Κατά την έναρξη ενός νέου έργου, η ανώτατη διοίκηση πρέπει να καθορίσει ποιος είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό και την οργάνωση της εργασίας. Αυτή η ανάρτηση έχει πολλά ονόματα που αναφέρονται στη θεωρία και την πρακτική. Το πιο κοινό είναι το "project manager". Παρακολουθούμε λεπτομερώς τα καθήκοντά του, τις αποχρώσεις του επαγγέλματος και τις δυσκολίες.
Θέση "διαχειριστής έργου". Πώς και από ποιον διορίζεται;
Ο διαχειριστής του έργου έχει την κατάλληλη εξουσιοδότηση από τον επενδυτή, τον πελάτη ή τον γενικό εργολάβο. Ασχολείται με τη διαχείριση όλων των φάσεων και διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένου του συντονισμού και του ελέγχου των ενεργειών των συμμετεχόντων. Φυσικά, ο διαχειριστής έχει την πλήρη ευθύνη για τη διαχείριση του έργου. Συνάπτουν σύμβαση με έναν ειδικό, στον οποίο προβλέπονται οι κύριες λειτουργίες, τα καθήκοντα, οι ευθύνες και, φυσικά, το σύστημα πληρωμών.
Ένας τέτοιος υποψήφιος σπάνια καλείται από το εξωτερικό, συνηθέστερα είναι υπάλληλος αυτής της εταιρείας. Ας εξετάσουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αυτών των διορισμών.
Πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του διορισμού του "project manager" σας
Τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας λύσης είναι προφανή.
- Το πρώτο συν. Ο εργαζόμενος γνωρίζει και κατανοεί τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης αυτής της εταιρείας, όπως λένε από το "Α" στο "Ζ".
- Το δεύτερο συν. Έχει δημιουργήσει σχέσεις και σχέσεις στην εταιρεία με υπαλλήλους, διαφανείς μεθόδους επιρροής και άσκηση πίεσης. Ως εκ τούτου, οι εργαζόμενοι θα αισθάνονται πιο άνετα και συναισθηματικά ήρεμα με τους "ηγέτες" τους.
- Η τρίτη αξιοπρέπεια. Μπορείτε να προσφέρετε στον "υπάλληλο" σας χαμηλότερο μισθό απ 'ό, τι ένας «ξένος» αναζητητής εργασίας. Η διαφορά αυτή αντισταθμίζεται από το γεγονός ότι λαμβάνει σαφή προαγωγή.
Τα μειονεκτήματα του διορισμού ενός διαχειριστή έργου από το "δικό του".
- Πρώτον, ένας τέτοιος υπάλληλος της εταιρείας, κατά κανόνα, έχει μια στενότερη, εξοικειωμένη και "θολή" άποψη της τρέχουσας κατάστασης και του τρέχοντος έργου.
- Δεύτερον, ο αγωνιζόμενος από το "του" έχει μικρή απόσταση από τη μελλοντική ομάδα. Ως εκ τούτου, συχνά οι μελλοντικές ιεραρχικές σχέσεις "διευθυντής-εξαρτώμενος" στη διαδικασία της εργασίας δεν συσχετίζονται πάντα.
Τρίτον, είναι δύσκολο για τον «υπάλληλό» τους να εξετάσουν αυτό το έργο με έναν συνολικό και αντικειμενικό τρόπο. Συνήθως αρχίζει να ασκεί πιέσεις για τοπικά ενδιαφέροντα, εκτίθεται σε επίσημες ή ανεπίσημες ομάδες. Επιπλέον, συνηθέστερα ανήκει σε έναν από αυτούς.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του διορισμού ενός "ξένου" διαχειριστή έργου
Μπορούν να διακριθούν τα ακόλουθα πλεονεκτήματα.
- Πρώτον, την παρουσία μιας "μη σκονισμένης", φρέσκιας και ολοκληρωμένης άποψης του προτεινόμενου σχεδίου και αυτής της επιχείρησης.
- Δεύτερον ο υπάλληλος από την πλευρά του δεν έχει καμία σχέση με τη μελλοντική ομάδα. Ως εκ τούτου, έχει την ευκαιρία να αναλάβει ηγετικές θέσεις.
- Τρίτον, υπάρχει η δυνατότητα επιλογής μεταξύ των επαγγελματιών στον τομέα της διαχείρισης. Επί του παρόντος, η αγορά εργασίας μπορεί να προσφέρει έναν τεράστιο αριθμό ειδικών στον απαραίτητο τομέα με την κατάλληλη εκπαίδευση και εργασιακή εμπειρία.
- Τέταρτον, ένας τέτοιος ηγέτης θα είναι σε θέση να προσελκύσει νέες συνδέσεις και ορισμένες ευκαιρίες.
Μειονεκτήματα διορισμού ενός διευθυντή έργου από εξωτερικούς συνεργάτες.
- Πρώτονπροσκληθεί από την πλευρά δεν γνωρίζει πάντα την επιχείρηση και να κατανοήσουν τις ιδιαιτερότητές της.
- Δεύτερον, ο εργαζόμενος δεν γνωρίζει την ομάδα, το σύστημα των σχέσεων και τους τρόπους επηρεασμού του. Ο διαχειριστής θα χρειαστεί επιπλέον χρόνο για να γίνει άνετος και να εγκατασταθεί. Επιπλέον, κατά κανόνα, θα προσπαθήσει να φέρει "τους" ανθρώπους στην ομάδα και να προσελκύσει υπάρχουσες συνδέσεις.
Τρίτον, ένας προσκεκλημένος διαχειριστής πρέπει συνήθως να πληρώσει περισσότερα. Το πιο σημαντικό είναι ότι το οικονομικό κόστος αντισταθμίζεται από το τελικό αποτέλεσμα.
Εργασίες διαχείρισης έργου
Ας σταθούμε στις κυριότερες.
- Πρώτον το έργο του "project manager" είναι να προετοιμάσει ένα σχέδιο διαχείρισης, να οργανώσει τον προγραμματισμό και να προσαρμόσει συνεχώς την τρέχουσα διαδικασία.
- Δεύτερον πρέπει να ελέγχει το χρονοδιάγραμμα. σχεδιασμός πόρων, χρηματοδότηση, ποιότητα, διαχείριση προοπτικών και κινδύνων.
- Τρίτον η διαχείριση του έργου περιλαμβάνει, βεβαίως, την υλοποίησή τους και την ολοκλήρωσή τους. Ο διαχειριστής πρέπει να διεξάγει σχέδιο PR και μάρκετινγκ, καθώς και να οικοδομήσει εμπιστοσύνη σ 'αυτόν.
Ειδικές ευθύνες
Ο διαχειριστής του έργου πρέπει:
- αλληλεπιδρούν με τους άμεσους προϊσταμένους, τμήματα και δομές τους, την ομάδα ως σύνολο και μεμονωμένα μέλη της ομάδας που εμπλέκονται από τους εκτελεστές ·
- να παρέχει επαφές με εξωτερικές δομές (πελάτης, χορηγός, ανάδοχοι, ανάδοχοι, προμηθευτές) ·
- να διατηρηθεί ένα αποτελεσματικό σύστημα υποδομής και διαχείρισης ·
- προετοιμάζει εκθέσεις και τεκμηρίωση ελέγχου.
Αναλυτικότερα, η ευθύνη, λειτουργίες, δικαιώματα και τις ευθύνες που πρέπει να εκπληρώσει ο διαχειριστής του έργου, η πρότυπη οδηγία περιέχει. Φυσικά, μπορεί πάντα να συμπληρωθεί.
Δυσκολίες διαχείρισης του έργου
Στην πράξη, ο διαχειριστής πρέπει να λύσει πολλά προβλήματα.
- Πρώτον, ο υπεύθυνος του έργου είναι πλήρως υπεύθυνος για το τελικό αποτέλεσμα. Αλλά ταυτόχρονα, δεν έχει επαρκή εξουσία για τη διαχείριση του προσωπικού και των πόρων.
- Δεύτερον, υποχρεούται να απαντά εγκαίρως σε τυχόν αποκλίσεις και σφάλματα κατά τη διαδικασία υλοποίησης του έργου, κάνοντας τις απαραίτητες αλλαγές.
- Τρίτον, ο διαχειριστής δεν έχει οριστεί οριστικά τις εξουσίες και τις δραστηριότητες. Τα στοιχεία αυτά προσαρμόζονται συνεχώς, ανάλογα με τη μοναδικότητα του έργου, τους περιορισμούς και τους κινδύνους που προκύπτουν. Επιπλέον, αυτός ο ειδικός ασχολείται με τον συντονισμό και την ολοκλήρωση όλων των δραστηριοτήτων.
- Τέταρτον, ο διαχειριστής έχει συχνά δυσκολία στην επικοινωνία λόγω του μεγάλου αριθμού των εμπλεκομένων στο έργο. Αυτό είναι το άμεσο αφεντικό, πελάτης, ομάδα έργου, το κοινό. Παραδοσιακά, έχουν διαφορετικά συμφέροντα.
- ΠέμπτονΑπρόσμενες οργανωτικές και τεχνικές δυσκολίες εμφανίζονται συνήθως καθημερινά. Ένα από τα πιο συνηθισμένα είναι ότι οι προμηθευτές και οι εργολάβοι παραβιάζουν τις υποχρεώσεις τους.
Ως εκ τούτου, αυτή η θέση είναι πολύ δύσκολη - ο διαχειριστής του έργου. Οι ευθύνες είναι πολλές και οι δυνάμεις και οι ευκαιρίες είναι θολές.
Απαιτήσεις εργασίας
Τα βασικά κριτήρια είναι τα εξής.
Αυτός ο ειδικός πρέπει να έχει εμπειρία και γνώση των εργασιών διαχείρισης. Μια ιδανική επιλογή θα ήταν αν ο υποψήφιος εργάστηκε σε εξειδικευμένο τομέα για αρκετά χρόνια και κατέκτησε τις πρακτικές δεξιότητες της διαχείρισης του έργου. Προτίμηση συνήθως δίνεται σε στελέχη με υψηλότερη οικονομική ή τεχνική εκπαίδευση. Φυσικά, ο ειδικός πρέπει να είναι κίνητρο και να καταλάβει τι θα εργαστεί για.
Οι βοηθητικές ιδιότητες είναι οι εξής: κατοχή ηγετικές ιδιότητες τη δυνατότητα διαχείρισης των συγκρούσεων και τη διαθεσιμότητα δεξιοτήτων σε έναν προσωπικό υπολογιστή.
Τι πρέπει να κάνει ο διαχειριστής έργου;
- Πρώτον, διαχειριστείτε τον εαυτό σας σε μια αγχωτική κατάσταση. Ο ειδικός θα έχει πολλές διαφορετικές ευθύνες, αλλά λίγες ευκαιρίες και εξουσίες.
- ΔεύτερονΟ διαχειριστής είναι υπεύθυνος για διαλειτουργικά καθήκοντα. Πρέπει να κατανοεί διάφορους τομείς δραστηριοτήτων, προκειμένου να συμβουλεύει τους υπαλλήλους, να τις παρακολουθεί και να τις αξιολογεί.
- Τρίτον, το έργο ενός τέτοιου ειδικού κυριαρχείται από καινοτόμες καινοτόμες δραστηριότητες, οι οποίες κατά συνέπεια θα πρέπει να οδηγήσουν στην επίτευξη τελικών στόχων.
- Τέταρτον, πρέπει να είναι σε θέση να επιλύσει τις συγκρούσεις στις αλληλεπιδράσεις με τους ανθρώπους.
Χαρακτηριστικά του υπεύθυνου έργου στον τομέα των κατασκευών
Ο ειδικός αυτός είναι υπεύθυνος για την επιτυχή ροή των διαδικασιών έναρξης, προγραμματισμού, εκτέλεσης και κλεισίματος ενός έργου στην κατασκευή.
Ο διαχειριστής θα πρέπει να έχει πολλές κοινές δεξιότητες. Πρόκειται για την ικανότητα επίλυσης διαπροσωπικών συγκρούσεων, την ικανότητα σχεδιασμού, διαχείρισης και ελέγχου. Επιπλέον, υπάρχουν συγκεκριμένες δεξιότητες.
Ο υπεύθυνος του έργου στην κατασκευή πρέπει να κατανοήσει ότι οι δραστηριότητές του θα σχετίζονται άμεσα με τον κίνδυνο σε όλη τη διάρκεια της εργασίας. Προκύπτει, κατά κανόνα, σε κατάσταση αβεβαιότητας. Ο διαχειριστής πρέπει να μειώσει τους κινδύνους, να ρυθμίσει τη συναισθηματική κατάσταση της ομάδας και να φέρει την πλήρη ευθύνη για όλες τις αποφάσεις του. Αυτές οι διατάξεις καθορίζουν, κατά κανόνα, πόσο επιτυχής θα είναι ο διαχειριστής του έργου. Οι υποχρεώσεις καθορίζονται στην περιγραφή εργασίας.
Οι υπεύθυνοι διαχείρισης έργων συχνά χρησιμοποιούν λογισμικό. Χάρη σε αυτό, είναι δυνατό να οργανώσετε πιο αποτελεσματικά τις δραστηριότητές σας και τους τομείς εργασίας των εργαζομένων. Το λογισμικό θα επιτρέψει στον διαχειριστή να λάβει μια αναφορά και να σχεδιάσει μέσα σε λίγα λεπτά, εξαλείφοντας περίπλοκους υπολογισμούς.
Συμπέρασμα
Ως εκ τούτου, το έργο του διαχειριστή του έργου δεν είναι τόσο απλό όσο φαίνεται με την πρώτη ματιά. Ο ειδικός πρέπει να είναι επαρκώς ανθεκτικός ώστε να εκτελεί ορισμένες υποχρεωτικές δραστηριότητες.
- Πρώτον ο διαχειριστής σχεδιάζει τη δραστηριότητα και την ακολουθία της, καθώς καθορίζει το ποσό της απαραίτητης εργασίας.
- Δεύτερον, ζωγραφίζει έναν προϋπολογισμό, κατανέμει πόρους, αναπτύσσει ένα χρονοδιάγραμμα, υπολογίζει το χρόνο και το κόστος κάθε φάσης.
- Τρίτον, τα καθήκοντα του επικεφαλής περιλαμβάνουν τον έλεγχο των εργαζομένων και την ποιότητα της εργασίας, την ανάλυση και τη διαχείριση του κινδύνου.
- Τέταρτον, ο διαχειριστής διατηρεί τεκμηρίωση, είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με ανώτερους και πελάτες.
- Πέμπτον, πρέπει να αναλάβει ηγετικές θέσεις σε όλα τα θέματα.
Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί υπόψη ένα σημαντικό γεγονός.
Για να γίνει επιτυχής, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να εξασφαλίσει την υποστήριξη και την εξουσία των ανώτερων στελεχών.
