Les empreses russes, en virtut dels requisits legislatius, poden tenir obligacions de proporcionar diversos tipus d'informes a organismes estatals, en particular, de comptabilitat. L’elaboració de documents rellevants pot requerir la consolidació de volums significatius de recursos interns. Al mateix temps, moltes empreses presten atenció a la formació d'informes de gestió específicament. La seva remissió als organismes estatals és opcional, però moltes corporacions la formen i és possible que aquest procés no requereixi menys esforços per part de l'empresa. Per què té sentit aplicar-les? Quina és la utilitat del tipus d'informes adequat?
El paper de la gestió d'informes
Què és l'informe de gestió i quin és el seu paper en l'empresa? Aquest terme fa referència a un conjunt de documents interns que contenen números que reflecteixen diversos aspectes de les activitats empresarials de la companyia.
Els informes de gestió, a diferència, per exemple, de comptabilitat, són voluntaris. No ha de ser enviat al Servei Tributari Federal i a altres agències governamentals. La seva funció és proporcionar a la direcció de l'empresa o als seus propietaris informació fiable sobre l'estat de les coses a l'organització.
Els informes de gestió poden complementar els informes de comptabilitat o d’informació financera en termes de generar dades que són crucials per optimitzar un model de negoci i augmentar la rendibilitat d’una empresa. El tipus d’activitat que es consideri també pot incloure informació no financera, que és important per a la correcta interpretació de l’efectivitat de les decisions de gestió que pren la direcció de l’empresa. El tipus d'informes considerats no es valora pel fet que conté xifres impressionants, sinó tot el contrari, per l'oportunitat de detectar defectes en el model de negoci de l'empresa que impedeixen un creixement amb èxit.
Els informes de gestió són un component essencial de la planificació. Els documents que el formen inclouen dades que són de gran importància per al càlcul de les perspectives d'implementació de determinades decisions sobre nivell de gestió. Al seu torn, un cop finalitzada una o altra fase de desenvolupament de l’empresa, el tipus d’informació a considerar ens permetrà analitzar en quins punts hauria d’haver actuat d’una manera diferent la direcció de l’empresa i amb quines està relacionada.
Beneficis de la informació de gestió
En què es diferencien fonamentalment els informes de gestió, comptabilitat i gestió? En primer lloc, la metodologia. Els dos primers tipus d’estats financers consisteixen en la recollida d’informació principalment estadística que reflecteix la facturació de capital en determinades àrees dels processos empresarials. Al seu torn, els informes de gestió assumeixen no només el reflex de les estadístiques, sinó també la interpretació de les xifres corresponents. La direcció de l'empresa no només podrà observar certs indicadors, sinó també comprendre què signifiquen.
Així doncs, els informes de gestió de l’organització poden mostrar el motiu de la rendibilitat més elevada en la producció de tipus específics de productes o, per contra, quina és la raó d’ingressos insuficients i costos massa elevats per a un segment empresarial determinat. La interpretació de les xifres registrades en l’informe de gestió permet a la direcció de l’empresa prendre decisions competents sobre compres necessàries, actualització d’immobilitzat, modernització d’equips, etc.
Els informes de gestió interna, sempre que estiguin preparats de forma oportuna, poden identificar puntualment aquelles parts del procés empresarial on l'eficiència dels empleats de l'empresa no és prou elevada.
Informes de gestió
Què es pot contenir en els documents que componen el tipus d’informació a considerar? El fet és que es poden representar fonts d’informació del tipus corresponent en el marc d’un gran nombre de varietats. Per regla general, certs documents s’adapten a gestors específics. Els informes s’anomenen directius degut principalment al fet que està dirigit específicament als gestors.
Dins estructura de gestió les organitzacions modernes, per regla general, presenten els càrrecs del director general, així com dels seus diputats. Aquests poden ser: diputat per producció, per vendes o, per exemple, per qüestions financeres. En el primer cas, els informes de gestió interna poden incloure dades relacionades amb:
- el cost dels productes o serveis (en relació amb varietats específiques de productes);
- característiques del treball en curs, producció de béns i serveis en relació amb comandes de clients específics;
- la quantitat de producció que es dirigeix al magatzem;
- existències de matèries primeres, materials o components que participen en l’alliberament de mercaderies.
Si els informes seran proporcionats al subdirector de vendes, la seva estructura pot incloure:
- informació sobre l'estructura de vendes en relació amb tipus específics de béns i serveis, amb clients específics;
- dades sobre la dinàmica d’enviament de productes;
- informació sobre existències en estoc;
- dades sobre la quantitat de costos per a la venda de béns o per al lliurament al consumidor;
- indicadors previstos sobre la recepció de mercaderies al magatzem;
- informació sobre els rebuts de les posicions venudes.
Si l'informe s'ha de lliurar al subdirector de Finances, pot contenir:
- informació sobre l'execució del pressupost empresarial;
- informació sobre els costos associats a les activitats econòmiques;
- xifres que reflecteixen el cost de béns o serveis;
- dades de resultats i pèrdues;
Així mateix, els informes poden contenir informació sobre els rebuts i deutes propis de l'empresa sobre préstecs i altres obligacions.
Freqüència d'informes de gestió
Amb quina freqüència s’ha de fer l’informació de gestió? És desitjable que la informació que reflecteixi les àrees d’activitat indicades de l’empresa no quedi obsoleta durant més d’una setmana. En alguns casos, es poden definir indicadors clau en una empresa determinada que haurà de ser actualitzada amb més freqüència. De la mateixa manera, la direcció pot arreglar indicadors secundaris, la preparació dels quals no es pot dedicar molt de temps i, per tant, es pot proporcionar aquesta informació amb molta menys freqüència.
Informes als accionistes
Els experts en el camp de la gestió empresarial recomanen prestar especial atenció a la preparació d’informes destinats als accionistes de l’empresa. Quina és l’especificitat de les comunicacions rellevants?
La característica principal aquí és que els accionistes de la companyia no poden participar directament en la gestió de l'empresa. Sovint passa que l’única àrea d’interès d’ells són les xifres de benefici net. En alguns casos, les decisions detallades de gestió dels informes proporcionats als accionistes de la companyia són inapropiades. Tanmateix, atès que els propietaris de l'empresa són els que prenen decisions clau pel que fa al nomenament de màxims directius, serà possible reflectir en els informes informació que caracteritza l'efectivitat del treball del director general i els seus diputats.
Com podria semblar el reportatge?
Quines són les formes d'informes de gestió? Hem assenyalat anteriorment que, a diferència dels documents financers i comptables, el tipus de document corresponent és, de fet, informal. Les formes d'informes de gestió no estan regulades per la llei. Per tant, poden ser desenvolupats per l'organització en funció de l'estructura més adequada, per exemple, en funció del destinatari dels informes.
Potser serà més còmode que el subdirector de finances tracti amb documents tabulars i el propietari de l’empresa amb programes que mostrin clarament com canvia el benefici en funció de diversos factors. En alguns casos, els formularis d'informes en qüestió poden ser molt similars als recopilats a la recollida d'indicadors financers o comptables
Procediment d'informes
Com es poden formar documents d’aquest tipus? Informar en qüestió implica la solució de dos grups de tasques.
El primer és recollir els números necessaris. El seu origen és probable que siguin fitxers generats pels departaments de comptabilitat i producció de l'empresa durant les activitats actuals. Per exemple, si un determinat volum de mercaderies es va enviar a un magatzem, les dades corresponents normalment es registren al sistema CRM de l'empresa. Es reflecteixen les dades sobre altres activitats comercials que es desenvolupen a l'empresa.
En segon lloc, es tracta d’una interpretació d’indicadors recollits en diversos llocs de producció o presentats en xifres de comptabilitat. Cal fer una anàlisi dels informes de gestió. La seva implementació, de nou, dependrà d’on s’haurien de transferir exactament els documents rellevants. A més, en alguns casos és desitjable menys detall i en d’altres, més detall dels indicadors. Així mateix, es pot acollir una interpretació àmplia dels resultats, o, per contra, una brevetat extrema.
En alguns casos, com a tal, la interpretació de les xifres pot no ser necessària en absolut, per exemple, quan es tracta d’informar a un CFO amb experiència. Probablement, interpreta els resultats millor que qualsevol altre gestor i tindrà prou xifres pures.
Algoritme informant
Considereu com es pot dur a terme la formació d'informes de gestió a la pràctica. Entre els experts russos, és popular un algorisme que assumeixi la solució del problema a considerar en les properes etapes.
En primer lloc, cal esbrinar quin tipus d’informació componen les declaracions que volen veure el director general, els seus diputats i propietaris i amb quina freqüència. Algú pot preferir familiaritzar-se amb les xifres setmanalment, ja que n’hi ha prou amb veure els indicadors clau un cop al mes. També és aconsellable per a un futur compilador d’informes esbrinar al principi de la interacció amb la gestió quin tipus de dades serà molt probable que prioritzi i quin tipus de secundari.
El següent pas és la comunicació amb el comptable per determinar l'algorisme en què una persona que es dediqui a resoldre el problema en qüestió demanarà els números necessaris. El compilador d'informes també pot interactuar amb altres empleats de la companyia en aquelles àrees on es generen indicadors rellevants per als documents requerits. L’empresa ha de constituir un sistema d’informació de gestió en el qual participaran tots els empleats competents.
El següent pas és crear formes de documents en els quals, per una banda, es registraran números i, per l’altra, s’interpretaran. Al mateix temps, es pot veure davant la persona responsable de la notificació la necessitat de crear diferents formes de documents adaptats per a un destinatari concret: el director general, els seus diputats i els propietaris.
Els propers passos es relacionaran amb els informes pràctics.Si l’empresa és petita, en principi, la persona implicada en la resolució del problema que es pot plantejar pot intentar recollir ella mateixa els números necessaris. Però és probable que necessiti l’ajuda dels companys. En aquest cas, les etapes pràctiques associades a la recollida d’informació poden anar precedides d’unes reunions en què la persona informarà a altres empleats sobre quins són els fonaments bàsics de l’informació de gestió, amb quina finalitat es generen els documents rellevants i per què és important per a l’empresa. La solució d’aquest problema pot facilitar la gestió de l’empresa mitjançant la publicació d’actes legals locals que requereixen que els empleats individualitzats promoguin la tasca de la persona responsable d’informar.
Varietats informatives
Tenint en compte els principis clau de la informació de gestió, podem estudiar varietats individuals dels models corresponents per mostrar números que reflecteixen les activitats de l'empresa.
El primer tipus d'informes en qüestió és el saldo de gestió. Quines són les seves característiques?
El balanç de gestió, en principi, és similar al comptable. La seva diferència fonamental radica en la seva finalitat funcional. El balanç de gestió no només pretén reflectir les xifres, sinó també interpretar-les en termes de l’efectivitat del model de negoci de l’organització, l’estat de la qüestió pel que fa al patrimoni de l’organització, les obligacions de la companyia amb els socis i viceversa.
Les xifres, que inclouen comptes, estats financers de gestió, comptables, es poden introduir en principi en les mateixes formes. Tanmateix, la interpretació dels indicadors rellevants pot predeterminar la creació de documents en una estructura completament original. És important qui siguin els usuaris dels informes de gestió. Hem parlat d'això més amunt.
El saldo que estem considerant inclou la informació que pot ser d’interès tant per al director com per a qualsevol diputat, així com per al propietari de l’empresa. En aquest sentit, pot ser un document força universal.
Quins altres tipus d'informes de gestió hi ha? Entre ells, el compte de pèrdues i guanys. A més, tradicionalment s’accepta fer referència a fonts de comptabilitat. Resultat de pèrdues i guanys: document que les empreses han de presentar en forma d’informe oficial a les autoritats reguladores. Tanmateix, també es pot utilitzar com a font per a la formació d'informes de gestió. Això es deu principalment a l’estructura molt convenient d’aquest document.
El compte de pèrdues i guanys de l’organització registra els resultats financers de les activitats de l’empresa durant un període de temps concret. Refereix xifres relacionades amb ingressos, costos, així com resultats financers amb un total acumulat. L’estructura del document del tipus a considerar reflecteix: fonts d’ingressos, articles de despesa, rendibilitat de l’empresa. Però, tal com hem definit més amunt, comptabilitat de gestió i informar implica no resoldre tant problemes relacionats amb la recollida de números com interpretar diversos indicadors. Per tant, el document en qüestió probablement haurà d’anar acompanyat de fonts addicionals, que registraran les explicacions necessàries sobre les xifres que reflecteixen els ingressos, despeses i beneficis de l’empresa.
Un altre document significatiu és un compte de fluxos de caixa. Aquesta font reflecteix els ingressos financers de l'empresa en correlació amb les fonts, així com els pagaments de la companyia en relació amb les àrees clau de despeses, també en relació amb un període específic. El compte de fluxos de caixa pot mostrar el funcionament de l'empresa en termes de resultats actuals de producció, en el camp de la liquiditat. Aquest document permet avaluar la solvència de l’empresa. La font en qüestió pot ser útil tant per a la direcció de l'empresa com pels seus propietaris.
Hem considerat els principals tipus d’informació de gestió: el compte de resultats, el balanç, així com un document que registra dades sobre fluxos d’efectiu, per descomptat, es poden complementar amb altres fonts. Tant poden ser similars a les que hem estudiat, i basar-se en enfocaments fonamentalment diferents de la compilació.
Informes sobre reptes
Així doncs, hem estudiat què és la informació de gestió, en què es diferencia de la comptabilitat o la financera, hem conegut el procediment per a la seva formació. També serà útil considerar les possibles dificultats que acompanyen la seva compilació.
Segons els experts en el camp de la gestió empresarial, el problema més important característic del procés d’informació en qüestió és la manca de lleialtat al document rellevant per part dels empleats de l’empresa, i en alguns casos també els màxims responsables i propietaris. Els empleats de l'empresa (comptables, empleats dels llocs de producció) no sempre perceben els informes de gestió com un document que hauria de donar un temps per al qual té sentit gastar energia. Les empreses, com ja sabeu, ja estan obligades a presentar documents oficials als organismes estatals, la redacció dels quals no és una tasca fàcil.
Una posició similar, quan els informes de gestió no són percebuts com una cosa que val la pena tenir en compte, també poden ser ocupats per alts directius i propietaris, tal com vam assenyalar anteriorment. Segons els experts, molts dels líders es refereixen als documents en qüestió com una varietat del mètode de gestió errònia, sobretot si cal distreure l’atenció dels indicadors de producció no més destacats.
Com solucionar un problema similar? Els analistes recomanen començar pel nivell de lideratge. Estarà més justificat en primer lloc als gestors d’interès en l’elaboració d’informes de gestió, de manera que, al seu torn, formin els actes legals locals necessaris, segons els quals altres empleats hauran d’ajudar en la formació dels documents rellevants.
Una altra dificultat que caracteritza la solució del problema en qüestió és la necessitat de desenvolupar contínuament nous enfocaments per a la interpretació de les figures contingudes en la memòria. Això pot ser degut principalment a canvis en l'estructura de producció del negoci. En el cas de la informació comptable i financera, com sabem, no cal interpretar les xifres. Per tant, és possible utilitzar formularis normalitzats en què es registren els indicadors corresponents.
Al seu torn, els informes de gestió de l'organització resolen altres problemes. És necessària, en primer lloc, per la mateixa empresa i no pels organismes governamentals, com és el cas dels indicadors comptables i financers. Si la interpretació dels números continguts en l'informe de gestió d'una estructura de producció determinada en un període determinat ha tingut un paper positiu, no es garanteix que sigui igualment útil sempre que hagin canviat les característiques de determinats processos empresarials. Molt probablement, el recopilador dels documents informatius haurà de millorar els enfocaments d'interpretació a mesura que la companyia canviï en l'àmbit de les activitats de producció. Això pot requerir molt de temps, tant als seus personals com als companys, a qui pot dirigir-se per a consells, opinions o alguns indicadors auxiliars que reflecteixin els resultats de l’empresa, per tal d’entendre com millorar l’enfocament en la interpretació de números.
Aquest problema es pot solucionar, de nou, mitjançant comunicacions periòdiques amb els companys en forma de reunions, el tema de les quals és la consideració dels indicadors de producció actuals, així com el desenvolupament de mesures per millorar-los, inclosa mitjançant la introducció de nous mètodes d’informació, com ara la gestió.En el context d’enfocaments positius per optimitzar els indicadors de producció, és més probable que els empleats de la companyia siguin percebuts positivament.
