Työntekijän henkilökohtainen tiedosto: mallisuunnittelu

Henkilöstöosaston työntekijöillä on oltava tarkat, täydelliset ja puolueettomat tiedot kaikista yrityksen työntekijöistä, jotka ovat sen henkilöstössä. Yksittäisten asiakirjojen asiakirjat, jotka sisältävät tietoja kunkin työntekijän ammatillisesta toiminnasta, kerätään eräänlaisena asiakirja-aineistona. Seuraavaksi tarkastelemme, miten yrityksessä tehdään työntekijöiden henkilökohtaisia ​​tiedostoja.

Yleistä tietoa

Työntekijän asiakirja-aineisto on välttämätöntä käytettävissä olevien tietojen systemaattiseksi järjestämiseksi, yhteenvetona yhteen paikkaan. Työntekijän henkilökohtainen tiedosto, jonka malli esitetään jäljempänä, on joukko asiakirjoja, jotka liittyvät:

• Työllisyyttä.
• Ylennysprosessi.
• Työkurin sääntöjen noudattaminen.
• Suhteiden päättäminen työnantajaan ja muihin.

Tärkeimmät työntekijäryhmät

On huomattava, että työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen hallinta ei ole pakollista kaikille työntekijöille. Esimerkki on liittovaltion laki nro 79. Siinä säädetään virkamiesten henkilöstötietojen pakollisesta rekisteröinnistä. Muiden työntekijöiden osalta asiakirja-aineiston laatimismenettely voidaan määrittää paikallisen lainsäädännön nojalla. Seuraavat työntekijät voivat pitää henkilökohtaisia ​​tiedostoja:

1. Johtajat (yritysjohtajat, varajäsenet, avustajat).
2. Rakenneosastojen päälliköt ja heidän sijaisensa.
3. Johtavat (pää) asiantuntijat.
4. Työntekijät.
5. Työntekijät, jotka sisältyvät henkilöstöreserviin siirtymistä varten erityisen tärkeisiin tehtäviin.
6. Asiantuntijat, jotka tarjoavat yrityksen johtamislaitteiden toimintaa.

Aineiston laatimisen edut

On huomattava, että työntekijän henkilökohtainen tiedosto on erittäin kätevä tietolähde jokaisesta työntekijästä. Yhdessä kansiossa kerätään kaikki kopiot työntekijän henkilökohtaisista asiakirjoista, hänen suhteen tehdyistä tilauksista ja niin edelleen. Tämän avulla voit tehdä täydellisimmän työntekijälle ominainen huomauttaa hänen ansioistaan ​​tai päinvastoin kaikista rikkomuksista ja väärinkäytöksistä, jotka hän on tehnyt ammattitoimintansa aikana yrityksessä.

Yrityksen sisäiset toimet: työntekijän henkilötiedot

Eri työntekijät keräävät ja kokoavat asiakirjoja johdon harkinnan mukaan. Jos henkilökohtaisten papereiden kansiot on tarkoitettu kaikille työntekijöille, on suositeltavaa luoda asianmukainen paikallinen toimi. Lisäksi olisi sisällytettävä kohta, jossa määrätään tarpeesta avata työntekijän henkilökohtainen tiedosto jokaiselle kokopäiväiselle työntekijälle, mukaan lukien tekninen henkilöstö. Joissakin yrityksissä johtajat mieluummin kehittävät erillisen säädöksen, jossa vahvistetaan kaikki asiakirja-aineiston laatimisen erityispiirteet.

Tärkeimmät vivahteet

Riippumatta työntekijöiden asiakirja-aineistojen laatimista koskevasta sääntelymuodosta, heidän tulee työskennellessään määrittää:

1. Työntekijöiden luokat, joille henkilökohtaiset tiedostot jätetään. Onko kyse kaikista työntekijöistä vai vain erillisistä ryhmistä. Esimerkiksi, se voi olla vain kaikkien johtamisosastojen johtajat.
2. Tapa, jolla työntekijän henkilökohtainen tiedosto kootaan. Näytteen tulisi sisältää kaikki tarvittavat kohdat ja sarakkeet, joihin tiedot asiantuntijasta syötetään.
3. Asiakirjaan kerättyjen papereiden koostumus. Samalla ilmoitetaan, mitkä asiakirjat jätetään kopioina ja mitkä ovat alkuperäisiä.
4. Aineistojen laatimisjärjestys.
5. Säännöt työntekijälle perehtymisestä hänen asiakirjoihinsa.
6. Työntekijöiden henkilökohtaisten tiedostojen tallennusmenettely.

Tarvitaanko osa-aikatyötä varten asiakirja-aineisto?

Tämä riippuu siitä, onko työntekijä sellaisessa asemassa, jossa työntekijän henkilökohtainen tiedosto on tarpeen. Samanaikaisesti uusi asiakirja-aineisto käynnistetään yleensä ulkoisilta osa-aikaisista ja sisäisissä kansioissa vastaavat asiakirjat tallennetaan olemassa oleviin kansioihin. Jos yritys säätelee pakollisia henkilökohtaisten asioiden hoitamista säädöksissä, niin he myös sijoitetaan osa-aikatyöhön vakiintuneen menettelyn mukaisesti.

Osa-aikatyöntekijöille asiakirja-aineisto kootaan kussakin yrityksessä määriteltyjen yleisten sääntöjen mukaisesti. Art. Kun työlain 283 §: ssä säädetään, kansalainen, nimittäessään hänet samanaikaisesti virkaan, esittää passin tai muun henkilöllisyyttään osoittavan asiakirjan. Jos virka vaatii erityistä tietämystä, työnantajalla on oikeus pyytää tulevaa asiantuntijaa esittämään tutkintotodistus tai muu koulutusasiakirja (tai sen jäljennös, asianmukaisesti varmennettu). Haettaessa yritystä, jonka työolot ovat vaikeat tai vaaralliset (haitalliset), työnantaja voi vaatia todistusta työntekijän pääpaikan toiminnan luonteesta ja olosuhteista. Jäljennökset toimitetuista asiakirjoista on arkistoitava henkilökohtaiseen tiedostoon.

Alkuperäinen kokoelma

Henkilökohtaisten tiedostojen luominen tapahtuu työntekijöitä koskevien dokumentoitujen tietojen järjestämiseksi ryhmiteltynä suoraan työsuhteiden vahvistamisprosessissa heidän kanssaan. Kokoonpano tapahtuu pääsääntöisesti erillisessä kansiossa jokaiselle työntekijälle. Tätä henkilökohtaisten asioiden hoitamisen muotoa pidetään sopivimpana tapana organisoida tietoa. Samanaikaisesti on muistettava, että on kiellettyä vastaanottaa, käsitellä ja liittää asiakirja-aineistoon tietoja, jotka osoittavat hänen poliittisen, uskonnollisen ja muun vakaumuksensa, yksityiselämän, jäsenyyden julkisissa organisaatioissa, mukaan lukien ammattiliitot.

Perusvaatimukset

Käytännössä henkilökohtaisia ​​tiedostoja käännettäessä asiakirjat sijoitetaan kansioon. Kansiin kiinnitetty asiakirja-aineistoon merkitty sarjanumero. Sen perusteella työntekijän henkilökohtainen tiedosto rekisteröidään vastaavaan kirjanpitopäiväkirjaan (kirjaan). Tämä vaatimus sisältyy Art. 695, b kohta luettelossa arkistojen mallipapereista, jotka on luotu valtiollisten elinten ja paikallisviranomaisten toiminnassa ja joissa ilmoitetaan varastointiaika. Kun työntekijä poistuu yrityksestä, hänen asiakirja-aineistonsa poistetaan kansiosta. Sitten henkilökohtainen tiedosto suoritetaan siirrettäväksi arkistoon ja talletetaan.

Kirjanpitopäiväkirjan (kirjan) tiedot

Tämä asiakirja voi sisältää seuraavat tiedot:

1. Asiakirja-aineiston numero.
2. Koko nimi asiantuntija.
3. Alkuperäisten asiakirjojen lukumäärä.
4. Päivä, jona paperit siirrettiin arkistoon.
5. Muut tiedot sisäinen politiikka yritys.

Alkuperäiseen suorittamiseen sisältyy ryhmittely paperit, jotka todistavat kansalaisen työllistymisestä, ja sitten kaikki tiedot, jotka liittyvät työntekijän ammatilliseen toimintaan organisaatiossa.

Perustiedot

Lainsäädännössä luetteloa asiakirjoista, jotka olisi sisällytettävä henkilötiedostoihin, ei ole määritelty. Virkamiesten osalta edellytetään, että heidän asiakirja-aineistonsa sisältävät henkilöstöön liittyviä ja muita tietoja palvelukseen ottamista, sen suorittamista ja irtisanomista koskevista tiedoista. Henkilötietoihin sisältyy myös tietoja, jotka ovat tarpeen valtion viraston toiminnan varmistamiseksi. Asiakirja-aineisto sisältää myös:

1. Sisäinen luettelo paperista.
2. Henkilökohtainen rekisteröintilomake tai hakemuslomake.
3. Omaelämäkerta.
4. kopiot:

• henkilöllisyystodistus;
• vakuutustodistus;
• TIN (jos työntekijä antaa);
• armeijan varusmiesten ja kansalaisten armeijan rekisteröintitodistukset;
• arvopaperit, jotka vahvistavat asiantuntijan oikeuden verovähennyksiin, joista määrätään art. 218 verolaki;
• todistukset vammaisuuteen, vammaisuuteen liittyvien rajoitusten tason vahvistamisesta (kun asiantuntija toimittaa);
• määräykset (tilaukset) maahantulosta;
• työn kuvaus;
• sopimus vastuun ottamisesta (jos kanta siihen määrää);
• työsopimus (jos alkuperäinen on tallennettu erilliseen kansioon).

5. Asiakirjat, jotka koskevat tiedon saantia, joka muodostaa lain suojaaman salaisuuden (jos asiantuntijan tehtävien hoitaminen edellyttää tällaisen tiedon käyttöä).

6. Ammatillisen soveltuvuuden osoittamiseksi suoritetun alustavan lääketieteellisen tutkimuksen (tutkimuksen) tulokset (laissa säädetyissä tapauksissa).

Lisälehtiä

Asiantuntijan työn aikana hänen henkilökohtaiseen tiedostoonsa voidaan tallentaa:

1. Pääsopimuksista tehdyt jäljennökset (tai niiden jäljennökset).
2. Ilmoitukset työsopimuksen ehtojen muutoksista työnantajan aloitteesta.
3. kopiot:

• raportit ja selittävät huomautukset, työntekijän lausunnot ja vetoomukset erilaisista asioista;
• määräykset (määräykset) työntekijän siirtämisestä toiseen toimintaan (asemaan), kurinpidollisten seuraamusten, kannustimien poistamisesta ja toiminnan lopettamisesta yrityksessä;
• työkirja.

4. Määräaikaisten (pakollisten) lääketieteellisten tutkimusten tulokset.

5. Sertifiointimateriaalit (jos sijainti vaatii näitä toimenpiteitä).

6. Muut asiantuntijan toimintaan liittyvät asiakirjat yrityksessä.

Asiantuntijakuva

Hän on myös läsnä henkilötiedostossa. Tyypillisesti käytetään 4x6-valokuvaa. Sen takana on kirjoitettu koko nimi työntekijä. On suositeltavaa vaihtaa valokuva vähintään kerran viidessä vuodessa tai tietyn iän saavuttua. Tätä asiaa säännellään viranomaisten harkinnan mukaan.

Vaihda yksityiskohdat

Yritystoiminnan valmistelusta ja käytöstä vastaavien henkilöstön työntekijöiden tulisi seurata asemaansa ja päivittää ajoissa tiedot. Kyselylomaketta tai rekisteröintilomaketta ei tarvitse muuttaa, eikä asiantuntijaa tarvitse täyttää paperi uudelleen. Kaikki säädöt tehdään laatimalla yksittäiset säädökset. Niitä kutsutaan tietyn osan lisäyksiksi (esimerkiksi kyselylomakkeen lisäykset). Ne esitetään pääsääntöisesti taulukkona. Sopivien lomakkeiden kehittäminen on työnantajan harkinnan mukaan.