Gairebé tots els empleats han de tenir una memòria de mostres entre mans. Aquest és un document molt important de comunicació interna, sense el qual el funcionament normal de la majoria de grans institucions és impossible.
Nota de l’informe Definició
Una nota és un document dissenyat per transmetre informació de la vertical del servei de baix a dalt. Es pretén informar el cap immediat sobre els fets i incidents que es produeixen en el procés de realització del treball.
A més d'informar l'empleat que informa, el seu compilador, ofereix mesures que s'han d'aplicar després d'analitzar la situació.
Gairebé tots els caps de departament saben encantar nota Mostra sempre és a l'escriptori. L’informe té gairebé la mateixa estructura, però un enfoc lleugerament diferent.
Memòria s’envien horitzontalment, del líder al líder d’un nivell. Els informes s'escriuen verticalment del subordinat al supervisor immediat.
Tema de notes
El motiu per escriure una nota pot ser qualsevol incidència a l'empresa. Avui en dia, per exemple, no és tan freqüent una mostra d’una memòria sobre la grosresa dels empleats, però fins i tot fa uns 30-35 anys era un fenomen molt estès.
Avui dia, hi ha informes més freqüents sobre l’incompliment de les funcions oficials, sobre l’arribada tardana. També es poden compilar per donar veu a la sol·licitud d’un determinat empleat o de tot el personal de la unitat.
Els empleats també escriuen informes informant sobre l'execució de les instruccions rebudes per part de les autoritats superiors, especialment si se'ls dóna per escrit.
Els incidents de producció, situacions imprevistes o accions previstes també es converteixen regularment en una ocasió informativa per a la redacció d’un informe. Per tant, l’objecte d’aquest document és força extens i pot abastar absolutament tots els aspectes del procés de producció, que s’haurien de comunicar a les autoritats superiors.
Focus d’informació
Tota empresa sap que hi ha dos tipus de notes: internes i externes. Interiors més usats. No superen els límits d’una unitat estructural i s’envien de l’empleat al supervisor immediat. Qualsevol que tingui una necessitat així ho pot escriure. Un exemple d’això és una nota sobre l’incompliment de les funcions oficials, una mostra de cada departament de personal.
L’informació externa supera els límits de la unitat estructural i s’envia en nom del seu responsable al seu responsable superior. Si l’interior es pot confeccionar en un full normal de mida A4, l’exterior només s’envia a la capçalera i està certificat amb un segell, a la unitat. Però aquests dos tipus s'han de compilar estrictament segons GOST, en cas contrari no es poden adjuntar a la documentació general de l'empresa.
Requisits
Segons GOST, cada mostra de la nota ha de contenir certs detalls, sense els quals el document deixi de ser-ho.
L’informe comença amb els detalls que indiquen el nom de l’empresa o la seva unitat estructural. A més, com a la declaració, hi ha una capçalera que indica el destinatari i l’autor de la nota. És molt important indicar el nom complet de les publicacions.El nom del document està escrit en una nova línia i immediatament a sota seu hi ha el seu títol, que comença amb les paraules "Respecte ..." o "Oh ...". Això prepara immediatament el lector per a quin tipus d’informació es presenta al cos del document. La part principal consta de dues seccions condicionals. El primer exposa tota l’essència de l’incident, i el segon fa recomanacions o elabora una petició per prendre mesures pel motiu anterior. L’informe es tanca amb la data i la signatura del redactor amb la seva interpretació.
Persones amb dret a elaborar informes
Tothom de l’empresa ha de saber escriure un informe sobre l’empleat o sobre l’incident. Depèn d’això si serà lícit i si totes les accions posteriors aniran fora de l’àmbit de la llei.
Qualsevol que tingui una necessitat similar pot elaborar un document d’aquest tipus. Els empleats de baix nivell envien més sovint notes informatives sobre el progrés de l'execució de tasques, viatges de negocis i inspeccions. Menys sovint, escriuen informes sobre els seus col·legues sobre la seva falta de treball.
Però els caps de departaments controlen sovint la disciplina laboral. La seva violació es converteix en el motiu de sancions financeres. Però per al seu nomenament és necessari aportar arguments contundents.
Per regla general, juntament amb una nota, s’envia una carta explicativa al gerent, que indica motius bons o no molt bons per a l’incident. A partir d’aquests dos documents, s’elabora una comanda adequada per a l’empresa.
Evidència de Viabilitat
A cada departament de personal, a qualsevol departament de comptabilitat hi ha una mostra d'una nota. Aquest document serveix com a confirmació important que certes accions es van dur a terme de manera raonable.
A les empreses estatals, sovint es fan inspeccions per part de serveis de diverses instàncies. Tots ells estan dissenyats per confirmar la legitimitat del flux de caixa dels fons pressupostaris. La meritació no raonable de la prima o deducció dels salaris és una infracció greu, que comporta sancions.
Però la presència d'una nota, sobre la qual es van emprendre accions legals, serveix de seriós justificació per a aquest o aquell fet. Una nota pot ser un argument fins i tot en un judici si està redactada de forma i avalada pel destinatari que ha rebut i familiaritzat amb el seu contingut.
Importància de notes
Va passar històricament que la forma de la nota, que n'explica una mostra en aquest article, no va arrelar del negoci privat. En empreses i empreses de propietats particulars, és més habitual resoldre els problemes de producció de forma verbal o mitjançant la redacció d’ordres. Això es deu al fet que l'empresa té menys entitats externes que el controlen, per la qual cosa no cal informar sobre la legitimitat de determinades accions. Però aquí hi ha un lloc per als informes relacionats amb la facturació financera, ja que el control de les autoritats fiscals continua essent present.
A les institucions governamentals, les memòries són un cas comú. Permeten que cada subordinat es pugui assegurar, transferint juntament amb el document la responsabilitat de resoldre el problema al seu superior immediat.
Exemple de nota d’empleats
L’informe més senzill està elaborat sobre l’incompliment de les funcions oficials o la violació de la disciplina laboral per part d’un empleat.
Iniciem el document amb el nom de la unitat: “Departament d’Informació de l’Institut de Recerca Agrícola”. A continuació, escrivim un barret: "Al cap del departament d'informació, Ivanov I. I., del programador de tercer nivell Petrov P. P."
Al cos de l’informe, exposem l’essència de la nota: “Us poso en atenció el fet que el programador menor Sidorov Ivan Ivanovich va venir a treballar el 02.06.2011 tard a les dues en punt i en un estat d’embriaguesa.El violador no va aportar raons vàlides ni les seves proves, però va reaccionar a la sol·licitud amb una rudesa oberta dirigida a mi. En vista de la regularitat d’aquestes infraccions a la disciplina laboral, proposo prendre sancions adequades amb reprimenda i deducció d’una multa igual al pagament de la seva feina durant 2 hores del salari, durant la qual I. Sidorov no estava al treball. "
L’informe es tanca per data i signatura amb xifrat.
Recomanacions de recopilació
Si examines detingudament cada informe de mostra, es fa notar que estan dissenyades amb un estil estricte de negocis oficials. No té sentit apartar-se’n i entrar en detalls amb la seva descripció en un estil conversacional. Com més clar i concis sigui el text, més s'aproxima al present informe.
Assegureu-vos d’analitzar l’incident descrit i feu les vostres recomanacions sobre aquest tema. Això no vol dir que serà així. El cap té dret a decidir quines sancions ha de prendre, però més sovint està d’acord amb les propostes del compilador de l’informe, ja que no té temps per aprofundir en tots els detalls.
Recordeu-vos que la nota és un document legal complet i completat per a la vostra exactitud.
