Μεταξύ ολόκληρης της ποικιλίας των εγγράφων που σχετίζονται με επαγγελματική αλληλογραφία ένα ιδιαίτερο μέρος είναι η επιστολή της συγγνώμης. Για να το καταρτίσετε σωστά, πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για έγγραφα αυτού του είδους.
Χαρακτηριστικό εγγράφου
Οι δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού συνδέονται με τη λύση μιας ευρείας ποικιλίας παραγωγής και άλλων θεμάτων. Μερικές φορές υπάρχουν περιπτώσεις όπου λανθασμένες ενέργειες μιας πλευράς μπορούν να οδηγήσουν σε προβλήματα και για τους δύο εταίρους. Τέτοιες συγκρούσεις απαιτούν άμεση επίλυση. Σε αυτές τις περιπτώσεις συντάσσεται επιστολή συγνώμης.
Αντίθετα, μπορεί να αποδοθεί σε χαρτιά. επιχειρηματική εθιμοτυπία. Ένα τέτοιο μήνυμα έχει δύο λειτουργίες. Πρώτον, ο ένοχος πρέπει να ζητήσει συγνώμη από τον παραλήπτη για την ταλαιπωρία που προκαλείται από αυτό. Δεύτερον, η απολογία συγνώμης πρέπει να φέρει θετική και επιθυμία για διατήρηση καλών σχέσεων και αμοιβαίας κατανόησης μεταξύ των μερών. Με αυτό, πρέπει να προσπαθήσετε να εξομαλύνετε αιχμηρές γωνίες και να λύσετε το πρόβλημα ειρηνικά. Μια επιστολή συγνώμης αποστέλλεται συνήθως στις ακόλουθες περιπτώσεις:
- Οι ανειδίκευτες ενέργειες ενός από τους υπαλλήλους έγιναν δημόσιες και οδήγησαν στην υπονόμευση της φήμης του συντρόφου.
- Υπήρξε μια παρανόηση μεταξύ των εργαζομένων των δύο εταιρειών.
- Υπάρχει σαφής παράλειψη εκπλήρωσης των συμβατικών υποχρεώσεων.
- Ανωτέρα Βία.
Κάθε μια από αυτές τις καταστάσεις, με τον δικό της τρόπο, έχει οδηγήσει στην εμφάνιση μιας σύγκρουσης που πρέπει να προσπαθήσει να επιλυθεί με ειλικρινή συγγνώμη.
Κανόνες εγγραφής
Μια επίσημη επιστολή απολογίας πρέπει να συντάσσεται σε επιστολόχαρτο, το οποίο είναι ένα φύλλο Α4 με τα στοιχεία που είναι τυπωμένα επάνω του, διατεταγμένα με κάποιο τρόπο. Είναι γραμμένο εξ ονόματος του επικεφαλής μιας επιχείρησης και απευθύνεται σε ολόκληρη την ομάδα ενός άλλου. Φυσικά, επειδή ο σκηνοθέτης συχνά ζητά συγγνώμη όχι για τον εαυτό του, αλλά για τις πράξεις των υφισταμένων του.
Μερικές φορές μια τέτοια επιστολή συντάσσεται από τον υπεύθυνο εκπρόσωπο της εταιρείας και απευθύνεται στον πελάτη που ήταν άβολο. Τέτοιες είδος επιστολής θεωρείται ένα από τα πιο δύσκολα. Τα λόγια πρέπει να επιλέγονται έτσι ώστε να θέλουν να πιστέψουν στην ειλικρίνεια τους. Το αποτέλεσμα της υπόθεσης πολύ συχνά εξαρτάται από αυτό. Οι λανθασμένες ενέργειες πρέπει πάντα να είναι σε θέση να αναγνωρίσουν και να προσπαθήσουν να χρησιμοποιήσουν κάθε ευκαιρία για να διορθώσουν τα πάντα. Ο αντιπρόσωπος της αντίπαλης πλευράς πρέπει να πιστεύει ότι το λάθος που θα γίνει δεν θα επαναληφθεί στο μέλλον. Μια τέτοια έκκληση αποσκοπεί στην ελαχιστοποίηση της σύγκρουσης προκειμένου να διατηρηθούν οι καλές εταιρικές σχέσεις στο μέλλον.
Δομή εγγράφων
Για να ετοιμάσετε μια επιστολή συγνώμης, δεν χρειάζεται να έχετε δείγμα στο χέρι. Μπορεί να αποτελείται ανεξάρτητα. Για να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να υπενθυμίσουμε ότι τα γράμματα αυτής της φύσης συνήθως αποτελούνται από τρία μέρη:
- εισαγωγική (εισαγωγική);
- κύριο.
- τελικό.
Για τη σύνταξη κειμένου, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε ένα ειδικό σχέδιο με το οποίο θα είναι πιο εύκολο να εκφράσετε με συνέπεια τις σκέψεις σας.
Στην παρούσα έκκληση, διακρίνονται πολλά σημεία:
- Πρώτον, πρέπει να εκφράσετε την εκτίμησή σας για το γεγονός ότι ο εταίρος ανέφερε την κατάσταση.
- Στη συνέχεια, εκφράστε τη λύπη σας ότι όλα συνέβησαν ακριβώς έτσι.
- Τα παρακάτω είναι άμεση συγνώμη.
- Μετά από αυτό, πρέπει να προσπαθήσουμε να εξηγήσουμε τον λόγο για τον οποίο συνέβη μια τέτοια παρανόηση.
- Στο τέλος, πρέπει να διαβεβαιώσετε τον αποδέκτη της ειλικρινούς ευγνωμοσύνης και να εκφράσετε την ελπίδα για την επανάληψη των πρώην σχέσεων. Επιπλέον, αξίζει να τονιστεί χωριστά η σημασία της ομαδικής εργασίας.
