En las actividades de la empresa o en cualquier área de la vida humana, ciertos objetivos están constantemente presentes, para lograr que se describa una secuencia clara de acciones. La esencia de la planificación es desarrollar un algoritmo de alta calidad que logre resultados específicos a tiempo.
¿Qué es la planificación?
La esencia de la planificación es la asignación de tiempo y recursos materiales, así como el desarrollo de un algoritmo de acciones para lograr los objetivos. Si consideramos este concepto en relación con la empresa, esta es una de las principales funciones de gestión. En este caso, el proceso de planificación se verá así:
- declaración de misión de la empresa;
- de acuerdo con el párrafo anterior, se están desarrollando objetivos que están planificados para alcanzarse;
- elaborar un programa general de acción;
- buscar los recursos necesarios para implementar el plan;
- determinación del círculo de ejecutantes del programa y brindarles información integral;
- Fijar los resultados en forma de un documento certificado de la forma establecida.
Por lo tanto, la esencia de la planificación puede interpretarse como el desarrollo de un sistema de objetivos, así como las formas de lograrlos. Un objeto es una organización específica o su unidad estructural para la cual se está compilando un programa prometedor. En cuanto a los temas de planificación, se trata de personas o departamentos específicos que realizan esta actividad.
Principios básicos
Se distinguen los siguientes principios básicos de planificación:
- El principio de la unidad es que todas las tareas pequeñas incluidas en el plan deben estar dirigidas a lograr el objetivo global final;
- El principio de participación implica que de una forma u otra, todas las personas que trabajarán en la implementación del proyecto deben participar en el proceso de planificación;
- el principio de continuidad establece que la implementación de los planes no debe detenerse debido a circunstancias imprevistas (debe limitarse a hacer ajustes);
- El principio de flexibilidad implica la posibilidad de cambiar el plan para adaptarlo a las condiciones en constante cambio;
- principio científico: todas las disposiciones deben estar claramente justificadas de acuerdo con teorías bien conocidas;
- El principio de precisión es describir los resultados finales e intermedios de la manera más objetiva posible.
Todos estos requisitos son obligatorios. Si observa estos principios de planificación, podrá elaborar un programa de acción eficaz y de alta calidad.
Métodos básicos de planificación de recursos
La planificación de recursos en la empresa se puede llevar a cabo de acuerdo con los siguientes métodos básicos:
- El método de equilibrio implica encontrar un equilibrio entre las necesidades de recursos, así como sus fuentes;
- El método analítico y de cálculo le permite tener en cuenta todos los factores que afectan el logro del resultado final, así como su dinámica;
- Los métodos económicos y matemáticos implican el uso de modelos especialmente diseñados que le permiten obtener los resultados más precisos;
- El método de análisis gráfico consiste en utilizar medios especiales para presentar resultados intermedios y finales;
- El método del objetivo del programa implica el desarrollo de un conjunto de medidas y tareas, cuya implementación garantiza el logro del resultado final.
La elección de los métodos de planificación depende no solo de las características específicas de la empresa, sino también de la situación que se ha desarrollado en el entorno interno y externo durante un período específico de tiempo.
Los principales objetivos de la planificación.
Para que el logro de los objetivos sea real, es necesario elaborar programas y algoritmos de acciones de alta calidad. Por lo tanto, las tareas de planificación se pueden formular de la siguiente manera:
- formación de una lista de problemas a resolver en el período de planificación;
- buscar escenarios de acuerdo con los cuales puede desarrollarse la situación;
- fundamentación de objetivos y determinación del grado de su importancia;
- buscar fuentes de recursos, así como el desarrollo de un plan para su uso;
- designación de los resultados finales e intermedios, de acuerdo con los cuales se realizará el seguimiento del logro de los objetivos.
Después de desarrollar un plan global, es importante dividirlo en tareas locales. Actúan como una especie de etapas, cuya implementación acerca a la organización al logro del objetivo final.
¿Por qué necesitas hacer planes?
La necesidad de planificar en todas las áreas de actividad se debe a una serie de razones:
- El desarrollo económico se caracteriza por un alto nivel de incertidumbre, y la optimización del uso de los recursos mediante la elaboración de un plan claro ayuda a suavizar los momentos de crisis;
- la planificación ayuda a crear ventajas competitivas debido al hecho de que en los documentos prospectivos es posible prever fluctuaciones en el entorno externo, interrupciones en el suministro de recursos y otros problemas;
- el sistema de planificación le permite implementar programas para la aplicación de innovaciones y logros del progreso científico y tecnológico;
- una empresa estable que opera sobre la base de un programa claramente planificado es más atractiva para la inversión;
- transformaciones estructurales graduales que aseguran el logro sistemático de objetivos tácticos y estratégicos;
- elaborar programas reales correlacionando las oportunidades actuales y los planes a largo plazo;
- desarrollo intencionado de la organización y movimiento en la dirección elegida;
- la capacidad de anticipar posibles problemas;
- efecto estimulante para empleados de todos los niveles;
- racionalizar las acciones de gestión y otras actividades.
El plan correctamente elaborado permite al líder y sus subordinados avanzar sistemáticamente hacia el logro de la meta. Siguiendo un algoritmo claro, no tendrás que distraerte con acciones extrañas. Además, el plan a menudo brinda opciones para responder a situaciones imprevistas y, por lo tanto, será posible nivelar la situación sin pérdidas significativas de material y tiempo.
¿Cuál debería ser un plan efectivo?
Para que el proceso de planificación sea efectivo, se le presentan una serie de requisitos, a saber:
- el programa debe ser apropiado y apropiado en una situación específica;
- los planes establecen metas e indicadores realistas y alcanzables;
- los documentos reflejan información exhaustiva sobre la situación actual, así como la situación futura;
- el plan se elabora de acuerdo con normas y reglas claras;
- la compilación de programas prometedores debe ser sistemática;
- En el marco del plan es necesario operar con números claros y expresiones específicas.
Vale la pena señalar que el algoritmo de acciones para la empresa es significativamente diferente del que una persona compensa por sí mismo. En el caso de una organización, el plan es más estricto y solo permite ajustes en situaciones de emergencia.
El papel de la planificación estratégica.
La planificación estratégica tiene las siguientes ventajas para la empresa:
- determina la dirección general de desarrollo, de acuerdo con la cual se elabora un programa de comercialización adicional y otros estudios;
- determinación del objetivo global con el que se vincularán los programas locales de todos los departamentos de la empresa;
- Es la base para la búsqueda y distribución de recursos;
- implica el desarrollo de una serie de alternativas que la empresa puede tomar en caso de circunstancias imprevistas;
- Las perspectivas a largo plazo obligan a la gerencia a analizar las debilidades y también a buscar formas de abordarlas.
Vale la pena señalar que la planificación estratégica es un requisito previo para el funcionamiento de la empresa. Determina las pautas generales de actividad, así como la posición de la organización en el futuro.
Tipos de planificación
La clasificación de los tipos de planificación se realiza de acuerdo con las siguientes características:
- Según el período de planificación:
- a largo plazo (más de 5 años);
- mediano plazo (hasta 5 años);
- a corto plazo (menos de 1 año).
- Según el nivel de planificación:
- para la organización en su conjunto (determina la dirección general de la actividad);
- para una unidad específica;
- en el proyecto;
- para los deberes de un empleado en particular.
- De acuerdo con el tema:
- planificación de la investigación;
- planificación del proceso de producción;
- determinación de volúmenes y canales de distribución;
- Planificación de recursos humanos;
- suministro de recursos materiales y financieros.
- De acuerdo con el propósito de:
- operacional;
- estratégico
Proceso de planificación estratégica
Para un funcionamiento normal, cada empresa debe tener pautas a largo plazo. Entonces, el proceso de planificación estratégica incluye la siguiente secuencia de pasos:
- la definición de la misión, que sirve como dirección general de la organización;
- análisis de fortalezas y debilidades dentro de la organización, así como las amenazas y oportunidades que están presentes en el entorno externo;
- formulación de objetivos a largo plazo;
- desarrollo de alternativas en caso de circunstancias imprevistas;
- selección de la estrategia básica sobre la base de la cual operará la empresa.
Planificación del personal
La planificación del personal es una actividad útil y razonable de la organización, que consiste en la formación de un personal completo de empleados en un determinado momento. Esta es una de las tareas más importantes, porque son los empleados quienes aseguran la operación estable de la empresa. Por lo tanto, los objetivos de la planificación del personal se pueden formular de la siguiente manera:
- Desarrollo de políticas de recursos humanos;
- determinación de la necesidad de personal cuantitativo y cualitativo;
- promoción de empleados prometedores en la carrera profesional;
- desarrollo de un escenario de respuesta de emergencia;
- alinear los objetivos de la organización y de cada empleado individual;
- determinación de costos para el mantenimiento y desarrollo del personal.
El personal es la base del trabajo de cualquier empresa como uno de los recursos más importantes. Es por eso que es necesario abordar la planificación del personal con toda responsabilidad, proporcionando un trabajo completo tanto en el presente como en el futuro.
La esencia de la planificación táctica.
La planificación táctica se puede definir como la especificación de la estrategia global de la organización. Podemos decir que estas son acciones que aseguran el logro efectivo de objetivos a largo plazo. La planificación táctica tiene las siguientes características:
- implica el desarrollo de programas detallados que indican un algoritmo de acciones paso a paso;
- tiene una naturaleza a corto plazo;
- para este tipo de planificación es responsabilidad del personal de la gerencia media;
- implica resolver problemas homogéneos que a menudo se repiten;
- las acciones deben llevarse a cabo de acuerdo con un cronograma específico;
- Número limitado de soluciones alternativas.
Por lo tanto, podemos decir que las tácticas son un medio para lograr objetivos estratégicos. Estos son pasos específicos, cuya implementación acerca a la organización al logro del resultado final.
Conclusiones
La esencia de la planificación es la distribución racional del tiempo y los recursos materiales, así como la preparación de un algoritmo claro de acciones para lograr un objetivo específico. Vale la pena señalar que este no es solo un proceso obligatorio, sino también una de las funciones fundamentales de la gestión. Para que el plan no sea declarativo, sino obligatorio, ciertamente le darán la forma de un documento oficial. Su ejecución es supervisada por la alta dirección. El monitoreo del logro de los indicadores planificados debe llevarse a cabo no solo en la etapa final del trabajo, sino también durante todo el período. Esto le permite responder oportunamente a las desviaciones y hacer ajustes a los tiempos y métodos de trabajo.
Al hacer planes, debe guiarse por una serie de principios obligatorios. Todas las metas y objetivos no deben contradecirse entre sí, sino tener una sola dirección. También vale la pena señalar que es deseable involucrar a todas las personas que serán responsables de su implementación en el proceso de elaboración del plan. Es importante comprender que, sin importar las circunstancias, el programa no debe suspenderse. Las correcciones deben hacerse de acuerdo con la situación actual para garantizar la continuación del trabajo completo. Los planes deben ser flexibles. Los algoritmos de acciones deben tener una base científica, y los resultados indicados deben caracterizarse por la máxima precisión.
La planificación es una de las condiciones necesarias para el funcionamiento efectivo de la empresa. Esto se debe principalmente al hecho de que la economía se caracteriza por un cierto grado de incertidumbre. Un plan bien diseñado le permite anticipar y suavizar los aspectos negativos de antemano. También existe la oportunidad de obtener ventajas significativas entre los competidores. Con la ayuda de un plan detallado, los últimos desarrollos y tecnologías se pueden introducir sistemáticamente en la producción. Además, es importante prever cambios estructurales en la organización. La estrategia de planificación debe prever la posibilidad de ciertos problemas, así como formas de responder a ellos. Podemos decir que esto no es solo un algoritmo de acciones, sino también una herramienta para motivar a los empleados.
