Jak často účetní oddělení podniku vyžaduje, aby jeho zaměstnanci při nákupu určitého zboží za hotovost nebo bankovní převod poskytovali potvrzení o prodeji spolu s dalšími dokumenty? Jaká je tato forma, je to skutečně nutné pro účetní operace?
Specializovaný formulář
Nejprve je třeba poznamenat, že potvrzení o prodeji je přísný formulář hlášení. Poskytuje se fyzickým i právnickým osobám jako důkaz o provedeném nákupu. Tento dokument se vydává ve dvou případech:
- Pokud prodávající nemá pokladnu.
- Na žádost kupujícího jako přepis seznamu nakoupeného zboží.
V prvním případě nemůže prodávající kvůli nedostatku zvláštního vybavení vystavit kupujícímu potvrzení v souladu s požadavky obchodních pravidel, a proto je nucen ručně vyplnit speciálně navržený formulář, který obsahuje všechny potřebné údaje a podrobnosti.
Ve druhém případě je situace poněkud odlišná. Existují registrační pokladny, které vystavují šek, aniž by specifikovaly druh zboží. Označuje pouze zaplacenou částku, která nedává vyčerpávající představu o skutečnosti prodeje.
Pro běžného kupujícího (jednotlivce) může být tento okamžik považován za zanedbatelný. Ale pro organizaci (podnik) při provádění účetních zápisů je nutné jasně uvést název zakoupeného produktu. V tomto případě je vyžadován doklad o prodeji, pokud jsou všechny informace uvedeny v plném rozsahu.
Proč potřebuji potvrzení o prodeji?
Každý dokument má svůj účel. Je to určeno životními potřebami lidí. Potvrzení o prodeji je hlavně nutné k potvrzení skutečnosti o pořízení zboží a množství peněz uložených za perfektní nákup. Nejde jen o rozmar, ale o nezbytnou nezbytnost.
Zaprvé, jediný způsob, jakým může pověřený zástupce podniku potvrdit skutečnost, že se uskutečnil nákup platba v hotovosti k úhradě vzniklých nákladů.
Za druhé, existují situace, kdy je zakoupený produkt nedostatečné kvality. K jeho výměně nebo vrácení potřebujete doklad potvrzující transakci v souvislosti se jménem zboží a částkou peněz za něj zaplacenou. Bez takového potvrzení není možné prokázat, že zboží nízké kvality bylo zakoupeno u konkrétního prodejny od konkrétního prodejce. Koneckonců, za uvedené množství mohl kupující nakoupit několik dalšího zboží za nižší cenu. V tomto případě bude návrat téměř nemožný.
Jak by měl vypadat prodejní doklad?
Komoditní kontroly lze objednat z tiskárny a podle potřeby je použít. Jasná jednotná forma tohoto dokumentu neexistuje, ale hotový formulář musí obsahovat určité nezbytné informace:
- název dokumentu;
- jeho sériové číslo;
- datum vydání;
- název podniku (organizace), který dokument sestavil;
- jeho DIČ a adresa sídla;
- název prodaného zboží s uvedením ceny;
- celková částka nákupu;
- postavení a celé jméno osoby, která tento dokument vydala, a jeho osobní podpis;
- pečeť obchodní společnosti (pokud existuje).
Zadáním objednávky na potvrzení o prodeji v tiskárně lze vzorek upravit podle svého uvážení. Například přidejte logo společnosti nebo informace o záruční závazky. To vše je zcela legální.Další informace zjednoduší práci specialisty při vydávání šeků a umožní informovat kupujícího co nejúplněji.
Potřebujete společně hotovost a příjmy?
Účetní zaměstnanci mají poměrně často otázky týkající se správnosti návrhu platebních dokladů poskytovaných zaměstnanci. Může být pokladní šek přijat k vypořádání bez pokladního šeku? Na tuto otázku neexistuje jediná odpověď.
Zaprvé je třeba si uvědomit, že obě tyto formy mají své vlastní zaměření. Potvrzení o hotovosti potvrzuje skutečnost samotného nákupu a potvrzení o prodeji je podrobným přepisem této transakce. Například zaměstnanec organizace dostává peníze za zprávu o nákupu konkrétního zboží. Poté musí do tří dnů podat zprávu o zdokumentovaném nákupu. K tomu bude potřebovat šek z pokladny, který zaznamená skutečnost prodeje za určitou částku, a potvrzení o prodeji, které podrobně popisuje: co, kdy a za jakou částku zaměstnanec koupil. Oba tyto dokumenty společně potvrdí cílené výdaje obdržených prostředků.
Podle spolkového zákona č. 54 ze dne 05.22.2003 však existují podniky, které podle své povahy činnosti nejsou povinny vypořádat pomocí registračních pokladen. Patří sem prodejní místa časopisů, novin a dalších souvisejících produktů, obchod na veletrzích a na trzích. Pokud je zboží zakoupeno od těchto prodejců, bude dostačující dostupnost potvrzení o prodeji. Zástupci právnických osob by neměli takové maloobchodní prodejny kontaktovat, aby nedocházelo k nedorozuměním.
Funkce vyplnění potvrzení o prodeji
Při prodeji výrobků mu musí prodávající na žádost kupujícího poskytnout potvrzení o prodeji. To je jeho zákonné právo, jehož porušení by mohlo znamenat docela odůvodněné sankce. Obvykle je tento dokument ve formátu A6 se zadanými potřebnými údaji.
Všechny by měly být vyplněny a prázdné sloupce by měly obsahovat pomlčky, aby se do nich po rozdávání dokumentu nezadávaly další informace. Není obtížné napsat potvrzení o prodeji. Vzor výplně je proces postupného zavádění potřebných dat do určitých řádků a sloupců tabulky.
Tento dokument vystaveno v den nákupu. Pracovník, který tento formulář sestaví, musí do úhledného a čitelného rukopisu zadat přesné informace. Zde nejsou povoleny přeškrtnutí, opravy a opravy. Takový formulář je považován za neplatný a nebude pro účely účetnictví přijato účetním oddělením podniku.
Jak vyplnit dokument?
Maloobchodníci obvykle mají na skladě formy prodejních dokladů, aby je mohli kupujícímu kdykoli na jeho žádost poskytnout. Tyto požadavky nejčastěji řeší zástupci podniků (organizací). Jakýkoli prodejce by měl vědět, jak vyplnit potvrzení o prodeji: to lze provést dvěma způsoby:
- S využitím výpočetní techniky. To se provádí, pokud obchod (prodejna) zaznamenává příjem a spotřebu produktů v elektronické podobě. Zaměstnanec může zadat pouze jméno a množství zboží vybraného kupujícím. Zbývající data budou automaticky zadána v tištěné podobě.
- Ručně. V tomto případě jsou všechny potřebné informace pečlivě zapsány do standardního formuláře dokumentu.
Všechny produkty jsou střídavě zapsány do speciální tabulky. V přítomnosti podobných produktů za různé ceny jde každý o samostatný řádek. Například „tužka za cenu 10 rublů za 1 kus“ a „tužka za cenu 15 rublů za 1 kus“.
Nelze psát „2 tužky v množství 25 rublů“. Každý produkt jednoho výrobku (nebo třídy) a jeho cena musí být zaznamenány samostatně. Po tabulce s vybranými produkty je celková kupní cena zapsána čísly a slovy.Závěrem jsou uvedeny údaje prodávajícího, je uveden jeho podpis a pečeť obchodní společnosti. Pokud jeden chybí, nenahrazujte jej různými známkami. Zákon vám umožňuje vystavit dokument bez pečeti, pokud vůbec neexistuje.
Stáhněte si formulář s potvrzením prodeje
