Tener un plan de acción en cualquier situación ayuda a lograr el objetivo con medios más económicos. Los principios básicos de la planificación estratégica en la gestión son la base para organizar las actividades en la empresa. El plan le permite coordinar las acciones de todos los participantes en el proceso y asignar correctamente los recursos disponibles. Por lo tanto, en la gestión se concede tanta importancia a los procesos de planificación.
Concepto de planificación
Desde el momento en que una persona comienza a pensar en sus perspectivas, aparece la planificación más simple. Gradualmente, la humanidad está ganando experiencia, mejorando los métodos para construir programas de acción que conduzcan a resultados. Por lo tanto, existe una planificación, la esencia, cuyos principios y métodos básicos son estudiados hoy por toda una ciencia: la gestión. Se entiende como un sistema y una secuencia de acciones que deben completarse para lograr cualquier objetivo. Este es un tipo de puente entre el estado actual de las cosas y el estado deseado.
Estrategia y planificación
Es costumbre distinguir entre planificación estratégica y planificación actual. Los objetivos y principios básicos de planificación de la organización del trabajo de la empresa relacionados con la solución de tareas a largo plazo están necesariamente correlacionados con la estrategia de la empresa. La necesidad de una estrategia se explica por la necesidad de facilitar el proceso de toma de decisiones gerenciales. El gerente debe comprender hacia dónde se dirige la empresa y, en esta dirección, puede tomar decisiones. El desarrollo de la estrategia es la forma más alta de planificación, y ya dentro de su marco se implementan formas más simples. La planificación continua es imposible o ineficaz sin una estrategia. Así como las decisiones tácticas aseguran la realización de objetivos a largo plazo, ya que es imposible alcanzarlos "en un solo paso".
Metas y objetivos
Los objetivos y las tareas principales, los principios de planificación, por supuesto, están asociados con los detalles de la empresa, sin embargo, hay objetivos universales que son característicos de cualquier empresa. Estos incluyen:
- la necesidad de optimizar el gasto de recursos (monetario, humano, temporal, producción);
- adaptación de la empresa y la gestión a las condiciones externas cambiantes y reducción de riesgos asociados con la realización de negocios;
- coordinación de todos los esfuerzos y procesos en la empresa y liberación de recursos;
- mejora organizacional, mejorando la estructura de la empresa y los procesos de producción para aumentar la productividad y la eficiencia empresarial.
Principios básicos
Cualquier tipo de planificación tiene propiedades únicas debido a los detalles de la empresa. Sin embargo, existen postulados universales que son característicos de cualquier tipo de dicha actividad. El teórico de gestión francés A. Fayol habló sobre las cinco reglas de un buen programa de acción, sobre los principios básicos de la planificación. En la gestión actual, puede encontrar una lista amplia y estrecha de disposiciones clave. Según una lista limitada, los principios básicos de planificación son: unidad, precisión, continuidad, flexibilidad, participación. En una interpretación más amplia, se les agregan los siguientes postulados: contenido de información, viabilidad económica, así como complejidad, oportunidad, enfoque, integración. Los principios opcionales incluyen la optimización, estabilidad, consistencia, concreción y mensurabilidad, etc. La lista puede continuar, ya que la planificación es un proceso extremadamente complejo y diverso. Por lo tanto, tradicionalmente en gestión hablan de 5-7 principios universales.
Unidad
Todos los principios básicos de la planificación obedecen a la primera regla de unidad, o holismo. Establece: todos los elementos de planificación deben coexistir en el sistema y la interacción. La unidad se expresa en un enfoque sistemático para establecer objetivos y la selección de medios para lograrlos. La relación entre los temas de planificación y los elementos estructurales de la empresa debe garantizarse a nivel horizontal y vertical. Es imposible planificar las actividades de una sola unidad aislada de otros departamentos y servicios. Cualquier cambio en los planes de un elemento estructural de la organización debe reflejarse y tenerse en cuenta en los planes de todos los demás departamentos. Solo una planificación única e integral de las actividades de la organización nos permite alcanzar los objetivos generales de la empresa y alcanzar los objetivos privados de los departamentos y empleados.
Flexibilidad
Debe entenderse que un plan no es un dogma o una oración; está influenciado por muchos factores del entorno externo e interno. Por lo tanto, el concepto, los principios básicos de planificación siempre deben cumplir con la regla de flexibilidad. Incluso la mejor y más razonable planificación es incapaz de prever todo, por lo que inicialmente el plan debe tener cierta flexibilidad para que pueda actualizarse de manera oportuna si hay cambios en las circunstancias y condiciones de la empresa. Sin embargo, esto no debería reducir las otras características del plan: su concreción, accesibilidad, certeza temporal, etc. La mayoría de las veces, la flexibilidad se expresa en el hecho de que en el plan se establecen posibles inversiones adicionales razonables y la variabilidad de las acciones en ciertas situaciones. Por ejemplo, en caso de fuerza mayor o casos de crisis.
Participación
Al enumerar los principios básicos de planificación, uno debería detenerse especialmente en la participación: el número máximo posible de empleados de la empresa debería participar en el proceso de planificación, idealmente, todos los empleados. La participación en la planificación permite a una persona cumplir emocionalmente con sus objetivos, y esta participación los motiva a trabajar de manera más eficiente. Un estilo de planificación participativa revela el potencial creativo de los empleados, asegura la integración de los esfuerzos en la creación de un plan, lo que aumenta su calidad y efectividad. La participación en la planificación también beneficia a la empresa al desarrollar un empleado, motivándolo a reflexionar sobre el destino de la empresa. El trabajo conjunto en el plan de la organización crea un espíritu corporativo especial en la empresa, fortalece la actividad y la innovación del equipo.
Continuidad
A pesar de que el plan siempre debe tener un límite de tiempo para la implementación, enumerando los principios básicos de la planificación del trabajo de la organización, A. Fayol habla sobre la continuidad de este proceso. La planificación en la gestión no tiene fin, ya que incluso al comenzar la implementación de un programa de acción, es necesario monitorear la situación y controlar el cumplimiento del plan con las circunstancias actuales. Si es necesario, siempre se pueden hacer ajustes al plan. Después de alcanzar los objetivos, es necesario evaluar la efectividad del plan, teniendo en cuenta los logros y errores, comenzar un nuevo ciclo de planificación. La práctica muestra que el gerente primero desarrolla una estrategia, luego planifica acciones continuas de diferente urgencia, luego lleva a cabo una planificación semanal y diaria. Por lo tanto, todas sus acciones están conectadas con los procesos de planificación.
Precisión
Al igual que otros principios básicos de planificación, la precisión depende del impacto externo e interno en la organización. Sin embargo, cuando la planificación debe luchar por la mayor concreción y detalle posible. Cuanto más preciso sea el plan, más fácil será implementarlo. Por lo general, los planes estratégicos tienen menos granularidad que los actuales y tácticos.Cuanto más corto sea el período de tiempo y más cerca del momento actual para el que se desarrolla el programa de acción, más exactamente podrá planificar los pasos para lograr el objetivo. La precisión debe expresarse en la mensurabilidad de los objetivos, en los plazos establecidos, en la certeza de los recursos gastados.
Contenido informativo
Todos los principios básicos de planificación se basan en un amplio soporte informativo. Para desarrollar planes efectivos, los gerentes deben poseer una gran cantidad de datos: económicos, industriales, sociales. El análisis de las circunstancias macro y microeconómicas, la aclaración de la posición de la empresa en el mercado, la evaluación de la competitividad y la estabilidad de la empresa, todo esto es posible solo con un apoyo de planificación informativa de alta calidad. Por lo tanto, la organización debe construir un sistema de información confiable y efectivo que acompañe el trabajo del gerente.
Viabilidad económica
Los principios y métodos básicos de planificación siempre tienen como objetivo lograr el éxito económico de la empresa. Por lo tanto, el gerente debe comprender que todas sus metas y planes deben ser económicamente viables para la organización y estar económicamente justificados. Cualquier decisión planificada debe tomarse sobre la base de criterios económicos. El plan debe esforzarse por maximizar la rentabilidad de la compañía, a menos que sea una organización social sin fines de lucro. Por lo tanto, las decisiones finales de planificación deben tomarse sobre la base de un análisis detallado del sistema, pronósticos económicos y justificación.
Etapas de planificación
Cualquier planificación consta de aproximadamente las mismas acciones secuenciales. Los pasos de planificación incluyen:
- evaluación de la situación externa e interna actual en la empresa;
- establecer metas para el plan;
- generar ideas sobre las posibilidades de alcanzar objetivos, evaluar y clasificar estas ideas;
- determinación del conjunto de acciones necesarias y posibles;
- desarrollo de cronogramas y secuencia de acciones;
- determinación de los recursos disponibles y necesarios;
- la formación del plan;
- preparación de opciones de planes en caso de fuerza mayor, desarrollo de un cronograma de trabajo y un claro programa de acción;
- implementación del plan, monitoreo del curso de acción, corrección del plan;
- logro del resultado, evaluación de la productividad del plan.
