Osobni dosje zaposlenika: dizajn uzorka

Zaposlenici odjela za osoblje moraju imati točne, potpune i objektivne podatke o svim zaposlenicima poduzeća koji su u njegovom osoblju. Dokumentacija pojedinačnih zapisa koja sadrži podatke o profesionalnim aktivnostima svakog radnika prikuplja se u svojevrsnu dokumentaciju. Dalje, razmotrimo kako se vrši formiranje osobnih dosjea zaposlenih u poduzeću.

Opće informacije

Dosije po zaposlenom potreban je za sistematizaciju raspoloživih podataka i njihovo sažimanje na jednom mjestu. Osobni dosje zaposlenika, čiji će uzorak biti predstavljen u nastavku, skup je radova koji se odnose na:

• Zapošljavanje.
• Postupak promocije.
• Pridržavanje pravila radne discipline.
• Prekid odnosa s poslodavcem i ostalim.

Glavne kategorije zaposlenika

Treba napomenuti da vođenje osobnih dosjea zaposlenika nije obvezno u odnosu na sve zaposlenike. Primjer je savezni zakon br. 79. On predviđa obveznu registraciju osobnih dosijea zaposlenih u državnoj službi. Za ostale radnike postupak sastavljanja dosjea može se odrediti lokalnim regulatornim aktima. Osobne dosjee mogu čuvati sljedeći zaposlenici:

1. Rukovodioci (šefovi poduzeća, zamjenici, pomoćnici).
2. Šefovi strukturnih odjela i njihovi zamjenici.
3. Vodeći (glavni) stručnjaci.
4. Radnici odgovorni.
5. Zaposlenici koji su uključeni u kadrovsku rezervu za premještanje na zanimljiva mjesta.
6. Stručnjaci koji osiguravaju djelatnost uređaja za upravljanje poduzećem.

Prednosti sastavljanja dosjea

Treba napomenuti da je osobni dosje zaposlenika vrlo povoljan izvor podataka o svakom radniku. U jednoj se mapi sakupljaju sve kopije osobnih papira zaposlenika, narudžbe preuzete u vezi s njim i tako dalje. To vam omogućuje da napravite najpotpunije karakteristično za zaposlenika, zabilježiti njegove zasluge ili, obrnuto, bilo kakve povrede i zloupotrebe koje je počinio tijekom svojih profesionalnih aktivnosti u poduzeću.

Interni akti poduzeća: osobni dosje zaposlenika

Dokumente prikupljaju i sastavljaju razni zaposlenici po vlastitoj odluci. Ako su mape s osobnim papirima predviđene za sve zaposlenike, preporučljivo je izraditi odgovarajući lokalni akt. Uz to, treba uključiti i odjeljak koji predviđa potrebu otvaranja osobnog dosjea za svakog zaposlenog koji je stalno zaposlen, uključujući tehničko osoblje. U nekim poduzećima menadžeri radije izrađuju zasebni akt kojim će se utvrditi sve specifičnosti sastavljanja dosjea.

Glavne nijanse

Bez obzira na oblik regulacije sastavljanja dosjea za zaposlenike, prilikom rada s njima, trebali biste utvrditi:

1. Kategorije zaposlenika na kojima se vode osobni dosjei. Hoće li to biti svi zaposlenici ili samo odvojene skupine njih. Na primjer, to mogu biti samo rukovoditelji svih upravnih odjela.
2. Način na koji se sastavlja osobni dosje zaposlenika. Uzorak treba sadržavati sve potrebne odjeljke i stupce u koje se upisuju podaci o stručnjaku.
3. Sastav radova koji su sakupljeni u dosjeu. Istodobno je naznačeno koji se dokumenti podnose u obliku kopija, a koji u originalu.
4. Redoslijed sastavljanja dosjea.
5. Pravila upoznavanja zaposlenika s dokumentima o njemu.
6. Postupak pohrane osobnih dosjea zaposlenika.

Je li potreban dosje za posao sa skraćenim radnim vremenom?

To će ovisiti o tome da li zaposlenik zauzima položaj u kojem je potreban osobni dosje zaposlenika. U isto vrijeme, novi dosje obično se pokreće za vanjske partnere, a za unutarnje mape se odgovarajući dokumenti podnose u postojeće mape. Ako poduzeće predviđa obvezno vođenje osobnih poslova u propisima, tada će biti postavljeno i na honorarne poslove, u skladu s utvrđenom procedurom.

Za radnike koji rade sa skraćenim radnim vremenom, dosje se sastavlja u skladu s općim pravilima definiranim u svakom pojedinom poduzeću. Prema čl. 283. Zakona o radu, građanin prilikom istodobnog imenovanja na radno mjesto dostavlja putovnicu ili drugi dokument koji potvrđuje njegov identitet. Ako radno mjesto zahtijeva posebno znanje, poslodavac ima pravo tražiti od budućeg stručnjaka da mu predloži diplomu ili drugi dokument o obrazovanju ili osposobljavanju (ili njegovu kopiju, propisno ovjerenu). Pri prijavi za poduzeće s teškim ili opasnim (štetnim) radnim uvjetima, poslodavac može zahtijevati potvrdu o prirodi i uvjetima aktivnosti na glavnom mjestu zaposlenika. Kopije dostavljenih dokumenata moraju se predati u osobni dosje.

Početno sastavljanje

Stvaranje osobnih dosjea vrši se radi urednog grupiranja dokumentiranih podataka o zaposlenicima izravno u procesu utvrđivanja radnih odnosa s njima. Kompilacija se u pravilu vrši u zasebnoj mapi za svakog zaposlenika. Ovaj oblik vođenja osobnih poslova smatra se najprikladnijim načinom organiziranja informacija. Istodobno, valja imati na umu da je zabranjeno primati, obrađivati ​​i prilagati dosjeu informacije koje upućuju na njegova politička, vjerska i druga uvjerenja, privatni život, članstvo u javnim organizacijama, uključujući sindikate.

Osnovni zahtjevi

U praksi se prilikom sastavljanja osobnih datoteka dokumenti stavljaju u mapu. Na naslovnici je priložen serijski broj dodijeljen dosjeu. Pod njim se osobni dosje zaposlenika evidentira u odgovarajućem časopisu (knjizi) računovodstva. Taj je zahtjev sadržan u čl. 695, stavak b Popisa arhivskih uzoraka nastalih u postupku funkcioniranja državnih tijela, lokalnih vlasti s naznakom roka čuvanja. Nakon što zaposlenik napusti poduzeće, njegov se dosje uklanja iz mape. Tada se osobni spis izvršava za prijenos u arhivu i pohranjuje.

Informacije o knjigovodstvenom časopisu (knjizi)

Ovaj dokument može sadržavati sljedeće podatke:

1. Broj dosjea.
2. Puno ime specijalist.
3. Broj početnih dosjea.
4. Datum predaje radova u arhivu.
5. Ostali podaci domaća politika poduzeće.

Početna obrada uključuje grupiranje radova koji svjedoče o tome da se građanin zapošljava, a zatim sve informacije koje se odnose na profesionalne aktivnosti zaposlenika u organizaciji.

Popis matičnih podataka

U zakonodavstvu nije definiran popis dokumenata koji bi trebali biti uključeni u osobne dosjee. Za državne službenike predviđeno je da njihov dosje sadrži osobne i druge podatke koji se odnose na prijem u službu, prosljeđivanje i otpuštanje. Osobni podaci uključuju i podatke potrebne za osiguranje aktivnosti državne agencije. Dokumentacija također sadrži:

1. Interni popis radova.
2. Osobni registracijski list ili obrazac prijave.
3. Autobiografija.
4. kopije:

• lični dokument;
• potvrda o osiguranju;
• TIN (ako ga osigura zaposlenik);
• potvrde o vojnoj registraciji za regrute i građane koji podliježu sastavu;
• vrijednosnim papirima koji potvrđuju pravo stručnjaka na porezne odbitke koji su predviđeni u čl. 218 Poreznog zakonika;
• potvrde o utvrđivanju razine ograničenja invalidnosti, invalidnosti (ako ih osigurava stručnjak);
• naredbe (naredbe) o prijemu u državu;
• opis posla;
• sporazum o prihvaćanju odgovornosti (ako to predviđa položaj);
• ugovor o radu (ako je izvornik pohranjen u zasebnoj mapi).

5. Radovi u vezi s pristupom informacijama koje predstavljaju tajnu zaštićenu zakonom (ako obavljanje dužnosti stručnjaka uključuje upotrebu takvih podataka).

6. Rezultati preliminarnog medicinskog pregleda (pregleda) koji se provodi radi utvrđivanja profesionalne podobnosti (u slučajevima predviđenim zakonom).

Dodatni radovi

Tijekom rada stručnjaka, u njegov se osobni dosije može nalaziti sljedeće:

1. Kopije sporazuma glavnih ugovora (ili njihovih kopija).
2. Obavijesti o promjenama uvjeta ugovora o radu na inicijativu poslodavca.
3. kopije:

• izvješća i objašnjenja, izjave i molbe zaposlenika o različitim pitanjima;
• naredbe (naredbe) o premještanju zaposlenika u drugu djelatnost (radno mjesto), o uklanjanju disciplinskih sankcija, poticajima, prestanku djelatnosti u poduzeću;
• knjiga rada.

4. Rezultati periodičnih (obaveznih) liječničkih pregleda.

5. Materijali za ovjeru (ako pozicija zahtijeva ove mjere).

6. Ostali dokumenti koji se odnose na aktivnosti stručnjaka u poduzeću.

Fotografija stručnjaka

Ona je također prisutna u osobnom dosjeu. Obično se koristi fotografija 4x6. Na poleđini je napisano puno ime zaposlenik. Fotografiju je preporučljivo mijenjati barem jednom u 5 godina ili kad se dosegne određena starost. O ovom pitanju regulira se diskrecija vlasti.

Promijeni detalje

Osoblje koje je odgovorno za pripremu i vođenje posla treba nadgledati njihov status i pravodobno ažurirati informacije. Nema potrebe za izmjenom upitnika ili registracijskog lista, kao ni od stručnjaka za ponovno ispunjavanje rada. Sva podešavanja se izrađuju izradom pojedinačnih akata. Oni se nazivaju dodacima za određeni odjeljak (na primjer, upitnikom). U pravilu su predstavljeni u tabelarnom obliku. Razvoj odgovarajućih obrazaca je na volji poslodavca.