Tijekom svojih aktivnosti pravne osobe često donose odluke o pitanjima podnesenim na glavnoj skupštini u kojima mogu sudjelovati osnivači, dioničari, šefovi jedinica, kao i predstavnici stranaka koji su poslovni partneri. U takvoj situaciji, zadaci koji se trebaju riješiti na sastanku sastavljaju se koristeći takav obrazac kao što je zapisnik sa glavne skupštine. Ovo je prilično specifičan dokument, koji u kratkom obliku odražava tijek čitavog događaja, a može sadržavati i kratak sažetak predstavljenih informacija.
Pitanja su riješena na temelju zapisnika sa Glavne skupštine
Zapisnici sa glavne skupštine potrebni su za rješavanje različitih problema koji su sastavni dio organizacije ili poduzeća. Pomoću ovog dokumenta mogu se izvršiti promjene u sastavu osnivača ili dioničara, izdavanje dionica, reorganizacija ili likvidacija poduzeća.
U stvarima za koje je potrebna kolektivna odluka mora se koristiti protokol glavne skupštine. Model kompilacije isti je za sve takve događaje unutar iste organizacije. Stoga, ovaj dokument, kao odraz gospodarske aktivnosti poduzeća, ima važan pravni značaj.
Zapisnici opće skupštine, uzorak njenog sastavljanja i pravila primjenjiva na njegov sadržaj utvrđuju se različitim zakonodavnim aktima Ruske Federacije. Stoga je potrebno strogo pridržavati utvrđenih zahtjeva za njegovo izvršavanje, jer regulatorna tijela tijekom inspekcija imaju pravo nevaljanih odluka pravne osobe na temelju postojećih kršenja i neusklađenosti s osnovnim zahtjevima protokola.
Zakonski zahtjevi za registraciju
Zapisnici o glavnoj skupštini članova koji sudjeluju u gospodarskim aktivnostima organizacije moraju biti sastavljeni najkasnije 15 dana od dana održavanja. Dokument je pripremljen u dvojniku i mora sadržavati poseban skup podataka:
- Datum i mjesto sastanka.
- Broj glasova u vlasništvu sudionika.
- Ukupni broj glasova danih odsutnih sudionika.
- Prezime i ime predsjednika sastanka.
- Sastav predsjedništva.
- Dnevni red.
U pravilu, zapisnici u obliku sažetaka navode glavna pitanja koja su predata na raspravu i glasovanje i rezultate koji su odobreni.
Svrha protokola
Zapisnici sa glavne skupštine - ovo je dokument ocrtavajući tijek donošenja odluka koje kolektivno određuju smjer pravne osobe. Svi oblici i vrste protokola usmjereni su na dokumentiranje odluka koje donose kolegijalna tijela. Protokol se sastavlja i tijekom poslovnih sastanaka, sastanaka komisija, pregovora, vijeća. Svrha protokola je dokumentiranje kolegijalnih odluka i postignutih sporazuma.
Svako poduzeće ili organizacija treba koristiti metode kolegijalnog odlučivanja i biti u mogućnosti ispravno sastaviti zapisnike svojih sjednica. Važnost snimanja kolegijalno usvojenih odluka dobra je pomoć za pravilno obavljanje njihovih aktivnosti od strane pravne osobe.
Ako osnivač ili direktor društva donesu jedinu odluku u vezi s vođenjem poslovnih aktivnosti, nužno je organiziran savjetodavni sastanak radi donošenja važnih odluka o društvu.Dakle, razmatranje takvih odluka i novih pitanja evidentira se u zapisniku Glavne skupštine.
Važan postupak
Postupak sastavljanja protokola sastoji se od nekoliko faza:
- Određivanje i priprema dnevnog reda.
- Izrada i priprema potrebne dokumentacije.
- Obavijest svih sudionika o mjestu održavanja glavne skupštine.
- Distribucija potrebnih informacija sudionicima za pripremu dnevnog reda sastanka, koja pokrivaju neka pitanja.
Prije početka pregovora potrebno je u protokol zabilježiti podatke o registraciji sudionika sastanka. U tu svrhu sastavlja se popis svih sudionika čiji je broj potreban da bi odgovarao broju glasova potrebnom za donošenje pravno pravne odluke.
Za daljnje dokumentiranje podataka o donesenim odlukama i tijeku opće skupštine koriste se moderna tehnička sredstva za snimanje zvuka ili videa koja se koriste za stenografiju i obradu svih govora i odluka. Istovremeno, istovremeno sa snimanjem, potrebno je tijekom sastanka pismeno sastaviti nacrt zapisnika. Obavezno navedite popis dokumenata koji su sudjelovali u postavljanju pitanja na glasanje ili raspravu. To su izvješća, projekti, reference koje se koriste na glavnoj skupštini.
Pravila za registraciju
Zapisnici sa glavne skupštine vlasnika ili sudionika moraju biti kompetentno sastavljeni i u potpunosti u skladu s regulatornim zahtjevima zakonodavstva Ruske Federacije.
Prema svom sadržaju, dokument može biti i detaljan i sažetak sastanka. Svi govori koji su održani na glavnoj skupštini savjetodavnog tijela prikazuju se u punom obliku. Kratki obrazac sadrži samo informacije o govornicima, temi održanog govora. Kratki oblik naziva se shema protokola. Obrazac za sastavljanje protokola utvrđuje predsjednik sastanka ili tijekom kolegijalne odluke. Niže je predstavljen ogledni zapisnik sa generalnog sastanka sudionika.
Ovaj je dokument sastavljen u skladu sa svim normama i zahtjevima uredskog rada kako bi se pojedinosti uskladile s GOST-om.
Sadržaj protokola. Podaci organizacije
Zapisnik sa glavne skupštine, čiji je uzorak u izradi, mora nužno sadržavati podatke o punom nazivu organizacije, kao i prihvaćene kratice s obzirom na pravni oblik (LLC, JSC, itd.). U ovom slučaju naziv mora odgovarati onome navedenom u statutu poduzeća i upisanom u Jedinstveni državni registar, kao i imati cjelovito dekodiranje bez upotrebe kratica.
Ako je ovo protokol opće skupštine LLC, uzorak se sastavlja prema istim pravilima i standardima kao i za organizacije koje imaju drugačiji pravni oblik vlasništva. Utvrđuje lokaciju pravne osobe, izraženu u obliku evidencije o pravnoj adresi organizacije, i mora odgovarati onoj upisanoj u osnivačke dokumente, kao i upis u Jedinstveni državni registar.
Podaci o sastanku
U sljedećem odjeljku, nakon što se specificiraju pravni podaci koji odražavaju stvarni naziv lokacije poduzeća, potrebno je navesti podatke koji se odnose na vrijeme i oblik sastanka. Prije svega, naznačava se vrsta skupštine koja može biti godišnja, izvanredna, planirana itd. Protokol skupštine sudionika LLC poduzeća prema važećem zakonodavstvu utvrđuje se s učestalošću od najmanje jednom godišnje.
Obrasci sastanka
Oblik sastanka može se definirati kao:
- Osobna prisutnost ovlaštenih predstavnika ili članova dioničara.
- Obrazac za dopisivanje prikupljanjem ranije poslane dokumentacije radi pojašnjenja mišljenja o pitanjima glasanja.
Također su označeni datum i mjesto sastanka savjetodavnog odbora, naznačena je stvarna adresa na kojoj su se sudionici okupili.
Glavni dio protokola
Navedena je tema, pitanja o kojima je sastanak održan. U slučaju godišnjih sastanaka, zakon definira niz pitanja koja se moraju uzeti u obzir. U ostatku sastanka, sudionici su slobodni odabrati teme potrebne za rješavanje.
Moraju se navesti vrijeme početka i završetka registracije osoba s pravom sudjelovanja i sudjelovanja u raspravi. U tom slučaju organizator ili tajnik provode postupak prijave za sve dolaske utvrđivanjem identiteta prisutnih i unošenjem tih podataka u odjeljak “Prisutnost” protokola. Obavezno naznačite sudionik, kao i mjesto koje drži i broj glasova koje drži. U slučaju dioničkih društava mogu se unijeti i podaci o osobnoj iskaznici ili izdanom punomoćju.
Također u ovom dijelu naznačeno je vrijeme otvaranja i zatvaranja kolegijalnog sastanka, rezultati glasanja koji su utvrđeni vremenom brojanja glasova.
Prilikom razmatranja svake točke dnevnog reda navodi se:
- Broj glasova koji mogu sudjelovati na sastanku.
- Broj poslanih glasova.
- Broj osvojenih glasova za različite mogućnosti glasovanja.
- Tekst donesenih odluka.
Nakon toga slijedi odlomak u kojem su zabilježene sve glavne odredbe odslušanih govora, kao i imena osoba koje su govorile o svakom pitanju. Podaci su predstavljeni u obliku sažetaka koji čine sažetak govora.
Završni dio
Nakon sastavljanja zapisnika sa Glavne skupštine osnivača, dioničara ili drugih sudionika, potpise predsjednika, kao i tajnika skupštine zapečatit će se. Također je određen datum njegove pripreme, koji se ne može podudarati s datumom sastanka.
Posebni protokoli i sastanci
Još jedna zanimljiva instancija takve dokumentacije su zapisnici sa generalne skupštine vlasnika kuće ili hortikulturno partnerstvo. Takvi sastanci i njihovo snimanje razlikuje se činjenicom da sudionici imaju jednaka prava, a u slučaju da se veliki broj ljudi ne pojavi, odluke se još uvijek mogu donijeti na temelju mišljenja onih koji su stigli i sudjelovali u rješavanju pitanja predatih na raspravu. Na temelju takvog protokola preostali članovi stambenog fonda ili vrtlarskog partnerstva dužni su podnijeti donesene odluke, bez obzira sudjelovali li u ovom sastanku ili ne.
Prilikom sastavljanja takvog dokumenta obično se ukazuje sastav odbora za ponovno brojanje. Ovlaštene osobe i one koje su izabrane glasovanjem prisutnih sudionika mogu biti predsjedavajući i tajnik sastanka. način upravljanje stambenom zgradom ili hortikulturno partnerstvo odabire opća skupština vlasnika stambenih prostorija ili zemljišta. Odluke donesene o tim pitanjima obvezujuće su za sve vlasnike.
Izvršenje zapisnika sa Glavne skupštine zahtijeva posebnu pažnju i određene dokumentarne vještine. Zanemarivanje pravila utvrđenih za izvršenje ovog dokumenta ne smije se dopustiti, jer je to jedini dokumentarni odraz zakonitosti odluka kolegijalnog sastanka, koje su važne, a imaju veliku pravnu snagu i pružaju se tijekom revizije regulatorna tijela.
