Οι ρωσικές εταιρείες, κυβερνητικές υπηρεσίες, επιχειρηματίες και άλλα νομικά πρόσωπα στη διαδικασία επικοινωνίας μεταξύ τους χρησιμοποιούν τακτικά επίσημα έγγραφα. Η πιο σημαντική πτυχή της σωστής αλληλεπίδρασης των οργανισμών και των ατόμων είναι η χρήση των λεπτομερειών. Ο κατάλογός τους καθορίζεται από τη ρωσική νομοθεσία. Απαραίτητα έγγραφα - αυτό είναι το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό των επίσημων πηγών που δημοσιεύονται από τις επιχειρήσεις, τις αρχές ή συντάσσονται από τα άτομα όταν έρχονται σε επαφή με οποιαδήποτε δομή. Ποια είναι τα χαρακτηριστικά της εργασίας μαζί τους;
Ορισμός
Τα απαιτούμενα έγγραφα είναι υποχρεωτικά στοιχεία οπτικού σχεδιασμού διαφόρων πηγών πληροφοριών, εγκεκριμένων, κατά κανόνα, σε έντυπη μορφή, σε χαρτί, εγκεκριμένα σε επίπεδο κράτους, βιομηχανίας ή εταιρικών προτύπων.
Αυτοί οι τύποι εγγράφων που ανήκουν στην κατηγορία οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων καταρτίζονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003. Αυτή η πηγή προτύπων περιλαμβάνει ενοποιημένα κριτήρια που είναι υποχρεωτικά για χρήση κατά την ανταλλαγή εγγράφων με τη συμμετοχή ρωσικών επιχειρήσεων, αρχών και άλλων φορέων με επίσημο καθεστώς.
Εξετάστε τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες των εγγράφων που ορίζονται από το καθορισμένο πρότυπο κράτους.
Βασικές λεπτομέρειες σύμφωνα με το GOST: Οικόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας
Πολλά επίσημα έγγραφα πρέπει να περιλαμβάνουν το οικόσημο της Ρωσίας. Αυτό το σύμβολο κατάστασης μπορεί να αναπαρασταθεί σε τρεις ποικιλίες: ως πολύχρωμα στην εραλδική ασπίδα, ως ένα χρώμα - με ή χωρίς παρόμοιο στοιχείο. Το πολύχρωμο οικόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας πρέπει να τοποθετείται σε έγγραφα που περιέχουν τις διατάξεις των ομοσπονδιακών συνταγματικών νόμων και των ομοσπονδιακών νόμων, κανονισμών που εκδίδονται από τον Πρόεδρο, την Κυβέρνηση και την Ομοσπονδιακή Συνέλευση.
Το μονοχρωματικό οικόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας χωρίς εραλδική ασπίδα πρέπει να τοποθετείται σε έγγραφα που δημοσιεύονται:
- Διυπουργική Επιτροπή για το Κρατικό Μυστικό
- ομοσπονδιακά δικαστήρια ·
- το γραφείο του εισαγγελέα ·
- Η εξεταστική επιτροπή και άλλα όργανα με παρόμοιο προφίλ.
Το έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας χρησιμοποιείται ως στοιχείο των επιστολών και άλλων εγγράφων.
Οικόσημο για το θέμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και των δήμων
Οι λεπτομέρειες των εγγράφων που εγκρίθηκαν στις συστατικές οντότητες της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνουν το δικό τους έμβλημα της περιοχής. Οι κανόνες για την τοποθέτησή του ρυθμίζονται από κανονιστικές πράξεις που εκδίδονται σε ένα συγκεκριμένο θέμα. Επίσης, σε περιφερειακό επίπεδο, μπορούν να εγκριθούν οι κανόνες για την τοποθέτηση του οικόσημου της Ρωσικής Ομοσπονδίας σε ορισμένα έγγραφα. Οι λεπτομέρειες των εγγράφων που εκδίδονται σε επίπεδο δήμων, με τη σειρά τους, μπορεί να περιέχουν το έμβλημα της πόλης και άλλου οικισμού ή δήμου. Οι κανόνες για την τοποθέτηση αυτού του χαρακτηριστικού καθορίζονται από κανονιστικές πράξεις που εκδίδονται από τις τοπικές αρχές.
Εμπορικό σήμα
Η καταχώρηση των στοιχείων των εγγράφων σε οργανισμούς μπορεί να συνεπάγεται τη χρήση εμβλήματος ή εμπορικού σήματος. Τα στοιχεία αυτά τοποθετούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του καταστατικού εταιρειών. Επιπλέον, το έμβλημα δεν τοποθετείται σε έγγραφα ταυτόχρονα με το έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή ενός δήμου. Τα εμπορικά σήματα μπορεί να περιλαμβάνουν λέξεις και εικόνες. Το χρώμα των αντίστοιχων στηριγμάτων μπορεί να είναι οποιοδήποτε χρώμα.
Κωδικός Οργανισμού
Σύμφωνα με τον ρωσικό ταξινομητή επιχειρήσεων, ο κώδικας εγγράφου μπορεί επίσης να είναι ένας κωδικός οργανισμού. Αυτές οι πληροφορίες συνήθως λειτουργούν ως λειτουργία αναφοράς. Το κύριο έγγραφο, στη δομή του οποίου υπάρχει οργανωτικός κώδικας, είναι μια επιστολή.
BIN
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι λεπτομέρειες των πρωτογενών εγγράφων της οργάνωσης απαιτούν να συμπεριληφθούν στη δομή της OGRN. Με τα γράμματα, αυτό το στοιχείο υποδεικνύεται ως μέρος των πληροφοριών για τον οργανισμό. Το PSRN χρησιμοποιείται επίσης όταν εκδίδετε επιστολόχαρτα εταιρειών. Για τους επιχειρηματίες, υπάρχει ένα παρόμοιο χαρακτηριστικό - OGRN IP. Χρησιμοποιείται κυρίως για τους ίδιους σκοπούς με το αντίστοιχο στοιχείο στη ροή εγγράφων με τη συμμετοχή νομικών προσώπων.
TIN και PPC
Αυτές οι λεπτομέρειες, μαζί με το PSRN, χρησιμοποιούνται συχνότερα στην κύρια τεκμηρίωση, καθώς και σε επιστολόχαρτα που καταρτίζονται από τους υπαλλήλους του οργανισμού. Η ΔΕΗ - στοιχείο εγγενές στις νομικές οντότητες. Οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες δεν χρησιμοποιούν τέτοια στηρίγματα.
Κωδικός εντύπου εγγράφου
Σύμφωνα με τον ρωσικό ταξινομητή της τεκμηρίωσης διαχείρισης, ο κώδικας φόρμας πρέπει να υπάρχει στη δομή λεπτομερειών διαφόρων πηγών. Αυτό το στοιχείο χρησιμοποιείται κυρίως για τη βελτιστοποίηση του ρυθμού μεταφοράς αρχείων μέσω ηλεκτρονικών καναλιών.
Όνομα εταιρείας
Τα υποχρεωτικά στοιχεία του εγγράφου περιλαμβάνουν ένα στοιχείο όπως το όνομα του οργανισμού. Είναι σημαντικό να συμβαδίζει με αυτό που αναφέρεται στα συστατικά έγγραφα της εταιρείας. Τα έντυπα πρέπει να περιλαμβάνουν το πλήρες όνομα της εταιρείας. Η σύντμηση μπορεί να τοποθετηθεί δίπλα-δίπλα (κάτω από αυτό ή πίσω από αυτό).
Πληροφορίες αναφοράς
Το επόμενο στοιχείο των λεπτομερειών των εγγράφων - πληροφορίες αναφοράς για την εταιρεία. Η δομή τους περιλαμβάνει τη συμπερίληψη μιας διεύθυνσης αλληλογραφίας, αριθμών τηλεφώνου και άλλων πληροφοριών που η εταιρεία θεωρεί αναγκαίες για την τοποθέτηση. Επίσης, κατά κανόνα, ο κώδικας οργάνωσης, PSRN, TIN και KPP τοποθετούνται.
Όνομα τύπου εγγράφου
Το έγγραφο πρέπει να ταξινομηθεί σωστά ανά τύπο. Η αντίστοιχη ονομασία του είδους καταγράφεται στο καταστατικό της εταιρείας. Πρέπει επίσης να πληροί τα κριτήρια που περιλαμβάνονται στο OKUD. Συνήθως το συγκεκριμένο στοιχείο είναι καθορισμένο στα έντυπα. Για γράμματα, αυτό το χαρακτηριστικό (όνομα του εγγράφου) δεν είναι τυπικό. Είναι γραμμένο με κεφαλαία γράμματα.
Ημερομηνία εγγράφου
Το επόμενο σημαντικό χαρακτηριστικό είναι η ημερομηνία του εγγράφου. Θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τον χρόνο δημιουργίας της αντίστοιχης πηγής ή, για παράδειγμα, να την υπογράψει. Η ημερομηνία σφραγίζεται από το πρόσωπο που έχει την εξουσία υπογραφής του εγγράφου ή από την εσωτερική υπηρεσία του οργανισμού που είναι υπεύθυνος για την ανταλλαγή σχετικών πηγών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η ημερομηνία μπορεί να σφραγιστεί από τον δημιουργό του εγγράφου.
Αριθμός εγγραφής
Ο αριθμός εγγραφής (δείκτης) είναι απαραίτητος, ο οποίος έχει καθοριστεί για να διευκολύνει την ταξινόμηση της πηγής στα εσωτερικά μητρώα και αρχεία του οργανισμού, καθώς και ένα αναγνωριστικό στοιχείο κατά τη διάρκεια της ροής εργασίας με άλλες εταιρείες. Οι κανόνες για την τοποθέτηση των απαιτήσεων αντανακλώνται σε διοικητικές πηγές που έχουν εγκριθεί από την εταιρεία.
Επίσης, σε ορισμένες περιπτώσεις, το εν λόγω στοιχείο μπορεί να συμπληρωθεί με ένα σύνδεσμο που περιλαμβάνει, στην πραγματικότητα, τον αριθμό καταχώρισης, καθώς και την ημερομηνία του εγγράφου που απαιτεί απάντηση. Δηλαδή, αυτό το χαρακτηριστικό χρησιμοποιείται συχνά σε επιστολές που συντάσσονται ανταποκρινόμενοι στις εκκλήσεις προς την εταιρεία.
Τόπος συλλογής
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αναφέρεται ο τόπος σύνταξης ενός εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν το καθορίσετε με βάση άλλες λεπτομέρειες είναι δύσκολο. Αν όμως ο τόπος της συλλογής έχει ήδη αναφερθεί σε άλλα στοιχεία του εγγράφου, τότε δεν είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν τα αντίστοιχα στηρίγματα στη δομή πηγής.
Αποδέκτης
Το επόμενο σημαντικό χαρακτηριστικό είναι ο παραλήπτης. Αναφέρεται εάν υπάρχει ανάγκη να στείλετε ένα έγγραφο σε ένα συγκεκριμένο δομική μονάδα Αντίστοιχη εταιρεία. Επίσης, ο αποδέκτης μπορεί να είναι υπάλληλος ή πολίτης με την ιδιότητα του ατόμου.
Γύπα
Μπορεί να απαιτείται σφραγίδα έγκρισης πηγής. Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να δώσει στο έγγραφο κανονιστικό χαρακτήρα.Για παράδειγμα, ένας διευθυντής μιας εταιρείας μπορεί να χρησιμοποιήσει τη σφραγίδα τύπου "δηλώνω", μετά την οποία οι διατάξεις στην πηγή θα γίνουν δεσμευτικές για τους υπαλλήλους της εταιρείας.
Ανάλυση
Ένα άλλο ενδιαφέρον χαρακτηριστικό είναι η ανάλυση. Ενεργοποιείται εάν ένας υπάλληλος, όπως ο διευθυντής της εταιρείας, επιθυμεί να λάβει μια απόφαση, η οποία λαμβάνεται με βάση τα στοιχεία που περιέχονται στο έγγραφο. Αυτή η απαίτηση περιέχει επίσης ένα πλήρες όνομα, το περιεχόμενο της εντολής, την προθεσμία μέχρι την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί, μια υπογραφή, μια ημερομηνία. Οι εκτελεστές της ανάθεσης μπορούν να υποδεικνύονται.
Τίτλος
Ορισμένα έγγραφα χρησιμοποιούν μια επικεφαλίδα. Σκοπός του είναι να παρουσιάσει μια σύντομη περίληψη των πληροφοριών που υπάρχουν στην πηγή. Κατά νόημα, πρέπει να συσχετίζεται με το όνομα του εγγράφου. Παράδειγμα επικεφαλίδας: "Παραγγελία για τη σύσταση επιτροπής πιστοποίησης".
Σημείο ελέγχου
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το έγγραφο απαιτεί τέτοια στηρίγματα ως σήμα ελέγχου. Αυτό το στοιχείο υποδηλώνει ότι η πηγή είναι αποδεκτή από την αρμόδια δομή της εταιρείας και οι εργασίες βρίσκονται σε εξέλιξη. Συνήθως, αυτό το χαρακτηριστικό μοιάζει με σφραγίδα με τη λέξη "έλεγχος".
Κείμενο εγγράφου
Πιθανώς βασική προϋπόθεση του εγγράφου. Αντικατοπτρίζει την ουσία των πληροφοριών που μεταδίδονται μέσω χαρτιού. Σε γενικές γραμμές, καταρτίζεται στα ρωσικά ή έχει επίσημη ιδιότητα στο θέμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Το κείμενο μπορεί να περιλαμβάνει πίνακες, διάφορα στοιχεία μορφοποίησης.
Η δομή του κειμένου παρουσιάζεται συνήθως σε δύο μέρη: η πρώτη αντικατοπτρίζει τους λόγους και τους στόχους της αποστολής του εγγράφου, ο δεύτερος αντικατοπτρίζει την κύρια ιδέα της έκκλησης, του αιτήματος, της σύστασης κλπ. Σε ορισμένες περιπτώσεις επιτρέπεται να χρησιμοποιείται μόνο το δεύτερο μέρος της δομής του αντίστοιχου χαρακτηριστικού.
Εφαρμογή σήματος
Συμβαίνει ότι στο κείμενο του εγγράφου είναι προβληματικό να εμφανίζονται όλα τα απαραίτητα δεδομένα. Σε αυτή την περίπτωση, η πηγή μπορεί να συμπληρωθεί με εφαρμογές. Αυτό το γεγονός θα πρέπει να εμφανίζεται στο έγγραφο μέσω των κατάλληλων στηρίξεων. Πώς μπορεί το εν λόγω σήμα να συμπεριληφθεί στη δομή πηγής; Κατά κανόνα, γράφουν: "Εφαρμογή αυτού του και του αριθμού των φύλλων σε αυτόν και τον όγκο των αντιγράφων". Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να αναφερθεί το όνομα του εγγράφου που περιέχει την αίτηση.
Υπογραφή
Οι σημαντικότεροι τύποι λεπτομερειών του εγγράφου περιλαμβάνουν ένα στοιχείο όπως μια υπογραφή. Τοποθετείται από έναν υπάλληλο, καταγράφοντας έτσι την ακρίβεια των πληροφοριών που περιέχονται στην πηγή. Και αυτό δεν είναι μόνο ένα αυτόγραφο - μια υπογραφή ως ανεξάρτητο χαρακτηριστικό πρέπει να περιέχει το όνομα της θέσης του προσώπου που υπογράφει το έγγραφο, καθώς και ένα αντίγραφο.
Τραπέζι
Οι απαιτήσεις για τις λεπτομέρειες των εγγράφων που είναι εγκατεστημένες σε ορισμένους οργανισμούς απαιτούν την παρουσία σφραγίδας υπογραφής. Χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητο να καθοριστεί το γεγονός ότι οι πληροφορίες στην πηγή εγκρίνονται από ένα αρμόδιο άτομο ή μια δομή στην εταιρεία.
Η σφραγίδα πρέπει να περιλαμβάνει τη λέξη "συμφωνημένη", καθώς και πληροφορίες σχετικά με τη θέση του προσώπου που εγκρίνει τις σχετικές πληροφορίες, την υπογραφή και την αποκρυπτογράφηση του. Ένα βασικό χαρακτηριστικό της σφραγίδας έγκρισης είναι η χρήση στη διαχείριση εγγράφων με τη συμμετοχή πολλών οργανισμών.
Εγκρίσεις θεώρησης
Ένα στοιχείο αρκετά κοντά στον γάντζο μπορεί να χαρακτηριστεί θεώρηση έγκρισης. Το βασικό χαρακτηριστικό του χρησιμοποιείται μόνο εντός της οργάνωσης. Ταυτόχρονα, μια βίζα μπορεί να τοποθετηθεί πολλές φορές καθώς το έγγραφο ελέγχεται διαδοχικά από διάφορα τμήματα.
Εκτύπωση
Σχεδόν πάντοτε, οι λεπτομέρειες των εγγράφων πληρωμής, καθώς και άλλοι τύποι πρωτογενών πηγών, απαιτούν από τους οργανισμούς να επιθέτουν σφραγίδα. Στη Ρωσία, είναι συνήθως μελάνι. Η δομή του Τύπου περιέχει συνήθως πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία - όνομα, PSRN, TIN και άλλες λεπτομέρειες.
Γραφική εργασία: αποχρώσεις
Διαπιστώσαμε ότι οι λεπτομέρειες των εγγράφων είναι το πιο σημαντικό κριτήριο για την οργάνωση των σωστών διαδικασιών για την αλληλεπίδραση της εταιρείας με εταίρους, κυβερνητικές υπηρεσίες, καθώς και για εσωτερικές επικοινωνίες. Ποιες είναι οι αποχρώσεις που χαρακτηρίζουν την πρακτική εφαρμογή της ροής εργασίας στις ρωσικές επιχειρήσεις;
Μπορεί να σημειωθεί ότι η υποβάθμιση όλων των απαιτούμενων στοιχείων από την GOST είναι ένα σπάνιο περιστατικό. Κάθε έγγραφο απαιτεί τη χρήση κατάλληλου συνόλου στοιχείων. Για παράδειγμα, όσον αφορά τις επίσημες επιστολές, χρησιμοποιούν τα περισσότερα στοιχεία όπως το οικόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, το θέμα της ομοσπονδίας, το λογότυπο της πόλης ή της εταιρείας, ο κωδικός της εταιρείας, το PSRN, το TIN, το KPP, καθώς και το όνομα του οργανισμού.
Το όνομα του τύπου εγγράφου με γράμματα συνήθως δεν τίθεται. Ενώ, για παράδειγμα, τέτοιου είδους πηγές όπως μια εντολή, μια πράξη, υπόμνημα ή μια απόφαση πρέπει να περιέχει στη δομή του το αντίστοιχο στοιχείο. Με επιστολές είναι απαραίτητο να αναγράφεται το πλήρες όνομα της εταιρείας στην οποία αποστέλλεται το έγγραφο και εάν υπάρχει συντομευμένη ονομασία που προβλέπεται από επίσημες πηγές, πρέπει επίσης να αναφέρεται (γράψτε σε παρένθεση μετά το πλήρες όνομα).
Υπάρχουν αρκετές σωστές μέθοδοι για τη μείωση των ονομάτων των οργανισμών: με τα πρώτα γράμματα (δηλαδή μια σύντμηση όπως ένα ερευνητικό ίδρυμα), με τις πρώτες συλλαβές (για παράδειγμα, Uralmash) ή με άλλη μέθοδο που εγκρίνεται στα επίσημα έγγραφα της εταιρείας αποδέκτριας.
Άλλα σημαντικά στοιχεία των εγγράφων είναι η ταχυδρομική διεύθυνση, καθώς και οι αριθμοί τηλεφώνου και φαξ. Επίσης, σε επίσημες επιστολές συνήθως αναφέρονται τραπεζικά στοιχεία οργάνωση. Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο του σχετικού εγγράφου είναι η ημερομηνία, η οποία αντικατοπτρίζει τη στιγμή της υπογραφής του. Στη συνέχεια υπογράφεται το επίσημο έγγραφο, τοποθετείται η σφραγίδα της εταιρείας.
