Liikeviestinnässä jokaisella asiakirjalla on oma merkityksensä, ja se voi tavalla tai toisella vaikuttaa kumppaneiden välisiin suhteisiin. Tällaisten asiakirjojen valtavan määrän joukossa erityinen paikka on vastauskirjeellä.
Liiketoiminta-asiakirjojen luokittelu
Osapuolten välisissä suhteissa suurin osa asioista ratkaistaan kirjallisesti. Ja lain mukaan, kuten tiedätte, sanalliset sopimukset eivät ole voimassa. Siksi jokaisessa yrityksessä liikekirjeenvaihto. Se on yleisesti hyväksytty tapa vaihtaa tietoja eri organisaatioiden ja yritysten välisten virallisten yhteyksien tuloksena.
Kaikki liikekirjeet jaetaan kahteen luokkaan:
- Ne, jotka vaativat pakollisen vastauksen.
- Ne, jotka eivät tarvitse tällaista reaktiota.
Vastauskirje kuuluu toiseen luokkaan. Se on yksi kaupallisista asiakirjoista, kuten pyyntökirje, tiedot, varoitus, tarjous, muistutus tai esittely. Tällaisia arvopapereita käytetään yleensä erilaisten sopimusten ja muiden osapuolten välisten sopimusten tekemisen ja tukemisen yhteydessä. Toisin kuin muut, vastauskirjeessä ei pyydetä mitään eikä tarjota mitään. Se sisältää vain tietoja, joita toinen osapuoli on aiemmin pyytänyt.
Hakemuksen vahvistus
Vastauskirje laaditaan eri tapauksissa. Tämä voi olla reaktio tiettyyn valitukseen, vaatimukseen tai pyyntöön. Lisäksi se voi olla sekä positiivista että kielteistä. Toisessa tapauksessa asiakirjassa on jo eräänlainen hylkäyskirje. Mutta on tarpeen antaa sille yksityiskohtainen selitys syihin, jotka johtivat tällaiseen päätökseen. Voimme harkita esimerkiksi tapausta, kun yritys sai virallisen kirjallisen tilauksen tietyn tyyppisen tuotteen valmistamisesta määräajaksi. Jos tällainen yhteistyö on yritykselle toivottavaa, on tarpeen vastata välittömästi. Vastaus on mielivaltainen. Se voi alkaa sanoilla: ”Suoritamme loppuun” tai “Tuotamme”. Jaksona on parempi ilmoittaa lähetyspäivä, ottaen huomioon aika, joka tarvitaan tavaroiden tuottamiseen ja siirtämiseen varastoon. Lisäksi on tarpeen säätää maksuehdot, koska asiakas voi luottaa useisiin vaiheisiin. Lisäksi jää vain laskea kokonaissumma ja antaa tietosi, joista asiakas suorittaa rahansiirrot. Tällaisen asiakirjan allekirjoittavat yleensä johtaja ja pääkirjanpitäjä, ja lopussa suoran toimeenpanijan koordinaatit ilmoitetaan.
Kirjeenvaihto yksilöiden kanssa
Joillakin yrityksillä on toiminnan luonteen vuoksi suora yhteys henkilöihin. Tämä voi olla palvelualalla toimiva organisaatio tai kulutustavaroita tuottava yritys. Hyvin erilaisia, sekä positiivisia että kielteisiä tietoja voi tulla tällaisen yrityksen osoitteeseen kansalaisilta. Siitä huolimatta se vaatii asianmukaista vastausta ja pakollista vastausta. Tällaisissa tapauksissa et voi rajoittua henkilökohtaiseen keskusteluun tai puheluun. Kansalaiselle on annettava täydellinen selitys kaikista häntä kiinnostavista aiheista. Tämän pitäisi olla yksityiskohtainen vastaus kirjeeseen.
Tällaisen asiakirjan näytteen on täytettävä tietyt vaatimukset:
- Liikeviestintään on parempi käyttää virallista lomaketta.
- Tällaisten asiakirjojen laatimisen erityispiirteet on otettava huomioon.Tärkeintä on, että ne tulisi kirjoittaa tunnettua rinnakkaisuussääntöä noudattaen, toisin sanoen niiden tulisi sisältää samat sanastot ja kielelliset käännökset, joita kirjoittaja-aloittaja käytti. Tämä maksimoi keskinäisen ymmärryksen.
- Muista tehdä linkki pyynnön kirjeeseen, ilmoittaa sen numero ja päivämäärä.
- On parempi aloittaa teksti lauseilla: "Kirjeesi numeroosi ...", "Vastauksena pyyntöösi ..." tai "Me ilmoitamme sinulle ...".
Seuraava on tosiseikkojen selvitys ja lopullinen päätös tehdään.
Tarkkaan muodollinen
Jos haluat vastata viralliseen kirjeeseen, sinun on tehtävä tämä oikein. On muistettava, että tällaisen vetoomuksen on oltava varmasti kohtelias ja oikea. Älä unohda myös lukutaitoa. On naurettavaa nähdä ilmeisiä virheitä hyvämaineisen organisaation toimittamissa tiedoissa.
Osoite tulostetaan oikeasta yläkulmaan alusta alkaen. Se on tarkka kopio siitä, mikä kirjekuoressa on merkitty. Vastaus annetaan aina jonkinlaiselle pyynnölle, siksi vasemmassa yläreunassa olevaan rekisteröintileimoon on merkittävä alkuperäiset tiedot (numero ja lähtöpäivä). Sitten tulee lyhyt vetoomus vastaanottajalle (voit yksinkertaisesti ilmoittaa sukunimen ilman alkukirjaimia). Tekstissä tulisi olla yksityiskohtaiset selitykset kiinnostavista ongelmista. Argumenteina tulisi käyttää vain todennettuja tietoja. Missään tapauksessa ei voi luottaa huhut ja keinottelu. Tarvittaessa voit käyttää otteita määräyksistä asiaan liittyvien artikkeleiden kanssa. Yrityksen johtaja allekirjoittaa tällaisen asiakirjan, ja siitä tehdään hiukan pienempi merkki vastuuhenkilön nimen ja puhelinnumeron kanssa.
