Si alguna vegada heu d'escriure una nota explicativa, i tal com es demostra a la pràctica, hi ha casos sovint força freqüents, feu-ho correctament i correctament. No subestimeu aquest document. Un enfocament seriós ajudarà a evitar més malentesos i mesures disciplinàries. Aquest article us ajudarà amb això. Aprenem sobre com s’escriu una nota explicativa, quins són els tipus i requisits per a aquesta. A més, aquesta informació serà útil per a gestors i individus la competència dels quals inclogui aquest tema.
Què és una nota explicativa?
En el sentit general de la paraula, s’ha d’entendre una nota explicativa com un document de treball especial que es compila per proporcionar explicacions sobre determinades disposicions del document principal (pla, informe, esborrany) o dóna un comentari sobre els motius de qualsevol fet, esdeveniment o acte.
Un gran nombre de variacions i variacions d’aquest document es poden dividir condicionalment en dos grups.
Tipus de notes explicatives
- Acompanyar el document principal o donar explicacions sobre les seves disposicions individuals.
- Notes explicatives sobre qualsevol incident, accions, situacions actuals i comportament dels empleats individuals de l'organització. Aquest és el tipus de document més comú elaborat pels empleats de l'organització a petició d'un directiu o directiu superior. Es relacionen amb les relacions derivades del procés d’activitats laborals i de producció. Per regla general, s’adreça una nota explicativa al director sobre una situació d’emergència, violació de la disciplina laboral i (o) de producció, delictes i infraccions disciplinàries, etc. En aquests casos, l’empresari ha de sol·licitar-ho a l’empleat (segons el Codi del treball de la Federació Russa, article 193) , ja que el legislador és considerat com una forma d’autodefensa. Així, una nota explicativa (mostra a continuació) forma part del procés de disciplina d’un empleat.
Emissió d’una nota explicativa
Per al primer tipus de documentació, la paperassa és un requisit obligatori; per al segon, el text escrit a mà en un full estàndard de paper A4 és acceptable. Tothom hauria de saber escriure una nota explicativa i què indicar en ella, perquè a la pràctica això és molt freqüent. Per molt exemplar que sigui un empleat, les situacions són diferents i ningú no es troba segur. L’estructura de la nota explicativa inclou els elements obligatoris següents:
- dades del destinatari;
- nom del document, indicació del tipus;
- el títol del text (comença amb la preposició "O (O) ...");
- text del cos;
- data de redacció del document;
- signatura personal.
La nota explicativa (a continuació es mostra una mostra) a la part de contingut ha de reflectir dades objectives sobre fets i fets concrets, donar explicacions clares. El text principal reflecteix la posició personal de l’empleat en la situació actual, la seva actitud davant la perfecta incorrecció i conseqüències. Si l’empleat es declara culpable de la mala conducta, pot reflectir-ho a la part substantiva, indicant el seu penediment per l’acta i fer una promesa de no repetir-ho en el futur. Si es considera innocent, hi ha l’oportunitat d’expressar el seu punt de vista i aportar els seus arguments i les proves necessàries.
En resum, podem dir que la nota explicativa és un exemple de com un empleat pot protegir-se davant d’una situació controvertida. Les seves explicacions contribueixen essencialment a una valoració objectiva per part de l'empresari d'un fet determinat i permeten identificar totes les circumstàncies de la infracció i, si cal, triar una mesura justa de sanció disciplinària.
Notificació d'explicació per part dels empleats
Com ja s'ha esmentat, l'empresari ha de sol·licitar una explicació per escrit al seu empleat abans que es prenguin mesures disciplinàries (Article 193 del Codi del treball RF). A més, hi ha els terminis en què s’ha de donar una explicació: dos dies hàbils. A partir del fet que el legislador hi destina un temps determinat, l’empresari ha de documentar la data en què va demanar al seu empleat que aportés una nota. No hi ha cap requisit obligatori per a això, però des d'un punt de vista pràctic aquest document seria útil. En primer lloc, aquesta és la data d’inici i, en segon lloc, l’evidència documental que no es van violar els drets de l’empleat. A continuació donem un exemple per deixar clar què s’hi ha d’indicar i com s’ha d’escriure. Es demana una nota explicativa a la capçalera amb la signatura del representant de l'empresari, la competència de la qual pot dictar sancions disciplinàries. Típicament, aquest és el líder o la persona a qui s'ha delegat aquesta autoritat.
Exemple de notificació
Metge Adjunt
Kukushkina R.R.
En proporcionar una explicació per escrit
En relació amb el seu funcionament indegut de les tasques laborals, que es van manifestar en absència al lloc de treball del 21/12/14 al 23/12/14, us demano que expliqueu aquest escrit al departament de personal abans de les 18:00 del 26 de gener de 2014.
Metge de capçalera (signatura) P. P. Sorokin
La notificació es va rebre el 24 de gener de 2014
Metge adjunt (signatura) Kukushkin R.R.
Potser pot ser que l’empleat es negui a rebre i signar aquest document i la nota explicativa del treball s’escrigui tard, quan ja no és possible aplicar la mesura disciplinària i han passat tots els terminis. En aquest cas, hi pot haver la següent sortida: lliurar l’avís a la comissió, és a dir, en presència del supervisor immediat, un representant del sindicat, l’assessor jurídic de l’organització i altres parts interessades. Si hi hagués una denegació, paga la pena elaborar un acte amb les signatures de tots els presents. D’aquesta manera es confirma el compliment del que estableix l’art. 193 del Codi del Treball de la Federació Russa.
Nota explicativa (mostra) a treballar: exemple núm. 1
Les situacions més habituals associades a l’absentisme o a l’hora d’arribar a la feina.
Comandant de la unitat militar 65487
El coronel Sidorov S.S.
Un empleat del Ministeri de Defensa de la Federació Russa, secretari
Volkova R.L.
Nota explicativa
A punt d’arribar tard a la feina el 16 de maig de 2014
Jo, Volkov Roman Lvovich, vaig arribar tard a la feina durant 4 hores el 16 de maig del 2014. En essència, puc explicar el següent. Aquest matí, durant el meu viatge a treballar al meu propi cotxe, he estat testimoni d’un accident. En aquest sentit, es va veure obligat a testificar davant la policia de trànsit. Va costar molt de temps. Us adjunto una còpia del protocol com a prova i una nota justificativa de l’inspector de la policia de trànsit Orlova P.P.
16 de maig de 2014 (signatura) Volkov R.L.
Exemple núm. 2
Al director de la botiga Parus
Malinina M.M.
Del responsable del magatzem
Smorodintseva S.S.
Nota explicativa
A punt d’arribar tard a la feina el 30 de desembre de 2014
Jo, Smorodintseva Sofia Semenovna, el 30 de desembre de 2014 vaig arribar tard a la feina durant dues hores. El cas és que un dia abans vaig comprar un rellotge nou amb despertador. No havent entès totalment el mecanisme, he configurat el temporitzador de forma incorrecta i he superat una hora. Reconec el meu error. Prometo que a partir d’ara això no tornarà a passar.
30 de desembre de 2014 (signatura) Smorodintseva S.S.
Nota explicativa d’error: Exemple
Aquest tipus de documents també es troba amb força freqüència.Els errors poden ser de diversos tipus activitats pràctiques tràmits, etc. En aquest cas es considera la situació de l’incompliment del pla de treball.
Al director de Much Money LLC
Monetkina L.D.
Del principal especialista R. Bozhkina
Nota explicativa
Sobre l’incompliment del pla de setembre de 2014
Jo, Monetkina Lyudmila Denisovna, després d’analitzar la situació actual relacionada amb l’incompliment del pla de conclusió d’acords de préstec, explico el següent. El problema està relacionat amb la manca d'empleats, ja que dos especialistes van ser acomiadats en un mes i no es va contractar ningú per substituir-los. Els dos empleats restants no poden fer front al volum de treball, tot i que treballen més enllà de la norma.
15 d’octubre de 2014 (signatura) Monetkina L.D.
Elaboració d'un acte de no-presentació per part d'un empleat d'una nota explicativa
Si, al final del període establert, l’empleat no proporcionava una nota explicativa (exemple anterior), aleshores d’acord amb l’article especificat del Codi del treball de la Federació Russa, l’empresari ha d’elaborar un acte especial. És cert, el legislador no indica quin empleat en particular ha de fer, en quin termini i si està obligat a familiaritzar-lo. Això es determina a nivell d’organització, tenint en compte normes de treball d’oficina. L’acte s’elabora amb la participació d’un grup de persones i confirma els fets o fets establerts per ells. Per tant, és necessari compilar-la col·lectivament, serà convenient atraure aquells empleats presents en el moment en què es va lliurar a l’empleat una notificació del requisit que aportés una nota explicativa. Està escrit en un formulari comú i pot tenir el formulari que es presenta a continuació.
Acte d’exemple
ACTUAR
10.07.2014
Sobre la manca de presentació d’una explicació per escrit de l’empleat en relació amb un delicte disciplinari
Jo, la cap del departament de personal, Koroleva E.E., en presència del comptador en cap Ivanova N.N. i l’economista Pevtsova R.I. Aquesta Llei es redacta de la manera següent:
07/06/2014 comptable Petrova I.I. es va proposar d’acord amb l’article 193 del Codi del Treball de la Federació Russa el 9 de juliol de 2014 per proporcionar una explicació escrita del delicte disciplinari comès per ella, que es va manifestar en absència al lloc de treball durant 6 hores consecutives. Petrova I.I. Ella no ho va fer en el termini prescrit, dient que ja havia donat una explicació oral i que no anava a escriure res més.
Aquest acte es fa per duplicat.
/ signatura / Koroleva E.E.
/ signatura / Ivanova N.N.
/ signatura / Pevtsov R.I.
Una còpia de l'acte rebut:
/ signatura / Petrova I.I.
No considereu la negativa a escriure una nota explicativa com un nou delicte disciplinari, perquè aquest és el dret exclusiu de l’empleat, i no una obligació. I amb aquest acte, l’empresari només confirma que s’han complert totes les normes de la llei.
La diferència entre la nota explicativa de la conferència i l’oficial
No confongueu aquests tres conceptes. Ja hem sortit el primer. Sabent escriure una nota explicativa, podeu afrontar la resta fàcilment. Parlem breument d’ells. Memòria és tot el contrari. L’objectiu de redactar-lo és informar la gestió de la situació actual, la situació, els fets que s’han produït, és a dir, motivar-lo a emprendre qualsevol acció.
Memòria implica la transferència de determinades informacions de la branca de gestió "horitzontal", és a dir, d'un gestor a un altre, un empleat d'un departament a un empleat d'un altre, etc. Per regla general, es relacionen amb qüestions materials, tècniques, organitzatives, econòmiques i altres. De fet, es tracta de correspondència empresarial.
Com es pot escriure fàcilment una nota explicativa (mostra o exemple) a la xarxa. No hi ha un formulari únic, però, hi ha certs requisits que hem indicat. Podeu utilitzar i remodelar fàcilment els exemples anteriors "per vosaltres mateixos".
