I nästan alla organisationer, oavsett juridisk form och antal anställda (även om vi talar om enskilda företagare), samlas ett stort antal olika affärsdokument, brev, skatterapporter och annan information på elektroniska medier under processen. Nästan alla företag som har varit verksamma mer eller mindre länge, förr eller senare möter behovet av att systematisera sina arkiv.
Vissa av dokumenten måste bevaras, och andra, tvärtom, det är dags att förstöra. Men vad är lagringsperioderna för bokföringsdokument, varefter de kan tas om hand? Faktum är att våra lagstiftningsramar sällan är nedladdande för brott mot sådana villkor, och därför är det nödvändigt att känna till dem.
Det är avslöjandet av denna fråga som denna artikel ägnas åt.
Hur man är
Det bör noteras att många dokument förmodas lagras i minst 75 år, och vissa kategorier av rapportering rekommenderas generellt starkt att inte beröras under hela företagets arbete. Hur ska jag vara? När allt kommer omkring skulle jag vilja följa lagen i sin helhet, men samtidigt inte komplicera livet för de anställda som är ansvariga för att hålla arkivregister!
Innan vi besvarar denna fråga kommer vi att bekanta oss med de viktigaste lagstiftningsdokumenten, som förankrar de grundläggande kraven som beaktar hållbarheten för bokföringsdokument för alla företag, oavsett deras juridiska form, storlek och verksamhetsriktning.
Normativ reglering av lagring av dokument
Låt oss titta på de viktigaste lagstiftningsdokumenten som styr arkivering i organisationer.
För det första den federala lagen från november 2004 nr 125-FZ. Detta är ett allmänt dokument, det reglerar arkiveringen i vårt land till fullo. Så hans bestämmelser talar om organiseringen av processen för bevarande av alla produktions- och redovisningsdokument, om metoderna för förvärv och användning av arkiv. Dessutom föreskriver det lagstiftande processerna för interaktion mellan arkivinstitutioner och de medborgare som vill använda den information som lagras där.
Naturligtvis spelar ”Grundregler för arkivorganisationernas arbete” en enorm roll. De godkändes officiellt och rekommenderades för användning av det federala arkivets beslut, som antogs den 02/06/2002. Starta organisationen av arkivavdelningen i organisationen, rekommenderar vi starkt att du först bekanta dig med detta dokument, eftersom det visar de viktigaste och grundläggande punkterna i denna typ av aktivitet.
Andra dokument
För normal bevarande av viktiga artiklar är det också nödvändigt att känna till listan över standardarkivdokument som genereras under ett företags arbetsaktiviteter. Det är där som perioderna för lagring av bokföringsdokument anges, och detta dokument godkändes av en separat order från Ryska federationsministeriet redan 2010. Dokumentnumret är N 558. Från dess namn blir det uppenbart att det innehåller en lista över de viktigaste värdepapper som bildas som ett resultat av företagets verksamhet eller annan verksamhet.
Sovjetunionen arv
Dokumentförordningen, publicerad av USSR: s finansdepartement den 29 juli 1983, nr 105, är fortfarande relevant. Inom ramen för denna bestämmelse fastställs både de ursprungliga villkoren för lagring av dokument och förfarandet för skapande, godkännande och användning.
Från skattekoden
Dessutom kan du hitta relevant information i artikel 23 i motsvarande dokument. Så i den åttonde artikeln finns det en klausul som separat tar hänsyn till de perioder för lagring av bokföringsdokument som kan användas för att upplufna och innehålla skatter. Dessa inkluderar värdepapper som bekräftar direkt mottagande av inkomst, utgifter samt skatter som redan betalats till förmån för staten.
Slutligen finns sådan information tillgänglig i Federal Law 29 (No. 402-ФЗ daterad 6 december 2011) “On Accounting”. I den kan du hitta lagringsperioder för bokföringsdokument i organisationer för kommersiella företag.
Vad ska lagras och hur länge?
Det är inte förvånande att lagring av typiska redovisningspapper som bildas i processen för någon organisations verksamhet (allt detta finns i nämnda lista) är särskilt viktigt. Typiska papper lagras: 1 år, 5 år, 75 år. Vissa dokument (information om att få pengar i särskilt stora belopp) måste lagras permanent.
Lagringsgrupper
Professionella revisorer säger att alla dokument som återspeglar redovisningsregister kan delas in i fyra huvudgrupper. Här är en lista över lagringsperioder för bokföringsdokument:
- Papper som bör förvaras permanent. Dessa inkluderar alla årsredovisningar samt alla bevis som erhållits vid registreringen hos skattemyndigheterna.
- Långvarig lagringsgrupp (över 10 år). Detta är meddelanden, dokument undertecknade av anställda på samtycke till behandling av personuppgifter. Uppgifterna om själva ämnet, som gav ett sådant samtycke, bör vara tillgängliga i 75 år.
- Tillfällig typ. Det antas att papper från denna grupp ska lagras i upp till tio år inklusive. Dessa inkluderar fakturor samt garantibrev.
- Den fjärde sorten innehåller alla ovanstående dokument, som har löpt ut, och därför måste kasseras.
Viktiga nyanser
Viktigt! Du måste veta att det är strängt förbjudet att minska hållbarheten, men det är tillåtet att öka denna tid. Men detta gäller endast de organisationer som bedriver mycket specifika aktiviteter.
Så hållbarheten för redovisningsdokument i LLC, som bedriver finansiella lån till befolkningen, börjar från 75 år. I praktiken noterar inspektionsorganisationer att sådana dokument borde finnas tillgängliga hela tiden, eftersom vid eventuella anspråk (från arvtagarens sida), kan de behöva tas upp även efter denna period.
Därför är organisationen av nomenklaturen som kommer att användas vid ett visst företag för organisation av arkivverksamhet av särskild vikt. Nu kommer vi att överväga de grundläggande kraven som inspektionsorganisationer ställer för specifika organisationer, beroende på deras juridiska äganderätt.
I allmänhet skiljer de sig inte i variation, men det finns också några nyanser. Som regel är de relaterade till det inkomstbelopp som företaget får.
Ltd.
Tänk först på LLC. Eftersom sådana företags omsättning är ganska betydande är deras krav strängare. För det första måste all redovisning och skatterapportering hållas i minst 75 år. Dessutom kan hållbarheten för bokföringsdokument i LLC förlängas på obestämd tid i de fall som vi redan har behandlat ovan.
Dokumentationen för bosättningar med personal bör förvaras under arbetet för en viss person i organisationen och i minst 10 år från dagen för hans avgång. Om arbetstagaren går i pension från detta företag måste dokumenten förvaras permanent, eftersom de kommer att behöva tas upp först vid anspråk på avgifternas storlek.
Fakturor, andra dokument som bevisar avräkningar med leverantörer och kunder tillhör den tredje gruppen och måste därför lagras upp till tio år inklusive. Som vi redan sa bör de allmänna finansiella rapporterna förvaras permanent.
Enskilda företagare
Kraven för denna kategori av företag är mycket mindre stränga, eftersom antalet dokument som skapas där är mycket mindre. Så vad är hållbarheten för IP-redovisningsdokument? Låt oss titta på den här frågan mer detaljerat. För det första alla registreringsbevis, årlig rapportering till skattemyndigheterna. Denna information bör lagras permanent under ett visst företags livslängd.
Men om en företagare inte har anställda, och han håller register enligt ett förenklat schema, slutar alla krav där. Naturligtvis är hållbarheten för IP-redovisningsdokument i detta fall samma 75 år, eftersom endast årsrapporter är bland dem.
UAB
Eftersom sådana företags verksamhet innebär att man får en betydande inkomst, liksom avveckling med aktieägarna, är kraven för dokument lagrade i detta fall de strängaste. I de flesta fall är lagringstiden för bokföringsdokument i ett företag i allmänhet minst 75 år. Det finns dock undantag.
Naturligtvis bör all information om det auktoriserade kapitalet, volymen på insättningar, storleken på grundarna av charterandelen lagras fortlöpande. Listan över dokument som också måste arkiveras under en period av 75 år eller mer innehåller bokföringsdokument som kan användas av skatteorganisationer: information om avkastning på tillgångar, uttalanden om avräkning med aktieägare, samt elektroniska medier där inkomstuppgifter finns tillgängliga till räkenskaperna för organisationen av fonder i särskilt stora belopp.
Information om bosättningar med personal lagras också i 75 år. Andra dokument (fakturor, garantibrev) har en lagringsperiod på upp till 10 år inklusive.
Budgetorganisationer
Och vilka perioder för lagring av bokföringsdokument i budgetinstitution? Som regel finns det inga speciella krav för detta. Det antas att under 75 år endast information om årsredovisningar och värdepapper avsedda för skattemyndigheter bör förvaras. Alla andra dokument lagras upp till tio år inklusive.
Viktiga funktioner
Om du bekantar dig med listan över alla lagar och förordningar som finns tillgängliga ovan, kan du bli förvånad: standardförvaringstiden för bokföringsdokument överstiger inte fem år (Federal Law No. 402)! Samtidigt skriver vi i vår artikel cirka 10 år och uppåt. Hur kan detta vara? Tyvärr finns det i detta fall en dålig utarbetande av regelverket när lagens krav strider mot verkligheten. Låt oss illustrera med ett exempel.
Om du till och med är en enkel enhandlare kan du enkelt stöta på en situation där skatteinspektionen kräver inlämnande av dokument som redan har löpt ut (i enlighet med lagkraven). När det gäller CJSC och LLC, vars årliga omsättning kan överstiga tiotals eller till och med hundratals miljoner rubel, kan frånvaron av ens några obetydliga värdepapper orsaka stora problem.
Till exempel krävs ofta papper som bekräftar lagligheten i fordran. Det är ingen hemlighet att den i praktiken kan uppskattas till nästan tio år. Enligt lagen kan två uppsättningar av bokföringsdokument redan förstöras samtidigt. Om företaget verkligen avyttrade dem kan det medföra stora kostnader. Hur? Mycket enkelt.
Om företaget inte kan tillhandahålla de begärda värdepapperna måste du beräkna skatten på vinsten (även om den kanske inte finns alls), samt betala tunga böter.Enkelt uttryckt, när man bestämmer lagringsperioder, bör man inte så mycket vägledas av lagkraven (paradoxalt som det kan), utan av den verkliga betydelsen av ett dokument för ett visst företag.
Naturligtvis borde lagringstiden för primära redovisningsdokument i alla fall vara så lång som möjligt, men till och med många fakturor under vissa villkor måste lagras i arkivet i mer än 15 år. Om företaget har några gäldenärer, eller om det självt är skyldigt någon, måste sådana papper förvaras permanent, oavsett kraven i den federala lagen och resolutioner.
Hur avgör vikten av bokföringsdokument för organisationen?
Hur förstår jag vilka papper som ska märkas ”före behov” när de lagras och vad ska göras med dem i framtiden? I detta fall rekommenderar professionella advokater en separat granskning av värdet på de lagrade dokumenten.
Det viktigaste kravet att ledamöterna i kommissionen ska vägledas är inte bara värdet på själva informationen i lagrade papper, utan också den skada som organisationen kan drabbas av om de går förlorade.
Därför krävs det att öka hållbarheten för följande finansiella och redovisningsdokument: alla kontrakt och uppskattningar för de verk som till och med teoretiskt kan öka värdet på både företaget självt och dess enskilda komponenter; alla papper och elektroniska medier relaterade till konkurrenskraftiga upphandlingar; alla dokument som kan krävas på ett eller annat sätt i fall av rättegång (till och med teoretiskt möjligt).
Anteckningar för enskilda företagare
Eftersom det finns många krav, och deras tolkning i olika lagstiftningsakter och domstolsbeslut är påfallande mångfaldig blir processen för lagring av papper särskilt svår för företagare, eftersom en enskild företagare ofta inte har någon rättslig bakgrund eller specialister anlitade för att lösa sådana frågor. I det här fallet är det nödvändigt att kontakta advokatbyråer i händelse av tvister, om de är baserade på bokföringsdokument, vars villkor och förfaranden inte tydligt anges i lagstiftningen.
Observera: Ju mer kompetent och fullständigt etablerad arkiveringsprocess desto mindre problem kommer du att möta i framtiden.
Krav för organisering av arkivering i företaget
Så vi granskade grundläggande information om tidpunkten. Men hur organiserar jag lagring av dokument i organisationen? Vilka metoder finns tillgängliga?
För det första kan du skapa ditt eget arkiv. När det gäller enskilda företagare och små företag blir företagsledaren eller en specialanställd anställd ofta arkivisten. Arkivet i sig blir antingen ett dedikerat rum eller till och med ett stort kassaskåp.
Men under de senaste åren har det blivit mycket mer populärt att vända sig till specialföretag som är specialiserade på att skapa och lagra arkiv. De kan hjälpa både att organisera befintliga lagringsanläggningar och skapa nya från grunden. När det gäller företag för vilka det är särskilt viktigt att hålla särskilt värdefulla dokument i fullständig säkerhet kan dessa företag organisera sin lagring i speciellt skyddade och specialskyddade lådor.
Fördelen med den första metoden är din fullständiga kontroll över dina dokument, och billigheten med denna metod är uppenbar. Nackdelarna är arkivets sårbarhet (inte alla har möjlighet att utrusta ett eldfast rum). Dessutom har inte alla rätt juridisk utbildning för korrekt organisering av lagring.
Fördelarna med den andra metoden inkluderar den ideala organisationen av lagring, samt byråns fullständiga lagliga beredskap. Den negativa sidan är långt ifrån fullständig kontroll över företagsledningens arkiv.
Så vi granskade hållbarheten för redovisningsdokument som föreskrivs i lagstiftningsstandarder, såväl som de krav som gäller för de viktigaste juridiska affärsformerna i detta fall.
