny.
Ďalším krokom je komunikácia s účtovníkom, aby sa určil algoritmus, v ktorom osoba zapojená do riešenia daného problému požiada o potrebné čísla. Kompilátor reportovania môže tiež komunikovať s ostatnými zamestnancami spoločnosti v tých oblastiach, kde sa generujú ukazovatele relevantné pre požadované dokumenty. Spoločnosť by mala vytvoriť systém podávania správ o riadení, na ktorom sa zúčastnia všetci kompetentní zamestnanci.
Ďalším krokom je vytvorenie foriem dokumentov, v ktorých budú na jednej strane zaznamenané čísla a na druhej strane interpretované. Osoba zodpovedná za podávanie správ môže zároveň čeliť potrebe vytvorenia rôznych foriem dokumentov prispôsobených konkrétnemu adresátovi - generálnemu riaditeľovi, jeho zástupcom a vlastníkom.
Ďalšie kroky sa budú týkať praktického podávania správ.Ak je podnik malý, potom sa osoba, ktorá sa podieľa na riešení daného problému, môže v zásade pokúsiť zhromaždiť potrebné čísla sama. Je však pravdepodobné, že bude potrebovať pomoc kolegov. V tomto prípade praktickým fázam spojeným so zberom informácií môžu predchádzať niektoré stretnutia, na ktorých bude osoba informovať ostatných zamestnancov o tom, aké sú základy manažérskeho podávania správ, na aký účel sa generujú príslušné dokumenty a prečo je pre spoločnosť dôležitá. Riešenie tohto problému môže uľahčiť riadenie spoločnosti prostredníctvom zverejnenia miestnych právnych aktov vyžadujúcich od jednotlivých zamestnancov, aby podporovali prácu osoby zodpovednej za podávanie správ.
Odrody vykazovania
Po zvážení hlavných princípov manažérskeho výkazníctva môžeme študovať jednotlivé odrody zodpovedajúcich modelov zobrazovania čísel, ktoré odrážajú činnosti podniku.
Prvým typom príslušného vykazovania je saldo hospodárenia. Aké sú jeho vlastnosti?
Manažérska súvaha je v zásade podobná účtovnej súvahe. Jeho zásadný rozdiel spočíva vo funkčnom účele. Účelom bilancie riadenia nie je len odzrkadlenie údajov, ale aj ich interpretácia z hľadiska efektívnosti obchodného modelu organizácie, stavu vecí týkajúcich sa aktív organizácie, záväzkov spoločnosti voči partnerom a naopak.
Číselné údaje, ktoré zahŕňajú účtovníctvo, riadiace a finančné výkazy, sa v zásade môžu uvádzať v rovnakých formách. Interpretácia príslušných ukazovateľov však môže predurčiť vytvorenie dokumentov v úplne originálnej štruktúre. Záleží na tom, kto sú používatelia správ o vykazovaní - o tom sme hovorili vyššie.
Zostatok, ktorý zvažujeme, zahŕňa zahrnutie informácií, ktoré by mohli byť zaujímavé pre riaditeľa a každého zástupcu, ako aj vlastníka spoločnosti. V tomto zmysle to môže byť celkom univerzálny dokument.
Aké ďalšie typy správ o hospodárení existujú? Medzi nimi - výkaz ziskov a strát. Okrem toho sa tradične prijíma odkaz na zdroje účtovníctva. Výkaz ziskov a strát - dokument, ktorý musia podniky predložiť vo forme úradného hlásenia regulačným orgánom. Môže sa však dobre použiť aj ako zdroj pri tvorbe správ o hospodárení. Je to predovšetkým kvôli veľmi výhodnej štruktúre tohto dokumentu.
Výkaz ziskov a strát organizácie zaznamenáva finančné výsledky činností spoločnosti za konkrétne časové obdobie. Odráža údaje týkajúce sa výnosov, nákladov a finančných výsledkov s kumulatívnym súčtom. Štruktúra dokumentu, o ktorom sa uvažuje, odráža: zdroje príjmov, nákladové položky, ziskovosť spoločnosti. Ako sme však už uviedli, manažérske účtovníctvo a podávanie správ nezahŕňa toľko riešenia problémov týkajúcich sa zberu čísel, ako je interpretácia rôznych ukazovateľov. Z tohto dôvodu bude pravdepodobne potrebné, aby sa k príslušnému dokumentu priložili ďalšie zdroje, ktoré zaznamenajú potrebné vysvetlenia týkajúce sa číselných údajov odrážajúcich príjmy, výdavky a zisky spoločnosti.
Ďalším dôležitým dokumentom je výkaz o peňažných tokoch. Tento zdroj odráža finančné príjmy spoločnosti v korelácii so zdrojmi, ako aj platby spoločnosti vo vzťahu ku kľúčovým oblastiam výdavkov - tiež vo vzťahu k určitému obdobiu. Výkaz o peňažných tokoch môže ukázať, ako sa v spoločnosti deje, pokiaľ ide o súčasné výsledky vo výrobe, v oblasti likvidity. Tento dokument vám umožňuje vyhodnotiť dôveryhodnosť spoločnosti. Dotknutý zdroj môže byť užitočný pre riadenie spoločnosti aj pre jej vlastníkov.
Uvažovali sme o hlavných typoch správ o hospodárení - výkaz ziskov a strát, súvahu, ako aj dokument zaznamenávajúci údaje o peňažných tokoch, ktoré je samozrejme možné doplniť o ďalšie zdroje. Môžu byť podobné tým, ktoré sme študovali, a môžu byť založené na zásadne odlišných prístupoch k zostavovaniu.
Výzvy na podávanie správ
Študovali sme teda, čo je to manažérske výkazníctvo, ako sa líši od účtovníctva alebo finančného, oboznámili sme sa s postupom jeho tvorby. Bude tiež užitočné zvážiť možné ťažkosti, ktoré sprevádzajú jeho zostavenie.
Podľa odborníkov v oblasti podnikového riadenia je najdôležitejšou problémovou charakteristikou príslušného procesu vykazovania nedostatok lojality k relevantnému dokumentu zo strany zamestnancov spoločnosti av niektorých prípadoch aj vrcholoví manažéri a vlastníci. Zamestnanci spoločnosti - účtovníci, zamestnanci výrobných závodov - nie vždy vnímajú výkazníctvo manažmentu ako dokument, ktorému by sa mal poskytnúť čas, počas ktorého má zmysel minúť energiu. Podniky, ako viete, už sú povinné predkladať štátnym orgánom úradné dokumenty, ktorých vypracovanie nie je ľahká úloha.
Podobnú pozíciu, keď sa správy o riadení nepovažujú za niečo, čo by stálo za pozornosť, môžu zastávať aj vrcholoví manažéri a vlastníci, ako sme už uviedli. Mnohí vedúci predstavitelia podľa odborníkov označujú predmetné dokumenty ako rôzne metódy zavádzania riadenia, najmä ak potrebujete odvrátiť pozornosť od najvýraznejších ukazovateľov výroby.
Ako vyriešiť podobný problém? Analytici odporúčajú začať s úrovňou vodcovstva. Pre vedúcich záujmových skupín bude predovšetkým odôvodnené pri príprave správ o hospodárení, aby zase tvorili potrebné miestne právne akty, podľa ktorých ostatní zamestnanci budú musieť pomáhať pri tvorbe príslušných dokumentov.
Ďalším problémom charakterizujúcim riešenie daného problému je potreba neustále rozvíjať nové prístupy k interpretácii čísiel obsiahnutých vo vykazovaní. Môže to byť spôsobené predovšetkým zmenami vo výrobnej štruktúre podniku. Ako vieme, v prípade účtovného a finančného výkazníctva sa interpretácia čísel nevyžaduje. Preto je možné používať štandardizované formuláre, v ktorých sa zaznamenávajú príslušné ukazovatele.
Manažérske správy organizácie zase riešia niekoľko ďalších problémov. Potrebuje ho predovšetkým samotná spoločnosť, a nie vládne orgány, ako je to v prípade účtovných a finančných ukazovateľov. Ak interpretácia čísel obsiahnutých v správach pre manažment za danú štruktúru výroby v určitom období zohrala pozitívnu úlohu, nie je zaručené, že bude rovnako užitočná za predpokladu, že sa zmení charakteristika určitých obchodných procesov. Je pravdepodobné, že zostavovateľ reportovacích dokumentov bude musieť zlepšiť interpretačné prístupy, keď sa spoločnosť zmení v oblasti výrobných činností. To si môže vyžadovať veľa času - jeho osobných aj kolegov, na ktorých sa môže obrátiť o radu, názor alebo nejaké pomocné ukazovatele odrážajúce výsledky spoločnosti, aby pochopil, ako zlepšiť prístup k interpretácii čísel.
Tento problém možno opäť vyriešiť pravidelnou komunikáciou s kolegami vo forme stretnutí, ktorých predmetom je posudzovanie súčasných ukazovateľov výroby, ako aj vypracovanie opatrení na ich zlepšenie, a to aj zavedením nových metód vykazovania, napríklad riadenia.V kontexte pozitívnych prístupov k optimalizácii výrobných ukazovateľov je pravdepodobnejšie, že ich zamestnanci spoločnosti vnímajú pozitívne.
