En la correspondència empresarial, cada document té el seu propi significat i pot, d’una manera o altra, afectar la relació entre els socis. Entre la gran quantitat de diferents tipus de documents, hi ha un lloc especial que ocupa la carta de resposta.
Classificació dels papers comercials
En les relacions entre les parts, la majoria dels problemes es resolen per escrit. I segons la llei, com ja sabeu, els acords verbals no són vàlids. Per tant, en totes les empreses, correspondència empresarial. És un mitjà d’intercanvi d’informació generalment acceptat com a resultat de contactes oficials entre diverses organitzacions i empreses.
Totes les cartes comercials es divideixen en dues categories:
- Els que requereixen una resposta obligatòria.
- Els que no necessiten una reacció així.
La carta de resposta pertany a la segona categoria. És un dels tipus comercials de documents juntament amb una carta de sol·licitud, informació, advertència, oferta, recordatori o presentació. Aquests títols s’utilitzen generalment en el moment de la conclusió i el suport posterior a diversos acords i altres acords entre les parts. La carta de resposta, a diferència de les altres, no demana res i no ofereix res. Només conté la informació que havia sol·licitat anteriorment l’altra part.
Confirmació de l'aplicació
Es prepara una carta de resposta en diferents casos. Això pot ser una reacció a una queixa, reclamació o sol·licitud específica. A més, pot ser tant positiu com negatiu. En el segon cas, el document ja presentarà una mena de carta de rebuig. Però cal donar-ho amb una explicació detallada de les raons que han portat a tal decisió. Per exemple, podem considerar el cas quan l'empresa va rebre una comanda escrita per a la fabricació d'un determinat tipus de producte durant un període determinat. Si aquesta cooperació és desitjable per a l'empresa, cal respondre immediatament. La resposta és arbitrària. Pot començar amb les paraules: "Completarem" o "Produirem". Com a període, és millor indicar la data d’enviament, tenint en compte el temps necessari per produir les mercaderies i transferir-les al magatzem. A més, és necessari estipular les condicions de pagament, ja que el client pot comptar amb diverses etapes. A més, només cal calcular l'import total i proporcionar les dades de les que el client realitzarà transferències de diners. Aquest document sol signar-lo el director i comptable principal, i al final s’informen les coordenades de l’executor directe.
Correspondència amb els individus
Algunes empreses, per la naturalesa de la seva activitat, tenen contacte directe amb les persones. Es pot tractar d’una organització que treballa al sector de serveis o d’una empresa que produeix béns de consum. Informació de naturalesa molt diferent, tant positiva com negativa, pot dirigir-se al domicili d'aquesta empresa des dels ciutadans. Tot i això, requereix una resposta adequada i una resposta obligatòria. En aquests casos, no us podeu limitar a una conversa personal o a una trucada telefònica. S’ha d’aclarir al ciutadà tota la qüestió que li sigui d’interès. Aquesta ha de ser una resposta detallada a la carta.
Una mostra d'aquest document ha de complir alguns requisits:
- Per a qualsevol correspondència empresarial és millor utilitzar el formulari oficial.
- Cal tenir en compte les característiques de la preparació d’aquests documents.El més important és que s’haurien d’escriure d’acord amb la coneguda regla del paral·lelisme, és a dir, contenir el mateix vocabulari i els girs lingüístics que feien servir l’autor-iniciador. Això maximitzarà la comprensió mútua.
- Assegureu-vos de fer un enllaç a la carta de sol·licitud, indiqueu el seu número i data.
- És millor començar el text amb la frase: "Al vostre número de carta ...", "En resposta a la vostra sol·licitud ..." o "Us informem ...".
A continuació es presenta una declaració dels fets i es pren una decisió final.
Estrictament formal
Si voleu respondre a la carta oficial, haureu de fer-ho correctament. Cal recordar que aquesta crida ha de ser sens dubte educada i correcta. No us oblideu també de l’alfabetització. És ridícul veure errors evidents en la informació proporcionada per una organització respectable.
Des del principi, l’adreça s’imprimeix a la cantonada superior dreta. És una còpia exacta del que s’indica al sobre. La resposta sempre es dóna a algun tipus de sol·licitud, per la qual cosa, al segell de la part superior esquerra, cal indicar-ne els detalls originals (número i data de sortida). A continuació, es fa una petita crida al destinatari (simplement podeu indicar el cognom sense inicials). El text ha de contenir explicacions detallades sobre el problema d’interès. Com a arguments, només s’han d’utilitzar dades verificades. En cap cas no pot confiar en rumors i especulacions. Si és necessari, podeu utilitzar fragments de la normativa amb els articles rellevants. El director de l'empresa signa aquest document i es nota una mica més baix amb les dades del nom i el número de telèfon de l'executiu responsable.
