Οι ρωσικές επιχειρήσεις, δυνάμει νομοθετικών απαιτήσεων, ενδέχεται να έχουν υποχρεώσεις παροχής διαφόρων τύπων υποβολής εκθέσεων σε κρατικούς φορείς - ιδίως λογιστικής. Η κατάρτιση σχετικών εγγράφων μπορεί να απαιτεί την ενοποίηση σημαντικών όγκων εσωτερικών πόρων. Ταυτόχρονα, πολλές επιχειρήσεις δίνουν προσοχή στο σχηματισμό συγκεκριμένων αναφορών διαχείρισης. Η υποβολή σε κρατικούς φορείς είναι προαιρετική, αλλά πολλές εταιρείες το διαμορφώνουν και η διαδικασία αυτή μπορεί να μην απαιτεί λιγότερες προσπάθειες από την εταιρεία. Γιατί έχει νόημα να τις εφαρμόζουμε; Ποια είναι η χρησιμότητα του κατάλληλου τύπου αναφοράς;
Ο ρόλος της αναφοράς διαχείρισης
Τι είναι η αναφορά της διαχείρισης και ποιος είναι ο ρόλος της στην επιχείρηση; Ο όρος αυτός αναφέρεται σε ένα σύνολο εσωτερικών εγγράφων που περιέχουν αριθμούς που αντικατοπτρίζουν διάφορες πτυχές των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της εταιρείας.
Η αναφορά διαχείρισης, αντίθετα με τη λογιστική, είναι προαιρετική. Δεν χρειάζεται να σταλεί στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία και σε άλλες κυβερνητικές υπηρεσίες. Ο ρόλος του είναι να παρέχει στην διοίκηση της εταιρείας ή στους ιδιοκτήτες της αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση των πραγμάτων στον οργανισμό.
Η αναφορά διαχείρισης μπορεί να συμπληρώσει τη λογιστική ή τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση από την άποψη της παραγωγής δεδομένων που είναι κρίσιμα για τη βελτιστοποίηση ενός επιχειρηματικού μοντέλου και την αύξηση της κερδοφορίας μιας εταιρείας. Ο τύπος της υπό εξέταση δραστηριότητας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μη χρηματοοικονομικές πληροφορίες, οι οποίες είναι σημαντικές για τη σωστή ερμηνεία της αποτελεσματικότητας των διαχειριστικών αποφάσεων που λαμβάνονται από τη διοίκηση της εταιρείας. Ο τύπος των υπό εξέταση εκθέσεων δεν αποτιμάται για το γεγονός ότι περιέχει εντυπωσιακά στοιχεία, αλλά ακριβώς το αντίθετο - για την ευκαιρία να ανιχνευθούν ατέλειες στο επιχειρηματικό μοντέλο της επιχείρησης που παρεμποδίζουν την επιτυχή ανάπτυξη.
Η αναφορά διαχείρισης αποτελεί βασικό στοιχείο του σχεδιασμού. Τα έγγραφα που το αποτελούν περιλαμβάνουν δεδομένα που έχουν μεγάλη σημασία για τον υπολογισμό των προοπτικών εφαρμογής ορισμένων αποφάσεων επίπεδο διαχείρισης. Με τη σειρά του, μετά την ολοκλήρωση ενός ή του άλλου σταδίου της ανάπτυξης της εταιρείας, ο τύπος αναφοράς που εξετάζεται θα μας επιτρέψει να αναλύσουμε σε ποια σημεία η διεύθυνση της εταιρείας θα έπρεπε να έχει ενεργήσει διαφορετικά και με τι συνδέεται.
Οφέλη από την αναφορά διαχείρισης
Τι διαφέρει ουσιαστικά από την οικονομική, τη λογιστική, τη διαχείριση; Πρώτα απ 'όλα, η μεθοδολογία. Οι δύο πρώτοι τύποι οικονομικών καταστάσεων περιλαμβάνουν τη συλλογή κυρίως στατιστικών πληροφοριών που αντανακλούν τον κύκλο εργασιών του κεφαλαίου σε ορισμένους τομείς των επιχειρηματικών διαδικασιών. Με τη σειρά του, η διαχείριση της διαχείρισης προϋποθέτει όχι μόνο την αντανάκλαση των στατιστικών, αλλά και την ερμηνεία των αντίστοιχων αριθμών. Η διοίκηση της εταιρείας θα είναι σε θέση όχι μόνο να παρατηρεί ορισμένους δείκτες αλλά και να κατανοεί τι σημαίνουν.
Έτσι, η έκθεση διαχείρισης του οργανισμού μπορεί να δείξει τον λόγο για την υψηλότερη κερδοφορία στην παραγωγή συγκεκριμένων τύπων προϊόντων ή, αντιστρόφως, ποιος είναι ο λόγος για ανεπαρκή έσοδα και υπερβολικά υψηλό κόστος για ένα συγκεκριμένο επιχειρηματικό τομέα. Η ερμηνεία των αριθμών που καταγράφονται στην αναφορά διαχείρισης επιτρέπει στη διοίκηση της εταιρείας να λαμβάνει τις κατάλληλες αποφάσεις σχετικά με τις απαραίτητες αγορές, την ενημέρωση των πάγιων περιουσιακών στοιχείων, τον εξοπλισμό εκσυγχρονισμού κλπ.
Η εσωτερική αναφορά διαχείρισης, υπό την προϋπόθεση ότι είναι εγκατεστημένη έγκαιρα, μπορεί να εντοπίσει εγκαίρως τα τμήματα της επιχειρηματικής διαδικασίας όπου η αποδοτικότητα των εργαζομένων της εταιρείας δεν είναι αρκετά υψηλή.
Περιεχόμενο διαχείρισης της αναφοράς
Τι μπορεί να περιληφθεί στα έγγραφα που αποτελούν τον τύπο της υποβαλλόμενης αναφοράς; Το γεγονός είναι ότι οι πηγές πληροφόρησης του αντίστοιχου τύπου μπορούν να εκπροσωπούνται στο πλαίσιο ενός μεγάλου αριθμού ποικιλιών. Κατά κανόνα, ορισμένα έγγραφα είναι προσαρμοσμένα για συγκεκριμένους διαχειριστές. Η αναφορά ονομάζεται διαχειριστική κυρίως λόγω του γεγονότος ότι προορίζεται ειδικά για διευθυντικά στελέχη.
Στο διαχειριστική δομή οι σύγχρονες οργανώσεις, κατά κανόνα, παρουσιάζουν τις θέσεις του Γενικού Διευθυντή, καθώς και των αναπληρωτών του. Αυτοί μπορεί να είναι: ο αναπληρωτής για την παραγωγή, για τις πωλήσεις, ή, για παράδειγμα, για τα οικονομικά θέματα. Στην πρώτη περίπτωση, η εσωτερική αναφορά διαχείρισης μπορεί να περιλαμβάνει δεδομένα σχετικά με:
- το κόστος των προϊόντων ή των υπηρεσιών (σε σχέση με συγκεκριμένες ποικιλίες προϊόντων) ·
- τα χαρακτηριστικά των εργασιών σε εξέλιξη, την παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών σε σχέση με παραγγελίες συγκεκριμένων πελατών,
- το ποσό της παραγωγής που πηγαίνει στην αποθήκη.
- αποθέματα πρώτων υλών, υλικών ή εξαρτημάτων που εμπλέκονται στην ελευθέρωση αγαθών.
Εάν η αναφορά πρέπει να παρέχεται στον Αναπληρωτή Διευθυντή Πωλήσεων, τότε η διάρθρωσή του μπορεί να περιλαμβάνει:
- πληροφορίες σχετικά με τη διάρθρωση των πωλήσεων σε σχέση με συγκεκριμένους τύπους αγαθών και υπηρεσιών, με συγκεκριμένους πελάτες ·
- δεδομένα σχετικά με τη δυναμική της αποστολής των προϊόντων ·
- πληροφορίες σχετικά με τα αποθέματα στο απόθεμα ·
- στοιχεία για το ποσό των εξόδων για την πώληση αγαθών ή για την παράδοση στον καταναλωτή ·
- προγραμματισμένους δείκτες σχετικά με την παραλαβή των εμπορευμάτων στην αποθήκη ·
- πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις για πωληθείσες θέσεις.
Εάν η αναφορά πρέπει να υποβληθεί στον Αναπληρωτή Διευθυντή Οικονομικών, τότε μπορεί να περιέχει:
- πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού της επιχείρησης ·
- πληροφορίες σχετικά με το κόστος που συνδέεται με τις οικονομικές δραστηριότητες ·
- στοιχεία που αντικατοπτρίζουν το κόστος αγαθών ή υπηρεσιών ·
- τα στοιχεία κέρδους και ζημιών ·
Επίσης, η αναφορά μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις και τα δικά της χρέη της εταιρείας για δάνεια και άλλες υποχρεώσεις.
Συχνότητα αναφοράς διαχείρισης
Πόσο συχνά πρέπει να γίνεται αναφορά διαχείρισης; Είναι επιθυμητό οι πληροφορίες που αντικατοπτρίζουν τους υποδεικνυόμενους τομείς δραστηριότητας της επιχείρησης να μην καταστούν παρωχημένες για περισσότερο από μία εβδομάδα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να οριστούν βασικοί δείκτες σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση, οι οποίοι θα πρέπει να ενημερώνονται πιο συχνά. Ομοίως, η διοίκηση μπορεί να καθορίσει τους δευτερεύοντες δείκτες, η προετοιμασία των οποίων δεν μπορεί να δαπανηθεί πολύς χρόνος και επομένως αυτές οι πληροφορίες μπορούν να παρέχονται πολύ λιγότερο συχνά.
Υποβολή εκθέσεων στους μετόχους
Οι ειδικοί στον τομέα της διοίκησης επιχειρήσεων συνιστούν να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην προετοιμασία των εκθέσεων που απευθύνονται στους μετόχους της εταιρείας. Ποια είναι η ιδιαιτερότητα των σχετικών ανακοινώσεων;
Το κύριο χαρακτηριστικό είναι ότι οι μέτοχοι της εταιρείας δεν μπορούν να συμμετέχουν άμεσα στη διοίκηση της εταιρείας. Συχνά συμβαίνει ότι το μόνο που τους ενδιαφέρει είναι τα καθαρά κέρδη. Οι λεπτομερείς διαχειριστικές αποφάσεις στις εκθέσεις που παρέχονται στους μετόχους της εταιρείας είναι ακατάλληλες σε ορισμένες περιπτώσεις. Ωστόσο, δεδομένου ότι οι ιδιοκτήτες της εταιρείας είναι εκείνοι που λαμβάνουν βασικές αποφάσεις σχετικά με το διορισμό ανώτατων διευθυντικών στελεχών, θα είναι δυνατόν να προβληματιστούν στις αναφορές πληροφορίες που χαρακτηρίζουν την αποτελεσματικότητα του έργου του γενικού διευθυντή και των αναπληρωτών του.
Τι θα μπορούσε να αναφέρει η εμφάνιση;
Ποιες είναι οι μορφές αναφοράς διαχείρισης; Διαπιστώσαμε ανωτέρω ότι, αντίθετα με τα οικονομικά και λογιστικά έγγραφα, ο αντίστοιχος τύπος χαρτιού είναι στην πραγματικότητα άτυπος. Οι μορφές αναφοράς διαχείρισης δεν ρυθμίζονται από το νόμο. Ως εκ τούτου, μπορούν να αναπτυχθούν από τον οργανισμό με βάση την πιο κατάλληλη δομή - για παράδειγμα, ανάλογα με τον αποδέκτη των εκθέσεων.
Ίσως θα ήταν πιο άνετο για τον αναπληρωτή διευθυντή οικονομικών να ασχοληθεί με τα πινακοποιημένα έγγραφα, και ο ιδιοκτήτης της εταιρείας με χρονοδιαγράμματα που δείχνουν σαφώς πώς το κέρδος αλλάζει ανάλογα με διάφορους παράγοντες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα εν λόγω έντυπα υποβολής εκθέσεων μπορεί να είναι πολύ παρόμοια με εκείνα που συγκεντρώνονται στη συλλογή οικονομικών ή λογιστικών δεικτών
Διαδικασία αναφοράς
Πώς μπορούν να δημιουργηθούν έγγραφα αυτού του τύπου; Η αναφορά αυτή αφορά τη λύση δύο ομάδων καθηκόντων.
Πρώτον, είναι η συλλογή των αναγκαίων αριθμών. Η πηγή τους είναι πιθανό να είναι αρχεία που δημιουργούνται από τα τμήματα λογιστικής και παραγωγής της εταιρείας κατά τη διάρκεια των τρεχουσών δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, αν ένας συγκεκριμένος όγκος αγαθών μεταφέρθηκε σε μια αποθήκη, τα αντίστοιχα δεδομένα καταγράφονται συνήθως στο σύστημα CRM της εταιρείας. Τα στοιχεία για άλλες επιχειρηματικές δραστηριότητες που πραγματοποιούνται στην επιχείρηση αντικατοπτρίζονται ομοίως.
Δεύτερον, πρόκειται για ερμηνεία δεικτών που συλλέγονται σε διάφορους τόπους παραγωγής ή παρουσιάζονται σε λογιστικά στοιχεία. Απαιτείται ανάλυση της αναφοράς διαχείρισης. Η εφαρμογή της, πάλι, θα εξαρτηθεί από το πού ακριβώς θα μεταφερθούν τα σχετικά έγγραφα. Επιπλέον, σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι επιθυμητές λιγότερες λεπτομέρειες και σε άλλες, περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τους δείκτες. Ομοίως, μπορεί να χαιρετιστεί μια μακρά ερμηνεία των αποτελεσμάτων ή, αντιθέτως, απαιτείται εξαιρετική συντομία.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ως εκ τούτου, η ερμηνεία των αριθμητικών στοιχείων μπορεί να μην είναι καθόλου αναγκαία - για παράδειγμα, όταν πρόκειται για την αναφορά σε έναν έμπειρο CFO. Πιθανώς, ερμηνεύει τα αποτελέσματα καλύτερα από οποιονδήποτε άλλο διαχειριστή και θα έχει αρκετά καθαρά στοιχεία.
Αλγόριθμος αναφοράς
Εξετάστε πώς μπορεί να πραγματοποιηθεί η πρακτική της κατάρτισης των πρακτικών διαχείρισης. Μεταξύ Ρώσων εμπειρογνωμόνων, ένας αλγόριθμος είναι δημοφιλής που αναλαμβάνει τη λύση του προβλήματος που εξετάζεται στα επόμενα στάδια.
Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να μάθετε τι είδους πληροφορίες αποτελούν τις δηλώσεις που ο CEO, οι αναπληρωτές και οι ιδιοκτήτες του θέλουν να δουν και με ποια συχνότητα. Κάποιος μπορεί να προτιμά να εξοικειωθεί με τα στοιχεία σε εβδομαδιαία βάση, ενώ για άλλη θα αρκεί να βλέπεις τους βασικούς δείκτες μία φορά το μήνα. Είναι επίσης σκόπιμο για έναν μελλοντικό μεταγλωττιστή αναφορών να μάθει από την αρχή της αλληλεπίδρασης με τη διαχείριση ποιος τύπος δεδομένων θα είναι κατά πάσα πιθανότητα προτεραιότητα και ποιος τύπος θα είναι δευτερεύων.
Το επόμενο βήμα είναι η επικοινωνία με τον λογιστή για τον προσδιορισμό του αλγορίθμου στον οποίο ένα άτομο που ασχολείται με την επίλυση του συγκεκριμένου προβλήματος θα ζητήσει τους απαραίτητους αριθμούς. Ο μεταγλωττιστής αναφορών μπορεί επίσης να αλληλεπιδρά με άλλους υπαλλήλους της εταιρείας σε εκείνους τους τομείς όπου παράγονται δείκτες σχετικοί με τα απαιτούμενα έγγραφα. Η εταιρεία θα πρέπει να σχηματίσει ένα σύστημα διαχείρισης της αναφοράς, στο οποίο θα συμμετέχουν όλοι οι αρμόδιοι υπάλληλοι.
Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργηθούν μορφές εγγράφων στα οποία, αφενός, θα καταγράφονται αριθμοί και, αφετέρου, ερμηνεύονται. Ταυτόχρονα, ο υπεύθυνος για την υποβολή εκθέσεων μπορεί να αντιμετωπίσει την ανάγκη δημιουργίας διαφορετικών μορφών εγγράφων προσαρμοσμένων για έναν συγκεκριμένο παραλήπτη - τον γενικό διευθυντή, τους αναπληρωτές του και τους ιδιοκτήτες του.
Τα επόμενα βήματα θα αφορούν την πρακτική αναφορά.Εάν η επιχείρηση είναι μικρή, τότε, κατ 'αρχήν, το πρόσωπο που συμμετέχει στην επίλυση του προβλήματος μπορεί να προσπαθήσει να συγκεντρώσει τους ίδιους τους αριθμούς. Αλλά είναι πιθανό ότι θα χρειαστεί τη βοήθεια συναδέλφων. Σε αυτή την περίπτωση, τα πρακτικά στάδια που σχετίζονται με τη συλλογή πληροφοριών μπορεί να προηγηθούν μερικές συνεδριάσεις στις οποίες το άτομο θα ενημερώσει τους άλλους εργαζόμενους σχετικά με τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης, για ποιο λόγο τα σχετικά έγγραφα δημιουργούνται και γιατί είναι σημαντικά για την εταιρεία. Η επίλυση αυτού του προβλήματος μπορεί να διευκολύνει τη διαχείριση της εταιρείας μέσω της δημοσίευσης τοπικών νομικών πράξεων που απαιτούν από μεμονωμένους υπαλλήλους να προωθήσουν το έργο του υπεύθυνου για την υποβολή εκθέσεων.
Αναφορές ποικιλίας
Έχοντας εξετάσει τις βασικές αρχές της αναφοράς διαχείρισης, μπορούμε να μελετήσουμε μεμονωμένες ποικιλίες των αντίστοιχων μοντέλων για την εμφάνιση αριθμών που αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης.
Ο πρώτος τύπος αναφορών είναι το υπόλοιπο διαχείρισης. Ποια είναι τα χαρακτηριστικά του;
Ο διαχειριστικός ισολογισμός, κατ 'αρχήν, είναι παρόμοιος με τον λογιστικό. Η θεμελιώδης διαφορά της έγκειται στον λειτουργικό της σκοπό. Το ισοζύγιο διαχείρισης αποσκοπεί όχι μόνο να αντικατοπτρίζει τους αριθμούς, αλλά και να τις ερμηνεύει από την άποψη της αποτελεσματικότητας του επιχειρηματικού μοντέλου του οργανισμού, της κατάστασης των περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού, των υποχρεώσεων της εταιρείας στους εταίρους και αντιστρόφως.
Τα αριθμητικά στοιχεία, που περιλαμβάνουν λογιστικές, διαχειριστικές, οικονομικές καταστάσεις, μπορούν καταρχήν να εισαχθούν στις ίδιες μορφές. Ωστόσο, ο τρόπος με τον οποίο οι σχετικοί δείκτες θα ερμηνευθούν μπορεί να προκαθορίσει τη δημιουργία εγγράφων σε μια εντελώς πρωτότυπη δομή. Σημαίνει ποιοι είναι οι χρήστες της αναφοράς διαχείρισης - μιλήσαμε για αυτό παραπάνω.
Η ισορροπία που εξετάζουμε περιλαμβάνει τη συμπερίληψη πληροφοριών που μπορεί να ενδιαφέρουν τόσο τον διευθυντή όσο και κάθε αναπληρωτή, καθώς και τον ιδιοκτήτη της εταιρείας. Με αυτή την έννοια, μπορεί να είναι ένα αρκετά παγκόσμιο έγγραφο.
Τι άλλα είδη διαχείρισης υπάρχουν; Μεταξύ αυτών - ο λογαριασμός κερδών και ζημιών. Επιπλέον, είναι παραδοσιακά αποδεκτό να αναφέρεται σε πηγές λογιστικής. Δήλωση κερδών και ζημιών - ένα έγγραφο το οποίο οι επιχειρήσεις καλούνται να υποβάλουν με τη μορφή επίσημης αναφοράς στις ρυθμιστικές αρχές. Ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως πηγή στη διαμόρφωση της αναφοράς διαχείρισης. Αυτό οφείλεται κυρίως στην πολύ βολική δομή αυτού του εγγράφου.
Η κατάσταση κερδών και ζημιών του οργανισμού καταγράφει τα οικονομικά αποτελέσματα των δραστηριοτήτων της εταιρείας για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αντικατοπτρίζει στοιχεία σχετικά με τα έσοδα, το κόστος, καθώς και τα οικονομικά αποτελέσματα με σωρευτικό άθροισμα. Η δομή του εγγράφου του υπό εξέταση είδους αντικατοπτρίζει: πηγές εσόδων, στοιχεία δαπανών, κερδοφορία της εταιρείας. Αλλά, όπως ορίσαμε παραπάνω, λογιστική διαχείρισης και η αναφορά δεν συνεπάγεται τόσο την επίλυση προβλημάτων που σχετίζονται με τη συλλογή αριθμών όσο και την ερμηνεία διαφόρων δεικτών. Συνεπώς, το εν λόγω έγγραφο θα πρέπει πιθανώς να συνοδεύεται από πρόσθετες πηγές, οι οποίες θα καταγράφουν τις απαραίτητες εξηγήσεις σχετικά με τα στοιχεία που αντικατοπτρίζουν τα έσοδα, τα έξοδα και τα κέρδη της εταιρείας.
Ένα άλλο σημαντικό έγγραφο είναι μια κατάσταση ταμειακών ροών. Η πηγή αυτή αντανακλά τα οικονομικά έσοδα της εταιρείας σε σχέση με τις πηγές, καθώς και τις πληρωμές της εταιρείας σε σχέση με τους βασικούς τομείς δαπανών - και σε σχέση με μια συγκεκριμένη περίοδο. Η κατάσταση των ταμειακών ροών μπορεί να δείξει πώς συμβαίνουν τα πράγματα στην εταιρεία όσον αφορά τα τρέχοντα αποτελέσματα στην παραγωγή, στον τομέα της ρευστότητας. Αυτό το έγγραφο σας επιτρέπει να αξιολογήσετε την πιστοληπτική ικανότητα της εταιρείας. Η εν λόγω πηγή μπορεί να είναι χρήσιμη τόσο στη διοίκηση της εταιρείας όσο και στους ιδιοκτήτες της.
Θεωρήσαμε ότι οι κύριοι τύποι υποβολής εκθέσεων για τη διαχείριση - κατάσταση αποτελεσμάτων, ισολογισμός, καθώς και ένα έγγραφο που καταγράφει στοιχεία για τις ταμειακές ροές, μπορούν φυσικά να συμπληρωθούν από άλλες πηγές. Μπορούν να είναι και οι δύο παρόμοιες με αυτές που μελετήσαμε, και να βασίζονται σε θεμελιωδώς διαφορετικές προσεγγίσεις στη σύνταξη.
Αναφορά προκλήσεων
Έτσι, μελετήσαμε τι είναι η αναφορά της διαχείρισης, πώς διαφέρει από λογιστική ή οικονομική, γνωρίσαμε τη διαδικασία για τη σύστασή της. Θα είναι επίσης χρήσιμο να εξεταστούν οι πιθανές δυσκολίες που συνοδεύουν την κατάρτιση του.
Σύμφωνα με τους εμπειρογνώμονες στον τομέα της διαχείρισης των επιχειρήσεων, το σημαντικότερο χαρακτηριστικό της εν λόγω διαδικασίας αναφοράς είναι η έλλειψη εμπιστοσύνης προς το σχετικό έγγραφο εκ μέρους των υπαλλήλων της εταιρείας και σε ορισμένες περιπτώσεις και ανώτατων στελεχών και ιδιοκτητών. Οι υπάλληλοι της εταιρείας - λογιστές, υπάλληλοι εργοταξίων - δεν αντιλαμβάνονται πάντοτε τη διαχείριση της αναφοράς ως έγγραφο που πρέπει να δοθεί χρόνος, το οποίο έχει νόημα να δαπανήσει ενέργεια. Οι επιχειρήσεις, όπως γνωρίζετε, είναι ήδη υποχρεωμένες να υποβάλλουν επίσημα έγγραφα σε κρατικούς φορείς, η σύνταξη των οποίων δεν είναι εύκολη υπόθεση.
Μια παρόμοια θέση, όταν η διαχείριση της αναφοράς δεν θεωρείται ως κάτι που αξίζει να δοθεί προσοχή, μπορεί επίσης να γίνει από κορυφαία στελέχη και ιδιοκτήτες, όπως σημειώσαμε παραπάνω. Πολλοί από τους ηγέτες, σύμφωνα με τους ειδικούς, αναφέρουν τα εν λόγω έγγραφα ως μια ποικιλία της μεθόδου της παραπλανητικής διαχείρισης, ειδικά αν πρέπει να αποσπάσουμε την προσοχή από τους μη κυριότερους δείκτες παραγωγής.
Πώς να λύσετε ένα παρόμοιο πρόβλημα; Οι αναλυτές συνιστούν να ξεκινάμε με το επίπεδο ηγεσίας. Θα είναι περισσότερο δικαιολογημένο να ενδιαφέρονται οι διαχειριστές κατά την προετοιμασία των εκθέσεων διαχείρισης, ώστε αυτοί, με τη σειρά τους, να διαμορφώνουν τις απαραίτητες τοπικές νομικές πράξεις, σύμφωνα με τις οποίες οι άλλοι εργαζόμενοι θα πρέπει να βοηθήσουν στη διαμόρφωση των σχετικών εγγράφων.
Μια άλλη δυσκολία που χαρακτηρίζει τη λύση του εν λόγω προβλήματος είναι η ανάγκη να αναπτύσσονται συνεχώς νέες προσεγγίσεις στην ερμηνεία των αριθμών που περιέχονται στην αναφορά. Αυτό μπορεί να οφείλεται κυρίως σε αλλαγές στη δομή παραγωγής της επιχείρησης. Στην περίπτωση της λογιστικής και της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, όπως γνωρίζουμε, δεν απαιτείται ερμηνεία των αριθμητικών στοιχείων. Επομένως, είναι δυνατή η χρήση τυποποιημένων εντύπων στα οποία καταγράφονται οι αντίστοιχοι δείκτες.
Η αναφορά διαχείρισης της οργάνωσης με τη σειρά της επιλύει πολλά άλλα προβλήματα. Απαιτείται, καταρχάς, από την ίδια την εταιρεία και όχι από κρατικούς φορείς, όπως συμβαίνει με τους λογιστικούς και οικονομικούς δείκτες. Εάν η ερμηνεία των αριθμών που περιέχονται στην αναφορά διαχείρισης για μια συγκεκριμένη δομή παραγωγής σε μια ορισμένη περίοδο διαδραμάτισε θετικό ρόλο, δεν διασφαλίζεται ότι θα είναι εξίσου χρήσιμη υπό την προϋπόθεση ότι άλλαξαν τα χαρακτηριστικά ορισμένων επιχειρηματικών διαδικασιών. Πιθανότατα, ο μεταγλωττιστής των εγγράφων αναφοράς θα πρέπει να βελτιώσει τις ερμηνευτικές προσεγγίσεις καθώς η εταιρεία αλλάζει στον τομέα των παραγωγικών δραστηριοτήτων. Αυτό μπορεί να απαιτεί πολύ χρόνο - τόσο τους προσωπικούς όσο και τους συναδέλφους του, στους οποίους μπορεί να απευθυνθεί για συμβουλές, γνώμες ή μερικούς βοηθητικούς δείκτες που αντανακλούν τα αποτελέσματα της εταιρείας, προκειμένου να κατανοήσουν πώς να βελτιώσουν την προσέγγιση στην ερμηνεία των αριθμών.
Το πρόβλημα αυτό μπορεί να λυθεί και πάλι μέσω περιοδικών επικοινωνιών με συναδέλφους με τη μορφή συναντήσεων, το αντικείμενο της οποίας είναι η εξέταση των σημερινών δεικτών παραγωγής, καθώς και η ανάπτυξη μέτρων για τη βελτίωσή τους, μεταξύ άλλων μέσω της εισαγωγής νέων μεθόδων αναφοράς, όπως η διαχείριση.Στο πλαίσιο των θετικών προσεγγίσεων για τη βελτιστοποίηση των δεικτών παραγωγής, είναι πιο πιθανό να γίνει αντιληπτή θετικά από τους υπαλλήλους της εταιρείας.
