Qualsevol ciutadà que necessiti rebre determinades dades pot convertir-se en usuari d’informació d’arxiu. Per obtenir un certificat d’arxiu, heu de venir en persona o enviar una persona autoritzada que actuï a la base dels documents acreditatius.
Quina informació s’emmagatzema a l’arxiu
D’acord amb la llei sobre arxivística de l’organització, els organismes estatals, les persones que es dediquen a activitats comercials estan obligades a proporcionar al sol·licitant la informació continguda en documents d’arxiu. Aquest servei ha de ser gratuït.
Un certificat d’arxiu és un document oficial elaborat en un formulari especial i que conté informació completa sol·licitada pel sol·licitant. A més del certificat, els ciutadans tenen dret a rebre còpies dels documents d’arxiu relacionats amb el sol·licitant. La necessitat d'obtenir aquests documents pot estar relacionada amb la sol·licitud a les autoritats de la seguretat social, l'elaboració de contractes de pensions i l'obtenció de determinats beneficis.
Privacitat de les dades
Segons la llei, la informació d'informació arxivística hauria de produir-se mitjançant l'accés dels usuaris als originals i motors de cerca. Cal destacar que tota la informació emmagatzemada és confidencial i, per tant, l’accés a ella s’hauria de limitar a un determinat cercle de persones.
Aquesta precaució està relacionada amb el fet que el banc d'informació conté dades personals dels ciutadans, informació sobre el seu lloc de residència, estat civil, sou, antecedents penals i altres característiques biogràfiques. En aquest sentit, no es permet obtenir un certificat d’arxiu sense el consentiment d’una persona. Els treballadors amb accés a l'arxiu han de complir les regles per proporcionar informació.
Arxivar informació sobre els usuaris
Degut al fet que s’emmagatzema una gran quantitat d’informació als arxius, l’emissió de certificats d’arxiu es produeix a un gran nombre d’usuaris. S'inclouen persones físiques i jurídiques, antics empleats d'empreses, autoritats fiscals i fiscals, fons de pensions, agències d'assegurances i ciutadans corrents.
Per a cada usuari individual, hi ha regles per proporcionar informació.
Normes d’expedició de certificats d’arxiu, còpies i extractes
Tota la informació sol·licitada a l'arxiu s'emet sobre una sol·licitud escrita. Aquest document descriu l’essència de la sol·licitud i tots els detalls necessaris per a la cerca. L’aplicació també informa de les dades personals del sol·licitant, les inicials, l’adreça, el número de telèfon. La sol·licitud s’ha de signar amb la signatura personal del sol·licitant.
S’expedeix un certificat d’obra (arxivat) que conté informació sobre l’antiguitat subjecte a la informació més precisa sobre el lloc de treball del sol·licitant. També en aquest cas, heu d’especificar la posició i el període de treball. En canviar el cognom, cal escriure les inicials anteriors a la sol·licitud.
La informació sol·licitada de l’arxiu s’ha de proporcionar dins dels 30 dies següents a la data del registre de la sol·licitud. Si es requereix un temps addicional per obtenir informació especial, l'arxiu notifica al sol·licitant l'extensió del termini.
Com pot semblar l’arxiu, la forma d’exemple
El certificat obtingut de l'arxiu estatal o dels documents de personal d'una empresa comercial s'ha de recopilar a la capçalera de l'organització i tenir un nom clar. Es pot veure una mostra aproximada d’una sol·licitud d’aquest tipus a l’hora de sol·licitar-la.
L’emplenament del document d’arxiu es basa en els originals o en còpies certificades.Un certificat d’arxiu ha de contenir informació exacta sobre els documents utilitzats, i la informació s’ha de presentar per ordre cronològic. Tots els noms esmentats en el certificat estan registrats de forma ampliada i els fragments de l'original s'inclouen entre cometes. Si s'han trobat discrepàncies en el procés d'emplenament del document, aquestes seran transferides al certificat en el formulari que apareix a l'original. Un certificat completat correctament té tota la força jurídica i pot presentar-se en forma de proves als tribunals.
Quines infraccions poden anul·lar un document?
Un document d’arxiu oficial pot no contenir correccions, taques o frases il·legibles. Així mateix, no es permeten comentaris i conclusions personals sobre treballadors d’arxiu al text.
Després de la part de text del document s’arxiven nombres dels registres utilitzats. El certificat d’arxiu està signat per l’arxiver en cap o el cap del departament de personal i està certificat amb un segell. Si el document consta de diverses pàgines, cal certificar cada full. Una sol·licitud d’arxiu s’emet en dues còpies, una de les quals s’emet a petició i la segona s’emmagatzema al registre d’arxiu.
Emissió d’una còpia arxivada d’un document
Les institucions arxivístiques a petició dels ciutadans emeten còpies de documents originals i extractes d’arxiu. Aquests blocs d'informació es realitzen a la capçalera de l'organització. Si es fa una còpia d’un document històric, no caldrà utilitzar aquest formulari.
Una declaració d’arxiu és rellevant si la informació de la font es troba en un registre d’informació voluminosa. Per tant, per optimitzar l’obra, l’extracte només indica aquella part de la informació que interessa al sol·licitant.
S’expedeixen còpies dels documents al sol·licitant juntament amb una carta de presentació. Si la informació sol·licitada no està disponible a l’arxiu, s’informa del motiu de l’incompliment de la sol·licitud.
9 formularis amb certificat arxivístic
El formulari núm. 9 és un document força popular entre la població. Aquest certificat conté informació sobre les persones registrades en un determinat apartament, sobre la mida dels béns immobles, els drets del propietari i la seva relació familiar amb altres propietaris de capital.
Aquest document es pot reclamar en el moment de presentar documents per a la privatització o bé en la prova de drets d’herència. En el cas de la venda de certificat d’arxiu immobiliari número 9 actualment no és necessari. Per obtenir el formulari núm. 9, haureu d’anar a l’oficina del passaport al lloc d’inscripció i presentar-hi un passaport i un certificat de propietat del local.
Molt sovint, els sol·licitants s’enfronten a un problema com la negativa a l’expedició del certificat núm 9 en relació amb el resultat arrendaments endarrerits. De fet, aquest argument no es pot considerar legítim, ja que, per dret, els empleats de l'oficina de passaports han d'emetre un document independentment dels endarreriments.
En cas de denegació il·legal, cal sol·licitar la confirmació per escrit del motiu de la denegació, també podeu escriure una queixa al cap de l’oficina del passaport o anar al jutjat.
