Många pratar i telefon. Affärsmän pratar. Andelen telefonsamtal per dag är ibland betydligt större än öga till öga. Observera telefonetiketten! Detta är en mycket viktig regel. Du är en välskickad person, eller hur? Där går du.
Plocka upp telefonen. De ringer dig!
När telefonen ringer tar vi automatiskt upp telefonen och svarar på det vanliga "Hej!".
Räcker det för att starta en konversation?
Låt oss se vad telefonetiketten säger.
Först och främst drar vi en skillnad mellan affärs- och personliga kontakter.
Det ögonblick som förenar alla samtal är artighet, återhållsamhet och innehav av en röst.
Din samtalspartner kan inte se vad du gör på andra sidan av handenheten. Men den minsta intonationen ger irritation, fientlighet, sorg och andra känslor.
"Hej" på ett affärsmässigt sätt
De ringer dig på din arbetstelefon. Ta inte handenheten efter det första pipet. Detta kan skapa intrycket av den som ringer dig att du helt enkelt inte har andra saker att göra än att svara på telefonen. Detta är inte bara ditt rykte. En konversation lämnar ett intryck av hela organisationens trovärdighet. Svara genom att vänta på att två eller tre ringar hörs. Men i inget fall mer. Reglerna för telefonetikett tillåter inte på detta sätt att visa respekt för personen.
Omedelbart starta en konversation med företagsnamnet rekommenderas inte. Att hälsa den som ringer är den bästa neutrala frasen "God dag!" Denna tid på dagen anses vara den viktigaste arbetsdagen. I andra fall kan du använda överklagandet "Hej!"
En förutsättning för en affärskonversation är att gå med i hälsningen på det så kallade röstkortet. Detta kan vara organisationens namn eller dina personuppgifter - position, namn och efternamn.
Helst skulle hälsningssystemet se ut så här: ”God eftermiddag! Företaget "Sun"! "Eller" God dag! Företaget "The Sun". Chef Olga Sergeeva. ”
Ett välordnat svar på samtalet kommer att inleda en framgångsrik trevlig konversation. Det kommer att skapa ett gott intryck av organisationen, betona dess status och ge soliditet. Det är alltid ett nöje att ta itu med utbildade människor. Därför kommer intrycket att kunna spela en viktig roll i det framtida samarbetet.
Personligt "Hej!"
Om du tror att du kan starta en konversation med en vän eller vän som du vill, så tar du fel. Det är bättre att starta alla inkommande samtal till din personliga telefon med önskemål om en dyr dag och din egen presentation.
På det här sättet skyddar du dig från att slösa tid på att förklara om den som ringer felaktigt ringde ditt nummer. När du kallas till en personlig fråga under öppettiderna, kommer en liten officiell presentation att sätta tonen för det allmänna konversationen, det vill säga du kommer att göra det klart för personen att det inte finns något sätt att föra tomma samtal just nu. Och detta är bara en manifestation av god manering och artighet, som tolkas av reglerna för ett telefonsamtal.
När du ringer
Det verkar enklare, ringde numret och lade upp essensen i konversationen. Men många har redan sett av erfarenhet att när du sätter början på konversationen så kommer det att utvecklas. Huruvida ett affärssamtal kommer att vara början på ett framgångsrikt samarbete beror på de första ögonblicken i konversationen. Detsamma kan sägas om personliga kontakter. Spendera en halvtimme på att förklara vem som ringer och av vilken anledning, eller förklara essensen på några minuter, kommer det att framgå av det första överklagandet.
Affärssamtal
Du ringde företagsnumret och fick ett standard hälsningssvar. Du måste också presentera dig själv.Om du representerar en organisation, ange dess namn och din position. Därefter sammanfattar väsen i överklagandet. Du bör respektera andras arbetstid och inte spendera din tid på inkonsekventa förklaringar. Förutsatt en lång konversation, glöm inte att fråga om det är bekvämt att prata med personen som tog upp telefonen nu. Du kanske borde flytta konversationen till en mer bekväm tid.
Reglerna för telefonsamtalet säger "nej" till sådana hälsningsfraser som "Det stör dig ...", "Du ser, vad är det ...", "Ingenting om jag stör dig ...". Ditt "hej" i det här fallet ska följas med värdighet, utan att gnälla. Då kan du räkna med en produktiv konversation och självrespekt. Efter en personlig presentation kan du säga: "Hjälp mig att lösa den här frågan ...", "Berätta, snälla ...", "Jag är intresserad av ...", etc.
Personligt samtal till en vän eller släkting
”Hej, kompis. Hur mår du? ”- Naturligtvis kan du med släktingar starta en konversation på det sättet. Men det skulle vara mer korrekt att presentera oss själva. Särskilt om du begär ett specifikt företag och inte bara chatta. För det första kan du ringa en väns nummer vid fel tidpunkt. En person är upptagen, är på jobbet eller ett affärsmöte, är engagerad i personliga problem. För det andra, föreställ dig att ditt nummer helt enkelt inte bestämdes, och att rösten verkade okänd på grund av kommunikation av dålig kvalitet. För att inte sätta dig själv och din vän i en besvärlig position, ring dig själv.
Fortsätt konversationen
I varje konversation måste du vara uppmärksam på samtalaren. Att starta ett telefonsamtal är en stor färdighet, men dess fortsättning är av stor vikt.
Fortsättning av företaget
Du är initiativtagaren till samtalet. Så du har ett specifikt problem som du vill lösa under konversationen. Förbered i förväg en lista med frågor som intresserar dig, så att du inte vill undvika sidleden och inte slösa bort andras arbetstid. Lyssna noga till den person du pratar med. Försök att beskriva svaren, detta hjälper till att undvika att fråga igen.
Under en konversation förlorades anslutningen? Ring tillbaka om du startade en konversation. Du måste också avsluta konversationen. Se till att tacka den person du pratar med. En trevlig avslutning blir naturligtvis en bra dag.
Om de ringer dig, lyssna noga på förfrågan. Glöm inte att uppmärksamma konversationen med fraserna "Ja, naturligtvis ...", "Jag förstår dig ...", "Vi kommer att försöka hjälpa ...", etc. Samtalspersonalen kommer att känna sig säker och kommer att kunna beskriva problemet. När konversationen hotar att dra ut, ta initiativet, hjälp med att rikta konversationen i rätt riktning.
Innan du avslutar, kontrollera med samtalaren om han fick alla svar. Om du inte kan hjälpa honom på grund av andra officiella uppgifter, berätta för honom kontakten med en anställd behörig inom ett visst ämne.
Personlig telefonsamtal
I personliga konversationer är situationen enklare. Men här ger telefonetiketten några rekommendationer. Till exempel ringde en vän / flickvän dig vid en obekväm tid med en stor önskan att chatta. För sådana fall finns det ett vanligt telefonsamtal: "Tyvärr, nu vid mötet ..." eller "Jag har ett mycket viktigt möte, jag kommer att ringa tillbaka dig senare ...". Du kan lägga till, ”Jag förstår att detta är mycket viktigt. Jag kommer att ringa dig tillbaka så snart jag blir gratis ... ” För samtalaren är detta en indikator på att du inte ignorerar hans problem. Så det blir inga onödiga förolämpningar. Försök att ringa tillbaka om du lovade.
Allmänna regler för telefonsamtal
Regler för telefonetiketter uppfanns inte från taket. Dessa är observationer av psykologer, praktisk erfarenhet, analys baserat på resultaten från många samtal. Det finns vissa handlingar som etikett välkomnar eller förnekar. Vi samlar in några av dem i ett litet memo.
- Ta inte höga personliga konversationer på offentliga platser och på jobbet. Du sätter andra i en besvärlig position och tvingar dig att lyssna på de intima detaljerna i ditt liv, som inte är relaterat till dem.
- Sätt inte på telefonen på högtalartelefonen om du inte har varnat din samtalspartner om detta. En sådan situation kan skapa negativa effekter. Men först och främst är detta en manifestation av respekt för personen i den andra änden av tråden.
- Välj noggrant din ringsignal. Mindre hög aggression, eftersom människor med ett svagt nervsystem kan vara i närheten.
- Stäng av ljudet på telefonen medan du är på möten, möten, i kulturinstitutioner och även på platser där ett sådant krav föreskrivs i uppförandereglerna.
- Kombinera inte telefonsamtal och äta. Detta gör förståelsen svår, uttrycker respekt från samtalaren.
- Var försiktig när du planerar att ringa. Tidigt på morgonen, sent på kvällen - detta är, som du vet, inte den bästa tiden att prata med ens den närmaste personen. Du kan ringa vid en sådan tidpunkt endast i de mest angelägna frågorna. Glöm inte det.
Lite slutsats
Nu vet du telefonetiketten. Ring i tid. Var artig. Ha ett trevligt telefonsamtal och gott humör!
