В хода на своята дейност юридическите лица често вземат решения по въпроси, внесени на общо събрание, в които учредители, акционери, ръководители на звена, както и представители на партии, които са бизнес партньори. В такава ситуация задачите, които се решават на събранието, се съставят с помощта на такъв формуляр като протокола от общото събрание. Това е доста специфичен документ, който в кратка форма отразява хода на цялото събитие и може също да съдържа кратко резюме на представената информация.
Въпроси, решавани въз основа на протокола от общото събрание
Протоколът от общото събрание е необходим за решаване на различни проблеми, които са неразделна част от организацията или предприятието. С помощта на този документ могат да се правят промени в състава на учредителите или акционерите, издаване на акции, реорганизация или ликвидация на предприятие.
По въпроси, за които е необходимо колективно решение, трябва да се използва протоколът на общото събрание. Моделът на компилация е един и същ за всички подобни събития в една и съща организация. По този начин, като отражение на икономическата дейност на предприятието, този документ има важно правно значение.
Протоколът от общото събрание, извадка от съставянето му и правилата, приложими към неговото съдържание, се определят от различни законодателни актове на Руската федерация. Следователно е необходимо стриктно да се придържат към установените изисквания за неговото изпълнение, тъй като регулаторните органи по време на проверки имат право да обезсилят решения на юридическо лице въз основа на съществуващи нарушения и неспазване на основните изисквания на протокола.
Правни изисквания за регистрация
Протоколът от общото събрание на членовете, участващи в икономическите дейности на организацията, трябва да бъде съставен не по-късно от 15 дни от датата на провеждането му. Документът е подготвен в два екземпляра и трябва да съдържа специфичен набор от данни:
- Дата и място на срещата.
- Броят на гласовете, собственост на участниците.
- Общият брой на гласовете, дадени на отсъстващите участници.
- Фамилия и име на председателя на събранието.
- Съставът на президиума.
- Дневният ред.
По правило протоколът под формата на резюмета посочва основните въпроси, представени за обсъждане и гласуване, и резултатите, които са одобрени.
Цел на протокола
Протокол от общото събрание - това е документ очертаващ хода на вземане на решения, които определят посоката на юридическото лице, колективно. Всички форми и видове протоколи са насочени към документиране на решенията, взети от колегиалните органи. Протоколът се съставя и по време на бизнес срещи, заседания на комисии, преговори, съвещателни срещи. Целта на протокола е да документира колегиалните решения и постигнатите споразумения.
Всяко предприятие или организация трябва да използва методите за колегиално вземане на решения и да може да съставя правилно протоколите от своите заседания. Значението на записването на колегиално приетите решения е добра помощ за правилното провеждане на дейността им от юридическо лице.
Ако учредителят или директорът на дружеството вземе еднолично решение относно провеждането на стопанска дейност, задължително се провежда съвещателна среща, за да се вземат важни решения относно компанията.Така разглеждането на такива решения и възникващи въпроси се записва в протокола от общото събрание.
Важна процедура
Процесът на съставяне на протокола се състои от няколко етапа:
- Определяне и подготовка на дневния ред.
- Изготвяне и подготовка на необходимата документация.
- Уведомяване на всички участници за мястото на общото събрание.
- Разпространение на необходимата информация за участниците, за да се подготвят за дневния ред на срещата, като обхваща някои от проблемите му.
Преди започване на преговори е необходимо в протокола да се запишат данните за регистрация на участниците в срещата. За целта се съставя списък на всички участници, чийто брой е необходим, за да съответства на броя на гласовете, необходими за вземане на законово правно решение.
За допълнително документиране на информация за взетите решения и хода на общото събрание се използват съвременни технически средства за звукозапис или видеозапис, които се използват за стенография и обработка на всички изказвания и решения. Освен това, едновременно със записа, е необходимо да се изготвят проекти на протоколи в писмен вид през цялата среща. Не забравяйте да посочите списъка с документи, участвали в изпращането на въпроси за гласуване или дискусия. Това са доклади, проекти, справки, използвани в общото събрание.
Правила за регистрация
Протоколът от общото събрание на собствениците или участниците трябва да бъде съставен компетентно и напълно да отговаря на регулаторните изисквания на законодателството на Руската федерация.
Според съдържанието си документът може да бъде както подробен, така и резюме на срещата. Всички изказвания, проведени на общото събрание на съвещателния орган, се показват в пълна форма. Кратката форма съдържа само информация за говорителите, темата на изнесената реч. Кратката форма се нарича схема на протокол. Формулярът за съставяне на протокол се определя от председателя на заседанието или по време на колегиалното решение. Примерни протоколи от общото събрание на участниците са представени по-долу.
Този документ е съставен в съответствие с всички норми и изисквания на офисната работа, за да се направят детайлите в съответствие с GOST.
Съдържанието на протокола. Данни за организацията
Протоколът от общото събрание, извадка от който се разработва, задължително трябва да съдържа данни за пълното наименование на организацията, както и приети съкращения относно правната форма (LLC, JSC и др.). В този случай името трябва да съответства на посоченото в устава на предприятието и вписано в Единния държавен регистър, както и да има пълно декодиране без използването на съкращения.
Ако това е протоколът от общото събрание на LLC, извадката се изготвя по същите правила и стандарти като за организации, които имат различна правна форма на собственост. Той определя местоположението на юридическото лице, отразено под формата на запис на юридическия адрес на организацията и трябва да съответства на записаното в учредителните документи, както и регистрация в Единния държавен регистър.
Данни за срещи
В следващия раздел, след уточняване на правните данни, отразяващи действителното наименование на местоположението на предприятието, е необходимо да се посочи информация, свързана с времето и формата на срещата. На първо място се посочва вида на общото събрание, което може да бъде годишно, извънредно, планирано и т.н. Протоколът на общото събрание на участниците в LLC съгласно действащото законодателство се определя с честота най-малко веднъж годишно.
Форми за среща
Формата на срещата може да бъде определена като:
- Лично присъствие на упълномощени представители или членове на акционери.
- Формуляр за кореспонденция чрез събиране на документация, изпратена по-рано за изясняване на становищата по въпросите на гласуването
Датата и мястото на заседанието на консултативния съвет също са отбелязани, посочен е действителният адрес, на който се събраха участниците.
Основната част на протокола
Посочени са темата, въпросите, по които е проведена срещата. В случай на годишни заседания законът определя редица въпроси, които трябва да бъдат разгледани. В останалата част от срещата участниците са свободни да избират темите, необходими за решаване.
Трябва да бъдат посочени началният и краен час на регистрация на лицата с право да присъстват и да участват в дискусията. В този случай организаторът или секретарят извършва процедурата по регистрация за всички пристигащи, като установява самоличността на присъстващите и въвежда тези данни в раздел „Настоящо” на протокола. Не забравяйте да посочите участникът, както и заеманата позиция и броя на притежаваните от него гласове. В случая с акционерни дружества могат да се въвеждат и данни за лична карта или издадено пълномощно.
Също в тази част се посочва времето на отваряне и закриване на колегиалното заседание, резултатите от гласуването, които се определят от времето на преброяване на гласовете.
При разглеждането на всяка точка от дневния ред се посочва следното:
- Броят на гласовете, отговарящи на условията за участие в събранието.
- Броят на подадените гласове.
- Броят на подадените гласове за различни възможности за гласуване.
- Формулиране на взетите решения.
Следва раздел, в който са записани всички основни разпоредби на изслушаните изказвания, както и имената на лица, които са говорили по всеки въпрос. Информацията се представя под формата на резюмета, които съставят обобщение на изказванията.
Заключителната част
След съставяне на протокола от общото събрание на учредителите, акционерите или други участници подписите на председателя, както и на секретаря на събранието се запечатват. Датата на подготовката му също е определена, което може да не съвпада с датата на срещата.
Специални протоколи и срещи
Друг интересен пример на такава документация са протоколите от общото събрание на собствениците на къщата или градинарско партньорство. Такива срещи и тяхното записване се отличават с това, че участниците имат равни права и в случай, че голям брой хора не се появят, решенията все още могат да се вземат въз основа на становищата на тези, които са пристигнали и са участвали в разрешаването на въпроси, изпратени за обсъждане. Въз основа на такъв протокол останалите членове на жилищния фонд или градинарското партньорство са задължени да се подчинят на взетите решения, независимо дали са участвали в тази среща или не.
Когато изготвя такъв документ, той обикновено посочва състава на комисията за преброяване. Както упълномощените лица, така и избраните чрез гласуване от присъстващите участници могат да действат като председател и секретар на събранието. начин на управление на жилищна сграда или градинарско партньорство се избира от общото събрание на собствениците на жилищни помещения или земя. Решенията по тези въпроси са задължителни за всички собственици.
Изпълнението на протокола от общото събрание изисква специално внимание и определени документални умения. Пренебрегването на правилата, установени за изпълнение на този документ, не трябва да се допуска, тъй като това е единственото документално отражение на законността на решенията на колегиалното заседание, които са важни, а също така имат голяма юридическа сила и се предоставят по време на одити регулаторни органи.
