Търговската информация е комбинация от информация и данни за дейността на предприятието, неговата организационна структура, външни и вътрешни отношения, производствени технологии и асортимента на продуктите, както и други въпроси, свързани с неговата дейност.
Какво се отнася до търговската информация
Без системно и редовно предоставяне на организацията на всякакъв вид данни нейната работа ще стане невъзможна. Следната информация се нарича търговска информация:
- данни за външната среда на предприятието (пазар, законодателни стандарти, както и дейността на конкурентите);
- вътрешна информация (за производствените дейности, резервите, както и затрудненията);
- информация за потребителите на продуктите и услугите на организацията (техните финансови възможности, както и възраст, национален, географски състав и т.н.);
- информация за конкурентите, а именно, гамата от продукти, методите на продажба и ценова политика;
- информация за стоки и услуги, които се продават на пазара (качествен, количествен състав, както и цена);
- данни за пазарните цени;
- информация за каналите за продажба и дистрибуция на продуктите, както и механизмите за довеждането им до крайния доставчик;
- рекламни материали, както и информация за тяхната ефективност.
Основни компоненти
Могат да се разграничат следните компоненти на търговската информация:
- бизнес (отнася се до работа с контрагенти);
- научно-технически (описва иновации и технология на производство);
- производство (планирани и реални показатели на продукцията);
- управление (организация на управление на предприятието);
- маркетинг (пазарна информация);
- финансови (парични потоци).
Разпространение на търговска информация
Информацията в търговските дейности може да се разпространява по два основни начина:
- чрез периодични издания - под формата на специализирани списания и каталози (заслужава да се отбележи, че те трябва да бъдат постоянно актуализирани, тъй като ситуацията в предприятието се променя);
- чрез създаване на електронни бази данни, които могат да съдържат както изчерпателна информация за всяко предприятие, така и детайлизиране на отделните области на техните търговски дейности.
Важно е да се разбере, че търговската информация включва както публично достъпни, така и частни данни. Първите включват данни за контакт на организацията, имена на нейните лидери, области на производство и други дейности, както и информация за някои активи. Що се отнася до класифицираните данни, те се определят от организационната форма на предприятието (това може да бъде информация за заеми, споразумения за партньорство, технологии на производство и т.н.) и не могат да бъдат разпространявани.
Видове търговска информация
Информацията на търговска организация е разделена на няколко разновидности:
- отворени публични данни (това може да включва регистрация и информация за контакт на организацията, нейната дейност, както и гамата от продукти или списъкът на предоставяните услуги и други точки, които ръководството на компанията не счита за необходимо да крие)
- информация, предназначена за регулаторните органи (говорим за различни форми на докладване);
- само прякото управление на компанията и ограничен кръг служители имат достъп до класифицирана информация (това се отнася до технологията на производство и използваните материали, договорните отношения, както и друга информация, която е търговска тайна).
Ролята на търговската информация
Търговската информация трябва да бъде надеждна и уместна, за да се гарантира безпроблемната работа на предприятието, и по-специално - неговата управленска връзка. Тя ви позволява правилно да оцените текущата ситуация и да предприемете подходящи мерки.В съвременните условия търговската информация има особена стойност, тъй като се характеризира с редица предимства:
- дава възможност за постоянен анализ на икономическата и производствената ситуация;
- използва се при подготовката на планове, прогнози, както и на етапа на контрол; навременното получаване на достоверна информация дава на организацията редица конкурентни предимства;
- ви позволява да разберете отношението към компанията както от клиенти, така и от партньори и конкуренти;
- постоянен мониторинг на ситуацията във вътрешната и външната среда;
- достатъчно количество информация за компанията в публичното пространство подобрява имиджа й и повишава нивото на доверие;
- ви позволява да правите навременни корекции на стратегическите цели на организацията; намалява риска от загуба.
Източници на търговска информация
Търговската информация може да бъде получена от следните източници:
- маркетингови изследвания (могат да се извършват независимо, а също така можете да използвате информацията, предоставена от партньори и изпълнители);
- вътрешна документация на компанията (различни видове отчети, както и актуални документи, които се издават за потвърждение на провеждането на производствените операции);
- външни източници (статистическа информация на специални служби, организации и агенции, която се публикува в периодични издания и е публично достояние).
Класификация на търговската информация
Заслужава да се отбележи, че търговската информация е доста разнородна. В тази връзка беше разработена следната класификация:
- Въз основа на времето:
- ретроспектива (ви позволява да оцените ситуацията, която е преобладавала в предишни периоди, за да коригирате бъдещите планове);
- текущи (дава представа за текущите резултати от дейностите);
- прогноза (определя прогнозното състояние на организацията в бъдещи периоди).
- Относно етапа на вземане на управленски решения:
- заявяване (описва текущата ситуация в предприятието като цяло, както и в отделните му звена);
- обяснителна (необходима за разбиране на факторите, довели до конкретна ситуация);
- планирана (дава представа за бъдещото състояние на предприятието);
- контрол (ви позволява да оцените съответствието на текущите индикатори с декларираните).
- По обхват:
- общ (съдържа данни за предприятието като цяло);
- локални (описва състоянието на отделните структури и звена на организацията).
- В съответствие с целта:
- планирани (използвани за определяне на бъдещи показатели);
- счетоводство (записано в документи за фиксиране на текущото състояние на нещата);
- нормативна справка (използва се за привеждане на производствените процеси в съответствие с правилата);
- статистически (ви позволява да проследявате динамиката на показателите през последните няколко периода);
- маркетинг (описва ситуацията на пазара).
- По честота на получаване:
- дискретен (пристига с определена периодичност);
- епизодични (действа в даден момент, ако е необходимо);
- непрекъснат (използва се за наблюдение на текущата ситуация).
Търговска информация и търговски тайни
Има отделна категория данни, която не може да бъде разпространявана, но може да бъде използвана само от ограничен кръг служители. Това е категория като поверителна търговска информация. Това е документирана информация, достъпът до която е ограничен не само от вътрешния статут на компанията, но и от законодателните стандарти.
Заслужава да се отбележи, че такива понятия като търговска информация и търговска тайна не могат да бъдат приравнени. Последният е защитен от регулаторни правни актове. Можем да кажем, че държавното законодателство дава право на предприемач да класифицира редица информация за дейностите на неговата организация.Това се дължи на факта, че публикуването на някои данни може да причини сериозни материални щети. По този начин можем да кажем, че търговската тайна носи определена стойност и полза за предприемача, стига да не е известна на трети лица. Прикриването им обаче не трябва да навреди на обществото.
Информация за търговската тайна
Следните категории данни могат да бъдат класифицирани като търговска тайна:
- научна и техническа информация (технология на производство, дизайн на оборудването, изобретения, патенти, софтуерни продукти, методи за организиране на работа в предприятието; технологични планове);
- технологична информация (проектни чертежи, химически формули, планове за производство и продукция);
- финансова информация (алгоритъм за ценообразуване, печалба, получена от продажби на продукти, банкови операции и финансови потоци);
- бизнес информация (условия за договори и договори, организационни въпроси, информация за изпълнители, търговска кореспонденция).
Какво не може да бъде търговска тайна
Следната бизнес информация не може да бъде класифицирана като поверителна:
- документи, свързани със съставните елементи, както и регистрационни и разрешителни;
- финансови отчети, които се представят на данъчните и други регулаторни органи, както и данни, показващи платежоспособност;
- информация за броя, структурата и състава на персонала, както и нивото на възнаграждение и спазването на неговите стандарти за безопасност;
- данни за продажбата на потенциално опасни за хората продукти, както и документи, потвърждаващи спазването на антитръстовите закони;
- данни дали длъжностните лица участват в предприемачески дейности.
Защита на търговската информация
За да се предотврати разпространението на поверителни данни, предприятията използват определени средства. Следната защита може да бъде предоставена на търговска информация:
- разработване на конкретни инструкции, които обясняват на служителите характеристиките и правилата за работа с данни;
- назначаване на лица, отговорни за запазване на търговската тайна;
- създаване на система за контрол, в съответствие с която на работниците ще бъде разрешен достъп до определени данни;
- задължителен момент е подписването на документи за неразгласяване на търговска тайна с всеки служител;
- въвеждане на система от допълнителни стимули за служителите, които се занимават с класифицирани данни;
- автоматизация на системата за информационна сигурност;
- непрекъснат контрол от ръководството.
Недобросъвестни методи за получаване на търговска информация
Наборът от данни за вътрешната и външната среда на предприятието е търговска информация. Редица предприятия могат да се опитат да го получат по нечестни методи:
- разпространение на данни от самите служители (съзнателно или неволно);
- изнудване на ръководството или служителите с достъп до съответните данни;
- провокативни или водещи въпроси по време на конференции или презентации;
- кражба на самоличност;
- скрито наблюдение (независимо, с помощта на служители или чрез специално оборудване);
- набиране на служители от конкурентна фирма;
- подкуп на служители;
- подслушване или прихващане на съобщения.
данни
Използването на търговска информация до голяма степен определя ефективното функциониране на компанията. Това е пълен набор от информация за дейността на предприятието, която се използва от ръководителя за вземане на управленски решения, както и от външни потребители, за да се запознаят с организацията.
Заслужава да се отбележи, че търговската информация може да бъде както отворена (достъпна за всички, без изключение), така и затворена (която може да се използва само от определен кръг лица).В същото време законодателството ясно регулира списъка с данни, които не могат да бъдат класифицирани. Що се отнася до укриването на определени факти, то не трябва да навреди на обществото.
За да защити търговската информация, организацията предприема определени мерки. И така, кръгът от лица, които имат достъп до него, е ограничен и се подписва споразумение със служителите за недопустимост на разкриване. Разкрива се отговорността за разкриване на поверителни данни. Автоматизация на системата за информационна сигурност с помощта на съвременни компютърни технологии е приоритет. Ръководството обаче трябва лично да наблюдава този проблем.
