Entre tota la varietat de documents relacionats correspondència empresarial un lloc especial és la carta de disculpa. Per poder compilar-ho correctament, heu de tenir una idea clara de papers d’aquest tipus.
Característica del document
Les activitats de qualsevol organització estan relacionades amb la solució d’una àmplia varietat de producció i altres temes. De vegades hi ha situacions en què accions incorrectes d’un bàndol poden provocar problemes per als dos socis. Aquests conflictes requereixen una resolució immediata. És en aquests casos que s’elabora una carta de disculpa.
Més aviat es pot atribuir als papers. etiqueta comercial. Aquest missatge té dues funcions. En primer lloc, el culpable ha de demanar disculpes al destinatari per les molèsties que li ocasionin. En segon lloc, la carta de disculpa ha de portar un positiu i un desig de mantenir bones relacions i comprensió mútua entre les parts. Amb això, heu d’intentar suavitzar les cantonades afilades i resoldre el problema pacíficament. Normalment s’envia una carta de disculpa en els casos següents:
- Les accions no qualificades d’un dels empleats es van fer públiques i van minar la reputació del company.
- Es va produir un malentès entre els empleats de les dues empreses.
- Hi ha una clara incompliment de les obligacions contractuals.
- Força Major.
Cadascuna d’aquestes situacions, a la seva manera, ha provocat l’aparició d’un conflicte que s’ha d’intentar resoldre amb una sincera disculpa.
Normes de registre
Cal presentar una carta de disculpa oficial en una capçalera, que és un full A4 amb els detalls impresos al damunt, ordenats d'una manera determinada. Està escrit en nom del cap d’una empresa i està dirigit a tot l’equip d’una altra. Per descomptat, perquè el director sol demanar disculpes no per ell mateix, sinó per les accions dels seus subordinats.
De vegades, el representant responsable de l'empresa elabora una tal carta i l'adreça al client que no convenia. Tal tipus de carta considerat un dels més difícils. S'han de triar les paraules perquè vulguin creure en la seva sinceritat. El resultat del cas depèn sovint d’aquest fet. Les accions incorrectes sempre haurien de ser capaços de reconèixer i intentar utilitzar totes les oportunitats per arreglar-ho tot. El representant del bàndol oposat ha de creure que l’error comès no es repetirà en el futur. Aquesta crida té com a objectiu minimitzar el conflicte per mantenir bones aliances en el futur.
Estructura del document
Per preparar una carta de disculpa, no heu de tenir una mostra a mà. Es pot compondre de forma independent. Per fer-ho, primer hem de recordar que les cartes d’aquesta naturalesa solen consistir en tres parts:
- introductori (introductori);
- principal;
- final.
Per escriure text, és millor utilitzar un pla especial amb el qual serà més fàcil expressar de forma constant els vostres pensaments.
En aquest recurs es poden distingir diversos punts:
- Primer, heu d’expressar el vostre agraïment pel fet que el soci informés de la situació.
- A continuació, expressa el seu lament que tot ha passat així.
- A continuació, es mostren disculpes immediates.
- Després d’això, hem d’intentar explicar el motiu pel qual s’ha produït un malentès.
- Al final, heu d'assegurar al receptor una sincera estimació i una esperança per a reprendre les relacions anteriors. A més, convé remarcar per separat la importància del treball en equip.
