Una propuesta comercial es la herramienta más utilizada en el trabajo. Se utiliza en colaboración con socios futuros y actuales. Hay varios tipos de ofertas comerciales.
De acuerdo con las actividades de la empresa, esta o aquella cantidad de información se selecciona para su consideración por los clientes potenciales, el estilo y la estructura de la formación del documento. A continuación, se presentarán varios consejos sobre cómo hacer la propuesta comercial correcta. El artículo también considerará los principales errores cometidos por los empleados al formar la estructura del documento y llenarlo con información.
Información general
Al estudiar la cuestión de cómo escribir una propuesta comercial, una muestra de la cual se presenta a continuación, debe familiarizarse con los requisitos mínimos para el registro. En primer lugar, el documento debe ser fácil de leer. Una propuesta comercial de cooperación en tamaño, por regla general, no excede una página A4. Por esta razón, el énfasis principal en el trabajo está en el contenido.
Recomendaciones
¿Cómo hacer una oferta comercial? Una muestra de llenar un papel en particular, por supuesto, puede mostrar muy claramente la estructura de un documento bien formado. Sin embargo, las normas no siempre deben aplicarse. Cada oferta comercial tiene sus propias características.
Los siguientes son algunos consejos y recomendaciones, con los cuales puede ejecutar correctamente este documento. Para formular correctamente cualquier propuesta comercial (para el suministro de bienes, transporte, ejecución de cualquier operación, etc.), deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:
- Este documento será estudiado durante la ausencia del redactor. En consecuencia, no es posible aclarar algunos puntos y comentar puntos oscuros. El componente principal del éxito de una propuesta comercial es la claridad de su presentación. El documento debe quedar muy claro para excluir la posibilidad de malentendidos y ambigüedades. Una buena solución sería pedirle a un extraño que lo lea y descubra cosas que no le quedaron claras.
- Un documento bien escrito debe ofrecer soluciones al problema. Por lo tanto, una cotización para el suministro de bienes no debe anunciar productos. Debe proporcionar formas efectivas de aumentar los ingresos y reducir los costos. Es necesario revelar el tema de atraer más clientes y satisfacer de alta calidad sus necesidades. También debe cuidar la eficiencia de los empleados o la reducción de personal. Solo una oferta comercial que se enfoca en resolver los problemas del cliente es efectiva.
- Al compilar dicho documento, no se pueden permitir errores gramaticales. Actualmente, hay muchos servicios que automáticamente revisan la ortografía. En consecuencia, una propuesta comercial analfabeta, que contiene muchos errores, indica solo uno. Dicha empresa permite negligencia en relación con el trabajo y la cooperación con sus socios. Esta no es una idea que deba transmitirse a los clientes potenciales.En primer lugar, debe volver a leer el texto varias veces y luego entregarlo a otra persona para su verificación.
- El papeleo juega un papel importante en la percepción. La narrativa no debe ser caótica, sino estructurada. Los encabezados deben resaltarse. Los elementos semánticos interconectados deben agruparse en párrafos separados. Cada elemento del texto debe estar conectado visualmente con el resto.
- No convierta su oferta en spam. La mejor opción sería consultar preliminarmente con socios potenciales si quieren lidiar con eso. Por ejemplo, si una empresa está interesada en comprar dichos bienes o servicios, buscará adquirirlos de las mejores fuentes. Una llamada preliminar también puede tener un efecto positivo en la situación. Es una excelente oportunidad para contactar nuevamente a clientes potenciales. En caso de interés mutuo, se debe hacer una cita para las negociaciones.
Plan
Al hablar sobre cómo hacer una propuesta comercial, se debe prestar especial atención a la estructura. Para facilitar la tarea, debe usar un plan específico. Dependiendo del tipo de actividad de la empresa, se pueden ajustar ciertos elementos. La información más voluminosa proporcionada puede considerarse una propuesta técnica y comercial.
Definición de objetivo
Una vez elaborada la propuesta, es necesario lograr su máxima distribución entre los clientes potenciales. A veces, dichos documentos se utilizan para proporcionar información relevante después de la finalización de una reunión personal o conversación telefónica. Se pueden seguir dos estrategias.
Primero: la inclusión en el documento de toda la información sobre los bienes y servicios ofrecidos, con la esperanza de que al menos algunos de ellos interesen a los clientes potenciales. Segundo: establecer con precisión las necesidades de los socios y satisfacerlas tanto como sea posible. Con base en lo anterior, debe decidirse para compilar una oferta comercial.
Recopilando la información correcta
Después de determinar el objetivo, debe comenzar a preparar la información necesaria que se incluirá en el contenido del documento. Al formular una propuesta comercial para trabajos de construcción, no debe intentar incluir toda la información recopilada en ella. Debe centrarse en una pequeña cantidad de información relevante. Una gran cantidad de información innecesaria no traerá ningún beneficio. Ella distraerá a los clientes potenciales de lo principal. En este caso, la tarea principal es transmitir información sobre los bienes y servicios proporcionados. El cumplimiento de esta regla será otro paso hacia el logro de la meta.
Opciones para resolver el problema.
Es importante identificar claramente las preguntas a las que el cliente potencial desea recibir respuestas. Al formular una oferta comercial para la prestación de servicios, se debe describir la solución a los problemas en los que los socios ayudarán a una u otra actividad. La implementación de este párrafo es esencial para el logro exitoso de la meta. Una oferta comercial para la prestación de servicios que no se pueden utilizar para resolver ningún problema simplemente se descartará.
Definición del marco de precios
Cualquier fabricante conoce el valor real de sus bienes y servicios. En esta etapa, debe recordar el objetivo de toda la empresa. Habrá que abordar una serie de cuestiones emergentes. ¿El objetivo es colaborar con una nueva clientela?
¿Venta de servicios adicionales a ex socios? ¿Cuál es la relación cliente / cliente más rentable? La combinación de todos estos factores determina la categoría de precios, que debe indicarse al formular una oferta comercial. La forma del documento implica un estilo de presentación especial. Como regla, se aplican las mismas reglas que para la correspondencia comercial.
Oferta comercial competente. Patrón de estructura
Las siguientes son recomendaciones para ayudarlo a obtener la mejor experiencia posible. Esto requerirá el cumplimiento de ciertas reglas de diseño. Para algunas organizaciones, es suficiente hacer una cita una vez. El ejemplo se ajusta según los cambios en la empresa.
Encabezado del documento
El membrete de la empresa es el más adecuado para imprimir una oferta comercial. El documento debe contener necesariamente el "encabezado" apropiado. La dirección, los números de contacto y el logotipo de su propia empresa deben ubicarse en la parte superior de cada hoja. La opción ideal se obtiene si esta estructura es a todo color.
Para hacer esto, puede usar membretes personalizados o impresoras láser a color. En ausencia de tales capacidades, una versión en blanco y negro será suficiente. Además, con mayor frecuencia, dichos documentos comerciales se envían por correo electrónico o fax. Debe recordarse que dicho "encabezado" debe estar en cada página de la propuesta comercial, y no solo en la primera.
Número de registro y fecha
En algunas organizaciones, se requiere la contabilidad de toda la documentación entrante y saliente. En consecuencia, las ofertas comerciales también se incluyen en esta categoría. Por lo tanto, es necesario seguir la indicación del número de registro y la fecha.
Estas dos líneas se colocan en la primera página, generalmente desde la parte superior izquierda. El primero es para registrar una propuesta comercial del empleado de la empresa, el segundo es para llevar a cabo un procedimiento similar en una organización cliente.
Destino
Esta columna está destinada a indicar el nombre de la empresa, su dirección postal y electrónica completa, faxes y teléfonos. Esta información se encuentra en la esquina superior derecha de la primera página. Todos los datos de contacto deben indicarse en forma completa. Esto facilita enormemente el trabajo adicional con la propuesta comercial.
Manejo adecuado
Esta cláusula debe indicar a quién se envía la cotización. Esto se refiere al nombre y la posición del destinatario. Deben especificarse en su totalidad. En algunos casos, el destinatario no es una persona específica, sino la gerencia o el jefe de un departamento. Sin embargo, la apelación debe contener cualquier oferta comercial. El ejemplo "queridos caballeros" es el más adecuado en este caso.
La necesidad de mostrar respeto
Se debe hacer una pequeña reverencia verbal inmediatamente después del tratamiento. La implementación de este párrafo es obligatoria. Se debe tener cuidado para asegurar que las frases educadas no se repitan en cada nueva letra, si correspondencia comercial Arrastrar
Ocasión para el diálogo
La primera línea de la apelación debe resumirse en relación con la cual se elaboró una propuesta comercial. Por ejemplo, si se realizó una reunión con socios en la que se interesaron por el documento relevante, debe indicarlo. Esto debe hacerse de tal manera que el cliente potencial entienda de inmediato lo que está en juego.
Información de posición
Este párrafo debe revelar brevemente la esencia de los principales problemas del socio potencial que la propuesta puede resolver. Esto permitirá al cliente determinar qué tan precisa y confiable es la información que proporcionó al creador del documento. También permitirá establecer completamente si la información proporcionada se entendió correctamente. Después de leer esta parte de la propuesta comercial, el cliente potencial debe complementar las condiciones para resolver los problemas futuros.
FORMACION DE APLICACIONES
Debe detallarse todos los cálculos y detalles técnicos de la propuesta comercial. Esta información debe estar contenida en las aplicaciones que necesitan ser numeradas. En la esquina superior derecha del documento debe indicar un enlace a ellos.
Las solicitudes deben presentarse después de la propuesta. Su número no es limitado. Sin embargo, esto no significa que la moderación deba ser descuidada en este asunto. En primer lugar, debe asegurarse de que la información sobre los productos y servicios ofrecidos en las aplicaciones sea comprensible e interesante para los clientes potenciales.
Problemas de inversión
Los aspectos relacionados con el precio incluyen una descripción de las ventajas y beneficios que un cliente potencial puede usar después de acordar una cotización. Si hay varias formas propuestas para resolver los problemas de los socios, deberíamos explicar brevemente la diferencia en su costo.
Fecha de caducidad
Los clientes potenciales deben ser plenamente conscientes de que la oferta presentada no es ilimitada. Muchas características, como el precio, los términos y condiciones de entrega, pueden variar según la situación. El período durante el cual se puede garantizar la inmunidad de los criterios establecidos debe definirse con precisión. Además, se deben resumir todas las ventajas de la cooperación con esta empresa. Un pequeño párrafo de unas pocas oraciones será suficiente.
Retroalimentación
Este párrafo debe indicar la fecha exacta de la comunicación posterior. También es necesario indicar el tipo de conexión. Por ejemplo, hablar por teléfono o correspondencia por correo electrónico. Es mejor no dejar esta pregunta sin la atención adecuada y tomarla por su cuenta, ya que debe recordarse a sí mismo. No confíe demasiado en el próximo contacto por iniciativa de clientes potenciales.
Fecha requerida
Este procedimiento debe llevarse a cabo en la preparación de cada propuesta comercial. Esto contribuirá significativamente a reducir la ocurrencia de varios malentendidos. Por ejemplo, un cliente potencial puede confundirse fácilmente en los documentos cuando proporciona información y enmiendas adicionales repetidamente. En este caso, es muy difícil establecer qué es exactamente relevante.
La necesidad de una firma personal
Al final de la cita, se deben agregar algunas reverencias verbales. Luego debe indicar su nombre y posición. A continuación, debe poner una firma personal. Es un atributo integral de este tipo de documentación.
La necesidad de paginación
Muy a menudo, una oferta comercial no cabe completamente en una hoja. Las páginas de dicho documento deben estar numeradas. Es igualmente importante indicar su número total. En este caso, esto reducirá significativamente el riesgo de que el cliente potencial no se familiarice con la propuesta comercial hasta el final debido a la pérdida de parte de las páginas.
Requisitos de liquidación
Cada párrafo del documento debe comenzar con una línea roja. Está permitido aumentar el intervalo entre ellos. Usando la alineación "en ancho" puede lograr el tipo de texto más atractivo. Se desaconseja el uso de formatos complejos y fuentes personalizadas.
Al procesar dicho documento, se debe observar la moderación. Además, no debe usar fuentes demasiado pequeñas, vale la pena usar las más familiares. Es mejor no usar en exceso elementos de resaltado de texto como negrita y cursiva. Son adecuados para enfatizar los puntos más importantes. Al mismo tiempo, su número debe seguir siendo mínimo.
Información adicional
La oferta directa no debe ocupar más de dos páginas. Debe garantizarse que el texto se distribuya uniformemente en ambas hojas. No debe permitir tal situación cuando una página está completamente llena, mientras que la segunda es menos de una cuarta parte. La identidad corporativa es la mejor opción para compilar una propuesta comercial.
Además, una circunstancia favorable sería su eco en el diseño correspondiente del sitio, folletos y folletos temáticos.Hoy en día, se aplican cada vez más nuevos estándares de huellas digitales en color. Puedes aprovechar esta situación. La ejecución de una oferta comercial "en color" es una idea bastante creativa. Se debe tener cuidado para garantizar que la documentación esté perfectamente cosida. Esta regla debe observarse con cualquier método de envío de datos a un cliente potencial: personalmente, por correo o por mensajería.
Los errores más serios y comunes.
1. Envío de documentación no a una persona específica, sino a varios
Muy a menudo, este método puede causar solo una reacción lenta. No escriba una propuesta comercial para todo un grupo de personas. Esto afectará negativamente el establecimiento de una relación fuerte con un cliente potencial. En este caso, la oferta comercial actúa como la forma de publicidad más personal. Debería acercarse a escribirlo, concentrándose en un solo cliente potencial.
2. Pre-convicción de que nadie leerá textos de más de una página
Existe la opinión de que todas las letras largas ya son aburridas por definición. Sin embargo, incluso los mensajes publicitarios cortos, cuyo tamaño es establecido por profesionales del marketing, pueden considerarse como tales. En la vida moderna, puede encontrar muchos ejemplos cuando una película larga recibió la aprobación general de críticos y espectadores, y un cortometraje fue condenado y olvidado.
Esto indica que en este caso, el tamaño no importa. A las personas no les importa conocer textos largos, simplemente no quieren leer textos aburridos. Se debe tener cuidado para garantizar que la información contenida en la oferta sea interesante para los clientes potenciales de la empresa. Solo en este caso recibirá una respuesta positiva, independientemente del volumen.
3. Incumplimiento de los estándares gramaticales.
Cuando se trabaja en una propuesta comercial, es necesario construirla como si se estuviera llevando a cabo un diálogo fácil y relajado con el lector. Se deben seguir todos los estándares de ortografía y gramática establecidos. Al mismo tiempo, el texto debe corresponder a la simple comunicación del vendedor con el comprador. No es necesario sobrecargar la oferta con un número ilimitado de giros complejos. Debería guardar estilo de negocios presentación, al tiempo que hace que el texto sea lo más fácil posible para la percepción del cliente potencial.
Oferta comercial simple. Muestra
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