Η κύρια ευθύνη της ανώτατης διοίκησης της εταιρείας είναι να δημιουργήσει μια στρατηγική, να καθορίσει τους στόχους και τους στόχους της επιχείρησης. Η υλοποίηση αυτών των στόχων βρίσκεται στους ώμους των εργαζομένων από τις διαρθρωτικές διαιρέσεις. Η ανάπτυξη της επιχείρησης ενδέχεται να διατρέξει κίνδυνο εάν η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εργαζομένων και της διοίκησης είναι ανεπαρκής. Αυτό οφείλεται κυρίως στην υπερβολική επιβάρυνση της διοίκησης και στην αδυναμία να εκτιμήσει ορθά την κατάσταση στις θέσεις εργασίας. Αυτό, με τη σειρά του, επηρεάζει την ποιότητα του ελέγχου των ενεργειών του προσωπικού και την εφαρμογή της στρατηγικής.
Η επίδραση των KPIs σε μια εταιρεία
Εάν δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι στρατηγικοί στόχοι για το προσωπικό και επίσης δεν υπάρχει αρκετό κίνητρο, αυτό οδηγεί στο γεγονός ότι οι εργαζόμενοι δεν είναι σε θέση να καθορίσουν τη σωστή πορεία και δεν είναι σε θέση να ενεργήσουν προς όφελος της εταιρείας. Αυτή η ασυνέπεια οδηγεί συχνά σε σπατάλη πόρων της επιχείρησης σε καθήκοντα δευτερεύουσας σημασίας. Τέτοια προβλήματα προκύπτουν αρκετά συχνά και πολλές επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο υποφέρουν από αυτές.
Είναι δύσκολο να ονομάσουμε μια αυτάρκη στρατηγική της επιχείρησης. Οι φιλοδοξίες της διοίκησης είναι να επιτύχουν στόχους με τον καθορισμό στόχων για το προσωπικό, καθώς και τον ποιοτικό έλεγχο της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται. Στην αλυσίδα των στοιχείων που είναι απαραίτητα για την επίτευξη αυτών των στόχων, οι οποίοι είναι ένας κύκλος ελέγχου, υπάρχουν δύο στοιχεία:
- Η διοίκηση είναι το προσωπικό. Σε αυτό το στάδιο, η ηγεσία καθορίζει τα καθήκοντα, τις φέρνει στο προσωπικό με τη μορφή συγκεκριμένων ρυθμίσεων και ελέγχει αυτή τη διαδικασία χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που παρέχουν οι εργαζόμενοι. Στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, η εργασία προσαρμόζεται και τίθεται υπόψη των εργαζομένων.
- Το προσωπικό είναι ένας οδηγός. Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν μια συγκεκριμένη εργασία που είναι απαραίτητη για την εταιρεία, αρχίζουν την εφαρμογή της και ενημερώνουν τη διοίκηση για το πόσο επιτυχημένη είναι η υλοποίησή της. Επιπλέον, οι υπάλληλοι λαμβάνουν πληροφορίες από τη διοίκηση σχετικά με την ορθότητα των ενεργειών τους και, αν είναι απαραίτητο, τις διορθώνουν.
Αυτός είναι ο λόγος που πολλοί σύγχρονοι επιχειρηματίες ενδιαφέρονται για τους KPI (βασικοί δείκτες απόδοσης), τι είναι και πώς μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση. Εξάλλου, ο αδύναμος κρίκος στην αλυσίδα που φαίνεται παραπάνω είναι στην πραγματικότητα η σχέση μεταξύ διοίκησης και προσωπικού. Εάν προκύψουν αποτυχίες στο έργο της, τότε οι αποφάσεις θα λαμβάνονται λαμβάνοντας υπόψη τις πληροφορίες που είναι κατώτερες. Σύμφωνα με ορισμένους διαχειριστές, η εγγύηση της ορθότητας των αποφάσεών τους εξαρτάται από την ποσότητα πληροφοριών που συλλέγονται. Αλλά σε αυτή την περίπτωση, αυτή είναι μια λανθασμένη άποψη, δεδομένου ότι ο χρόνος για την αξιολόγηση των πληροφοριών αυξάνεται και η ποσότητα του δεν είναι καθόλου υπεύθυνη για την ποιότητά του.
Εργαλεία διαχείρισης
Οποιαδήποτε ηγεσία χρειάζεται ένα εργαλείο για τη λήψη υψηλής ποιότητας και κατάλληλων πληροφοριών για τη λήψη αποφάσεων. Οι δυτικές εταιρείες χρησιμοποίησαν εδώ και καιρό βασικούς δείκτες επιδόσεων για αυτήν την εταιρεία και την ισορροπημένη κάρτα αποτελεσμάτων.
Στο πλαίσιο των ΚΔΠ, θεωρείται ένα σύστημα δεικτών (οικονομικών και μη) που έχουν αντίκτυπο στην ποιοτική και ποσοτική μεταβολή του αποτελέσματος των εργασιών του προσωπικού ή στο αναμενόμενο αποτέλεσμα. Περιλαμβάνει τους συντελεστές κάθε ελεγχόμενου αντικειμένου, καθώς και τη μεθοδολογία αξιολόγησης. Αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να εστιάσετε στην επίτευξη στρατηγικών στόχων, με βάση την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του οργανισμού.
Βασική αξιολόγηση δείκτες απόδοσης Είναι ακριβώς αυτό το εργαλείο που μπορεί να δείξει πόσο καλά γίνεται η διαχείριση σε σχέση με τα αποτελέσματα σε σχέση με τους στόχους που έχουν τεθεί, λαμβάνοντας υπόψη την αξία και τη θέση της εταιρείας στην αγορά. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι αυτό το εργαλείο είναι σε θέση να διευκολύνει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων από τη διοίκηση χάρη σε πλήρεις και υψηλής ποιότητας πληροφορίες, αλλά δεν μπορεί να λύσει σοβαρά συστηματικά προβλήματα του οργανισμού. Αυτή η τεχνική δεν παρέχει έτοιμες λύσεις, αποκαλύπτει μόνο την περιοχή στην οποία προκύπτει το πρόβλημα.
Η μετάβαση σε νέες μεθόδους προοδευτικής διαχείρισης των επιχειρήσεων δικαιολογείται από το γεγονός ότι οι παλαιές μέθοδοι, που περιλαμβάνουν την αύξηση της κλίμακας και του ρυθμού παραγωγής, καθώς και τη βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων, δεν δημιουργούν την απαραίτητη ανταγωνιστικότητα. Χάρη στα σύγχρονα εργαλεία διαχείρισης, ο οργανισμός μπορεί γρήγορα να ανταποκριθεί σε οποιαδήποτε αλλαγή στην αγορά.
Ο κύριος στόχος που επιδιώκεται από το σύστημα βασικών δεικτών απόδοσης μαζί με τους ισορροπημένους δείκτες είναι η μεταφορά της εταιρείας σε ένα ολοκληρωμένο σύνολο απαραίτητων δεικτών που μπορούν να επισημάνουν τα κύρια στοιχεία διαχείρισης και μέτρησης. Χάρη σε αυτό το σύνολο, διαμορφώνεται η στρατηγική του οργανισμού, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα ποιοτικά και ποσοτικά χαρακτηριστικά για την έγκαιρη ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με τους παράγοντες που επηρεάζουν την παρούσα και μελλοντική επιτυχία. Αφού διατύπωσε τα αποτελέσματα που πρέπει να επιτευχθούν, ο οργανισμός όχι μόνο καθορίζει το στόχο αλλά και εργάζεται για τις συνθήκες που επιτρέπουν την καλύτερη και ταχύτερη υλοποίησή του.
Δεν είναι σημαντικό το ποσό των πληροφοριών, αλλά η αντικειμενικότητα, η ακρίβεια και η συνάφεια τους, προκειμένου να εκτελεστούν σωστά όλοι οι απαραίτητοι υπολογισμοί. Η έννοια των ισορροπημένων δεικτών είναι ότι για την επιτυχία η στρατηγική δεν είναι παραδοσιακή οικονομικούς και οικονομικούς δείκτες. Για την επίλυση των προβλημάτων είναι απαραίτητο να εξισορροπηθούν καλύτερα οι βασικοί δείκτες απόδοσης λαμβάνοντας υπόψη διάφορα αεροσκάφη για τον έλεγχο των παραγόντων που έχουν αντίκτυπο στους εν λόγω δείκτες. Μην δώσετε μεγάλη προσοχή στα προηγούμενα επιτεύγματα, αξίζει να αξιολογείτε τα μελλοντικά αποτελέσματα. Αν επικεντρωθείτε σε δείκτες μόνο σε μία περιοχή δραστηριότητας, αυτό αναμφισβήτητα θα έχει αρνητικές επιπτώσεις στο τελικό αποτέλεσμα.
Εφαρμογή του συστήματος
Για να εισαχθεί το σύστημα στην επιχείρηση, υπάρχουν ορισμένα στάδια που πρέπει να εκτελεστούν διαδοχικά. Η παραβίαση αυτής της ακολουθίας μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το τελικό αποτέλεσμα.
Το πρώτο στάδιο είναι η διαμόρφωση μιας στρατηγικής
Μια σαφώς διαρθρωμένη στρατηγική πρέπει να περιγράφει τα κύρια βήματα για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων και στόχων. Πρέπει να χωριστεί σε συγκεκριμένες πρωτοβουλίες, όπου θα επισημανθούν τα καθήκοντα των μεμονωμένων τμημάτων των εργαζομένων. Χάρη σε αυτό, σημαντικές οικονομίες πραγματοποιούνται όχι μόνο με χρήματα, αλλά και με χρόνο.
Το δεύτερο στάδιο είναι ο εντοπισμός βασικών παραγόντων
Εδώ είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι σημαντικότεροι παράγοντες ή μάλλον οι παράμετροι των πτυχών της οικονομικής και οικονομικής δραστηριότητας που έχουν αντίκτυπο στην εκτέλεση των καθηκόντων και στην εφαρμογή της στρατηγικής. Αυτοί οι παράγοντες επηρεάζουν σημαντικά την επιτυχία.
Τρίτο στάδιο - βασικοί δείκτες απόδοσης
Ορίζει τα μέτρα που απαιτούνται για την επιτυχή εφαρμογή της στρατηγικής. Το KPI χρησιμοποιείται ως εργαλείο για τον προσδιορισμό τους. Αξίζει να επισημανθούν μόνο τα πιο ευαίσθητα από αυτά, ενώ δεν χρησιμοποιούνται δευτερεύοντες δείκτες. Θα πρέπει να είναι πρόκληση για το προσωπικό. Μεταξύ των βασικών απαιτήσεων για το σύστημα βασικών δεικτών επιδόσεων θα πρέπει να επισημανθεί:
- Σαφής περιορισμός του αριθμού των δεικτών.
- Πρέπει να είναι ομοιόμορφη για όλη την εταιρεία.
- Η δυνατότητα απόκτησης ενός ψηφιακού μορφότυπου δείκτη.
- Θα πρέπει να συνδέεται άμεσα με τους παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία.
- Οι δείκτες θα πρέπει να παρακινήσουν τους υπαλλήλους να ανταποκριθούν στους στόχους που απαιτούνται για την οργάνωση.
Βασικοί δείκτες απόδοσης: παραδείγματα
Πάρτε, για παράδειγμα, το εργαστήριο της επισκευής των πηγαδιών (KRS). Ο στρατηγικός στόχος αυτής της οργάνωσης θα είναι να αυξηθεί το επίπεδο παραγωγής του προϊόντος, το οποίο θα εκφράζεται στη χρέωση των φρεατίων και θα μειωθούν οι παράγοντες που προκαλούν την απώλεια του προϊόντος και θα μειώσουν το κόστος του. Από αυτή την άποψη, ο KPI θα πρέπει να οριστεί έτσι ώστε να αντικατοπτρίζει όχι μόνο τους στόχους της ίδιας της εταιρείας, αλλά και να ασχολείται με ζητήματα που αφορούν συγκεκριμένη μονάδα. Εάν γίνουν επισκευές, τότε το φρέαρ σταματά να λειτουργεί, επομένως, αξίζει να ληφθεί υπόψη το κόστος που προκαλείται από το κλείσιμο.
Η δομή που έχουν βασικούς δείκτες απόδοσης για αυτή τη μονάδα μπορεί να έχει την ακόλουθη δομή:
- Κακή διάρκεια λειτουργίας (απώλεια παραγωγικών ευκαιριών).
- Υπολογισμός της μέσης διάρκειας των εργασιών επισκευής (σε αναλογία πραγματικών και προγραμματισμένων).
- Υπολογισμός κάθε τιμής μονάδας ανά τόνο (σε αναλογία πραγματικών και προγραμματισμένων).
- Υπολογισμός του αριθμού των επισκευών (σε αναλογία πραγματικών και προγραμματισμένων).
- Επισκευές (πραγματικές και προγραμματισμένες).
Έτσι, χρησιμοποιώντας KPI (βασικοί δείκτες απόδοσης), τα παραδείγματα των οποίων συζητούνται παραπάνω, οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να μειώσουν το κόστος και να αυξήσουν την παραγωγή πετρελαίου. Αυτό όχι μόνο ικανοποιεί τους γενικούς στόχους της εταιρείας, αλλά και επηρεάζει την ποιότητα εργασίας μιας συγκεκριμένης μονάδας.
Το τέταρτο στάδιο - εργασία με μια ισορροπημένη βαθμολογία
Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός γενικευμένου συστήματος, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών και μη χρηματοοικονομικών δεικτών. Αυτό λαμβάνει υπόψη τόσο το αντικείμενο του ελέγχου όσο και την αξιολόγηση των παραγόντων που επηρεάζουν τη συνολική εικόνα της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης.
Το πέμπτο στάδιο - η επιλογή τεχνικών λύσεων για την υλοποίηση του εργαλείου
Σε αυτό το στάδιο, προσδιορίστε την πηγή δεδομένων με την οποία θα συμπληρωθούν οι δείκτες, πρέπει να πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις για την αξιοπιστία των πληροφοριών που λαμβάνετε. Πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε μια στρατηγική για την εισαγωγή ενός νέου εργαλείου διαχείρισης. Αποφασίστε για τους στόχους, δεδομένου πόσο θετικά θα επηρεάσουν την κατάσταση της εταιρείας. Πρέπει επίσης να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ροής πληροφοριών για να υπολογίσετε σωστά όλους τους δείκτες. Υπάρχουν ακόμη πολλά σημεία που απαιτούνται για την υλοποίηση των κύριων στόχων και στόχων του οργανισμού, με τους οποίους θα βοηθήσουν να αντιμετωπίσουν οι βασικοί δείκτες απόδοσης.
