Cualquier ciudadano que necesite recibir cierta información puede convertirse en un usuario de la información de archivo. Para obtener un certificado de archivo, debe venir en persona o enviar a una persona autorizada que actúe sobre la base de los documentos de certificación.
Qué información se almacena en el archivo
De conformidad con la ley sobre asuntos de archivo de la organización, los organismos estatales, las personas dedicadas a actividades comerciales están obligados a proporcionar al solicitante la información contenida en los documentos de archivo. Tal servicio debe ser gratuito.
Un certificado de archivo es un documento oficial elaborado en un formulario especial y que contiene información completa solicitada por el solicitante. Además del certificado, los ciudadanos tienen derecho a recibir copias de los documentos de archivo relacionados con el solicitante. La necesidad de obtener dichos documentos puede estar relacionada con la solicitud a las autoridades de seguridad social, la elaboración de las acumulaciones de pensiones y la obtención de ciertos beneficios.
Privacidad de datos
Según la ley, la provisión de información de archivo debe ocurrir a través del acceso del usuario a los originales y motores de búsqueda. Cabe señalar que toda la información almacenada es confidencial y, por lo tanto, el acceso a ella debe limitarse a un determinado círculo de personas.
Dicha precaución está relacionada con el hecho de que el banco de información contiene datos personales de ciudadanos, información sobre su lugar de residencia, estado civil, salario, antecedentes penales y otras características biográficas. En este sentido, no está permitido obtener un certificado de archivo sin el consentimiento de una persona. Los trabajadores con acceso al archivo deben cumplir con las reglas para proporcionar información.
Usuarios de información de archivo
Debido al hecho de que una gran variedad de información se almacena en archivos, la emisión de certificados de archivo se produce a un gran número de usuarios. Estos incluyen personas jurídicas y personas físicas, ex empleados de empresas, autoridades policiales y fiscales, fondos de pensiones, agencias de seguros y ciudadanos comunes.
Para cada usuario individual, hay reglas para proporcionar información.
Reglas para la emisión de certificados de archivo, copias y extractos
Toda la información solicitada en el archivo se emite sobre la base de una solicitud por escrito. Este documento describe la esencia de la solicitud y todos los detalles necesarios para la búsqueda. La aplicación también informa los datos personales, iniciales, dirección y número de teléfono del solicitante. La solicitud debe estar firmada por la firma personal del solicitante.
Se emite un certificado de trabajo (archivado) que contiene información sobre la antigüedad, sujeto a la información más precisa sobre el lugar de trabajo del solicitante. También en este caso, debe especificar el puesto y el período de trabajo. Al cambiar el apellido, es necesario escribir las iniciales anteriores en la solicitud.
La información solicitada del archivo debe proporcionarse dentro de los 30 días a partir de la fecha de registro de la solicitud. Si se requiere tiempo adicional para obtener información especial, el archivo notifica al solicitante la extensión del plazo.
Cómo se ve la ayuda de archivo, formulario de muestra
El certificado obtenido del archivo estatal o de los documentos de personal de una empresa comercial debe compilarse en el membrete de la organización y tener un nombre claro. Se puede ver una muestra aproximada de dicha solicitud al momento de la solicitud.
El llenado del documento de archivo se basa en los originales o copias certificadas.Un certificado de archivo debe contener información precisa sobre los documentos utilizados, y la información debe presentarse en orden cronológico. Todos los nombres mencionados en el certificado están registrados en forma expandida, y los extractos del original están entre comillas. Si se encontraron discrepancias en el proceso de completar el documento, se transfieren al certificado en la forma en que aparecen en el original. Un certificado completado correctamente tiene plena fuerza legal y puede presentarse en forma de evidencia en la corte.
¿Qué violaciones pueden anular un documento?
Un documento de archivo oficial no puede contener correcciones, borrones o frases ilegibles. Además, los comentarios y varias conclusiones personales de los trabajadores de archivo no están permitidos en el texto.
Después del texto, parte del documento son números archivados de los registros utilizados. El certificado de archivo está firmado por el archivero jefe o el jefe del departamento de personal y certificado con un sello. Si el documento consta de varias páginas, cada hoja debe estar certificada. Se emite una solicitud de archivo en dos copias, una de las cuales se emite a pedido, y la segunda se almacena en el registro de archivo.
Emisión de una copia archivada de un documento.
Las instituciones de archivo a pedido de los ciudadanos emiten copias de documentos originales y extractos de archivos. Dichos bloques de información se hacen en papel membretado de la organización. Si se hace una copia de un documento histórico, entonces no hay necesidad de usar dicho formulario.
Una declaración de archivo es relevante si la información de origen está en un voluminoso registro de información. Por lo tanto, para optimizar el trabajo, el extracto indica solo esa parte de la información que le interesa al solicitante.
Se emiten copias de los documentos al solicitante junto con una carta de presentación. Si la información solicitada no está disponible en el archivo, se informa el motivo del incumplimiento de la solicitud.
Certificado de archivo 9 formularios
El Formulario No. 9 es un documento bastante popular entre la población. Este certificado contiene información sobre personas registradas en cierto departamento, sobre el tamaño de los bienes inmuebles, los derechos del propietario y su relación familiar con otros tenedores de capital.
Dicho documento puede ser reclamado al momento de presentar documentos para la privatización o en la prueba de los derechos de herencia. En el caso de la venta de bienes inmuebles, actualmente no se requiere el certificado de archivo número 9. Para obtener el formulario No. 9, deberá dirigirse a la oficina de pasaportes en el lugar de registro y presentar allí un pasaporte y un certificado de propiedad de los locales.
Muy a menudo, los solicitantes enfrentan un problema como la negativa a emitir el certificado No. 9 en relación con el resultado alquiler atrasado. De hecho, tal argumento no puede considerarse legítimo, ya que por ley los empleados de la oficina de pasaportes deben emitir un documento independientemente de los atrasos.
En caso de rechazo ilegal, es necesario exigir una confirmación por escrito del motivo del rechazo, también puede escribir una queja al jefe de la oficina de pasaportes o ir a la corte.
