Rad bilo koje organizacije u pravilu je povezan s velikim brojem dokumenata. To je dolazna korespondencija i odgovori na koje se šalju, razni nalozi i izjave zaposlenika, tehničke upute i računovodstvena izvješća. Svi oni zahtijevaju pravodobno računovodstvo i optimizaciju. Jedna od opcija za rješenje ovog problema je popis dokumenata.
U skladu sa zakonom
Specijalist koji se bavi uredskim poslovima u poduzeću najbolje zna što je popis dokumenata. Tijekom godine kroz njega prolazi ogromna količina papira. Svi su oni važni i svaki pojedinačno ima posebnu ulogu u rješavanju ovog ili onog pitanja. Jednostavno je nemoguće baciti takvu prtljagu, jer svaki od tih papira ima određeno razdoblje skladištenja, tijekom kojega vrijedi i koji bi mogao biti koristan. Takvi se dokumenti obično pohranjuju u arhivu, gdje se stalno nalaze.
U bilo kojem trenutku mogu se uzeti odatle i koristiti se prema namjeri. U saveznom zakonu o arhivskim poslovima iz listopada 2004. popis svih mogućih vrste dokumenata i svaki od njih ima određeni rok do kojeg mora biti s vlasnikom. Ali kako uzeti u obzir ogromnu količinu papira dobivenih za pohranu? Za to postoji popis dokumenata. Sastavlja ga zaposlenik odgovoran za arhiviranje i obvezan je dodatak svakoj mapi ili slučaju koji je poslan na dugoročno pohranjivanje.
Slanje važnih radova
Tajnik u poduzeću često sastavlja i popis dokumenata. To ne znači registraciju dolazne ili odlazne korespondencije. Za to svaki tajnik ima poseban časopis. Tamo se shodno bilježi trenutak primitka ili slanja pisma, što označava datum, primatelja i izvršnog službenika. Popis se može u nekim slučajevima nalaziti unutar takve korespondencije.
Na primjer, organizacija šalje paket dokumenata na adresu. Oni se jednostavno ne mogu staviti u kovertu i baciti u kutiju naljepljivanjem pečata. Gdje je jamstvo da će radovi stići u cijelosti? Naravno, ako su to brošure ili jednostavni letci, onda ne brinite. U bilo kojem trenutku mogu ih ponovo poslati. Ali ponekad morate poslati ozbiljne dokumente na službeni zahtjev. U ovom će slučaju, pored glavnih vrijednosnih papira, u paketu biti priloženo propratno pismo i inventar, koji će biti popis dokumentacije poslane na ovu adresu.
Prijenos dokumenata
Zaposlenici koji su uključeni u sklapanje ugovora dobro znaju što je popis dokumenata. Jednostavno možete sami napraviti uzorak.
Glavna stvar je da ovaj rad sadrži sve potrebne podatke:
- U gornjem lijevom kutu piše ime pošiljatelja ili se stavlja žig tvrtke.
- S desne strane su podaci o adresi (naziv tvrtke i puno ime glave).
- Ispod centra je ime. Na primjer, to će biti "Popis dokumenata koji se trebaju proslijediti ugovoru", čiji se broj i datum također moraju navesti.
- Nadalje, nasumično se sastavlja tablica u kojoj moraju biti najmanje 4 stupca (red prema broju, naziv dokumenta, njegov broj i datum, broj kopija, broj listova).
- Nakon toga se izrađuje završni zapis o tome koliko je dokumenata preneseno prema ovom popisu. Također morate izračunati ukupan broj listova za privitke.
- Na dnu stranice stvara se bilješka o tome tko je prenio i primio te papire s datumom, prezimenom i položajem.
Ovo je najčešći popis dokumenata, čiji je uzorak dobro poznat bilo kojem službeniku kao poštanski obrazac broj 107. Spremni obrasci mogu se unaprijed preuzeti u bilo kojem poštanskom uredu kako bi ih polako popunjavali i provjeravali na radnom mjestu.
Mogućnosti arhiviranja
Svaki zaposlenik arhive upoznat je s popisom dokumenata predmeta. Izrađuje se tijekom prijenosa vrijednosnih papira na skladištenje. Ovaj dokument nije samo sadržaj određene mape. Omogućuje pronalazak potrebnih informacija u ogromnom broju radova u bilo kojem trenutku.
Narudžbe, izvještaji i druga ulaganja sistematizirani su i sažeti u tablici koja treba sadržavati šest potrebnih stupaca:
- Serijski broj.
- Indeks specifičnog dokumenta u skladu s nomenklaturom.
- Njegov datum (onaj naveden pri registraciji).
- Naslov (nalog, pismo, ugovor).
- Brojevi listova.
- Napomena.
Stol može biti prilično velik. Ali u svakom slučaju, na samom kraju, treba napraviti konačni zapis o tome koliko je dokumenata u njemu, kao i ukupan broj izračunatih stranica. Sada, gledajući u takvu mapu, lako možete pronaći željeni papir prema potrebnim parametrima bez posebnog napora.
Značajke inventara
Interni popis dokumenata zahtijeva posebno znanje i posebnu pažnju njegovog sastavljača. Ponekad pogreške u dizajnu rezultiraju time da se papir jednostavno izgubi u ogromnom nizu informacija. Budući da nije na mjestu, ona leti s vida.
Na primjer, za zakazana inspekcija Poreznoj je inspekciji trebalo izvješće prošle godine, a podneseno je s nepažnjom zajedno s ostalim dokumentima. Došlo je do situacije u kojoj zaposlenik poduzeća ne može potvrditi ove ili one podatke. Takav nesporazum može rezultirati novčanom kaznom za organizaciju i kaznom zaposlenicima odgovornim za pružanje informacija i pohranu dokumenata. Iznos gubitka ovisi o važnosti traženih podataka. Da bi se to spriječilo, evidencija dokumenata mora se voditi na odgovarajući način. Taj je postupak, naravno, vrlo složen i dugotrajan. Pored toga, potrebno je uzeti u obzir više fazu i redoslijed postupka.
Osobni dosjei zaposlenika
Služba za osoblje bilo kojeg poduzeća ili organizacije također je odjeljak kroz koji prolazi mnogo različitih dokumenata. Većina ih se gomila u osobnim dosjeima zaposlenika.
Oni se spremaju na mjestu do otkaza, a tek nakon toga arhiviraju se. U ovom slučaju, službenik mora sastaviti popis osobnih dosjea. Vrijedno je napomenuti da u ruskom zakonodavstvu nema određenih pravila koja se tiču njegove pripreme. Sva su pravila preuzeta iz sovjetske ere. U skladu s njima, takav bi inventar trebao biti vrsta tablice od sedam stupaca:
- Broj po redu.
- Indeks određenog dokumenta.
- Datum.
- Naslov i sažetak dokumenta.
- Brojevi listova.
- Datum dodavanja dokumenta u datoteku.
- Napomena za posebne bilješke.
Na samom kraju izračunava se ukupni broj dokumenata navedenih na popisu. Sve se to radi pod potpisom službenika za osobu s naznakom datuma prijenosa slučaja.
