Les grans corporacions amb moltes divisions s’enfronten inevitablement al problema del flux de treball intern. A les empreses avançades, aquest procediment s’informatitza, en una versió més modesta, es tracta de la correspondència als transportistes de paper. No obstant això, les normes d'escriptura comercial continuen essent les mateixes per a qualsevol format. Normalment, aquest document s'anomena nota.
Per a quins casos feu una nota
La relació entre les unitats és una qüestió delicada i de vegades requereix escriptura. Suposem que els empleats de diverses unitats remotes geogràficament treballen junts en un projecte. Per intercanviar informació fiable, el telèfon no és suficient, calen fonts escrites.
O una altra opció menys agradable: heu de portar l'empleat a responsabilitat disciplinària per violació de les funcions oficials. Com demostrar que existia una infracció, i en què consistia? Per descomptat, amb l'ajuda de fonts escrites: resolucions, correspondència interna, instruccions escrites i altres notes similars.
És possible que hi hagi moments en què hagi de fer una sol·licitud o posar en coneixement de tots els empleats informació important. Això es pot fer mitjançant una nota.
És a dir, una nota de mostra pot ser útil en diversos problemes de l'empresa:
- mà d’obra;
- per acord;
- administratiu i directiu;
- disciplinari;
- administratiu;
- sindical;
- informatiu.
I aquesta llista no és exhaustiva.
Detalls obligatoris
En primer lloc, una nota és un document i, per tant, s'ha de recopilar d'acord amb les regles del flux de treball empresarial, centrant-se en la mostra. Una memòria escrita elaborada amb competència és suficient per resoldre un problema de producció. El document ha de contenir la informació següent:
- a qui va dirigida la nota;
- quina és la seva essència, justificació, referència a lleis, normes, instruccions;
- aplicacions: si n’hi ha;
- qui va signar: el cap de la unitat, que té dret a signar documents interns;
- qui va compilar - l'intèrpret que va compilar directament la nota del servei de mostra;
- número de registre del document i data en què es va enviar al destinatari.
Per regla general, els registres de serveis es compilen pel nombre de destinataris en els originals més una còpia per a l’enviador. Si hi ha molts destinataris, es classificaran en jerarquia a la meitat dreta del full.
Com escriure una nota
Es pot trobar un document d’exemple en qualsevol publicació de referència mitjançant una carta comercial o en col·leccions de documents comercials. Formulari nota no aprovat específicament. Bàsicament, quan es recopilen, es guien per les normes de facturació empresarial i la pràctica establerta.
Tanmateix, hi ha les anomenades normes estatals que regeixen la forma de documentació. Imposen determinats requisits a la documentació interna de l’empresa, es prescriu on s’han d’ubicar aquestes o aquelles inscripcions, com indicar correctament les inicials o signar correctament documents al diputat en absència del cap.
Tenint en compte tot allò escrit, podeu utilitzar la nota de servei de mostra que es mostra a continuació. Per descomptat, la lògica de presentació i justificació a què es refereix el compilador hauria de ser ben pensada, perquè el format determinarà la percepció del document i, per tant, la seva efectivitat. Un document sòlid i ben pensat sempre és més creïble.
Memòria d’exemple
Director de RRHH
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Memòria
Sobre el lliurament del document a l'empleat
214 / OK de data 06/03/14
31/05/14 l’empresa va rebre una carta de l’agutzil, segons la qual l’empleada Degtyareva Irina Pavlovna hauria de venir a veure’l, ja que és deutora per decisió judicial de recuperar l’import a favor del Centre d’Ocupació.
Segons les dades disponibles, l’empleat especificat treballa a la divisió d’Electricitat com a despatxador.
D’acord amb els requisits de l’agutzil, us demano que assegureu amb urgència el lliurament de la citació adjunta a Degtyareva Irina Pavlovna contra la signatura, i envieu una còpia amb la signatura per correu electrònic a l’agutzil.
Apèndix: citació en 2 exemplars.
Salutacions
Cap del Departament Jurídic
M.V. Blanche
Castellà Oleva I.R.
5027982
En aquest format, podeu plantejar qualsevol pregunta, el principal és centrar-se en la nota del servei de mostra i no deixar de banda la justificació dels requisits indicats.
Memo - Document intern
Un exemple de nota dóna una idea del procediment per a la seva preparació. Cal recordar que aquest document, sigui quina sigui la seva temàtica, segueix sent l’assumpte intern de l’empresa.
Típicament, una empresa emet una ordre especial per determinar informació amb accés limitat, en la qual es pot negar l'emissió de còpies o, a més, originals de documentació oficial a petició de tercers.
Tanmateix, cal recordar que a petició de les autoritats judicials i judicials, la correspondència oficial pot passar a ser propietat de l'investigador o del jutge. A més, aquests documents tenen dret a sol·licitar els organismes d’inspecció. Tenint en compte aquesta possibilitat, és millor elaborar un document de manera correcta i prudent, ja que el que està escrit amb un bolígraf no es pot tallar amb una destral. Per això, la nota de servei de mostra és la més adequada.
