Minkä tahansa organisaation työ liittyy pääsääntöisesti suureen määrään asiakirjoja. Tämä on saapuva kirjeenvaihto ja siihen lähetetyt vastaukset, erilaiset tilaukset ja työntekijöiden lausunnot, tekniset ohjeet ja kirjanpitoraportit. Kaikki ne vaativat oikea-aikaista kirjanpitoa ja optimointia. Yksi vaihtoehdoista tämän ongelman ratkaisemiseksi on luettelo asiakirjoista.
Lain mukaisesti
Yrityksessä toimistotyötä tekevä asiantuntija tietää parhaiten, mikä on asiakirjaluettelo. Vuoden aikana sen läpi kulkee valtava määrä papereita. Ne kaikki ovat tärkeitä, ja jokaisella on erikseen erityinen rooli tämän tai toisen kysymyksen ratkaisemisessa. Tällaisten matkatavaroiden heittäminen on yksinkertaisesti mahdotonta, koska jokaisella näistä papereista on tietty varastointiaika, jonka aikana ne ovat voimassa ja saattavat olla hyödyllisiä. Tällaiset asiakirjat talletetaan yleensä arkistoon, missä ne ovat koko ajan.
Ne voidaan milloin tahansa ottaa sieltä ja käyttää suunniteltuaan. Lokakuussa 2004 annetussa liittovaltion laissa ”Arkistoasioista” luettelo kaikista mahdollisista asiakirjatyypit ja jokaisella heistä on tietty määräaika, johon mennessä heidän on oltava omistajan kanssa. Mutta miten ottaa huomioon varastointiin saatu valtava määrä papereita? Tätä varten on olemassa luettelo asiakirjoista. Sen laatii arkistoinnista vastaava työntekijä, ja se on pakollinen lisäys jokaiselle kansiolle tai tapaukselle, joka toimitetaan pitkäaikaista säilytystä varten.
Lähetetään tärkeitä papereita
Yrityksen sihteeri laatii usein myös luettelon asiakirjoista. Tämä ei tarkoita saapuvan tai lähtevän kirjeen rekisteröintiä. Tätä varten jokaisella sihteerillä on erityinen päiväkirja. Siellä kirjeen vastaanottamis- tai lähetyshetki kirjataan vastaavasti, ilmoittamalla päivämäärä, vastaanottaja ja toimitusjohtaja. Luettelo voi joissain tapauksissa olla tällaisen kirjeenvaihdon sisällä.
Esimerkiksi organisaatio lähettää paketin asiakirjoja osoitteeseen. Niitä ei voi vain laittaa kirjekuoreen ja heittää laatikkoon kiinnittämällä leima. Missä on takuu, että paperit saavutetaan kokonaisuudessaan? Tietenkin, jos nämä ovat esitteitä tai yksinkertaisia esitteitä, älä murehdi. Ne voidaan milloin tahansa lähettää uudelleen. Mutta joskus joudut lähettämään vakavia asiakirjoja virallisesta pyynnöstä. Tällöin pääasiallisten arvopapereiden lisäksi pakkaukseen tulee liittää saatekirje ja luettelo, joka on luettelo tähän osoitteeseen lähetetyistä asiakirjoista.
Asiakirjan siirto
Urakointiin osallistuvat työntekijät tietävät erittäin hyvin, mikä on asiakirjaluettelo. Voit helposti tehdä näytteen siitä itse.
Tärkeintä on, että tämä asiakirja sisältää kaikki tarvittavat tiedot:
- Lähettäjän nimi kirjoitetaan vasempaan yläkulmaan tai yrityksen leima.
- Oikealla puolella on osoitetiedot (yrityksen nimi ja päähenkilön koko nimi).
- Keskustan alapuolella on nimi. Se on esimerkiksi ”Luettelo sopimukseen toimitettavista asiakirjoista”, jonka numero ja päivämäärä on myös ilmoitettava.
- Lisäksi satunnaisesti kootaan taulukko, jossa on oltava vähintään 4 saraketta (numerojärjestyksessä, asiakirjan nimi, sen numero ja päivämäärä, kopioiden lukumäärä, arkkien lukumäärä).
- Sen jälkeen tehdään lopullinen tietue siitä, kuinka monta asiakirjaa siirretään tämän luettelon mukaisesti. Sinun on myös laskettava liitteiden kokonaismäärä.
- Sivun alaosaan merkitään päivämäärä, sukunimi ja asema kuka siirtää ja vastaanotti nämä paperit.
Tämä on yleisin asiakirjaluettelo, jonka näyte on jokaiselle virkamiehelle hyvin tiedossa postilomake numerolla 107. Valmiita lomakkeita voidaan ottaa etukäteen missä tahansa postitoimistossa, jotta ne voidaan hitaasti täyttää ja tarkistaa työpaikalla.
Arkistoinnin hienouksia
Jokainen arkiston työntekijä tuntee tapausasiakirjojen luettelon. Se tehdään siirrettäessä arvopapereita varastoon. Tämä asiakirja ei ole vain tietyn kansion sisältö. Sen avulla on milloin tahansa mahdollista löytää tarvittavat tiedot valtavasta määrästä kirjoituksia.
Tilaukset, raportit ja muut sijoitukset järjestetään ja tiivistetään taulukkoon, jonka tulisi sisältää kuusi vaadittavaa saraketta:
- Sarjanumero.
- Tietyn asiakirjan hakemisto nimikkeistön mukaisesti.
- Sen päivämäärä (ilmoitettu rekisteröinnissä).
- Otsikko (tilaus, kirje, sopimus).
- Arkkien numerot.
- Huom.
Pöytä voi olla melko suuri. Mutta joka tapauksessa, aivan lopussa on tehtävä viimeinen tietue siitä, kuinka monta asiakirjaa siinä on lueteltu, sekä laskettujen sivujen kokonaismäärä. Nyt kun tarkastelet tällaista kansiota, löydät helposti halutun paperin vaadituilla parametreilla tekemättä mitään erityistä vaivaa.
Varaston ominaisuudet
Sisäinen asiakirjaluettelo vaatii kääntäjältä erityistä tietoa ja erityistä huomiota. Joskus suunnitteluvirheet johtavat siihen, että paperi yksinkertaisesti katoaa valtavasta tietovirrasta. Paikallaan ollessaan hän lentää näkymättömästi.
Esimerkiksi suunniteltu tarkastus Verotarkastaja tarvitsi raportin viime vuonna sitten, ja se jätettiin huolimatta muista asiakirjoista. Oli tilanne, jossa yrityksen työntekijä ei voi vahvistaa tätä tai sitä aiemmin annettuja tietoja. Tällainen väärinkäsitys voi johtaa sakkoon organisaatiolle ja rangaistukselle työntekijöille, jotka vastaavat tietojen toimittamisesta ja asiakirjojen säilyttämisestä. Tappion määrä riippuu etsityn tiedon tärkeydestä. Tämän estämiseksi asiakirjarekisterit on pidettävä asianmukaisesti. Tämä prosessi on tietysti erittäin monimutkainen ja aikaa vievä. Lisäksi on tarpeen ottaa huomioon menettelyn monivaiheinen ja järjestys.
Työntekijöiden henkilökohtaiset tiedostot
Minkä tahansa yrityksen tai organisaation henkilöstöpalvelu on myös osa, jonka kautta kulkee monia erilaisia asiakirjoja. Suurin osa niistä on kertynyt työntekijöiden henkilötiedostoihin.
Ne säilytetään paikoillaan irtisanomiseen saakka, ja vasta sen jälkeen arkistoidaan. Tässä tapauksessa henkilöstövirkamiehen on laadittava luettelo henkilökohtaisista tiedostoista. On syytä huomata, että Venäjän lainsäädännössä ei ole tiettyjä sääntöjä sen valmistelusta. Kaikki säännöt ovat peräisin Neuvostoliiton ajalta. Niiden mukaan tällaisen luettelon tulisi olla seitsemän sarakkeen tyyppitaulukko:
- Numero järjestyksessä.
- Tietyn asiakirjan hakemisto.
- Päivämäärä.
- Asiakirjan nimi ja yhteenveto.
- Arkkien numerot.
- Päivämäärä, jolloin asiakirja liitettiin tiedostoon.
- Huomautus erityisiä muistiinpanoja varten.
Lopussa lasketaan luettelossa lueteltujen asiakirjojen kokonaismäärä. Kaikki tämä tehdään henkilöstönupseerin allekirjoituksella, josta ilmenee tapauksen siirtopäivä.
