Svaki građanin koji treba primiti određene podatke može postati korisnik arhivskih podataka. Za dobivanje arhivske potvrde morate doći osobno ili poslati ovlaštenu osobu koja djeluje na temelju ovjere dokumenata.
Koji su podaci pohranjeni u arhivi
U skladu sa zakonom o arhivskim poslovima organizacije, državna tijela, pojedinci koji se bave komercijalnom djelatnošću dužni su podnositelju zahtjeva dostaviti podatke sadržane u arhivskim dokumentima. Takva bi usluga trebala biti besplatna.
Arhivska potvrda službeni je dokument sastavljen na posebnom obrascu i sadrži sveobuhvatne podatke koje traži podnositelj zahtjeva. Uz potvrdu, građani imaju pravo dobiti i kopije arhivskih dokumenata koji se odnose na podnositelja zahtjeva. Potreba za pribavljanjem takvih dokumenata može se odnositi na podnošenje zahtjeva nadležnim tijelima za socijalno osiguranje, provođenje obračuna mirovina i sticanje određenih naknada.
Privatnost podataka
Prema zakonu, pružanje arhivskih podataka trebalo bi se dogoditi kroz pristup korisnika izvornicima i tražilicama. Treba napomenuti da su sve pohranjene informacije povjerljive, pa bi stoga pristup njima trebao biti ograničen na određeni krug ljudi.
Takav oprez povezan je s činjenicom da informacijska banka sadrži osobne podatke građana, podatke o njihovom prebivalištu, bračnom statusu, plaći, kaznenom spisu i drugim biografskim obilježjima. U tom pogledu nije dopušteno dobivanje arhivske potvrde bez pristanka pojedinca. Radnici koji imaju pristup arhivu moraju se pridržavati pravila pružanja informacija.
Korisnici arhivskih podataka
Zbog činjenice da se u arhivima čuva poprilično raznolikih informacija, izdavanje arhivskih potvrda događa se velikom broju korisnika. Tu spadaju pravne i fizičke osobe, bivši zaposlenici poduzeća, tijela za provođenje zakona i porezna tijela, mirovinski fondovi, agencije za osiguranje i obični građani.
Za svakog pojedinog korisnika postoje pravila pružanja informacija.
Pravila za izdavanje arhivskih potvrda, kopija i izvoda
Sve informacije tražene u arhivi izdaju se na temelju pismene prijave. Ovaj dokument prikazuje bit zahtjeva i sve detalje potrebne za pretraživanje. Aplikacija također prijavljuje osobne podatke podnositelja zahtjeva, inicijale, adresu, telefonski broj. Zahtjev mora biti potpisan osobnim potpisom podnositelja zahtjeva.
Potvrda o radu (arhivirana) koja sadrži podatke o radnom stažu izdaje se pod uvjetom najtačnijih podataka o mjestu rada podnositelja zahtjeva. Također u ovom slučaju morate odrediti položaj i razdoblje rada. Pri promjeni prezimena potrebno je u zahtjevu napisati prethodne inicijale.
Zatraženi podaci iz arhive moraju se dostaviti u roku od 30 dana od dana registracije zahtjeva. Ako je potrebno dodatno vrijeme za dobivanje posebnih podataka, arhiva obavješćuje podnositelja zahtjeva o produljenju roka.
Kako izgleda arhivska pomoć, obrazac uzorka
Potvrda dobivena iz državnog arhiva ili iz kadrovskih dokumenata trgovačkog društva treba biti sastavljena na pismu organizacije i imati jasno ime. Približni uzorak takvog zahtjeva može se vidjeti prilikom prijave.
Ispunjavanje arhivskog dokumenta temelji se na izvornicima ili ovjerenim kopijama.Arhivska potvrda mora sadržavati točne podatke o korištenim dokumentima, a informacije trebaju biti predstavljene kronološkim redoslijedom. Sva imena koja se spominju u potvrdi registriraju se u proširenom obliku, a izvatci iz originala nalaze se u navodnicima. Ako su pronađene razlike u postupku ispunjavanja dokumenta, one se prenose u potvrdu u obliku u kojem se pojavljuju u izvorniku. Ispravno ispunjena potvrda ima punu pravnu snagu i može se predočiti u obliku dokaza na sudu.
Koja kršenja mogu dokument učiniti nevaljanim?
Službeni arhivski dokument ne može sadržavati ispravke, mrlje ili nečitljive izraze. Također, komentari i razni osobni zaključci arhivskih radnika nisu dopušteni u tekstu.
Nakon tekstualnog dijela dokumenta arhiviraju se brojevi korištenih registara. Arhivsku potvrdu potpisuje glavni arhivist ili voditelj odjela za osoblje i ovjerava pečatom. Ako se dokument sastoji od više stranica, tada se svaki list mora ovjeriti. Arhivski zahtjev izdaje se u dva primjerka, od kojih se jedan izdaje na zahtjev, a drugi se pohranjuje u registar arhiva.
Izdavanje arhivirane kopije dokumenta
Arhivske institucije na zahtjev građana izdaju preslike originalnih dokumenata i arhivskih izvoda. Takvi blokovi informacija napravljeni su na natpisu organizacije. Ako se napravi kopija povijesnog dokumenta, nema potrebe koristiti takav obrazac.
Izjava o arhivi je relevantna ako su izvorne informacije u obimnom registru informacija. Stoga, radi optimizacije rada, u izvodu se navodi samo onaj dio podataka koji zanima podnositelja zahtjeva.
Kopije dokumenata izdaju se podnositelju prijave zajedno sa popratnim pismom. Ako tražene informacije nisu dostupne u arhivi, navodi se razlog neispunjavanja zahtjeva.
Arhivska potvrda 9 oblika
Obrazac br. 9 prilično je popularan dokument među stanovništvom. Ova potvrda sadrži podatke o osobama registriranim u određenom stanu, o veličini nekretnine, pravima vlasnika i njegovu obiteljskom odnosu s drugim vlasnicima udjela.
Takav se dokument može zahtijevati u vrijeme podnošenja dokumenata za privatizaciju ili u dokaz o nasljednom pravu. U slučaju prodaje nekretnina trenutno se ne traži arhivska potvrda broj 9. Da biste dobili obrazac br. 9, morat ćete otići u ured za putovnice na mjestu registracije i tamo predočiti putovnicu i potvrdu o vlasništvu nad prostorom.
Podnositelji zahtjeva često se suočavaju s takvim problemom kao što je odbijanje izdavanja potvrde br. 9 u vezi s rezultirajućim zaostala zajam. U stvari, takav argument se ne može smatrati legitimnim, jer zakonski službenici putovnice moraju izdati dokument bez obzira na zaostala potraživanja.
U slučaju nezakonitog odbijanja potrebno je zatražiti pismenu potvrdu razloga odbijanja, možete upisati žalbu i predstojniku ureda za putovnicu ili ići pred sud.
