Kommersiell information: distributionsmetoder och funktioner

Kommersiell information är en kombination av information och data om företagets aktiviteter, dess organisationsstruktur, yttre och interna relationer, produktionsteknologi och produktsortimentet samt andra frågor relaterade till dess verksamhet.

Vad gäller kommersiell information

Utan systematisk och regelbunden tillhandahållande av alla typer av data kommer organisationen att bli omöjlig. Följande information kallas kommersiell information:

• uppgifter om företagets yttre miljö (marknad, lagstiftningsstandarder samt konkurrenter).
• intern information (om produktionsverksamhet, reserver samt flaskhalsar);
• information om konsumenter av organisationens produkter och tjänster (deras ekonomiska kapacitet, samt ålder, nationell, geografisk sammansättning osv.);
• information om konkurrenter, nämligen utbudet av produkter, försäljningsmetoder och prissättningspolicy;
• information om varor och tjänster som säljs på marknaden (kvalitativ, kvantitativ sammansättning samt kostnad);
• marknadsprisdata;
• information om försäljnings- och distributionskanaler för produkter samt mekanismer för att föra dem till slutleverantören;
• reklammaterial, samt information om deras effektivitet.

Huvudkomponenter

Följande komponenter i kommersiell information kan särskiljas:

• företag (avser att arbeta med motparter);
• vetenskapliga och tekniska (beskriver innovationer och produktionsteknologi);
• produktion (planerade och faktiska produktionsindikatorer);
• ledning (organisation av företagsledning);
• marknadsföring (marknadsinformation);
• finansiella (kassaflöden).

Distribution av kommersiell information

Information i kommersiell verksamhet kan spridas på två huvudsakliga sätt:

• genom tidskrifter - i form av specialiserade tidskrifter och kataloger (det är värt att notera att de måste uppdateras ständigt när situationen i företaget förändras);
• genom att skapa elektroniska databaser, som kan innehålla både omfattande information för varje företag, och detaljering av enskilda områden i deras kommersiella aktiviteter.

Det är viktigt att förstå att kommersiell information inkluderar både offentligt tillgängliga och privata uppgifter. Den första inkluderar kontaktinformation om organisationen, namnen på dess ledare, produktionsområden och andra aktiviteter, samt information om vissa tillgångar. När det gäller sekretessbelagda data bestäms de av företagets organisationsform (detta kan vara information om lån, partnerskapsavtal, produktionsteknologi osv.) Och kan inte spridas.

Typer av kommersiell information

Information från en kommersiell organisation är indelad i flera sorter:

• öppen offentlig information (detta kan omfatta registrering och kontaktinformation för organisationen, dess verksamhet, samt sortimentet av produkter eller listan över tjänster som tillhandahålls och andra punkter som företagsledningen inte anser att det är nödvändigt att dölja);
• information avsedd för tillsynsmyndigheter (vi talar om olika rapporteringsformer);
• endast direkt ledning av företaget och en begränsad krets av anställda har tillgång till sekretessbelagd information (detta avser produktionsteknologi och material som används, kontraktsrelationer och annan information som är en handelshemlighet).

Kommersiell information

Kommersiell information bör vara tillförlitlig och relevant för att säkerställa en smidig drift av företaget, och i synnerhet - dess ledningslänk. Det låter dig korrekt bedöma den aktuella situationen och vidta lämpliga åtgärder.Under moderna förhållanden är kommersiell information av särskilt värde eftersom den kännetecknas av ett antal fördelar:

• gör det möjligt att ständigt analysera den ekonomiska situationen och produktionssituationen;
• används vid utarbetandet av planer, prognoser samt på kontrollstadiet; snabbt mottagande av tillförlitlig information ger organisationen ett antal konkurrensfördelar;
• låter dig ta reda på attityden till företaget från både kunder och partners och konkurrenter;
• ständig övervakning av situationen i den interna och externa miljön;
• en tillräcklig mängd information om företaget i det offentliga området förbättrar dess image och ökar förtroendet.
• låter dig göra anpassningar av organisationens strategiska mål i tid; minskar risken för förlust.

Källor till kommersiell information

Kommersiell information kan erhållas från följande källor:

• marknadsföringsundersökning (kan utföras oberoende, och du kan också använda informationen från partners och entreprenörer);
• företagets interna dokumentation (olika typer av rapportering, såväl som aktuella dokument som utfärdas för att bekräfta produktionsverksamheten);
• externa källor (statistisk information om specialtjänster, organisationer och byråer, som publiceras i tidskrifter och är i det offentliga området).

Klassificering av kommersiell information

Det är värt att notera att kommersiell information är ganska heterogen. I detta avseende utvecklades följande klassificering:

• Baserat på tid:
  • retrospektiv (låter dig bedöma situationen som rådde under tidigare perioder för att anpassa framtida planer);
  • aktuell (ger en uppfattning om de aktuella resultaten av aktiviteter);
  • prognos (bestämmer organisationens uppskattade tillstånd i framtida perioder).
• Beträffande stadiet att fatta ledningsbeslut:
  • ange (beskriver den aktuella situationen i företaget som helhet såväl som i dess enskilda enheter);
  • förklarande (nödvändigt för att förstå de faktorer som ledde till en viss situation);
  • planerad (ger en uppfattning om företagets framtida tillstånd);
  • kontroll (gör att du kan bedöma överensstämmelse med nuvarande indikatorer med deklarerade).
• Inom räckvidd:
  • allmänt (innehåller uppgifter om företaget som helhet);
  • lokalt (beskriver status för enskilda strukturer och enheter i organisationen).
• I enlighet med syftet:
  • planerad (används för att bestämma framtida indikatorer);
  • bokföring (inspelad i dokument för att fixa det aktuella läget);
  • regleringsreferens (används för att anpassa produktionsprocesserna till reglerna);
  • statistisk (låter dig spåra dynamiken i indikatorer under de senaste perioderna);
  • marknadsföring (beskriver situationen på marknaden).
• Efter mottagningsfrekvens:
  • diskret (anländer med en viss periodicitet);
  • episodisk (fungerar samtidigt, om det behövs);
  • kontinuerlig (används för att övervaka den aktuella situationen).

Kommersiell information och affärshemligheter

Det finns en separat kategori av data som inte kan spridas, men endast kan användas av en begränsad krets av anställda. Detta är en kategori som konfidentiell kommersiell information. Detta är dokumenterad information, vars tillgång begränsas inte bara av företagets interna stadga utan också av lagstiftningsstandarder.

Det är värt att notera att sådana begrepp som kommersiell information och handelshemlighet inte kan likställas. Det senare skyddas av lagstiftningsregler. Vi kan säga att statlig lagstiftning ger en företagare rätten att klassificera ett antal information om hans organisations aktiviteter.Detta beror på att publicering av vissa uppgifter kan orsaka allvarlig materiell skada. Således kan vi säga att en handelshemlighet har ett visst värde och fördel för företagaren så länge det inte är känt för tredje part. Men deras dolda bör inte skada samhället.

Handelshemlig information

Följande kategorier av uppgifter kan klassificeras som affärshemligheter:

• vetenskaplig och teknisk information (produktionsteknik, design av utrustning, uppfinningar, patent, mjukvaruprodukter, metoder för att organisera arbete i företaget; tekniska planer);
• teknisk information (designritningar, kemiska formler, planer för produktion och produktion);
• finansiell information (prissättningsalgoritm, vinst erhållen från produktförsäljning, bankverksamhet och finansiella flöden);
• affärsinformation (villkor för kontrakt och kontrakt, organisatoriska frågor, information om entreprenörer, kommersiell korrespondens).

Det som inte kan vara en handelshemlighet

Följande affärsinformation kan inte klassificeras som konfidentiell:

• dokument relaterade till beståndsdelar samt registrerings- och tillståndscertifikat;
• finansiella rapporter som lämnas till skattemyndigheterna och andra tillsynsmyndigheter samt uppgifter som visar solvens;
• information om personalens antal, struktur och sammansättning samt ersättningsnivån och efterlevnaden av dess säkerhetsstandarder;
• uppgifter om försäljning av potentiellt farliga produkter till människor samt dokument som bekräftar överensstämmelse med antitrustlagar;
• data om tjänstemän är involverade i entreprenörsverksamhet.

Skydd av kommersiell information

För att förhindra spridning av konfidentiella uppgifter använder företag vissa medel. Följande skydd kan ges till kommersiell information:

• utveckling av specifika instruktioner som förklarar för anställda funktioner och regler för att arbeta med data;
• utnämning av personer som är ansvariga för att bevara affärshemligheter;
• inrättande av ett kontrollsystem i enlighet med vilket arbetstagare får tillträde till vissa uppgifter.
• ett obligatoriskt ögonblick är att underteckna dokument om icke-avslöjande av affärshemligheter med varje anställd;
• införande av ett system med ytterligare incitament för anställda som hanterar sekretessbelagda uppgifter;
• automatisering av informationssäkerhetssystem;
• kontinuerlig kontroll av ledningen.

Skrupelfria metoder för att få kommersiell information

Uppsättningen av data om företagets interna och externa miljö är kommersiell information. Ett antal företag kan försöka få det på oärliga sätt:

• spridning av data av anställda själva (medvetet eller oavsiktligt);
• utpressning av ledning eller anställda med tillgång till relevant information;
• provocerande eller ledande frågor under konferenser eller presentationer;
• identitetsstöld;
• hemlig övervakning (oberoende med hjälp av anställda eller genom specialutrustning);
• rekrytera anställda från ett konkurrerande företag;
• bestickning av anställda;
• wiretappa eller fånga meddelanden.

rön

Användningen av kommersiell information avgör till stor del företagets effektiva funktion. Detta är en komplett uppsättning information om företagets aktiviteter, som används av chefen för att fatta ledningsbeslut, såväl som externa användare för att bekanta sig med organisationen.

Det är värt att notera att kommersiell information kan vara både öppen (tillgänglig för alla, utan undantag) och stängd (som endast kan användas av en viss personkrets).Samtidigt reglerar lagstiftningen tydligt listan med data som inte kan klassificeras. När det gäller att dölja vissa fakta, bör det inte skada samhället.

För att skydda kommersiell information vidtar organisationen vissa åtgärder. Så kretsen av personer som har tillgång till den är begränsad, och ett avtal undertecknas med anställda om avvisning av avslöjande. Ansvaret offentliggörs för avslöjande av konfidentiella uppgifter. Automatisering av informationssäkerhetssystemet med modern datorteknik är en prioritet. Ledningen måste dock också personligen övervaka denna fråga.