Лично досие на служителя: дизайн на пример

Служителите на отдела за персонал трябва да разполагат с точна, пълна и обективна информация за всички служители на предприятието, които са в неговия персонал. Документацията на отделните записи, която съдържа информация за професионалните дейности на всеки работник, се събира в един вид досие. На следващо място, ние обмисляме как се осъществява формирането на лични досиета на служителите в предприятието.

Обща информация

Досие на служител е необходимо, за да се систематизира наличната информация, да се обобщи на едно място. Личното досие на служителя, извадката от който ще бъде представена по-долу, е набор от документи, свързани с:

• Заетостта.
• Процес на популяризиране.
• Спазване на правилата на трудовата дисциплина.
• Прекратяване на отношенията с работодателя и други.

Основни категории служители

Трябва да се отбележи, че управлението на личните досиета на служителите не е задължително по отношение на всички служители. Пример е Федералният закон № 79. Той предвижда задължителна регистрация на лични досиета на служители, които са на държавна служба. За останалите работници процедурата за съставяне на досието може да бъде определена с регулаторни актове от местно естество. Личните досиета могат да се съхраняват от следните служители:

1. Мениджъри (ръководители на предприятия, заместници, помощници).
2. Ръководители на структурните отдели и техните заместници.
3. Водещи (основни) специалисти.
4. Работници отговорни.
5. Служители, които са включени в резерва за персонал за преместване на длъжности от особено значение.
6. Специалисти, осигуряващи дейността на апарата за управление на предприятието.

Ползи от съставянето на досие

Трябва да се отбележи, че личното досие на служителя е много удобен източник на данни за всеки работник. В една папка се събират всички копия на личните документи на служителя, поръчки, направени във връзка с него и т.н. Това ви позволява да направите най-пълното характерно за служителя, да отбележи заслугите му или, обратно, всички нарушения и злоупотреби, извършени от него по време на професионалната му дейност в предприятието.

Вътрешни актове на предприятието: личното досие на служителя

Документите се събират и съставят от различни служители по преценка на ръководството. Ако се предполага папки с лични документи за всички служители, тогава е препоръчително да се създаде подходящ местен акт. Освен това трябва да бъде включен раздел, предвиждащ необходимостта от отваряне на личното досие на служителя за всеки служител на пълен работен ден, включително техническия персонал. В някои предприятия мениджърите предпочитат да разработят отделен акт, определящ всички специфики на съставянето на досиетата.

Основните нюанси

Независимо от формата на регламент за съставяне на досиета за служителите, когато работите с тях, трябва да определите:

1. Категории служители, по които са подадени лични досиета. Ще бъдат ли всички служители или само отделни групи от тях. Например, това могат да бъдат само мениджъри на всички управленски отдели.
2. Начинът, по който се съставя личното досие на служителя. Пробата трябва да включва всички необходими раздели и колони, в които е въведена информация за специалиста.
3. Съставът на документите, които са събрани в досието. В същото време се посочва кои документи се подават под формата на копия и кои са в оригинал.
4. Редът, по който се съставят досиета.
5. Правила за запознаване на служителя с документи върху него.
6. Процедурата за съхранение на личните досиета на служителите.

Необходимо ли е досие за работа на непълно работно време?

Това ще зависи от това дали служителят заема длъжност, в която е необходимо личното досие на служителя. В същото време обикновено се стартира ново досие за външни частични таймери, а за вътрешните папки съответните документи се подават в съществуващи папки. Ако предприятието предвижда задължителното водене на лични дела в нормативни актове, то те също ще бъдат назначени на непълно работно време, в съответствие с установената процедура.

За работниците на непълно работно време досието се съставя в съответствие с общите правила, определени във всяко конкретно предприятие. Според чл. 283 от Кодекса на труда, гражданин, когато го назначава едновременно на длъжността, представя паспорт или друг документ, удостоверяващ самоличността му. Ако длъжността изисква специални знания, работодателят има право да поиска от бъдещия специалист да представи диплома или друг документ за образование или обучение (или копие от него, надлежно заверено). Когато кандидатства за предприятие с трудни или опасни (вредни) условия на труд, работодателят може да изисква удостоверение за характера и условията на дейност на основното място на служителя. Копия от представените документи трябва да се подават в личното досие.

Първоначално съставяне

Създаването на лични досиета се извършва за правилно групиране на документирана информация за служителите директно в процеса на фиксиране на трудовите отношения с тях. Компилацията, като правило, се извършва в отделна папка за всеки служител. Тази форма на водене на лични дела се счита за най-удобния начин за организиране на информация. В същото време трябва да се помни, че е забранено да получава, обработва и прикачва към досието информация, указваща неговите политически, религиозни и други убеждения, личен живот, членство в обществени организации, включително в профсъюзите.

Основни изисквания

На практика при компилиране на лични файлове документите се поставят в папка. Върху корицата му се поставя сериен номер, присвоен на досието. Под него личното досие на служителя се регистрира в съответното списание (книга) на счетоводството. Това изискване се съдържа в чл. 695, параграф б от Списъка на архивните образци на документите, създадени в процеса на функциониране на държавни органи, местни власти с указание за срока на съхранение. След като служителят напусне предприятието, неговото досие се премахва от папката. Тогава личното досие се изпълнява за прехвърляне в архива и се депозира.

Информация за счетоводния журнал (книга)

Този документ може да съдържа следните данни:

1. Номер на досието
2. Пълно име специалист.
3. Броят на първоначалните досиета.
4. Дата на прехвърляне на документи в архива.
5. Друга предоставена информация вътрешна политика предприятие.

Първоначалното изпълнение включва групиране на документи, свидетелстващи за заетостта на гражданин, а след това цялата информация, свързана с професионалните дейности на служител в организацията.

Основен списък с данни

В законодателството списъкът на документите, които трябва да бъдат включени в личните досиета, не е дефиниран. За държавните служители е предвидено, че тяхното досие съдържа лични и други данни относно допускането до службата, предаването й и уволнението. Личната информация включва и информацията, необходима за осигуряване на дейността на държавна агенция. Досието съдържа също:

1. Вътрешен списък на документите.
2. Личен регистрационен лист или формуляр за кандидатстване.
3. Автобиография.
4. копия:

• документ за самоличност;
• удостоверение за застраховка;
• TIN (ако е предоставен от служител);
• свидетелства за военна регистрация за наборници и граждани, подлежащи на изготвяне;
• ценни книжа, потвърждаващи правото на специалиста на данъчни удръжки, предвидени в чл. 218 Данъчен кодекс;
• удостоверения за установяване на нивото на ограничения за увреждане, увреждане (когато е предоставено от специалист);
• заповеди (заповеди) за допускане до държавата;
• длъжностна характеристика;
• споразумение за приемане на отговорност (ако позицията го предвижда);
• трудов договор (ако оригиналът се съхранява в отделна папка).

5. Документи относно достъпа до информация, която представлява тайна, защитена от закона (ако изпълнението на задълженията на специалист включва използването на такава информация).

6. Резултатите от предварителния медицински преглед (преглед), който се извършва за установяване на професионална годност (в предвидените от закона случаи).

Допълнителни документи

По време на работата на специалиста в личното му досие може да бъде подадено следното:

1. Копия от споразумения към основния договор (или техни копия).
2. Известия за промени в условията на трудовия договор по инициатива на работодателя.
3. копия:

• доклади и обяснителни бележки, изявления и петиции на служителя по различни въпроси;
• заповеди (заповеди) за прехвърляне на служител в друга дейност (длъжност), за премахване на дисциплинарни санкции, стимули, прекратяване на дейност в предприятието;
• трудова книжка.

4. Резултатите от периодичните (задължителни) медицински прегледи.

5. Сертификационни материали (ако позицията изисква тези мерки).

6. Други документи, свързани с дейността на специалиста в предприятието.

Снимка на специалист

Тя присъства и в личното досие. Обикновено се използва 4х6 снимка. На гърба му е написано пълното име служител. Препоръчително е да сменяте снимката поне веднъж на 5 години или когато се достигне определена възраст. Този въпрос е регламентиран по преценка на властите.

Промяна на детайли

Персоналът, който отговаря за подготовката и осъществяването на бизнес, трябва да следи състоянието им и своевременно да актуализира информацията. Не е необходимо да се променя въпросника или регистрационния лист, както и да се изисква специалист да попълни документа отново. Всички корекции се извършват чрез съставяне на индивидуални актове. Те се наричат ​​допълнения към определен раздел (например към въпросника). По правило те се представят в таблична форма. Разработването на подходящи формуляри е по преценка на работодателя.