Работата на всяка организация, като правило, е свързана с голям брой документи. Това е входяща кореспонденция и отговорите, изпратени до нея, различни поръчки и изявления на служители, технически инструкции и счетоводни отчети. Всички те изискват своевременно счетоводство и оптимизация. Една от възможностите за решаване на този въпрос е опис на документи.
В съответствие със закона
Специалистът, който се занимава с офисна работа в предприятието, знае най-добре какво е опис на документи. През годината през нея минава огромно количество документи. Всички те са важни и всеки поотделно играе специална роля при решаването на този или онзи въпрос. Просто е невъзможно да изхвърлите такъв багаж, тъй като всеки от тези документи има определен период на съхранение, през който той е валиден и може да ви бъде полезен. Такива документи обикновено се депозират в архива, където са постоянно.
По всяко време те могат да бъдат взети оттам и използвани по предназначение. Във федералния закон „За архивното дело“ от октомври 2004 г. списък на всички възможни видове документи и всеки от тях има определен срок, за който трябва да бъде със собственика. Но как да вземем предвид огромното количество документи, получени за съхранение? За това има опис на документи. Той се съставя от служителя, отговорен за архивирането, и е задължително допълнение към всяка папка или случай, представени за дългосрочно съхранение.
Изпращане на важни документи
Секретарят в предприятието също често съставя опис на документи. Това не означава регистрация на входяща или изходяща кореспонденция. За това всеки секретар има специален дневник. Там моментът на получаване или изпращане на писмото се записва съответно, като се посочва датата, адресатът и изпълнителният служител. В някои случаи инвентаризацията може да се намира в такава кореспонденция.
Например, организация изпраща пакет от документи на адреса. Те не могат просто да бъдат поставени в плик и хвърлени в кутия, като залепят печат. Къде е гаранцията, че документите ще достигнат изцяло? Разбира се, ако това са брошури или прости листовки, тогава не се притеснявайте. По всяко време те могат да бъдат изпратени отново. Но понякога се налага да изпращате сериозни документи по официална молба. В този случай, освен основните ценни книжа, в пакета трябва да бъдат приложени мотивационно писмо и опис, който ще представлява списък на документацията, изпратена на този адрес.
Прехвърляне на документи
Служителите, които участват в сключването на договори, знаят много добре какво е опис на документите. Можете лесно да направите проба от себе си.
Основното е, че този документ съдържа цялата необходима информация:
- Името на подателя се изписва в горния ляв ъгъл или се поставя печата на фирмата.
- Вдясно са данните на адресата (име на компанията и пълното име на нейния ръководител).
- Под центъра е името. Например, това ще бъде „Списък на документите, които ще бъдат изпратени към договора“, чийто номер и дата също трябва да бъдат посочени.
- Освен това, на случаен принцип се съставя таблица, в която трябва да има поне 4 колони (номер в ред, име на документа, негов номер и дата, брой копия, брой листове).
- След това се прави окончателен запис за това колко документи се прехвърлят според този опис. Трябва също да изчислите общия брой на прикачените листове.
- В самата дъно на страницата се прави бележка за това кой е прехвърлил и получил тези документи с дата, фамилия и длъжност.
Това е най-често срещаният списък с документи, извадка от които е добре известен на всеки чиновник като пощенски формуляр номер 107. Готовите формуляри могат да се вземат предварително във всяка пощенска станция, за да могат бавно да ги попълват и проверяват на работното място.
Тънкости на архивирането
Всеки служител на архива е запознат със списъка на документите по делото. Прави се по време на прехвърлянето на ценни книжа за съхранение. Този документ не е само съдържанието на конкретна папка. Той дава възможност по всяко време да намерите необходимата информация сред огромен брой документи.
Поръчки, отчети и други инвестиции са систематизирани и обобщени в таблица, която трябва да съдържа шест задължителни колони:
- Сериен номер.
- Индекс на конкретен документ в съответствие с номенклатурата.
- Датата му (тази, посочена при регистрация).
- Заглавие (поръчка, писмо, договор).
- Номери на листове
- Забележка.
Масата може да бъде доста голяма. Но във всеки случай в самия край трябва да се направи окончателен запис за това колко документи са изброени в него, както и общия брой на изчислените страници. Сега, разглеждайки такава папка, можете лесно да намерите желаната хартия по необходимите параметри, без да полагате специални усилия.
Характеристики на инвентара
Вътрешният списък на документите изисква специални знания и специално внимание от съставителя му. Понякога дизайнерските грешки водят до това, че хартията просто се губи в огромен поток от информация. Тъй като не е на мястото си, тя лети извън полезрението.
Например за планирана проверка Данъчната инспекция се нуждаеше от доклад преди миналата година и той беше подаден с небрежност заедно с други документи. Имаше ситуация, при която служител на предприятието не може да потвърди тази или онази информация, предоставена по-рано. Подобно неразбиране може да доведе до глоба за организацията и наказание за служителите, отговорни за предоставяне на информация и съхраняване на документи. Размерът на загубата зависи от важността на търсените данни. За да не се случи това, архивите на документите трябва да се съхраняват по подходящ начин. Този процес, разбира се, е много сложен и отнема много време. Освен това е необходимо да се вземе предвид многоетапността и последователността на процедурата.
Лични досиета на служителите
Службата за персонал на всяко предприятие или организация също е раздел, през който преминават много различни документи. Повечето от тях са натрупани в личните досиета на служителите.
Те се съхраняват на място до уволнението и едва след това се архивират. В този случай служителят по персонала трябва да състави опис на личните досиета. Струва си да се отбележи, че в законодателството на Русия няма определени правила по отношение на подготовката му. Всички правила са взети от съветската епоха. В съответствие с тях такъв опис трябва да бъде тип таблица от седем колони:
- Номер по ред.
- Индекс на конкретен документ.
- Дата.
- Заглавие и резюме на документа.
- Номери на листове
- Дата на включване на документа във файла.
- Бележка за специални бележки.
В самия край се изчислява общият брой документи, изброени в списъка. Всичко това става подписа на служителя по персонала, посочващ датата на прехвърляне на делото.
