Muchos hablan por teléfono. La gente de negocios está hablando. El porcentaje de conversaciones telefónicas por día a veces es significativamente mayor que el de los ojos. ¡Observe la etiqueta telefónica! Esta es una regla muy importante. Eres una persona educada, ¿no? Ahí tienes.
Levanta el teléfono. Te llaman!
Cuando suena el teléfono, levantamos el teléfono automáticamente y contestamos el habitual "¡Hola!".
¿Es esto suficiente para comenzar una conversación?
Veamos qué dice la etiqueta del teléfono.
En primer lugar, trazamos una línea divisoria entre contactos comerciales y personales.
El momento que une todas las conversaciones es la cortesía, la moderación y la posesión de una voz.
Su interlocutor no puede ver lo que está haciendo al otro lado del teléfono. Pero la entonación más leve produce irritación, hostilidad, dolor y otras emociones.
"Hola" de una manera profesional
Te llaman en tu teléfono de trabajo. No agarre el auricular después del primer pitido. Esto puede crear la impresión de que la persona que lo llama simplemente no tiene otras cosas que hacer que contestar el teléfono. Esta no es solo tu reputación. Una conversación dejará una impresión de la credibilidad de toda la organización. Responda esperando que suenen dos o tres timbres. Pero en ningún caso más. Las reglas de etiqueta telefónica no permiten de esta manera mostrar falta de respeto a la persona.
Inmediatamente no se recomienda iniciar una conversación con el nombre de la empresa. Saludar a la persona que llama es la mejor frase neutral "¡Buen día!" Esta hora del día se considera el día principal de trabajo. En otros casos, puede utilizar la apelación "¡Hola!"
Un requisito previo para una conversación de negocios es unirse al saludo de la llamada "tarjeta de visita" de voz. Este puede ser el nombre de la organización o sus datos personales: posición, nombre y apellido.
Idealmente, el esquema de saludo se vería así: “¡Buenas tardes! La compañía "Sun"! "O" Buenos días! La empresa "The Sun". Gerente Olga Sergeeva ".
Una respuesta bien organizada a la llamada iniciará una conversación agradable y exitosa. Creará una buena impresión de la organización, enfatizará su estado y dará solidez. Siempre es un placer tratar con personas educadas. Por lo tanto, la impresión realizada podrá desempeñar un papel importante en la cooperación futura.
Personal "¡Hola!"
Si crees que puedes comenzar una conversación con un amigo o amigo como quieras, entonces estás equivocado. Es mejor comenzar cualquier llamada entrante a su teléfono personal con los deseos de un día costoso y su propia presentación.
De esta forma, se protegerá de perder el tiempo explicando si la persona que llamó marcó por error su número. Cuando se le llama por un asunto personal durante el horario comercial, una pequeña presentación oficial establecerá el tono para la conversación general, es decir, le dejará claro a la persona que no hay forma de mantener conversaciones vacías en este momento. Y esto es solo una manifestación de buenos modales y cortesía, que se interpreta según las reglas de una conversación telefónica.
Cuando llamas
Parecería más simple, marcó el número y expuso la esencia de la conversación. Pero muchos ya han visto por experiencia que al poner el comienzo de la conversación, se desarrollará. Si una llamada de negocios será el comienzo de una colaboración exitosa depende de los primeros momentos de la conversación. Lo mismo puede decirse de los contactos personales. Dedique media hora a explicar quién llama y por qué motivo, o explique la esencia en un par de minutos, quedará claro en la apelación inicial.
Llamada de negocios
Marcó el número de la empresa y recibió una respuesta de saludo estándar. También necesitas presentarte.Si representa a una organización, indique su nombre y su posición. A continuación, resuma la esencia de la apelación. Debe respetar las horas de trabajo de los demás y no gastar su tiempo en explicaciones inconsistentes. Asumiendo una larga conversación, no olvide preguntar si es conveniente hablar con la persona que levantó el teléfono ahora. Tal vez debería mover la conversación a un momento más conveniente.
Las reglas de la llamada telefónica dicen "no" a frases de saludo como "Te molesta ...", "Ves, qué pasa ...", "Nada si te molesto ...". Su "hola" en este caso debe ser obedecido con dignidad, sin adular. Entonces puede contar con una conversación productiva y respeto por sí mismo. Después de una presentación personal, puede decir: "Ayúdame a resolver esta pregunta ...", "Dime, por favor ...", "Estoy interesado en ...", etc.
Llamada personal a un amigo o pariente
“Hola amigo. ¿Cómo estás? ”- Por supuesto, con familiares puedes iniciar una conversación como esa. Pero sería más correcto presentarnos. Especialmente si está llamando a un negocio específico, y no solo para chatear. En primer lugar, puede marcar el número de un amigo en el momento equivocado. Una persona está ocupada, en el trabajo o en una reunión de negocios, tiene problemas personales. En segundo lugar, imagine que su número simplemente no se determinó, y la voz parecía desconocida debido a las comunicaciones de baja calidad. Para no ponerte a ti y a tu amigo en una posición incómoda, llámate a ti mismo.
Continuar la conversación
En cualquier conversación, debe estar atento al interlocutor. Cómo iniciar una conversación telefónica es una gran habilidad, pero su continuación es de gran importancia.
Continuación de negocios
Eres el iniciador de la llamada. Entonces tiene un problema específico que desea resolver durante la conversación. Prepare de antemano una lista de preguntas que le interesen, para no apartarse y no perder el tiempo de trabajo de otras personas. Escuche atentamente a la persona con la que está hablando. Intente resumir las respuestas, esto ayudará a evitar preguntar nuevamente.
Durante una conversación, se perdió la conexión? Vuelve a llamar si comenzaste una conversación. También debes finalizar la conversación. Asegúrese de agradecer a la persona con la que está hablando. Un final agradable será, por supuesto, un buen día.
Si te llaman, escucha atentamente la solicitud. No olvides mantener la atención en la conversación con las frases "Sí, por supuesto ...", "Te entiendo ...", "Intentaremos ayudar ...", etc. El interlocutor se sentirá confiado y podrá delinear el problema. Cuando la conversación amenaza con prolongarse, tome la iniciativa, ayude a dirigir la conversación en la dirección correcta.
Antes de completar, verifique con el interlocutor si recibió todas las respuestas. Si no puede ayudarlo en virtud de otros deberes oficiales, dígale el contacto de un empleado competente en un tema determinado.
Conversación telefónica personal
En conversaciones personales, la situación es más simple. Pero aquí, la etiqueta telefónica da algunas recomendaciones. Por ejemplo, una amiga / novia te llamó en un momento inconveniente con un gran deseo de chatear. Para tales casos, hay una llamada telefónica estándar: "Lo siento, ahora en la reunión ..." o "Tengo una reunión muy importante, te llamaré más tarde ...". Puede agregar: “Entiendo que esto es muy importante. Te llamaré tan pronto como quede libre ... " Para el interlocutor, esto será un indicador de que no está ignorando sus problemas. Por lo tanto, no habrá insultos innecesarios. Por cierto, intente volver a llamar si lo prometió.
Reglas generales para llamadas telefónicas
Las reglas de etiqueta telefónica no se inventaron desde el techo. Estas son las observaciones de los psicólogos, la experiencia práctica, el análisis basado en los resultados de muchas conversaciones. Hay ciertas acciones que la etiqueta acoge o niega. Recogeremos algunos de ellos en un pequeño memo.
- No haga conversaciones personales ruidosas en lugares públicos y en el trabajo. Pones a los demás en una posición incómoda, lo que te obliga a escuchar los detalles íntimos de tu vida, que no están relacionados con ellos.
- No encienda el teléfono con altavoz si no ha advertido a su interlocutor sobre esto. Tal situación puede crear efectos adversos. Pero antes que nada, esta es una manifestación de respeto por la persona en el otro extremo del cable.
- Elige cuidadosamente tu tono de llamada. Menos agresividad fuerte, porque las personas con un sistema nervioso débil pueden estar cerca.
- Apague el sonido en el teléfono mientras se encuentra en reuniones, reuniones, en instituciones culturales y también en lugares donde tal requisito está prescrito por las reglas de conducta.
- No combine la conversación telefónica y la comida. Esto dificulta la comprensión, expresa falta de respeto por el interlocutor.
- Tenga cuidado cuando planee hacer una llamada. Temprano en la mañana, tarde en la noche, como saben, este no es el mejor momento para hablar incluso con la persona más cercana. Puede llamar en ese momento solo en los asuntos más urgentes. No te olvides de eso.
Poca conclusión
Ahora sabes la etiqueta del teléfono. Llamar a tiempo. Se cortés. ¡Que tengas una buena llamada telefónica y buen humor!
