Στην επιχειρησιακή αλληλογραφία, κάθε έγγραφο έχει τη δική του έννοια και μπορεί, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, να επηρεάσει τη σχέση μεταξύ εταίρων. Μεταξύ του τεράστιου αριθμού διαφορετικών τύπων τέτοιων εγγράφων, ένα ειδικό μέρος καταλαμβάνεται από την επιστολή απάντησης.
Ταξινόμηση επιχειρηματικών εγγράφων
Στις σχέσεις μεταξύ των μερών, τα περισσότερα θέματα επιλύονται γραπτώς. Και σύμφωνα με το νόμο, όπως γνωρίζετε, οι λεκτικές συμφωνίες δεν είναι έγκυρες. Ως εκ τούτου, κάθε εταιρεία πρέπει επαγγελματική αλληλογραφία. Πρόκειται για ένα γενικώς αποδεκτό μέσο ανταλλαγής πληροφοριών ως αποτέλεσμα επίσημων επαφών μεταξύ διαφόρων οργανισμών και επιχειρήσεων.
Όλες οι επιχειρηματικές επιστολές χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:
- Αυτά που απαιτούν υποχρεωτική απάντηση.
- Εκείνοι που δεν χρειάζονται μια τέτοια αντίδραση.
Η επιστολή απάντησης ανήκει στη δεύτερη κατηγορία. Είναι ένας από τους εμπορικούς τύπους εγγράφων μαζί με επιστολή, πληροφορίες, προειδοποίηση, προσφορά, υπενθύμιση ή παρουσίαση. Οι τίτλοι αυτοί χρησιμοποιούνται συνήθως κατά τη σύναψη και την περαιτέρω υποστήριξη διαφόρων συμφωνιών και άλλων συμφωνιών μεταξύ των μερών. Η επιστολή απάντησης, σε αντίθεση με τους άλλους, δεν ζητά τίποτα και δεν προσφέρει τίποτα. Περιέχει μόνο πληροφορίες που είχαν ζητηθεί προηγουμένως από το άλλο μέρος.
Επιβεβαίωση αίτησης
Μια επιστολή απάντησης προετοιμάζεται σε διάφορες περιπτώσεις. Αυτό μπορεί να είναι μια αντίδραση σε μια συγκεκριμένη καταγγελία, αξίωση ή αίτημα. Επιπλέον, μπορεί να είναι θετική και αρνητική. Στη δεύτερη περίπτωση, το έγγραφο θα παρουσιάσει ήδη ένα είδος επιστολής απόρριψης. Είναι όμως απαραίτητο να δοθεί λεπτομερής εξήγηση για τους λόγους που οδήγησαν σε μια τέτοια απόφαση. Για παράδειγμα, μπορούμε να εξετάσουμε την περίπτωση κατά την οποία η εταιρεία έλαβε επίσημη γραπτή παραγγελία για την κατασκευή ενός συγκεκριμένου προϊόντος για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εάν μια τέτοια συνεργασία είναι επιθυμητή για την επιχείρηση, τότε είναι απαραίτητο να απαντήσετε αμέσως. Η απάντηση είναι αυθαίρετη. Μπορεί να ξεκινήσει με τις λέξεις: "Θα ολοκληρώσουμε" ή "Θα παράγουμε". Ως περίοδος, είναι προτιμότερο να δηλώσετε την ημερομηνία αποστολής, λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο που απαιτείται για την παράδοση των εμπορευμάτων και τη μεταφορά τους στην αποθήκη. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να καθοριστούν οι όροι πληρωμής, επειδή ο πελάτης μπορεί να υπολογίζει σε διάφορα στάδια. Επιπλέον, απομένει μόνο να υπολογίσετε το συνολικό ποσό και να δώσετε τα στοιχεία σας για τα οποία ο πελάτης θα κάνει τις μεταφορές χρημάτων. Ένα τέτοιο έγγραφο συνήθως υπογράφεται από τον διευθυντή και τον επικεφαλής λογιστή και στο τέλος αναφέρονται οι συντεταγμένες του άμεσου εκτελεστή.
Αλληλογραφία με άτομα
Ορισμένες επιχειρήσεις, λόγω της φύσης της δραστηριότητάς τους, έχουν άμεση επαφή με άτομα. Αυτό μπορεί να είναι ένας οργανισμός που εργάζεται στον τομέα των υπηρεσιών ή μια εταιρεία που παράγει καταναλωτικά αγαθά. Οι πληροφορίες με πολύ διαφορετικό χαρακτήρα, τόσο θετικές όσο και αρνητικές, μπορούν να φτάσουν στη διεύθυνση μιας τέτοιας επιχείρησης από τους πολίτες. Παρ 'όλα αυτά, απαιτεί κατάλληλη απάντηση και υποχρεωτική απάντηση. Σε τέτοιες περιπτώσεις, δεν μπορείτε να περιορίσετε τον εαυτό σας σε προσωπική συνομιλία ή τηλεφωνική κλήση. Ο πολίτης πρέπει να έχει πλήρη διευκρίνιση για όλα τα θέματα που τον ενδιαφέρουν. Αυτό θα πρέπει να είναι μια λεπτομερής απάντηση στην επιστολή.
Ένα δείγμα ενός τέτοιου εγγράφου πρέπει να πληροί ορισμένες προϋποθέσεις:
- Για οποιαδήποτε επαγγελματική αλληλογραφία είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε την επίσημη φόρμα.
- Είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι ιδιαιτερότητες της σύνταξης τέτοιων εγγράφων.Το κύριο είναι ότι πρέπει να γράφονται σύμφωνα με τον γνωστό κανόνα του παραλληλισμού, δηλαδή να περιέχουν το ίδιο λεξιλόγιο και γλωσσικές στροφές που χρησιμοποιήθηκαν από τον συντάκτη-εκκινητή. Αυτό θα μεγιστοποιήσει την αμοιβαία κατανόηση.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει μια σύνδεση με το γράμμα της αίτησης, αναφέρετε τον αριθμό και την ημερομηνία.
- Είναι καλύτερο να ξεκινήσετε το κείμενο με τη φράση: "Στον αριθμό επιστολής σας ...", "Σε απάντηση στο αίτημά σας ..." ή "Σας ενημερώνουμε ...".
Τα ακόλουθα είναι μια δήλωση των πραγματικών περιστατικών και μια τελική απόφαση γίνεται.
Αυστηρά τυπική
Εάν θέλετε να απαντήσετε στην επίσημη επιστολή, τότε πρέπει να το κάνετε σωστά. Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι μια τέτοια προσφυγή πρέπει να είναι σίγουρα ευγενική και σωστή. Μην ξεχνάτε επίσης την παιδεία. Είναι γελοίο να βλέπουμε προφανή λάθη στις πληροφορίες που παρέχονται από αξιόπιστο οργανισμό.
Από την αρχή, η διεύθυνση εκτυπώνεται στην επάνω δεξιά γωνία. Είναι ακριβές αντίγραφο αυτού που αναγράφεται στο φάκελο. Η απάντηση δίνεται πάντοτε σε κάποιο είδος αίτησης, επομένως, στη σφραγίδα καταχώρισης στην πάνω αριστερή άκρη πρέπει να σημειώνονται τα αρχικά στοιχεία (αριθμός και ημερομηνία αναχώρησης). Στη συνέχεια έρχεται μια σύντομη έκκληση στον παραλήπτη (μπορείτε απλά να αναφέρετε το επώνυμο χωρίς αρχικά). Το κείμενο πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομερείς εξηγήσεις σχετικά με το πρόβλημα ενδιαφέροντος. Ως επιχειρήματα, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο επαληθευμένα δεδομένα. Σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να βασιστεί σε φήμες και εικασίες. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αποσπάσματα από τους κανονισμούς με τα σχετικά άρθρα. Ο διευθυντής της επιχείρησης υπογράφει ένα τέτοιο έγγραφο και σημειώνεται λίγο χαμηλότερα με τα στοιχεία του ονόματος και του αριθμού τηλεφώνου του υπεύθυνου εκτελεστικού.
