Ruska poduzeća, prema zakonskim zahtjevima, mogu imati obveze pružanja različitih vrsta izvještaja državnim tijelima - posebno računovodstvom. Izrada relevantnih dokumenata može zahtijevati konsolidaciju značajnih količina unutarnjih resursa. U isto vrijeme, mnoge tvrtke obraćaju pažnju na oblikovanje posebno izvješćivanja uprave. Predaja državnim tijelima nije obvezna, ali mnoge korporacije to čine, pa taj postupak od tvrtke može zahtijevati ništa manje napora. Zašto ih ima smisla primjenjivati? U čemu je korisnost odgovarajuće vrste izvještavanja?
Uloga upravljačkog izvještavanja
Što je izvješćivanje uprave i koja je njegova uloga u poduzeću? Ovaj se pojam odnosi na skup internih dokumenata koji sadrže brojeve koji odražavaju različite aspekte poslovnih aktivnosti tvrtke.
Izvještavanje uprave, za razliku od, primjerice, računovodstva, je dobrovoljno. Ne treba ga slati Saveznoj poreznoj službi i drugim državnim agencijama. Njegova uloga je pružiti menadžmentu poduzeća ili njegovim vlasnicima pouzdane informacije o stanju u organizaciji.
Izvještavanje uprave može nadopuniti računovodstvo ili financijsko izvješćivanje u smislu stvaranja podataka koji su presudni za optimizaciju poslovnog modela i povećanje profitabilnosti tvrtke. Vrsta aktivnosti koja se razmatra može uključivati i nefinancijske informacije, koje su važne za ispravno tumačenje učinkovitosti upravljačkih odluka koje donosi uprava tvrtke. Razmatrana vrsta izvještaja ne vrednuje se zbog činjenice da sadrži impresivne brojke, već upravo suprotno - za priliku da se otkriju nedostaci u poslovnom modelu poduzeća koji onemogućavaju uspješan rast.
Izvješćivanje uprave je bitna komponenta planiranja. Dokumenti koji ga čine uključuju podatke koji su od velikog značaja za izračunavanje izgleda za provedbu određenih odluka o razina upravljanja. Zauzvrat, nakon završetka jedne ili druge faze razvoja tvrtke, vrsta izvještavanja koja se razmatra omogućit će nam da analiziramo u kojim bi trenucima uprava društva trebala postupiti drugačije i s čime je povezana.
Prednosti upravljačkog izvještavanja
U čemu se bitno razlikuju financijsko, računovodstveno, izvještavanje uprave? Prije svega, metodologija. Prve dvije vrste financijskih izvještaja uključuju prikupljanje uglavnom statističkih informacija koje odražavaju promet kapitala u određenim područjima poslovnih procesa. Zauzvrat, izvještavanje uprave pretpostavlja ne samo odražavanje statistika, već i interpretaciju odgovarajućih podataka. Uprava tvrtke moći će ne samo promatrati određene pokazatelje, već i razumjeti što oni znače.
Dakle, izvještavanje menadžmenta organizacije može pokazati razlog veće profitabilnosti u proizvodnji određenih vrsta proizvoda ili, obrnuto, što je razlog nedovoljnih prihoda i previsokih troškova za određeni poslovni segment. Tumačenje podataka zabilježenih u izvještajima uprave omogućava rukovodstvu poduzeća donošenje kompetentnih odluka o potrebnim kupnjama, ažuriranju osnovnih sredstava, modernizaciji opreme itd.
Izvještavanje internog menadžmenta, pod uvjetom da je pripremljeno pravovremeno, može pravovremeno identificirati one dijelove poslovnog procesa u kojima učinkovitost zaposlenika tvrtke nije dovoljno visoka.
Sadržaj izvještavanja o upravljanju
Što može sadržavati dokumente koji čine vrstu izvještaja o kojem se radi? Činjenica je da izvori informacija odgovarajuće vrste mogu biti predstavljeni u okviru velikog broja sorti. U pravilu se određeni dokumenti prilagođavaju određenim menadžerima. Izvještavanje se naziva menadžerskim uglavnom zbog činjenice da je namijenjeno posebno menadžerima.
struktura upravljanja moderne organizacije u pravilu prezentiraju pozicije generalnog direktora, kao i njegovih zamjenika. To mogu biti: zamjenici za proizvodnju, za prodaju ili, na primjer, za financijska pitanja. U prvom slučaju, interno izvještavanje uprave može uključivati podatke koji se odnose na:
- trošak proizvoda ili usluga (u odnosu na određene vrste proizvoda);
- karakteristike nedovršenog posla, proizvodnje roba i usluga u odnosu na narudžbe određenih kupaca;
- količina proizvodnje koja ide u skladište;
- zalihe sirovina, materijala ili komponenti koje sudjeluju u oslobađanju robe.
Ako se izvještavanje treba dostaviti zamjeniku direktora prodaje, tada njegova struktura može uključivati:
- informacije o strukturi prodaje u odnosu na određene vrste roba i usluga, s određenim kupcima;
- podaci o dinamici otpreme proizvoda;
- informacije o zalihama na zalihama;
- podaci o visini troškova za prodaju robe ili isporuku potrošaču;
- planirani pokazatelji u vezi s primanjem robe na skladište;
- podaci o potraživanjima za prodane pozicije.
Ako se izvješće treba podnijeti zamjeniku direktora za financije, tada može sadržavati:
- podatke o izvršenju proračuna poduzeća;
- informacije o troškovima povezanim s ekonomskim aktivnostima;
- brojke koje odražavaju troškove robe ili usluga;
- podaci o dobiti i gubicima;
Također, izvještavanje može sadržavati podatke o potraživanjima i vlastitim dugovima poduzeća po kreditima i ostalim obvezama.
Učestalost izvještavanja uprave
Koliko često treba raditi izvještavanje uprave? Poželjno je da informacije koje odražavaju naznačena područja djelovanja poduzeća ne zastarevaju više od tjedan dana. U nekim se slučajevima mogu definirati ključni pokazatelji za određeno poduzeće koje će trebati češće ažurirati. Slično tome, menadžment može utvrditi sekundarne pokazatelje, na čiju pripremu se ne može potrošiti puno vremena, pa se takve informacije mogu pružati puno rjeđe.
Izvještavanje dioničara
Stručnjaci za poslovno upravljanje preporučuju posebnu pozornost obratiti na pripremu izvještaja namijenjenih dioničarima tvrtke. Koja je specifičnost relevantnih komunikacija?
Glavna značajka ovdje je da dioničari tvrtke ne mogu sudjelovati izravno u upravljanju tvrtkom. Često se dogodi da jedino područje koje ih zanima jesu podaci o neto dobiti. Detaljne odluke menadžmenta u izvještajima koji se daju dioničarima društva u nekim su slučajevima neprikladni. No, budući da su vlasnici tvrtke oni koji donose ključne odluke u vezi s imenovanjem najviših menadžera, u izvješćima će biti moguće prikazati informacije koje karakteriziraju učinkovitost rada generalnog direktora i njegovih zamjenika.
Kako bi moglo izgledati izvještavanje?
Koji su oblici izvještavanja uprave? Gore smo napomenuli da, za razliku od financijskih i računovodstvenih dokumenata, odgovarajuća vrsta papira u stvari je neformalna. Oblici izvještavanja uprave nisu regulirani zakonom. Stoga ih organizacija može razviti na temelju najprikladnije strukture - na primjer, ovisno o primatelju izvještaja.
Možda će zamjeniku direktora financija biti ugodnije baviti se tabelarnim dokumentima, a vlasniku tvrtke s rasporedima koji jasno pokazuju kako se profit mijenja ovisno o različitim čimbenicima. U nekim slučajevima, dotični obrasci izvještavanja mogu biti vrlo slični onima koji su sastavljeni u prikupljanju financijskih ili računovodstvenih pokazatelja
Postupak izvještavanja
Kako se mogu formirati dokumenti ove vrste? Predmetno izvješćivanje uključuje rješavanje dvije skupine zadataka.
Prvo, to je prikupljanje potrebnih brojeva. Njihov izvor vjerojatno će biti datoteke koje generiraju računovodstveni i proizvodni odjeli tvrtke tijekom tekućih aktivnosti. Na primjer, ako je određena količina robe otpremljena u skladište, odgovarajući podaci se obično bilježe u CRM sustavu tvrtke. Podaci o ostalim poslovnim aktivnostima koje se obavljaju u poduzeću slično se odražavaju.
Drugo, ovo je tumačenje pokazatelja prikupljenih na različitim proizvodnim mjestima ili predstavljeno u računovodstvenim podacima. Potrebna je analiza izvješćivanja uprave. Njegova provedba, opet, ovisit će o tome gdje se tačno dokumenti trebaju prenijeti. Štoviše, u nekim je slučajevima poželjno manje detalja, a u drugima više detalja o pokazateljima. Isto tako, može se pozdraviti dugotrajno tumačenje rezultata ili, obrnuto, potrebna je ekstremna kratkoća.
U nekim slučajevima interpretacija podataka uopće nije potrebna - primjerice, kad je riječ o izvještavanju iskusnog CFO-a. Vjerojatno, on interpretira rezultate bolje nego bilo koji drugi menadžer i imat će dovoljno čiste brojke.
Algoritam izvještavanja
Razmislite o tome kako se može provesti formiranje izvještaja o upravljanju u praksi. Među ruskim stručnjacima popularan je algoritam koji pretpostavlja rješenje problema koji se razmatra u sljedećim fazama.
Prije svega, potrebno je saznati kakve informacije čine izjave koje generalni direktor, njegovi zamjenici i vlasnici žele vidjeti i s kojom učestalošću. Netko se možda radije upoznaje s brojkama na tjednoj osnovi, za druge će biti dovoljno da se ključni pokazatelji ugledaju jednom mjesečno. Također je preporučljivo budućem sastavljaču izvještaja da na samom početku interakcije s upravom otkrije koja će vrsta podataka najvjerojatnije biti prioritetna, a koja vrsta sekundarna.
Sljedeći korak je komunikacija s knjigovođom za određivanje algoritma u kojem će osoba koja je angažirana u rješavanju dotičnog problema zatražiti potrebne brojeve. Sastavljač izvještaja također može komunicirati s ostalim zaposlenicima tvrtke u onim područjima u kojima se generiraju pokazatelji relevantni za tražene dokumente. Tvrtka bi trebala formirati sustav izvještavanja o upravljanju u kojem će sudjelovati svi kompetentni zaposlenici.
Sljedeći je korak izrada obrazaca dokumenata u koje će se s jedne strane bilježiti brojevi, a s druge interpretirani. Istodobno, osoba odgovorna za izvještavanje može se suočiti s potrebom stvaranja različitih oblika dokumenata prilagođenih određenom primatelju - generalnom direktoru, njegovim zamjenicima i vlasnicima.
Sljedeći će se koraci odnositi na praktično izvještavanje.Ako je poduzeće malo, onda, u načelu, osoba koja je uključena u rješavanje problema može pokušati sama prikupiti potrebne brojeve. No, vjerojatno će mu trebati pomoć kolega. U ovom slučaju, praktičnim fazama prikupljanja informacija mogu prethoditi neki sastanci na kojima će osoba reći drugim zaposlenicima o osnovama izvješćivanja uprave, u koje se svrhe izrađuje relevantna dokumenta i zašto je to važno za tvrtku. Rješavanje ovog problema može olakšati upravljanje tvrtkom objavljivanjem lokalnih pravnih akata koji zahtijevaju da pojedinačni zaposlenici promoviraju rad osobe odgovorne za izvještavanje.
Izvještavanje sorti
Razmotrivši ključna načela izvješćivanja uprave, možemo proučiti pojedine vrste odgovarajućih modela za prikazivanje brojeva koji odražavaju aktivnosti poduzeća.
Prva vrsta predmetnih izvješća je bilanca upravljanja. Koje su njegove značajke?
Menadžerska bilanca u principu je slična računovodstvenoj. Njegova temeljna razlika leži u njegovoj funkcionalnoj svrsi. Bilanca upravljanja namijenjena je ne samo da odražava brojke, već i da ih interpretira u smislu učinkovitosti poslovnog modela organizacije, stanja u vezi sa imovinom organizacije, obveza tvrtke prema partnerima i obrnuto.
Podaci koji uključuju računovodstvene, upravljačke, financijske izvještaje u načelu se mogu unijeti u iste oblike. Međutim, kako će se tumačiti relevantni pokazatelji, može unaprijediti stvaranje dokumenata u potpuno originalnoj strukturi. Važno je tko su korisnici izvješćivanja uprave - o tome smo razgovarali gore.
Bilanca koju razmatramo uključuje uključivanje informacija koje mogu biti zanimljive i direktoru i bilo kojem zamjeniku, kao i vlasniku tvrtke. U tom smislu, to može biti prilično univerzalan dokument.
Koje druge vrste izvještaja o upravljanju postoje? Među njima - račun dobiti i gubitka. Nadalje, tradicionalno je prihvaćeno upućivanje na računovodstvene izvore. Izvještaj o dobiti i gubitku - dokument koji poduzeća moraju podnijeti u obliku službenog izvještavanja regulatornim tijelima. Međutim, može se koristiti i kao izvor u oblikovanju izvještaja o upravljanju. To je prije svega zbog vrlo prikladne strukture ovog dokumenta.
Izvještaj o dobiti i gubicima organizacije bilježi financijske rezultate aktivnosti društva za određeno razdoblje. On odražava brojke povezane s prihodima, troškovima i financijskim rezultatima s kumulativnim zbrojem. Struktura dokumenta predmetne vrste odražava: izvore prihoda, stavke rashoda, profitabilnost poduzeća. Ali, kao što smo gore definirali, upravljačko računovodstvo a izvještavanje uključuje ne toliko rješavanje problema povezanih sa prikupljanjem brojeva koliko interpretaciju različitih pokazatelja. Stoga će dotični dokument vjerojatno morati biti popraćen dodatnim izvorima, koji će bilježiti potrebna objašnjenja u vezi s podacima koji odražavaju prihode, rashode i dobit tvrtke.
Drugi značajan dokument je izvještaj o novčanom toku. Ovaj izvor odražava financijske prihode poduzeća u korelaciji s izvorima, kao i plaćanja tvrtke u odnosu na ključna područja troškova - također u odnosu na određeno razdoblje. Izvještaj o novčanom toku može pokazati kako stvari napreduju u društvu s obzirom na trenutne rezultate u proizvodnji, na polju likvidnosti. Ovaj dokument omogućuje vam da procijenite kreditnu sposobnost tvrtke. Dotični izvor može biti koristan i menadžmentu tvrtke i njenim vlasnicima.
Razmotrili smo glavne vrste izvještavanja uprave - račun dobiti i gubitka, bilancu stanja, kao i dokument koji bilježi podatke o novčanim tokovima, mogu se, naravno, dopuniti drugim izvorima. Mogu biti slične onima koje smo proučavali i temeljiti se na bitno različitim pristupima sastavljanju.
Izvještavanje o izazovima
Dakle, proučavali smo što je izvještavanje uprave, kako se razlikuje od računovodstvenog ili financijskog, upoznali smo se s postupkom njegovog formiranja. Također će biti korisno razmotriti moguće poteškoće koje prate njegovo sastavljanje.
Prema riječima stručnjaka za poslovno upravljanje, najvažniji problem koji je karakterističan za predmetni postupak izvještavanja je nedostatak lojalnosti odgovarajućem dokumentu od strane zaposlenika tvrtke, a u nekim slučajevima i top menadžera i vlasnika. Zaposlenici tvrtke - računovođe, zaposlenici na proizvodnim mjestima - ne shvaćaju uvijek izvještavanje uprave kao dokument kojem treba dati vremena za koji ima smisla trošiti energiju. Poduzeća su, kao što znate, već dužna državnim tijelima dostavljati službene dokumente, čija izrada nije lak zadatak.
Sličnu poziciju, kada se izvještavanje uprave ne shvati kao nešto vrijedno pažnje, mogu zauzeti i top menadžeri i vlasnici, kao što smo gore napomenuli. Mnogi vođe, prema stručnjacima, navode predmetne dokumente različitom metodom obmanjujućeg upravljanja, pogotovo ako trebate odvratiti pozornost od ne baš izvanrednih pokazatelja proizvodnje.
Kako riješiti sličan problem? Analitičari preporučuju početi s razinom vodstva. Bilo bi opravdano prvo zainteresirati menadžere u pripremi izvještaja o upravljanju, tako da oni zauzvrat formiraju potrebne lokalne pravne akte prema kojima će drugi zaposlenici morati pomagati u stvaranju relevantnih dokumenata.
Još jedna poteškoća koja karakterizira rješenje predmetnog problema je potreba da se stalno razvijaju novi pristupi tumačenju podataka sadržanih u izvješću. To se može dogoditi prije svega promjenama u proizvodnoj strukturi poslovanja. U slučaju računovodstvenog i financijskog izvješćivanja, kao što znamo, nije potrebno tumačenje podataka. Stoga je moguće koristiti standardizirane obrasce u koje su evidentirani odgovarajući pokazatelji.
Izvještavanje uprave iz organizacije, zauzvrat, rješava nekoliko drugih problema. Potrebna je, prije svega, sama tvrtka, a ne državna tijela, kao što je slučaj s računovodstvenim i financijskim pokazateljima. Ako je interpretacija brojeva sadržanih u izvještajima uprave za određenu strukturu proizvodnje u određenom razdoblju imala pozitivnu ulogu, nije zajamčeno da će biti jednako korisna pod uvjetom da su se promijenile karakteristike određenih poslovnih procesa. Najvjerojatnije, sastavljač izvještajnih dokumenata morat će poboljšati pristup tumačenju kako se tvrtka mijenja u sferi proizvodnih aktivnosti. Ovo će možda trebati puno vremena - i njegovu osobnu i kolege, kojima se može obratiti za savjet, mišljenje ili neke pomoćne pokazatelje koji odražavaju rezultate tvrtke, kako bi shvatili kako poboljšati pristup tumačenju brojeva.
Ovaj se problem može ponovo riješiti periodičnom komunikacijom s kolegama u obliku sastanaka, čija je tema razmatranje trenutnih pokazatelja proizvodnje, kao i razradom mjera za njihovo poboljšanje, uključujući uvođenje novih metoda izvješćivanja, poput upravljanja.U kontekstu pozitivnih pristupa optimizaciji pokazatelja proizvodnje, zaposlenici tvrtke vjerojatnije će ih percipirati pozitivno.
