Za svaku organizaciju postoji određeni skup podataka koji se zove "detalji", bez kojeg ne može provesti nijednu operaciju. Moraju biti sadržane u bilo kojem pismu, ugovoru, nalog za plaćanje i još jedan dokument radi priznanja njegove valjanosti. U slučaju promjene takvih podataka, tvrtka mora poslati svojim ugovornim stranama odgovarajuće pismo o promjeni podataka.
Obavezna informacija
Pojedinosti - ovo su podaci koje dobiva svaka tvrtka nakon registracije. Oni su naznačeni u Ustavotvorni dokumenti te su preduvjet za razne vrste operacija. Takve referentne informacije trebaju sadržavati sve dokumente koje je sastavila ova organizacija. U slučaju bilo kakvih prilagođavanja, trebala bi odmah poslati partnerima pismo o promjeni detalja.
Nakon registracije, svakom se poduzeću dodjeljuje:
- porezni identifikacijski broj (TIN);
- registrirana adresa;
- Primarni državni registarski broj (OGRN);
- fizička adresa (određeno mjesto);
- poštanska adresa (mjesto na kojem bi se trebala dopisivati);
Uz to, Državni zavod za statistiku prima posebne kodove: OKVED, OKATO i OKPO. Također, bilo koja tvrtka ima bankovni podaci:
- šifra razloga za registraciju (KPP);
- podaci o ovlaštenoj banci preko koje provodi sve transakcije namire;
- identifikacijski kod banke uplatitelja (BIC);
- namire i dopisne račune.
Ako se barem jedna od tih podataka promijeni, tvrtka mora odmah obavijestiti svoje dužnike i druge ugovorne strane. Odgoda može dovesti do prilično ozbiljnih posljedica. Tvrtka im mora poslati pismo o promjeni detalja.
Pravila za sastavljanje dokumenta
poslovna korespondencija nema sitnica. Pogotovo ako se tiče tako važnih stvari kao što su detalji. U životu se mogu dogoditi različite situacije: promjena rukovodstva, ovlaštene banke ili jedna od dostupnih adresa. Tvrtka je dužna obavijestiti one s kojima izravno surađuje o bilo kojem od ovih slučajeva. To se čak primjećuje u Građanskom zakoniku Rusije. Pismo o promjeni detalja mora imati određeni jedinstveni stil. Takav je dokument, u pravilu, izjava u određenom slijedu sljedećih podataka:
- Naziv organizacije na koju je usmjeren.
- Puno ime glave.
- Novi i stari detalji.
- Razlog koji je tvrtku nagnao na takve promjene.
- Dodatne informacije.
- Datum sastavljanja ovog dokumenta.
- Potpis šefa tvrtke.
Informacije se mogu poslati poštom uz obaveznu najavu. To se mora učiniti unaprijed kako podaci tijekom isporuke ne budu zastarjeli. U nekim se slučajevima preporučuje korištenje e-mail biltena ili podataka o faksu.
Promjena adrese
Neke organizacije nemaju vlastite prostorije i prisiljene su ih unajmiti sklapanjem odgovarajućih sporazuma. Ali ponekad postoji potreba za promjenom lokacije. U ovom slučaju, klijent koji nije informiran može biti u teškoj situaciji. Da biste to spriječili, morate napisati pismo o promjeni pojedinosti organizacije i poslati ga svim postojećim partnerima.
To se prije svega odnosi na izvođače i vjerovnike, jer je tvrtka u određenim ugovornim odnosima s njima.Takvo je pismo obično sastavljeno na zaglavlju. U ekstremnim slučajevima možete koristiti list formata A4 tako da mu stavite kutni žig u gornjem lijevom kutu. Prvo se izrađuje takozvani šešir. Nalazi se u gornjem desnom kutu i predstavlja informaciju kome je poslana ta poruka. Slijedi naziv dokumenta ("Informativno pismo" ili "O promjeni detalja"). Nakon toga potrebne informacije se stavljaju u glavni tekst. Dokument završava potpisom glave i ovjeren je okruglim pečatom.
Promjena podataka o plaćanju
Ako poduzeće promijeni svoju banku ili barem jedan od svojih postojećih računa, također mora obavijestiti sve zainteresirane strane o takvim radnjama. U ovom slučaju se pismo o promjeni bankovnih podataka sastavlja u obliku obavijesti. Može se obratiti pojedinoj drugoj ugovornoj strani ili može biti pojedinačni dokument koji će se nazvati "Obavijest o promjeni bankovnih podataka".
Pravila dizajna ostaju ista. Istina, bolje je sastaviti tekst u ovom nizu:
- Razlog za izmjene u kojima se navode broj, datum i naziv dokumenta na temelju kojeg se to radi.
- Konkretni datum od kojeg će se izvršiti promjene.
- Informacije o novim detaljima.
- Saznajte više o sljedećim koracima. Ovdje treba napomenuti ostaju li valjani svi prethodno sklopljeni ugovori.
Takve se informacije moraju prijaviti nekoliko dana prije nego što se pojave. Imajte na umu da će isporuka takvog pisma potrajati neko vrijeme. Pored toga, partner će također morati izvršiti odgovarajuće promjene.
