В производствената среда често възниква ситуация, когато един от служителите реши да предаде тази или онази информация на своето ръководство. Подобно обжалване, изложено в писмена форма, се нарича „меморандум“. Какво представлява този документ и как да го съставим? За това си струва да говорим отделно.
Основни понятия
Всеки служител има право да се свърже с непосредствения си ръководител. Той може да направи това както устно, така и писмено. В първия случай всичко се свежда до нормален разговор, който не задължава всяка страна за нищо. Във второто обжалването вече е официално.
Такъв бизнес документ се нарича „бележка“. Каква е разликата между такъв документ и други изявления, адресирани до ръководството? Същността на въпроса се крие в самото му име. Служител изготвя такъв документ, за да докладва за конкретна ситуация или събитие. Информацията може да се отнася за отделен човек, сайт или продукция като цяло. В зависимост от това до кого е изпратено, бележката може да се отнася както за вътрешни, така и за външни документи. Първият вариант е, когато служителят се обръща към ръководителя на всяко ниво в даденото предприятие. А вторият се получава, ако изпрати книгата си на по-висш орган. След това, естествено, той преминава на външно ниво.
Същността на проблема
По правило се съставя меморандум за конкретна цел. Тя може да бъде написана, за да:
- Поправете ситуацията. Например служител има факти, че компанията предприема действия, които пречат на нормалния ход на работния процес. Той уведомява ръководството си за това с искане да предприеме подходящи мерки.
- Защитете се от несправедливостта. Това се случва, когато човек, виждайки предубедено отношение, решава да уведоми за това непосредственото си ръководство. Той прави това в търсене на помощ и защита.
- Подобрете работата. Понякога някой от служителите забелязва, че служителите на други отдели или структурни звена правят грешки, които водят до намалена ефективност. След това се обръща към лидера, за да помогне за възстановяване на реда.
- Избягвайте нежеланата отговорност. Това се случва, когато се случи инцидент. Разказвайки на началниците си за него, служителят създава благоприятни условия за себе си, когато срещу него не могат да се подават оплаквания.
Във всеки от тези случаи служителят не просто предава информация, но моли за съдействие при решаването на проблема.
Справедливо наказание
Трудовата дисциплина предвижда добросъвестното изпълнение от страна на гражданина на неговите задължения, докато е на работното място. Освен това той трябва да се съобрази с приетата поръчка и да се съобрази с всички поръчки и нареждания на работодателя си. Но в живота не всичко се случва толкова гладко. Понякога действията на служителите се разминават с общоприетите норми. В този случай непосредствените шефове считат за свой дълг да информират ръководството на предприятието за случващото се. Резултатът от такъв сигнал е меморандум за нарушаване на трудовата дисциплина.
Обикновено в този документ случаят се отнася до:
- Неспазване на някакви конкретни поръчки.
- Неизпълнение на директни функции по отношение на позицията на нарушителя.
- Нарушения на трудовата дисциплина. Това се отнася за случаи на отсъствия, закъснение, пиене на работното ви място и други.
- Извършване на незаконни действия, които включват административна или наказателна отговорност. В случая говорим за кражба, разваляне, присвояване и други престъпления.
Във всеки от тези случаи извършителят ще трябва да понесе заслуженото наказание.
Автор на документа
Най-често меморандум за служител се съставя от неговия непосредствен началник. В него той предава на ръководството негативните страни на дейността на неговия подчинен.
В същото време документът обикновено съдържа лична оценка на автора. Заедно със своето виждане за проблема, той предлага възможни решения. Но последната дума, разбира се, ще бъде за лидера. Например, служител направи прогулка. В този случай шефът му изготвя документ, адресиран до директора, който обикновено започва с думите „представям на вашето внимание“. Тогава той описва подробно кога е извършено нарушението и от своя страна предлага възможността да накаже небрежен служител. Тъй като такава бележка се отнася до документи за вътрешна употреба, тя може да бъде издадена на обикновен празен лист формат А4. Текстът е представен в произволна форма. Условно може да се раздели на две части. Единият съдържа описание на проблема, а другият включва заключения и конкретни предложения, направени по този въпрос.
Специален случай на нарушение
Един от видовете нарушаване на трудовата дисциплина е неизпълнението на служителя от задачата, възложена му от ръководителя. Това може да се случи, ако служителят забрави, не може или просто игнорира тази поръчка.
Подобно действие се счита за нарушение на дисциплината и непосредственият ръководител съставя меморандум за неизпълнение на заданието. За такова престъпление човек ще трябва да бъде справедливо наказан. Но това ще стане само след като той предостави обясненията си за случилото се. Ако причините, подтикнали служителя към подобни действия, изглеждат убедителни, тогава той може дори да избегне наказанието. По-трудно е да се реши въпросът, когато неподчинението на служителя води до негативни последици. Тук той едва ли ще може да стои настрана. Особено ако в резултат на такъв пропуск са причинени щети или са нанесени сериозни вреди. Наказанието в този случай ще се определя въз основа на съответните нормативни актове.
Как да направите отчет?
Мениджър на всяко ниво трябва да знае как да напише бележка. Проба може да бъде разгледана с конкретен пример. Да предположим, че някой служител не е дошъл навреме на работа и по това време посетител го чакаше там, за да подпише важен договор. След няколко часа служителят все пак се появи, но времето беше изгубено и клиентът вече беше напуснал. Такъв акт съдържа няколко нарушения едновременно:
- закъсня за работа;
- прекъсване на среща;
- вреди, причинени на дружеството от неподписване на договора.
Ако не е възможно да се промени настоящата ситуация, тогава шефът е длъжен да информира ръководството за това.
Подобен документ трябва да изглежда така:
- Първо, в горния десен ъгъл е написано "капачка", което показва към кого и от кого е насочено.
- По-нататък в центъра е написано името му.
- По-долу е основният текст, в който информацията е поставена в определен ред. Първо идва описание на ситуацията. След това следва молба, за да помогнете да го решите. След това се прави заключение въз основа на всичко по-горе. В заключение авторът може да изрази своите идеи или предложения как най-добре според него да се измъкне от тази ситуация.
- Най-отдолу той поставя датата и подписа с пълния препис на F. I. O. и заеманата длъжност.
В зависимост от причината, текстът на бележката може да бъде чисто информативен или да изисква намесата на ръководството за възстановяване на реда.
